O que são indicadores e auditoria de reposição (e por que usar)
Indicadores e auditorias formam um sistema simples de controle de qualidade da reposição: você mede o que acontece no corredor (indicadores), verifica se o padrão está sendo cumprido (auditoria) e transforma desvios em planos de ação curtos. O objetivo é reduzir variação entre turnos e pessoas, aumentar consistência e evitar reincidência de erros por falta de registro.
Na prática, o sistema funciona em três camadas: (1) medir poucos indicadores operacionais, (2) auditar por amostragem com checklists por corredor e (3) agir com um plano de ação padronizado (o que corrigir, responsável, prazo) e registro único.
Indicadores operacionais essenciais (simples e acionáveis)
Use poucos indicadores, com definição clara e frequência fixa. Abaixo estão os mais úteis para reposição e padrão de gôndola.
1) Tempo de reposição
Conceito: mede quanto tempo a equipe leva para repor um conjunto de itens ou um corredor, do início ao padrão final (produto disponível e gôndola conforme).
- Como medir (simples): registre hora de início e fim por corredor/atividade em uma planilha ou formulário.
- Unidade: minutos por corredor, ou minutos por “carrinho/caixa” (se a loja usar essa unidade).
- Uso prático: identificar gargalos (ex.: corredor que sempre estoura tempo) e ajustar escala/roteiro.
2) Ruptura (na gôndola)
Conceito: percentual de itens auditados que deveriam estar disponíveis e não estão na gôndola no momento da verificação.
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- Como medir (amostragem): selecione uma lista fixa de SKUs críticos por categoria (ex.: top vendas) e verifique presença.
- Unidade: % de SKUs em ruptura na amostra.
- Uso prático: priorizar correções imediatas e identificar padrões (ex.: sempre no mesmo fornecedor/corredor/turno).
3) Conformidade de planograma
Conceito: grau de execução do layout definido (posição, quantidade de frentes, agrupamento e sequência).
- Como medir: checklist por módulo (trecho de gôndola) com itens “conforme/não conforme”.
- Unidade: % de conformidade por corredor/categoria.
- Uso prático: reduzir variação visual e facilitar reposição (menos “caça ao SKU”).
4) Conformidade de preço/etiqueta
Conceito: mede se o produto exposto tem etiqueta correta, legível e correspondente ao item (código/descrição/preço).
- Como medir: amostrar pontos da gôndola e conferir etiqueta x produto.
- Unidade: % de pontos conformes.
- Uso prático: reduzir retrabalho, reclamações e divergências no caixa.
5) Perdas por validade (quebra por vencimento)
Conceito: valor ou quantidade descartada por vencimento (ou retirada por risco de vencimento) atribuída à execução no ponto de venda.
- Como medir: registrar ocorrências por categoria com motivo padronizado (ex.: “vencido na gôndola”, “vencido no estoque de apoio”).
- Unidade: R$ por semana/mês e/ou unidades.
- Uso prático: direcionar auditorias e ações em categorias com maior perda.
Como montar um painel simples (sem complicar)
Passo a passo
- Passo 1 — Defina o “mínimo viável”: escolha 3 a 5 indicadores (os acima) e mantenha por 8 semanas sem trocar.
- Passo 2 — Defina frequência: tempo de reposição (diário), ruptura e preço/etiqueta (diário ou 3x/semana), planograma (semanal), perdas por validade (semanal/mensal).
- Passo 3 — Defina responsáveis: quem mede, quem valida e quem aprova plano de ação.
- Passo 4 — Padronize a coleta: um formulário único por corredor/turno (papel ou digital), com campos fechados (marcação) para reduzir variação.
- Passo 5 — Defina metas e faixas: use faixas (verde/amarelo/vermelho) com critérios objetivos. Ex.: conformidade de etiqueta ≥ 98% (verde), 95–97% (amarelo), < 95% (vermelho).
Exemplo de tabela de painel (modelo)
| Indicador | Frequência | Unidade | Meta | Fonte |
|---|---|---|---|---|
| Tempo de reposição (Corredor 3) | Diário | min | ≤ 45 | Formulário de turno |
| Ruptura (Top 30 SKUs) | Diário | % | ≤ 2% | Checklist amostral |
| Conformidade planograma | Semanal | % | ≥ 95% | Auditoria por módulo |
| Conformidade preço/etiqueta | 3x/semana | % | ≥ 98% | Checklist etiqueta |
| Perdas por validade | Semanal | R$ | tendência de queda | Registro de perdas |
Rotinas de auditoria por amostragem (rápidas e consistentes)
Auditoria por amostragem é uma verificação curta e repetível. Em vez de tentar olhar a loja inteira, você define um roteiro fixo e uma amostra representativa para detectar desvios com rapidez.
Como escolher a amostra
- Por corredor: auditar 1 a 2 módulos por corredor (sempre os mesmos na semana) e alternar na semana seguinte.
- Por categoria crítica: incluir categorias com maior giro, maior reclamação ou maior perda por validade.
- Por risco: incluir pontos com histórico de não conformidade (ex.: etiqueta, planograma, ruptura).
Passo a passo da auditoria (15 a 25 minutos)
- Passo 1 — Preparar roteiro: selecione corredores e módulos do dia (ex.: Corredor 2: módulos A e C; Corredor 5: módulo B).
- Passo 2 — Executar checklist: marque conforme/não conforme e registre evidência objetiva (SKU, posição, tipo de falha).
- Passo 3 — Pontuar: aplique critério de pontuação de gôndola (ver modelo abaixo) para comparar dias/turnos.
- Passo 4 — Classificar achados: separe em “corrigir agora” (impacto direto no cliente) e “corrigir com ação” (causa raiz/recorrência).
- Passo 5 — Abrir plano de ação curto: para cada achado recorrente ou crítico, registre o que corrigir, responsável e prazo.
- Passo 6 — Reauditar: no próximo ciclo, audite o mesmo ponto para confirmar correção e evitar reincidência.
Checklist por corredor: estrutura que evita esquecimento
Um checklist bom é curto, objetivo e com critérios claros. Evite campos abertos demais. Abaixo, um exemplo de checklist por corredor com itens que se conectam aos indicadores.
Exemplo de checklist (por corredor)
CHECKLIST DE AUDITORIA - CORREDOR ____ DATA ____ TURNO ____ AUDITOR ____. TEMPO ____ min
A) DISPONIBILIDADE (RUPTURA)
[ ] 0 rupturas na amostra [ ] 1-2 rupturas [ ] 3+ rupturas
SKUs em ruptura (anotar até 5): _______________________________
B) PLANOGRAMA (EXECUÇÃO)
[ ] Produtos na posição correta
[ ] Sequência/agrupamento conforme
[ ] Quantidade de frentes conforme
Não conformidades (SKU/posição): ______________________________
C) PREÇO/ETIQUETA
[ ] Etiqueta presente em todos os pontos auditados
[ ] Preço confere com o produto
[ ] Etiqueta legível e bem posicionada
Falhas (SKU/tipo): ____________________________________________
D) VALIDADE (RISCO)
[ ] Sem itens vencidos no ponto auditado
[ ] Sem itens com vencimento crítico expostos sem sinalização interna
Ocorrências (SKU/data): _______________________________________
E) PADRÃO DE GÔNDOLA (QUALIDADE VISUAL)
[ ] Alinhamento e organização do módulo
[ ] Sem itens fora de lugar/misturados
[ ] Limpeza básica ok (sem resíduos visíveis)
Observações: _________________________________________________Critérios de pontuação de gôndola (para elevar consistência)
A pontuação transforma “opinião” em padrão. Use uma régua simples, com pesos para o que mais impacta o cliente e o retrabalho.
Modelo de pontuação (0 a 100)
| Dimensão | Peso | Como pontuar (exemplo) |
|---|---|---|
| Ruptura na amostra | 35 | 0 rupturas = 35; 1 ruptura = 25; 2 rupturas = 15; 3+ = 0 |
| Planograma | 25 | Sem desvios = 25; 1 desvio = 18; 2 desvios = 10; 3+ = 0 |
| Preço/etiqueta | 25 | 100% conforme = 25; 1 falha = 15; 2+ = 0 |
| Validade (risco) | 10 | Sem ocorrência = 10; 1 ocorrência = 0 |
| Padrão visual do módulo | 5 | Conforme = 5; não conforme = 0 |
Como usar a pontuação no dia a dia
- Comparar turnos: mesma área, pontuação por turno para identificar variação.
- Definir gatilhos de ação: abaixo de 85 abre plano de ação; abaixo de 70 exige correção imediata + reauditoria no mesmo dia.
- Focar no que derruba nota: a pontuação mostra onde está o maior impacto (ex.: etiqueta derrubando 25 pontos).
Transformando achados em planos de ação curtos (sem burocracia)
Achado sem ação vira reincidência. O plano de ação deve caber em uma linha por problema, com clareza operacional.
Formato padrão (3 campos obrigatórios + 2 recomendados)
- O que corrigir (obrigatório): descreva a correção de forma verificável.
- Responsável (obrigatório): nome/função.
- Prazo (obrigatório): data e turno.
- Causa provável (recomendado): selecione de uma lista (ex.: “falta de etiqueta”, “troca de layout não comunicada”, “erro de separação”).
- Verificação (recomendado): quem reaudita e quando.
Exemplo de formulário de plano de ação (modelo)
PLANO DE AÇÃO - AUDITORIA DE REPOSIÇÃO
Data: ____ Corredor: ____ Módulo: ____ Auditor: ____
# | Achado (objetivo) | O que corrigir | Responsável | Prazo | Causa (lista) | Verificar (quem/quando)
1 | 2 SKUs sem etiqueta | Emitir e fixar etiquetas corretas nos 2 pontos | Líder de setor | Hoje, 16h | Falta de impressão | Auditor, hoje 17h
2 | Desvio de planograma (SKU X no lugar do Y) | Reposicionar SKU X e ajustar sequência do módulo | Repositor turno manhã | Amanhã, 10h | Reposição por memória | Líder, amanhã 11h
3 | Item com vencimento crítico exposto | Retirar, separar para ação interna e ajustar exposição | Encarregado | Hoje, imediato | Falha de checagem | Auditor, imediatoPadronização de registros para reduzir reincidência
Para reduzir repetição de falhas, o registro precisa ser fácil de preencher e fácil de analisar. Padronize campos, códigos e categorias de causa.
Regras práticas de padronização
- Lista fixa de causas: use códigos curtos para classificar (ex.: C01 Etiqueta ausente; C02 Etiqueta divergente; C03 Desvio planograma; C04 Ruptura; C05 Validade; C06 Produto fora de lugar).
- Localização padronizada: corredor + módulo + prateleira (ex.: C3-MB-P2).
- SKU sempre que possível: registre código/descrição curta para evitar ambiguidade.
- Campos fechados: caixas de seleção e opções reduzem “texto livre” e facilitam contagem.
- Versão única do formulário: evite múltiplos modelos por pessoa/turno.
Exemplo de dicionário de causas (para usar no formulário)
| Código | Causa | Definição objetiva | Ação típica |
|---|---|---|---|
| C01 | Etiqueta ausente | Produto exposto sem etiqueta no trilho | Emitir e fixar etiqueta |
| C02 | Etiqueta divergente | Preço/descrição não corresponde ao produto | Corrigir etiqueta e checar pontos similares |
| C03 | Desvio de planograma | Produto fora da posição definida | Reposicionar e reforçar padrão |
| C04 | Ruptura | SKU da amostra sem unidade na gôndola | Acionar reposição e investigar origem |
| C05 | Validade | Vencido ou crítico no ponto auditado | Retirar e registrar ocorrência |
| C06 | Produto fora de lugar | Mistura de itens em espaço incorreto | Organizar e orientar responsável |
Rotina semanal sugerida (cadência de melhoria contínua)
Modelo de agenda operacional
- Diário: coleta de tempo de reposição + auditoria rápida de ruptura e etiqueta em 1 corredor (rodízio).
- 3x por semana: auditoria de preço/etiqueta em pontos críticos (entrada de corredor, pontas, itens de alto giro).
- Semanal: auditoria de planograma por amostragem (módulos definidos) + consolidação de pontuação por corredor.
- Semanal (reunião curta, 15 min): revisar top 5 achados, abrir/fechar planos de ação e definir reauditorias.
Como escolher “Top 5 achados” (critério simples)
- Impacto no cliente: ruptura e etiqueta divergente têm prioridade.
- Recorrência: mesmo código de causa repetido na semana.
- Área crítica: corredor/categoria com pior pontuação.
Exemplos práticos de aplicação (cenários comuns)
Cenário 1: Queda na pontuação por etiqueta
- Sinal: conformidade de preço/etiqueta cai para 94% e pontuação do corredor fica < 85.
- Auditoria direcionada: amostrar 20 pontos no corredor e classificar falhas em C01/C02.
- Plano de ação curto: “Emitir etiquetas pendentes do corredor 4 (C01) até 15h — Responsável: líder — Verificar 16h”.
- Padronização para não voltar: criar rotina fixa de impressão/checagem por turno e registrar C01 por localização (ex.: C4-MA-P1) para mapear onde mais falha.
Cenário 2: Ruptura recorrente em itens específicos
- Sinal: ruptura na amostra (Top 30) fica acima de 2% por 4 dias.
- Auditoria por amostragem: verificar sempre os mesmos 10 SKUs críticos em horários fixos (ex.: 10h e 17h) por 3 dias.
- Plano de ação curto: “Garantir disponibilidade dos 10 SKUs críticos no corredor 1 até 10h diariamente — Responsável: encarregado — Prazo: 3 dias — Verificação: auditor 10h”.
- Registro para reduzir reincidência: registrar quais SKUs e horários mais falham para ajustar prioridade e evitar “apagão” em horários de pico.
Cenário 3: Desvio de planograma em módulos específicos
- Sinal: conformidade de planograma semanal cai para 88% em uma categoria.
- Auditoria: selecionar 3 módulos com maior desvio e registrar tipo (C03) e posição.
- Plano de ação curto: “Reorganizar módulos A/B/C conforme layout e marcar pontos de referência (início/fim de bloco) — Responsável: líder de setor — Prazo: amanhã 12h — Reauditar: amanhã 13h”.
- Padronização: manter registro do “módulo padrão” (foto interna ou descrição) associado ao código do módulo para reduzir interpretação diferente entre turnos.
