O que são indicadores (KPIs) e por que usar um painel enxuto
Indicadores (ou KPIs) são medidas objetivas que mostram se a empresa está indo na direção certa. A ideia não é “medir tudo”, e sim acompanhar poucas métricas que respondem perguntas práticas: estamos vendendo o suficiente? com margem saudável? o caixa aguenta? a operação entrega no prazo? o cliente está satisfeito?
Um painel enxuto evita burocracia: você coleta dados simples, revisa em uma rotina curta (ex.: 30–45 minutos por semana) e transforma números em ações.
Princípios para escolher bons indicadores
- Decisão primeiro, métrica depois: só acompanhe o que muda uma decisão real.
- Definição única: cada indicador precisa ter fórmula e fonte claras (para não virar debate).
- Periodicidade adequada: alguns são diários (caixa), outros semanais (vendas), outros mensais (margem/lucro).
- Responsável e ação: todo indicador deve ter alguém que “puxa” e um gatilho de ação quando sai do esperado.
Indicadores financeiros essenciais (sem complicar)
1) Faturamento
O que é: total vendido no período (normalmente receita bruta).
Fórmula: Faturamento = soma das vendas do período
Uso prático: acompanhar tendência (subindo/caindo) e sazonalidade. Sozinho, não garante saúde: pode crescer com margem ruim.
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2) Margem (bruta e/ou de contribuição)
O que é: quanto sobra após custos diretamente ligados à venda/entrega.
Fórmulas comuns:
Margem bruta (%) = (Receita - Custo direto) / ReceitaMargem de contribuição (R$) = Receita - Custos variáveis
Uso prático: identificar produtos/serviços que “dão trabalho” e não deixam sobra suficiente.
3) Lucro (resultado do período)
O que é: o que sobra depois de custos diretos e despesas fixas/operacionais.
Fórmula simplificada: Lucro = Receita - (Custos diretos + Despesas fixas + Despesas variáveis)
Uso prático: confirmar se o crescimento está saudável. Se faturamento sobe e lucro cai, algo está errado (margem, descontos, custos, retrabalho, etc.).
4) Caixa (saldo e projeção)
O que é: dinheiro disponível (saldo) e visão do que entra/sai nos próximos dias/semanas.
Como acompanhar: saldo diário + previsão simples de 30 dias (contas a pagar e a receber).
Uso prático: evitar “empresa lucrativa que quebra por falta de caixa”.
5) Ponto de equilíbrio
O que é: quanto precisa vender para cobrir as despesas fixas.
Fórmula (aproximação): Ponto de equilíbrio (R$) = Despesas fixas / Margem de contribuição (%)
Uso prático: definir metas mínimas de vendas e avaliar se a estrutura está “pesada” para o volume atual.
6) Ticket médio
O que é: valor médio por venda.
Fórmula: Ticket médio = Faturamento / Número de vendas
Uso prático: orientar ações de aumento de pedido (combos, adicionais, planos, upsell) e avaliar impacto de descontos.
7) Inadimplência
O que é: valores em atraso e sua proporção.
Fórmulas úteis:
Inadimplência (R$) = soma de títulos vencidos e não pagosInadimplência (%) = Inadimplência (R$) / Contas a receber (R$)
Uso prático: ajustar política de cobrança, prazos, sinal/entrada e critérios de crédito.
Indicadores comerciais (do interesse à venda)
1) Leads (contatos com potencial)
O que é: quantidade de pessoas/empresas que demonstraram interesse e podem virar clientes.
Como medir: contagem semanal por origem (indicação, orgânico, anúncios, parcerias).
Uso prático: se leads caem, o problema é topo do funil (atração). Se leads sobem e vendas não, o problema é conversão.
2) Taxa de conversão
O que é: proporção de leads que viram venda.
Fórmula: Conversão (%) = Vendas / Leads
Uso prático: avaliar qualidade do lead, abordagem, proposta, follow-up e oferta.
3) CAC (quando aplicável)
O que é: custo para adquirir um cliente. Faz sentido quando há investimento direto em aquisição (ex.: anúncios, comissões, eventos pagos).
Fórmula: CAC = Investimento em aquisição no período / Número de novos clientes
Uso prático: comparar com a margem gerada. Se CAC sobe sem retorno, ajustar canal, segmentação, criativos ou processo comercial.
4) Ciclo de vendas
O que é: tempo médio entre o primeiro contato e o fechamento.
Fórmula: Ciclo (dias) = média(data de fechamento - data do primeiro contato)
Uso prático: prever receita, organizar follow-ups e identificar gargalos (demora para enviar proposta, para responder, para aprovar, etc.).
Indicadores operacionais (entregar bem e com consistência)
1) Prazo de entrega (lead time)
O que é: tempo entre pedido confirmado e entrega concluída.
Fórmula: Prazo médio = média(data de entrega - data do pedido)
Uso prático: reduzir atrasos, ajustar promessas comerciais e planejar capacidade.
2) Retrabalho
O que é: esforço repetido por erro, devolução, correção ou refação.
Como medir (simples):
Retrabalho (%) = Nº de pedidos com correção / Nº total de pedidos- ou
Horas de retrabalhopor semana
Uso prático: atacar causas raiz (checklists, padrão de qualidade, treinamento, briefing melhor).
3) Capacidade (produção/atendimento)
O que é: quanto a empresa consegue entregar com qualidade no período.
Como medir: Capacidade semanal = Nº máximo de entregas (ou horas disponíveis) com qualidade
Uso prático: evitar vender além do que consegue entregar (atrasos e insatisfação) e decidir hora extra, terceirização, contratação ou ajuste de agenda.
Indicadores de satisfação (feedback que vira melhoria)
NPS (ou avaliação simples)
Opção 1 — NPS: pergunta “De 0 a 10, o quanto você recomendaria?”
- Promotores: 9–10
- Neutros: 7–8
- Detratores: 0–6
Fórmula: NPS = %Promotores - %Detratores
Opção 2 — Avaliação simples: nota de 1 a 5 + campo “o que melhorar?”.
Uso prático: identificar rapidamente problemas de entrega, comunicação, qualidade e expectativa.
Como coletar dados com ferramentas simples (planilha + registros padronizados)
Estrutura mínima de planilhas
Você pode operar com 3 abas (ou 3 planilhas) e um padrão de preenchimento.
- Vendas/Propostas (comercial)
- Financeiro (caixa, contas a pagar/receber)
- Operação & Qualidade (entregas, prazo, retrabalho, satisfação)
Passo a passo para padronizar a coleta
- Defina o “dono” de cada dado: quem registra venda, quem registra pagamento, quem registra entrega.
- Crie campos obrigatórios: se faltar data, valor ou status, o indicador fica inútil.
- Use listas (validação de dados): status padronizados evitam bagunça (ex.: Lead, Proposta enviada, Negociação, Ganho, Perdido).
- Registre no momento do evento: venda fechou? registra na hora. pagamento entrou? registra no dia.
- Trave a fórmula e destaque só os campos de entrada: reduz erro e acelera.
Campos recomendados por área (modelo de registro)
| Área | Registro | Campos mínimos |
|---|---|---|
| Comercial | Leads/Propostas | Data do lead, Nome, Origem, Produto/serviço, Valor estimado, Status, Data proposta, Data fechamento, Motivo perda |
| Financeiro | Contas a receber | Cliente, Nº venda, Valor, Data vencimento, Data pagamento, Forma, Status (em aberto/pago/vencido) |
| Financeiro | Contas a pagar | Fornecedor, Categoria, Valor, Data vencimento, Data pagamento, Status |
| Operação | Entregas | Nº venda, Data pedido, Data prometida, Data entregue, Status, Observações |
| Qualidade | Retrabalho | Nº venda, Tipo de erro, Causa provável, Tempo gasto, Ação corretiva |
| Satisfação | NPS/Avaliação | Nº venda, Data, Nota, Comentário, Responsável pelo retorno |
Rotina semanal de revisão (45 minutos) para virar ação
Agenda sugerida
- 10 min — Financeiro: caixa atual, contas a receber vencidas, contas a pagar da semana.
- 10 min — Vendas: leads da semana, conversão, pipeline (quantas propostas em aberto e valores).
- 10 min — Operação: entregas no prazo, atrasos, capacidade da próxima semana.
- 10 min — Qualidade e satisfação: retrabalho, reclamações, NPS/avaliações.
- 5 min — Plano de ação: 3 ações com responsável e prazo.
Como transformar indicador em ação (método simples)
Para cada indicador fora do esperado, responda:
- O que mudou? (comparar com semana anterior e média do mês)
- Qual hipótese explica? (ex.: atraso por falta de insumo; conversão caiu por proposta lenta)
- Qual ação de 7 dias? (pequena, executável, com dono)
- Como vou medir se funcionou? (qual indicador deve melhorar e quanto)
Modelo de dashboard enxuto (campos e periodicidade)
Abaixo, um exemplo de painel que cabe em uma única tela/aba de planilha. A ideia é ter meta, realizado, tendência e ação.
| Indicador | Fórmula/Origem | Periodicidade | Meta/Referência | Gatilho de ação |
|---|---|---|---|---|
| Faturamento (R$) | Soma vendas | Semanal/Mensal | Meta do mês | Se < 90% do esperado na semana, reforçar prospecção e follow-up |
| Margem (%) | (Receita - custo direto)/Receita | Mensal | Ex.: ≥ 40% | Se cair, revisar descontos, custos e mix |
| Lucro (R$) | Receita - custos - despesas | Mensal | Ex.: positivo e crescente | Se negativo, cortar despesas/ajustar preço/volume |
| Caixa (R$) | Saldo + projeção 30 dias | Diário/Semanal | Ex.: ≥ 30 dias de fôlego | Se projeção negativa, antecipar recebíveis e renegociar pagamentos |
| Ponto de equilíbrio (R$) | Fixos / MC% | Mensal | Abaixo do faturamento médio | Se muito alto, reduzir fixos ou aumentar margem/ticket |
| Ticket médio (R$) | Faturamento/Nº vendas | Semanal/Mensal | Ex.: +10% em 60 dias | Se cair, revisar descontos e criar adicionais/combos |
| Inadimplência (%) | Vencidos/Receber | Semanal | Ex.: ≤ 3% | Se subir, cobrar em D+1, ajustar prazos e exigir sinal |
| Leads (nº) | Contagem por origem | Semanal | Ex.: 30/semana | Se cair, reforçar canal que mais converte |
| Conversão (%) | Vendas/Leads | Semanal | Ex.: ≥ 20% | Se cair, revisar script, proposta e tempo de resposta |
| CAC (R$) | Invest. aquisição/novos clientes | Mensal | Compatível com margem | Se subir, pausar canal ruim e testar segmentação |
| Ciclo de vendas (dias) | Média dias até fechar | Mensal | Ex.: ≤ 14 dias | Se alongar, criar cadência de follow-up e prazos de proposta |
| Prazo de entrega (dias) | Média (entrega - pedido) | Semanal | Ex.: ≤ 5 dias | Se subir, ajustar agenda e capacidade |
| Entregas no prazo (%) | No prazo/total | Semanal | Ex.: ≥ 95% | Se cair, revisar gargalo e promessa comercial |
| Retrabalho (%) | Pedidos com correção/total | Semanal | Ex.: ≤ 2% | Se subir, checklist e revisão de qualidade |
| Capacidade (unid/semana) | Máximo com qualidade | Semanal | Compatível com demanda | Se demanda > capacidade, terceirizar/contratar/limitar agenda |
| NPS (ou nota média) | %Prom - %Detr | Mensal | Ex.: NPS ≥ 50 | Se cair, ligar para detratores e corrigir causa raiz |
Exemplos de decisões orientadas por indicadores
Cenário 1: Faturamento sobe, mas caixa piora
Sinais no painel: faturamento ↑, lucro ok, mas caixa ↓ e inadimplência ↑.
Decisões possíveis:
- Reduzir prazo de pagamento para novos clientes ou exigir sinal.
- Implementar cobrança padronizada (mensagem em D-1, D+1, D+7).
- Oferecer desconto pequeno para pagamento antecipado quando fizer sentido.
Cenário 2: Leads altos e conversão baixa
Sinais no painel: leads ↑, conversão ↓, ciclo de vendas ↑.
Decisões possíveis:
- Separar leads por origem e medir conversão por canal (pode estar entrando lead “curioso”).
- Reduzir tempo de resposta e padronizar proposta (prazo de envio em até 24h).
- Criar uma etapa de qualificação (3 perguntas) antes de enviar proposta completa.
Cenário 3: Atrasos e queda de satisfação
Sinais no painel: entregas no prazo ↓, prazo médio ↑, NPS ↓.
Decisões possíveis:
- Recalibrar promessa comercial para o prazo real (evita frustração).
- Mapear gargalo (insumo, aprovação, produção) e criar checklist de pré-entrega.
- Limitar vendas na semana ao teto de capacidade até normalizar.
Cenário 4: Ticket médio cai e margem cai
Sinais no painel: ticket médio ↓, margem ↓, conversão pode até subir (por desconto).
Decisões possíveis:
- Rever política de desconto (quando pode, quanto pode, quem aprova).
- Criar pacotes/combos e adicionais para elevar ticket sem aumentar custo proporcionalmente.
- Priorizar produtos/serviços com melhor margem no mix comercial.
Implementação rápida: seu painel em 1 tarde
Passo a passo prático
- Escolha 12–15 indicadores (os da tabela já formam um conjunto completo e enxuto).
- Crie a aba “Dashboard” com colunas: Indicador, Meta, Realizado (semana), Realizado (mês), Tendência (↑↓→), Observação/Ação.
- Crie as abas de base (Vendas, Financeiro, Operação, Satisfação) com os campos mínimos.
- Defina a periodicidade e coloque no calendário: 10 min/dia para caixa + 45 min/semana para revisão.
- Estabeleça 3 gatilhos por área (financeiro, comercial, operação) para agir sem debate.
- Faça a primeira revisão semanal e registre 3 ações com responsável e prazo de 7 dias.
