Identificação, rotulagem e transporte de amostras: rastreabilidade e conformidade

Conceito de rastreabilidade e conformidade na fase pré-analítica

Rastreabilidade é a capacidade de acompanhar uma amostra desde a identificação do paciente, passando pela coleta e rotulagem, até a entrega e processamento no setor responsável, garantindo que cada etapa tenha registro verificável (quem, quando, onde e o quê). Conformidade é o atendimento aos requisitos institucionais e do laboratório (procedimentos, prazos, condições de transporte e documentação), reduzindo erros como troca de amostras, resultados atribuídos ao paciente errado e rejeição por critérios pré-analíticos.

Na prática, rastreabilidade depende de três pilares: identificação correta do paciente, rotulagem à beira-leito e cadeia de custódia (registros e condições adequadas de acondicionamento/transporte).

Processo de identificação do paciente com dois identificadores

Dois identificadores: quais usar

Utilize dois identificadores independentes, conforme protocolo institucional. Exemplos comuns: nome completo e data de nascimento; ou nome completo e número do prontuário. Evite usar leito/quarto como identificador.

Passo a passo prático (antes de coletar)

• 1) Solicite que o paciente informe (quando possível) nome completo e data de nascimento, sem induzir respostas.
• 2) Confira a pulseira de identificação (ou documento institucional equivalente) e compare com a requisição/solicitação do exame.
• 3) Em pacientes sem comunicação efetiva (rebaixamento de consciência, pediatria, barreira linguística): valide com pulseira + prontuário/sistema e, quando aplicável, com responsável/dupla checagem por outro profissional conforme protocolo.
• 4) Divergência encontrada (ex.: pulseira ilegível, ausência de pulseira, dados diferentes entre pulseira e requisição): não colete até regularização e registro da não conformidade.

Rotulagem à beira-leito: regra de ouro

Rotular à beira-leito significa identificar o tubo/frasco imediatamente após a coleta, na presença do paciente, antes de sair do local. Isso reduz risco de troca de amostras e falhas de identificação.

Passo a passo prático (rotulagem segura)

• 1) Prepare as etiquetas (impressas ou manuscritas conforme rotina), mantendo-as organizadas por paciente.
• 2) Realize a coleta e mantenha os recipientes sob controle visual (não misturar com materiais de outro paciente).
• 3) Rotule cada tubo/frasco imediatamente após a coleta, ainda no leito/box.
• 4) Faça a conferência final: compare etiqueta x pulseira x requisição/sistema.
• 5) Registre no sistema (quando aplicável) data/hora, coletador e observações relevantes (ex.: dificuldade, amostra colhida fora do horário, intercorrência).

Erros comuns a evitar

• Rotular tubos no posto de enfermagem “para ganhar tempo”.
• Levar tubos sem etiqueta e rotular depois.
• Usar etiqueta de outro paciente por engano (principalmente em coletas seriadas).
• Escrever dados incompletos ou ilegíveis em etiquetas manuscritas.

Dados obrigatórios na etiqueta: o que não pode faltar

Os campos exatos variam por instituição, mas, para rastreabilidade e aceitação laboratorial, a etiqueta deve conter, no mínimo:

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• Identificação do paciente: nome completo + segundo identificador (data de nascimento e/ou número de prontuário).
• Tipo de amostra quando aplicável (soro, plasma, urina, swab, líquor etc.).
• Data e horário da coleta (essencial para exames com janela de estabilidade e para interpretação clínica).
• Identificador do coletador: nome e/ou matrícula/registro institucional.
• Setor/origem (ex.: UTI, pronto atendimento, enfermaria) quando previsto no fluxo.
• Identificação do exame (código/descrição) quando o sistema/etiqueta não vincula automaticamente.

Quando a etiqueta for manuscrita, utilize letra legível e caneta apropriada; não use abreviações não padronizadas.

Conferência com a requisição/solicitação: alinhamento amostra–pedido

O que conferir

• Paciente: dados idênticos entre pulseira, etiqueta e requisição.
• Exames solicitados: correspondem ao(s) tubo(s)/frasco(s) coletado(s).
• Prioridade: rotina vs. urgente/STAT.
• Informações clínicas necessárias: quando exigidas para liberação/interpretação (ex.: uso de anticoagulante, horário de dose, jejum, coleta seriada).

Passo a passo prático (checagem final antes do envio)

• 1) Agrupe amostra(s) e requisição do mesmo paciente.
• 2) Leia em voz baixa (ou mentalmente, conforme ambiente) os identificadores do paciente na etiqueta e compare com a requisição.
• 3) Confirme data/hora e coletador na etiqueta/registro.
• 4) Sinalize prioridade conforme fluxo (etiqueta/campo no sistema/embalagem diferenciada).

Acondicionamento e transporte: estabilidade, integridade e biossegurança

Após rotulagem e conferência, o foco passa a ser manter a amostra estável e íntegra até o processamento, evitando alterações por tempo, temperatura, luz, agitação e vazamentos.

Tempo até processamento: por que importa

Muitos analitos se alteram com o tempo (metabolismo celular, degradação, coagulação inadequada, hemólise por manuseio). Por isso, respeite o tempo máximo até envio definido pelo laboratório e priorize o transporte imediato quando houver risco de instabilidade.

• Boa prática operacional: estabelecer meta interna de envio (ex.: “enviar em até X minutos após coleta”), com registro quando extrapolar.

Temperatura: quando aplicar e como manter

Alguns exames exigem temperatura controlada (refrigerado, temperatura ambiente controlada ou aquecido). Siga a orientação do laboratório para cada teste.

• Refrigerado: usar bolsa térmica/caixa apropriada com elemento refrigerante, evitando contato direto do tubo com gelo quando isso puder causar congelamento ou hemólise.
• Temperatura ambiente: evitar exposição a calor excessivo (sol, proximidade de equipamentos) e a frio intenso.
• Aquecido (quando aplicável): transporte em condições que mantenham a faixa indicada pelo laboratório.

Quando houver exigência de temperatura, registre no fluxo (ex.: etiqueta auxiliar, campo no sistema ou checklist) e utilize recipientes validados pela instituição.

Proteção contra luz: quando indicar

Alguns analitos são fotossensíveis e podem degradar com exposição à luz. Quando o laboratório indicar proteção contra luz, utilize envoltório opaco (papel alumínio, capa protetora ou embalagem específica) e minimize o tempo de exposição.

• Boa prática: identificar externamente a embalagem como “protegido da luz” conforme padronização interna, sem cobrir dados essenciais da etiqueta.

Prevenção de vazamentos e integridade do recipiente

• Verifique se o tubo/frasco está bem fechado e sem trincas.
• Não exceda o volume máximo do frasco quando aplicável.
• Limpe sujidades externas (quando houver) conforme protocolo, antes de embalar.
• Evite agitação vigorosa e quedas durante o transporte.

Requisitos de biossegurança no transporte (embalagem)

Adote o sistema de embalagem em camadas conforme rotina institucional para material biológico:

• Recipiente primário: tubo/frasco rotulado e vedado.
• Embalagem secundária: saco plástico resistente e estanque, com material absorvente quando indicado.
• Embalagem externa: caixa rígida/contêiner de transporte, identificada conforme padrão interno.

Separar requisições/papéis do contato direto com a amostra (bolso externo do saco ou compartimento próprio) ajuda a evitar contaminação e perda de documentação.

Fluxos operacionais: rotina, urgência e coletas fora do laboratório

Fluxo para amostras urgentes (STAT)

Amostras urgentes exigem priorização logística e comunicação clara para reduzir tempo até processamento.

• 1) Identifique como urgente no sistema e/ou com etiqueta/embalagem conforme padronização.
• 2) Envie imediatamente pelo canal definido (mensageiro dedicado, tubo pneumático quando permitido, entrega direta).
• 3) Comunique o laboratório quando o protocolo exigir (ex.: exames críticos, janela curta de estabilidade, necessidade de preparo imediato).
• 4) Registre horário de envio e, se aplicável, horário de recebimento/aceite.

Fluxo para amostras coletadas fora do laboratório (unidades assistenciais, domicílio, campo)

Quando a coleta ocorre fora do ambiente do laboratório, aumentam os riscos de falhas de identificação, acondicionamento inadequado e atrasos. Padronize um fluxo com pontos de controle.

• 1) Antes da coleta: confirmar disponibilidade de etiquetas corretas, recipientes adequados e embalagem de transporte.
• 2) No local: identificação com dois identificadores + rotulagem à beira-leito/local de coleta.
• 3) Após coleta: acondicionar imediatamente conforme exigência (temperatura, luz, posição).
• 4) Transporte: registrar horário de saída do local e previsão/horário de entrega.
• 5) Entrega: obter confirmação de recebimento (assinatura, carimbo, registro eletrônico) quando previsto.

Uso de tubo pneumático: quando permitido e cuidados

Se a instituição utilizar tubo pneumático, siga critérios do laboratório para exames/amostras que não devem ser enviados por esse meio (por risco de agitação, hemólise, vazamento ou exigência de temperatura). Quando permitido:

• Use embalagem compatível e bem vedada.
• Evite enviar amostras com risco de vazamento.
• Registre envio e monitore extravios conforme protocolo.

Comunicação e gestão de não conformidades

O que é não conformidade na amostra

É qualquer desvio do padrão que comprometa identificação, integridade, estabilidade ou documentação. Exemplos: etiqueta incompleta, divergência de identificadores, ausência de horário/coletador, amostra vazando, atraso além do tempo máximo, transporte em temperatura inadequada, falta de proteção contra luz quando indicada.

Conduta prática ao identificar uma não conformidade

• 1) Interrompa o fluxo se houver risco de erro de paciente/amostra (ex.: identificação duvidosa).
• 2) Não “corrija” sem rastreabilidade: reetiquetar ou alterar dados só conforme protocolo (muitas instituições exigem recoleta quando há falha de identificação).
• 3) Comunique imediatamente o laboratório e a liderança/plantão responsável, informando: paciente, exame, tipo de amostra, hora da coleta, problema identificado e ação proposta.
• 4) Registre a ocorrência no sistema de notificação institucional (qualidade/segurança) com dados objetivos.
• 5) Defina ação: recoleta, aceitação com ressalva (quando permitido), ou descarte conforme orientação do laboratório.

Modelo de registro objetivo (exemplo)

Não conformidade: amostra sem horário de coleta na etiqueta. Paciente: NOME + PRONTUÁRIO. Exame: X. Tipo: sangue. Coletada em: (informar se conhecido). Detectado em: (hora). Ação: laboratório contatado às (hora); orientado recoleta. Responsável pela comunicação: (nome/matrícula).

Checklist rápido para rastreabilidade (uso no dia a dia)