Formação de preços para licitações públicas: custos, impostos, margem e risco

O que é formação de preços em licitações (e por que ela precisa ser “defensável”)

Formação de preços para licitações públicas é o processo de transformar seus custos e obrigações contratuais em um preço final por item/lote que seja: (1) competitivo, (2) exequível (você consegue entregar sem prejuízo) e (3) justificável caso seja questionado. Em licitações, o erro mais comum é precificar apenas “custo + margem” e esquecer tributos, custos financeiros, garantias, logística, riscos e detalhes de unidade/quantitativo. O resultado costuma ser preço inexequível, atraso na entrega, glosas, multas ou perda de margem.

Estrutura recomendada do preço: do custo ao preço final

Uma forma segura de montar preço é separar em camadas, para não esquecer nada:

• Custo direto: materiais/insumos, mão de obra direta, frete/entrega, serviços de terceiros diretamente ligados ao item.
• Custos indiretos: estrutura administrativa, aluguel, energia, contabilidade, TI, supervisão, depreciação, seguros, custos de qualidade, etc. (rateados).
• Custos financeiros: custo do capital pelo prazo de pagamento e pelo ciclo (comprar/produzir/entregar/receber).
• Tributos e taxas: conforme regime tributário e natureza do fornecimento (mercadoria/serviço), incluindo retenções quando aplicáveis.
• Obrigações contratuais: garantia, assistência técnica, treinamento, instalação, reposição, logística reversa, descarte, embalagem especial, rastreabilidade, laudos.
• Margem: lucro desejado + remuneração do risco.
• Contingência (reserva de risco): percentual responsável para riscos identificados e mensuráveis.

Regra prática

Se um custo existe “porque você ganhou o contrato”, ele precisa estar no preço. Se existe “mesmo sem contrato”, ele é indireto e deve ser rateado (ou já estar embutido na sua estrutura de preços).

Passo a passo prático para montar o preço com segurança

Passo 1) Defina o escopo do item: unidade de fornecimento, quantitativos e local de entrega

Antes de calcular números, descreva o item como ele será entregue e medido:

• Unidade de fornecimento: unidade (un), caixa (cx), pacote, litro, kg, hora, mês, posto de trabalho, km rodado, etc.
• Quantitativo: quantidade estimada/total, consumo mensal, entregas parceladas, demanda sob requisição.
• Local e condições: endereço(s), andar, restrição de horário, necessidade de agendamento, descarga, içamento, escolta, acesso.
• Prazo: entrega única, cronograma, SLA (prazo de atendimento), plantão.

Exemplo: “Item: toner. Unidade: 1 unidade. Quantidade: 200. Entrega: em 4 remessas trimestrais, em 3 endereços diferentes.” Isso muda frete, estoque, embalagem e custo financeiro.

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Passo 2) Calcule o custo direto (por unidade)

Monte o custo direto unitário com base em cotações e parâmetros realistas:

• Materiais/insumos: custo de compra + impostos na compra (quando compõem custo) + perdas/refugos + variação cambial (se houver) + embalagem primária.
• Mão de obra direta (quando serviço/instalação): salário + encargos + benefícios + adicionais + EPI + ferramentas consumíveis, convertidos para custo por hora/unidade.
• Frete/entrega: frete de compra (inbound) e frete de entrega (outbound), pedágios, seguro transporte, custo de descarga.
• Terceiros: calibração, laudos, subcontratação permitida, com preço e prazo.

Dica: se o fornecimento for parcelado, calcule o frete por remessa e rateie por unidade (ou trate como custo por pedido, se o edital permitir precificar por evento).

Passo 3) Acrescente obrigações: garantia, assistência, logística reversa e embalagem

Esses custos costumam “sumir” na precificação e depois viram prejuízo:

• Garantia: taxa histórica de falhas (ex.: 2%) × custo médio de reposição/atendimento (peça + deslocamento + mão de obra).
• Assistência técnica/SLA: equipe de atendimento, deslocamento, estoque de peças, central de chamados.
• Embalagem: embalagem reforçada, paletização, filme stretch, cantoneiras, identificação por lote, proteção contra umidade.
• Logística reversa (quando aplicável): coleta de embalagens, devolução de itens defeituosos, descarte ambientalmente adequado, emissão de comprovantes.

Exemplo: se a garantia exige troca em até 48h, você pode precisar manter estoque local ou frete expresso. Isso deve entrar no preço.

Passo 4) Rateie custos indiretos de forma simples e auditável

Custos indiretos podem ser aplicados como um percentual sobre o custo direto (método prático), desde que você tenha uma base coerente:

• Escolha uma base: custo direto, horas de mão de obra, faturamento, ou combinação.
• Defina o percentual: com base no seu histórico (ex.: despesas fixas mensais ÷ faturamento médio mensal).
• Evite “chutar”: documente a memória de cálculo para repetir em futuras propostas.

Exemplo: despesas indiretas mensais R$ 50.000; faturamento médio R$ 500.000 → indiretos = 10% sobre o preço base (ou sobre custo direto, conforme sua política). O importante é consistência.

Passo 5) Tributos e taxas: trate conforme seu regime e o tipo de fornecimento

Tributos variam conforme regime tributário e se é mercadoria, serviço ou ambos. Para precificar com segurança:

• Mapeie o regime: Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real.
• Identifique a natureza: venda de mercadoria, prestação de serviço, fornecimento com instalação, locação, manutenção continuada.
• Considere retenções quando aplicáveis: em muitos contratos há retenções na fonte (ex.: ISS, INSS, IR, contribuições). Retenção não é “custo extra” se for abatida do imposto devido, mas impacta o caixa e pode gerar custo financeiro.
• Taxas e licenças: quando exigidas para executar (ex.: ART/RRT, licenças, certificações, ensaios), inclua como custo direto do item/serviço ou como custo do contrato rateado.

Boa prática: mantenha uma tabela interna com alíquotas efetivas usadas por tipo de fornecimento e regime, validada com sua contabilidade. Em licitação, errar tributo costuma ser fatal para a margem.

Passo 6) Custos financeiros: calcule o impacto do prazo de pagamento

Mesmo com preço “correto”, o contrato pode exigir capital de giro. Para estimar custo financeiro:

• Mapeie o ciclo: comprar insumo (D0), produzir/entregar (D+X), emitir nota (D+Y), receber (D+Z).
• Defina a taxa de capital: custo médio do seu dinheiro (ex.: taxa de antecipação, linha de capital de giro, custo de oportunidade).
• Calcule o custo: aplique a taxa proporcional ao período em que seu capital fica “travado”.

Exemplo simplificado: custo direto unitário R$ 1.000. Você paga fornecedor em 15 dias e recebe do órgão em 60 dias após entrega. Exposição média ~45 dias. Se seu custo de capital é 2% ao mês, custo financeiro aproximado: 1.000 × 2% × (45/30) ≈ R$ 30 por unidade. (Ajuste conforme seu ciclo real.)

Passo 7) Margem e contingência: separar lucro de risco

Para não “esconder” risco dentro do lucro (e perder controle), separe:

• Margem de lucro: remuneração do negócio (ex.: 8% a 20%, conforme mercado e competitividade).
• Contingência: reserva para riscos identificados (ex.: 1% a 5% ou mais, dependendo do contrato), com justificativa.

Contingência responsável não é “gordura” aleatória. Ela deve estar ligada a riscos reais: variação de frete, oscilação de insumo, risco de multa por SLA, custo de retrabalho, inadimplência improvável mas possível, etc.

Como tratar itens, lotes, quantitativos e unidades sem cair em armadilhas

Itens com unidades diferentes

Quando o edital mistura unidades (ex.: “hora”, “unidade”, “mês”), padronize internamente:

• Converta tudo para uma unidade de custo comparável (ex.: custo por hora, custo por unidade entregue, custo por km).
• Documente fatores de conversão (ex.: produtividade: 4 instalações/dia por equipe).

Lote x item: como decidir sua estratégia de preço

• Se a disputa é por item: cada item precisa ser exequível sozinho. Não conte com “compensar” prejuízo de um item com lucro de outro.
• Se a disputa é por lote: você pode distribuir custos fixos do contrato (mobilização, visitas, fretes mínimos) entre os itens do lote, mas ainda precisa evitar itens com preço irreal que chamem atenção.

Quantitativos estimados e entregas parceladas

Quando o quantitativo é estimado (contrato por demanda), trate com cautela:

• Identifique custos fixos para manter disponibilidade (estoque, plantão, equipe).
• Se o edital não permite cobrar parcela fixa, você terá de ratear esses custos no preço unitário, assumindo um volume conservador (não o máximo).
• Considere frete mínimo por entrega: se houver muitas entregas pequenas, o custo unitário sobe.

Reajuste, repactuação e revisões: como precificar quando existe essa previsão

Alguns contratos preveem mecanismos de atualização. Na sua precificação:

• Reajuste: normalmente ligado a índice e periodicidade. Se houver reajuste anual, mas seu custo sobe mensalmente, você pode precisar de contingência/custo financeiro para atravessar o período sem reajuste.
• Repactuação (comum em serviços continuados com dedicação de mão de obra): custos de pessoal podem ser ajustados conforme convenções/alterações. Mesmo assim, você precisa prever o timing (demora do processo) e o impacto no caixa.
• Reequilíbrio econômico-financeiro: é excepcional e depende de comprovação. Não conte com isso como “plano A”.

Boa prática: quando houver índice definido, simule cenários (inflação baixa/média/alta) e avalie se sua margem suporta o período até o reajuste.

Modelo de planilha descritiva (estrutura) para montar o preço

Abaixo um modelo de estrutura que você pode replicar em Excel/Sheets. A ideia é ter uma aba por item (ou uma tabela com linhas por item) e campos padronizados.

Observação importante sobre fórmulas

Algumas empresas calculam tributos “por dentro” do preço (dependendo do imposto e da forma de apuração). Para evitar erro, defina um padrão com sua contabilidade e use sempre o mesmo método na planilha. O essencial é: o preço final precisa cobrir todos os custos + tributos + margem.

Procedimento de validação (dupla checagem) para evitar preço inexequível

Use um checklist em duas etapas: checagem técnica (escopo) e checagem financeira (números). Idealmente, uma pessoa monta e outra revisa.

1) Checagem técnica (escopo e obrigações)

• Unidade de fornecimento confere com o edital?
• Quantidade e forma de entrega (parcelada/por demanda) foram consideradas?
• Incluiu embalagem, identificação, paletização, rastreabilidade quando exigidas?
• Incluiu garantia, assistência, prazos de troca e SLA?
• Incluiu logística reversa/descarte quando aplicável?
• Incluiu laudos, calibração, ART/RRT, treinamentos, instalação (se houver)?
• Frete considera todos os endereços e restrições de entrega?

2) Checagem financeira (números e consistência)

• Custo de material tem evidência (cotação atual, histórico, contrato com fornecedor)?
• Existe provisão para perdas/refugo/avarias?
• Indiretos foram aplicados com percentual documentado?
• Custo financeiro considera prazo real de pagamento e seu ciclo?
• Tributos e retenções foram tratados conforme regime e tipo de fornecimento?
• Margem e contingência estão separadas e justificadas?
• Preço final cobre custo total mesmo no pior cenário razoável (ex.: frete +10%, insumo +5%, atraso de recebimento +30 dias)?

3) Testes rápidos (sanity checks)

• Comparação com mercado: seu preço está muito abaixo do praticado? Se sim, encontre o motivo (tributo, frete, garantia, unidade errada).
• Comparação com sua venda privada: se o preço público ficou menor que o privado, justifique (volume maior? entrega centralizada? pagamento mais previsível?).
• Teste de unidade: confirme se não precificou “caixa” como “unidade” (erro clássico).
• Teste de lote: se a disputa é por item, nenhum item pode estar subsidiando outro.

Avaliação de riscos contratuais e como inserir contingência de forma responsável

Mapa de riscos (prático) para precificação

Crie uma lista curta de riscos e atribua: probabilidade, impacto e mitigação. Exemplos comuns:

• Risco de variação de insumo: câmbio, commodity, fornecedor único. Mitigação: cotação com validade, segundo fornecedor, estoque mínimo. Contingência: % sobre material.
• Risco logístico: múltiplos endereços, difícil acesso, entregas fracionadas. Mitigação: roteirização, frete dedicado. Contingência: valor por entrega ou % sobre frete.
• Risco de SLA/multas: prazos curtos de atendimento. Mitigação: equipe/plantão, peças em estoque. Contingência: provisão baseada em histórico.
• Risco de glosa/aceite: especificação rígida, testes, amostras. Mitigação: inspeção, documentação, homologação interna. Contingência: retrabalho e reposição.
• Risco financeiro: atraso de pagamento, retenções, necessidade de garantia contratual. Mitigação: capital de giro, linha de crédito. Contingência: custo financeiro adicional.

Como transformar risco em número (sem exagero)

Use uma abordagem simples:

• Risco esperado = Probabilidade × Impacto (em R$ por unidade ou por contrato).
• Some os riscos relevantes e divida pelo volume estimado para obter uma contingência unitária.

Exemplo: risco de troca em garantia: probabilidade 3% e custo de troca R$ 120 → custo esperado R$ 3,60 por unidade. Isso é mais defensável do que “colocar 5% porque sim”.

Quando não usar contingência (e sim corrigir o custo)

• Se o custo é certo (ex.: frete obrigatório, embalagem exigida), ele deve entrar como custo direto, não como contingência.
• Se o risco é alto e não mitigável (ex.: prazo impossível), o correto é não participar ou ajustar estratégia (parcerias, capacidade), e não “apostar” em contingência.

Mini-roteiro para montar preço de um item (checklist operacional)

1. Confirmar unidade, quantidade, locais e cronograma de entrega. 2. Cotar materiais/insumos (validade da cotação e prazo). 3. Calcular mão de obra direta (produtividade e encargos) se houver. 4. Calcular frete por entrega e ratear por unidade. 5. Incluir embalagem, garantia/assistência e logística reversa quando aplicável. 6. Aplicar indiretos com percentual documentado. 7. Calcular custo financeiro pelo ciclo até o recebimento. 8. Aplicar tributos/retenções conforme regime e natureza. 9. Definir margem e calcular contingência com base em riscos mapeados. 10. Rodar dupla checagem (técnica + financeira) e testes rápidos.