Painel mínimo de indicadores (o que acompanhar e por quê)
Para não depender de “sensação de caixa”, use um painel enxuto com indicadores que conectam operação (estoque, vendas, cobrança, compras) com liquidez (caixa disponível). A regra prática é: poucos indicadores, atualizados com frequência, com metas e gatilhos de ação.
1) PME, PMR e PMP (prazos médios)
Como estes prazos já foram detalhados antes, aqui o foco é o uso no controle: eles são os “botões” que mais mexem no ciclo e na necessidade de capital de giro. Acompanhe a tendência (subindo/descendo) e o desvio vs. meta.
- PME: se sobe, o dinheiro fica mais tempo parado em estoque.
- PMR: se sobe, o dinheiro demora mais para entrar.
- PMP: se cai, o dinheiro sai mais cedo.
2) Ciclo operacional e ciclo financeiro (visão de tempo)
Use os ciclos como “termômetro” do tempo total de conversão. Mesmo sem recalcular diariamente, acompanhe mensalmente e compare com o mês anterior e com a meta.
- Ciclo operacional: tempo entre comprar/produzir e vender/receber (estoque + recebimento).
- Ciclo financeiro: tempo em que a empresa financia a operação com recursos próprios (ciclo operacional menos prazo de pagamento).
3) Necessidade de Capital de Giro (NCG)
Conceito: é o “tamanho do colchão” necessário para sustentar o ciclo financeiro. Na prática, é quanto de dinheiro a operação exige para rodar sem atrasos.
Forma operacional (para controle): acompanhe a NCG como um valor em reais e como dias de vendas. O objetivo é entender se a operação está ficando mais “pesada” (exigindo mais caixa) ou mais “leve”.
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Atalho útil: transforme a NCG em dias para facilitar decisão: NCG (dias) = NCG (R$) / (Vendas médias por dia). Se a NCG em dias sobe, o ciclo está consumindo mais capital.
4) Caixa mínimo
Conceito: é o nível de caixa que mantém a empresa segura contra oscilações normais (atrasos de clientes, variação de vendas, picos de compras) sem precisar “apagar incêndio”.
Regra prática: defina o caixa mínimo como um número de dias de desembolsos fixos + variáveis essenciais (folha, aluguel, impostos recorrentes, fornecedores críticos). Exemplo: se seus desembolsos essenciais médios são R$ 20 mil/dia e você quer 10 dias de segurança, Caixa mínimo = 20.000 x 10 = R$ 200.000.
5) Cobertura de caixa (dias)
Conceito: quantos dias a empresa consegue operar com o caixa disponível, considerando os desembolsos essenciais.
Cálculo: Cobertura de caixa (dias) = Caixa disponível / Desembolso essencial médio diário.
Uso: crie faixas de alerta. Exemplo: Verde > 15 dias; Amarelo 8–15 dias; Vermelho < 8 dias. As faixas devem refletir sua volatilidade e o tempo de reação (quanto demora para cobrar, negociar, reduzir compras etc.).
6) Índice de inadimplência
Conceito: mede a parcela de recebíveis em atraso (ou perdas) e indica risco de caixa futuro. Para controle, é mais útil acompanhar por “faixas de atraso” do que um número único.
Modelo simples (por carteira):
Inadimplência 1–15 dias = (R$ em atraso 1–15) / (R$ a receber total)Inadimplência 16–30 dias = (R$ em atraso 16–30) / (R$ a receber total)Inadimplência >30 dias = (R$ em atraso >30) / (R$ a receber total)
Uso: se a faixa >30 dias cresce, o problema já virou “buraco” e tende a exigir ações mais duras (bloqueio, renegociação formal, cobrança intensiva, revisão de crédito).
7) Giro de estoque
Conceito: indica quantas vezes o estoque “gira” no período. Giro baixo geralmente significa capital parado e risco de obsolescência; giro alto pode indicar eficiência, mas também risco de ruptura (falta de produto).
Cálculo comum: Giro de estoque = Custo das mercadorias vendidas (CMV) no período / Estoque médio no período.
Leitura rápida: compare por categoria/linha de produto. Um giro médio bom pode esconder itens encalhados que drenam caixa.
Como montar o painel (template prático)
Monte um painel de 1 página com: valor atual, meta, variação vs. semana/mês anterior e um campo “ação”. Abaixo um exemplo de estrutura.
| Indicador | Atual | Meta | Δ vs. período anterior | Status | Ação |
|---|---|---|---|---|---|
| PME (dias) | __ | __ | __ | Verde/Amarelo/Vermelho | __ |
| PMR (dias) | __ | __ | __ | __ | __ |
| PMP (dias) | __ | __ | __ | __ | __ |
| Ciclo operacional (dias) | __ | __ | __ | __ | __ |
| Ciclo financeiro (dias) | __ | __ | __ | __ | __ |
| NCG (R$) | __ | __ | __ | __ | __ |
| Caixa disponível (R$) | __ | Caixa mínimo | __ | __ | __ |
| Cobertura de caixa (dias) | __ | __ | __ | __ | __ |
| Inadimplência >30 dias | __ | __ | __ | __ | __ |
| Giro de estoque | __ | __ | __ | __ | __ |
Definição de metas e gatilhos
Metas precisam virar decisão. Para cada indicador, defina um gatilho e uma ação padrão. Exemplo:
- PMR acima da meta por 2 semanas: intensificar cobrança dos maiores devedores + revisar limite/prazo para novos pedidos.
- PME acima da meta: travar recompras de itens de baixo giro + plano de queima/combos + revisão de mínimo de estoque.
- Cobertura de caixa abaixo do mínimo: congelar despesas não essenciais + renegociar vencimentos críticos + acelerar recebimentos (sem sacrificar margem de forma cega).
Rotinas de controle: semanal (curto prazo) e mensal (qualidade e tendência)
Rotina semanal (30–60 minutos, foco em caixa e desvios)
Objetivo: garantir que o caixa da próxima semana não seja “surpresa” e que os desvios sejam tratados cedo.
Passo a passo:
- 1) Atualizar posição de caixa: saldo bancário por conta + caixa físico (se houver) + aplicações com liquidez imediata.
- 2) Atualizar contas a pagar (próximos 14 dias): listar por data de vencimento, valor, fornecedor, criticidade (essencial vs. adiável).
- 3) Atualizar contas a receber (próximos 14 dias): separar por probabilidade (alta/média/baixa) e por cliente; destacar atrasados.
- 4) Recalcular cobertura de caixa (dias) e comparar com o caixa mínimo.
- 5) Checar 3 desvios principais: o que mudou desde a semana passada? Ex.: recebimento não entrou, compra extraordinária, aumento de atraso.
- 6) Definir ações com dono e prazo: cada desvio vira uma ação objetiva (ex.: “cobrar cliente X até 16h”, “renegociar fornecedor Y para D+15”).
Dica de disciplina: a rotina semanal não é para “fechar números perfeitos”, e sim para tomar decisões rápidas com dados suficientes.
Rotina mensal (2–4 horas, foco em consistência e melhoria do ciclo)
Objetivo: fechar o mês com números conciliados, entender tendência e ajustar políticas (estoque, crédito, compras, cobrança).
Passo a passo:
- 1) Conciliação bancária: conferir extratos vs. lançamentos; identificar tarifas, juros, estornos, duplicidades e lançamentos sem categoria.
- 2) Conciliação de recebíveis: conferir vendas/boletos/cartões vs. extratos de recebimento; mapear taxas, antecipações, chargebacks e atrasos.
- 3) Conciliação de fornecedores: validar se o contas a pagar reflete notas/contratos; ajustar vencimentos e valores divergentes.
- 4) Fechamento do painel: atualizar PME, PMR, PMP, ciclos, NCG, cobertura de caixa, inadimplência por faixa e giro de estoque.
- 5) Análise de desvios (causa-raiz): escolher os 2–3 maiores impactos no caixa do mês e responder: foi preço, volume, prazo, mix, ruptura, compras fora de política, atraso de cliente, imposto não previsto?
- 6) Ajustes de política: definir mudanças pequenas e testáveis (ex.: reduzir mínimo de compra de item lento, apertar prazo para novos clientes, reforçar cobrança D-2 do vencimento).
Procedimento padrão (SOP) para atualização e conciliação
SOP 1: Atualização diária (5–10 minutos)
- Registrar entradas e saídas do dia (ou importar do banco).
- Classificar por categoria (vendas, fornecedores, folha, impostos, despesas fixas, marketing etc.).
- Marcar recebimentos previstos que não entraram (viram “atraso”).
SOP 2: Conciliação semanal (20–30 minutos)
- Conferir saldo inicial + movimentações = saldo final por conta bancária.
- Checar lançamentos “sem categoria” e corrigir.
- Separar despesas não recorrentes (para não distorcer leitura de caixa mínimo).
SOP 3: Conciliação mensal (60–120 minutos)
- Fechar o mês com extratos completos e sem pendências.
- Validar recebíveis por meio de pagamento (cartão, boleto, Pix, transferência) e taxas.
- Revisar provisões: impostos, 13º/encargos, férias, comissões, manutenção.
Reunião rápida de caixa (15 minutos): roteiro, perguntas-guia e ações corretivas
Objetivo: tomar decisões de curto prazo para manter a cobertura de caixa acima do mínimo e evitar “efeito dominó” (atrasar fornecedor, perder desconto, parar compra crítica, travar venda).
Participantes e preparação
- Participantes: responsável financeiro + responsável comercial + responsável de compras/estoque (ou quem acumula essas funções).
- Preparação (antes da reunião): painel atualizado + lista dos 10 maiores recebíveis da semana + lista dos pagamentos críticos dos próximos 7 dias.
Agenda fixa (15 minutos)
- Min 0–3: Posição — caixa disponível, caixa mínimo, cobertura de caixa (dias) e variação vs. semana anterior.
- Min 3–8: Entradas — quais recebimentos são “certos”, quais estão em risco e quais estão atrasados.
- Min 8–12: Saídas — pagamentos críticos, oportunidades de renegociação e despesas adiáveis.
- Min 12–15: Decisões — 3 ações, cada uma com dono e prazo.
Perguntas-guia (para achar o problema rápido)
- Caixa: a cobertura de caixa está acima do mínimo? Se não, quantos dias faltam para voltar ao mínimo?
- Recebíveis: quais 5 clientes mais impactam o caixa nesta semana? Algum pagamento grande está “sem confirmação”?
- Inadimplência: a faixa >30 dias aumentou? Quais casos precisam de renegociação formal ou bloqueio?
- Estoque: há compra programada de item de baixo giro? Existe estoque parado que pode virar caixa com ação comercial?
- Fornecedores: quais vencimentos podem ser renegociados sem risco operacional? Há desconto por pagamento antecipado que vale a pena (comparar com custo do dinheiro)?
- Desvios: o que mudou desde a última reunião (preço, volume, prazo, mix, ruptura, taxa de cartão, imposto)?
Ações corretivas padrão (playbook)
Escolha ações conforme o tipo de desvio. Evite “atirar para todo lado”; aplique 1–3 ações de maior impacto.
- Se a cobertura de caixa caiu: congelar despesas não essenciais por 7 dias; reprogramar pagamentos não críticos; priorizar recebimentos com maior valor.
- Se PMR piorou / atrasos aumentaram: régua de cobrança (D-2, D+1, D+7); contato com decisor; oferecer renegociação com entrada; suspender novas vendas a prazo para atrasados.
- Se PME piorou / estoque subiu: travar recompras de itens lentos; liquidar itens parados com combos; ajustar mínimo/máximo; revisar previsão de demanda.
- Se PMP encurtou (pagando cedo): renegociar calendário; consolidar compras para ganhar prazo; alinhar vencimentos ao fluxo de recebimento.
- Se NCG subiu: identificar qual componente puxou (estoque, recebíveis, pagamento); atacar o maior em reais e em tendência.
- Se inadimplência >30 dias subiu: plano de recuperação (lista de casos, proposta padrão, prazos); escalonamento (cobrança mais firme); revisão de política para novos pedidos.
Exemplo prático: leitura do painel e decisão em 10 minutos
Cenário: cobertura de caixa caiu de 14 para 9 dias (amarelo), inadimplência >30 dias subiu, e o giro de estoque caiu em uma categoria.
- Diagnóstico rápido: entradas atrasaram (inadimplência) e parte do caixa ficou presa em estoque (giro menor).
- Decisão 1 (recebíveis): priorizar cobrança dos 10 maiores títulos vencidos e dos 10 maiores a vencer na semana; definir dono e horário de contato.
- Decisão 2 (estoque): suspender compra da categoria de baixo giro por 2 semanas e criar ação comercial para reduzir saldo (combo, desconto progressivo com margem mínima definida).
- Decisão 3 (saídas): renegociar 2 fornecedores com maior peso na semana para postergar 7–14 dias, preservando fornecimento.
O ponto central é transformar indicador em rotina: número sem ação vira “relatório bonito” e não protege o caixa.
