O que é fluxo de caixa realizado e projetado (e por que separar)
Fluxo de caixa é a visão do dinheiro que efetivamente entra e sai do caixa (conta bancária, caixa físico, carteiras digitais) ao longo do tempo. Para gestão diária, o ponto central não é “quanto vendi”, e sim “quanto dinheiro entrou” e “quanto dinheiro saiu”, em quais datas, por quais motivos e com qual previsibilidade.
Ao construir dashboards de caixa, é fundamental separar dois conceitos:
- Fluxo de caixa realizado: entradas e saídas que já aconteceram (pagas/recebidas) e têm data de liquidação. É o “extrato gerencial” do que foi efetivamente movimentado.
- Fluxo de caixa projetado: entradas e saídas esperadas no futuro, com base em compromissos e previsões (contas a pagar, parcelas futuras, assinaturas, impostos, folha, recebíveis previstos, etc.). É a visão de “o que deve acontecer” e serve para antecipar falta ou sobra de caixa.
Separar realizado e projetado evita confusões comuns, como considerar uma venda a prazo como dinheiro disponível hoje, ou ignorar despesas futuras já contratadas. Na prática, o realizado responde “como foi”, e o projetado responde “como tende a ficar”.
Entradas e saídas: o que entra no caixa (de verdade) e o que sai
Entradas (inflows)
Entradas são todos os valores que aumentam o saldo de caixa. Em pequenos negócios, as principais categorias de entradas costumam ser:
- Recebimentos de vendas: dinheiro, PIX, cartão (quando liquidado), boleto (quando compensado), transferência.
- Antecipações e empréstimos: entradas financeiras que aumentam o caixa, mas não são receita operacional (importante separar para análise).
- Outras entradas: reembolsos, devoluções de fornecedores, rendimentos, aportes dos sócios.
Um cuidado importante: no cartão, a venda ocorre em uma data, mas o dinheiro entra em outra (data de liquidação). Para fluxo de caixa, a data relevante é a do recebimento (liquidação), não a da venda.
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Saídas (outflows)
Saídas são todos os valores que reduzem o saldo de caixa. Exemplos típicos:
- Fornecedores e compras: pagamentos de mercadorias, insumos, fretes.
- Despesas fixas: aluguel, internet, energia, softwares, contabilidade.
- Folha e pró-labore: salários, encargos, benefícios.
- Impostos: guias e parcelamentos.
- Despesas variáveis: comissões, taxas de adquirência, marketing.
- Investimentos e capex: compra de equipamentos, reformas (não confundir com despesa operacional).
Para previsibilidade, também é útil separar saídas “obrigatórias” (difíceis de adiar) de saídas “gerenciáveis” (que podem ser postergadas ou reduzidas), pois isso orienta ações quando o caixa aperta.
Previsibilidade: como transformar projeção em algo confiável
Projeção não é adivinhação; é uma combinação de compromissos já conhecidos com hipóteses explícitas. Em um dashboard, previsibilidade melhora quando você:
- Define regras claras de projeção (ex.: cartão D+30, boleto D+2, assinatura todo dia 10).
- Separa “previsto por contrato” de “previsto por estimativa” (ex.: aluguel vs. vendas futuras).
- Registra o status (previsto, confirmado, pago/recebido, cancelado).
- Mede erro de previsão (diferença entre projetado e realizado) para calibrar.
Um bom fluxo de caixa projetado não precisa prever tudo com perfeição; ele precisa ser suficientemente confiável para alertar com antecedência sobre semanas/dias de risco.
Estrutura lógica para o dashboard: três visões complementares
1) Linha do tempo do saldo (realizado + projetado)
Uma visualização muito útil é a curva de saldo ao longo dos dias: começa no saldo inicial, soma entradas e subtrai saídas. Para o futuro, continua com valores projetados. Isso responde: “em que dia o saldo fica negativo?” e “qual é o menor saldo do período?”.
2) Entradas e saídas por categoria (realizado e projetado)
Além do saldo, você precisa entender “o que está puxando o caixa”. Um gráfico de barras empilhadas por categoria (ex.: fornecedores, impostos, folha) ajuda a identificar concentração e oportunidades de negociação.
3) Qualidade da projeção (acurácia)
Quando você compara o que foi projetado para um período com o que de fato aconteceu, você cria um indicador de confiança. Isso ajuda a responder: “posso tomar decisão com base nessa projeção?” e “quais categorias mais erram?”.
Passo a passo prático: como montar realizado e projetado no Power BI (sem repetir modelagem)
A seguir está um roteiro prático focado no capítulo: separar realizado e projetado, criar medidas e montar visuais de previsibilidade. O objetivo é você sair com um painel que mostre saldo diário, entradas/saídas e alertas de risco.
Passo 1 — Defina o “evento de caixa” e a data correta
Para fluxo de caixa, cada linha deve representar um evento que impacta o saldo. O campo mais importante é a Data de Caixa (data em que o dinheiro entra ou sai). Exemplos:
- Venda no cartão em 05/03 com liquidação em 04/04: Data de Caixa = 04/04.
- Boleto emitido em 10/03 e pago em 12/03: Data de Caixa = 12/03.
- Conta de aluguel com vencimento 05/04 e paga em 05/04: Data de Caixa = 05/04.
Para projeção, você terá eventos futuros com Data de Caixa no futuro (vencimento esperado ou data prevista de recebimento).
Passo 2 — Crie um campo de “Tipo de Fluxo” (Entrada/Saída) e “Natureza” (Realizado/Projetado)
Você precisa de duas classificações simples para filtrar e somar corretamente:
- TipoFluxo: “Entrada” ou “Saída”.
- Natureza: “Realizado” quando status for pago/recebido; “Projetado” quando ainda não liquidado.
Se você já possui um campo de status (ex.: Pago, Em aberto, Previsto), mapeie para Natureza. Se não possui, crie uma regra: datas no passado com comprovante = realizado; datas futuras ou sem comprovante = projetado. O ideal é ter um status explícito para evitar ambiguidades.
Passo 3 — Padronize o sinal do valor (positivo/negativo) para facilitar saldo
Para calcular saldo acumulado, é prático ter um único campo numérico com sinal:
- Entradas como valores positivos.
- Saídas como valores negativos.
Assim, o saldo é apenas a soma acumulada. Se você preferir manter valores sempre positivos, então precisará subtrair saídas em todas as medidas; funciona, mas costuma aumentar a chance de erro.
Passo 4 — Medidas DAX essenciais para realizado, projetado e total
Considere que você tem uma tabela de eventos de caixa com colunas: DataCaixa, ValorAssinado (entradas +, saídas -), Natureza (Realizado/Projetado), TipoFluxo (Entrada/Saída), Categoria (ex.: Fornecedor, Impostos, etc.). As medidas abaixo são um ponto de partida.
Fluxo Realizado = CALCULATE(SUM(Caixa[ValorAssinado]), Caixa[Natureza] = "Realizado")Fluxo Projetado = CALCULATE(SUM(Caixa[ValorAssinado]), Caixa[Natureza] = "Projetado")Fluxo Total (R+P) = [Fluxo Realizado] + [Fluxo Projetado]Para separar entradas e saídas (mantendo sinal), você pode criar medidas filtrando TipoFluxo:
Entradas Realizadas = CALCULATE(SUM(Caixa[ValorAssinado]), Caixa[Natureza] = "Realizado", Caixa[TipoFluxo] = "Entrada")Saidas Realizadas = CALCULATE(SUM(Caixa[ValorAssinado]), Caixa[Natureza] = "Realizado", Caixa[TipoFluxo] = "Saída")Como Saidas Realizadas estará negativa (se você adotou sinal), isso é bom para saldo. Para exibir saídas como valor positivo em um cartão, crie uma medida de apresentação:
Saidas Realizadas (Abs) = ABS([Saidas Realizadas])Passo 5 — Saldo inicial e saldo acumulado (realizado e projetado)
O saldo acumulado precisa de um ponto de partida: Saldo Inicial (por exemplo, saldo bancário no início do período). Existem duas abordagens comuns:
- Saldo inicial fixo: um parâmetro digitado (bom para começar).
- Saldo inicial por extrato: calculado a partir de uma tabela de saldos diários (mais robusto).
Para um primeiro dashboard, use um parâmetro (What-if) chamado SaldoInicial. Então:
Saldo Inicial = SELECTEDVALUE(Parametros[SaldoInicial], 0)Saldo acumulado realizado (até a data no contexto):
Saldo Acumulado Realizado = [Saldo Inicial] + CALCULATE([Fluxo Realizado], FILTER(ALL('Calendario'[Data]), 'Calendario'[Data] <= MAX('Calendario'[Data])))Saldo acumulado total (realizado + projetado):
Saldo Acumulado Total = [Saldo Inicial] + CALCULATE([Fluxo Total (R+P)], FILTER(ALL('Calendario'[Data]), 'Calendario'[Data] <= MAX('Calendario'[Data])))Com isso, você consegue desenhar duas linhas no gráfico: uma linha de saldo realizado (até hoje) e outra linha que continua com o projetado (horizonte futuro).
Passo 6 — Horizonte de projeção e “data de corte” (hoje)
Para previsibilidade, defina um horizonte (ex.: próximos 30, 60 ou 90 dias). Você pode criar uma medida para limitar visuais:
Dentro do Horizonte = IF(MAX('Calendario'[Data]) <= TODAY() + 60, 1, 0)Use essa medida como filtro do visual (igual a 1). Isso evita que o gráfico fique “esticado” e melhora a leitura.
Passo 7 — Indicadores de risco: menor saldo futuro e dias até o caixa mínimo
Dois indicadores simples e poderosos:
- Menor saldo no horizonte: o pior ponto do saldo acumulado total.
- Data do menor saldo: quando ocorre o pior ponto.
Menor Saldo (60d) = MINX(FILTER(ALL('Calendario'[Data]), 'Calendario'[Data] >= TODAY() && 'Calendario'[Data] <= TODAY()+60), [Saldo Acumulado Total])Data Menor Saldo (60d) = VAR T = FILTER(ALL('Calendario'[Data]), 'Calendario'[Data] >= TODAY() && 'Calendario'[Data] <= TODAY()+60) RETURN MINX(T, IF([Saldo Acumulado Total] = [Menor Saldo (60d)], 'Calendario'[Data]))Se o “Menor Saldo” ficar abaixo de zero (ou abaixo de um limite mínimo operacional), você tem um alerta objetivo para agir (negociar prazos, antecipar recebíveis, reduzir gastos, etc.).
Passo 8 — Acurácia da projeção: comparando projetado vs realizado (sem misturar períodos)
Para medir previsibilidade, compare o que foi projetado para um período passado com o que de fato ocorreu. Para isso, você precisa guardar o “projetado” que existia antes do período acontecer. Na prática, isso exige uma captura diária/semana do projetado (snapshot). Se você ainda não tem snapshot, dá para começar com uma comparação simplificada por categoria no mês corrente (sabendo que a projeção muda ao longo do mês).
Com snapshot (recomendado), você teria uma tabela com colunas: DataReferencia (quando a projeção foi registrada), DataCaixa (data prevista), ValorPrevisto. A acurácia mensal pode ser:
Erro Absoluto = ABS([Realizado no Periodo] - [Previsto no Periodo])Acuracia = 1 - DIVIDE([Erro Absoluto], ABS([Realizado no Periodo]))Interpretação: acurácia próxima de 1 indica boa previsibilidade. Se a acurácia oscila muito, investigue quais categorias e métodos de previsão estão gerando mais erro (cartão, impostos, compras, etc.).
Exemplo prático completo (cenário de pequeno negócio)
Imagine uma loja com os seguintes eventos (valores ilustrativos):
- Saldo inicial em 01/04: R$ 12.000
- Entradas realizadas: PIX e dinheiro recebidos diariamente (já no caixa)
- Entradas projetadas: cartão a receber (parcelas) e boletos a compensar
- Saídas realizadas: fornecedores pagos, taxas, pequenas despesas
- Saídas projetadas: aluguel dia 05, folha dia 07, imposto dia 15, fornecedor dia 20
No dashboard:
- O gráfico de saldo mostra que, após pagar folha e imposto, o saldo mínimo ocorre no dia 16 com R$ 1.200.
- O gráfico de saídas por categoria mostra que imposto e folha concentram 65% das saídas do mês.
- O indicador “Menor saldo (60d)” fica acima de zero, mas abaixo do limite mínimo desejado (por exemplo, R$ 3.000), acionando um alerta de “caixa apertado”.
Com isso, você consegue simular ações: negociar imposto para parcelamento, antecipar parte do cartão, ou adiar uma compra. O ponto é que a decisão nasce do calendário de liquidações, não do volume de vendas.
Boas práticas de visualização para fluxo de caixa
Use cores consistentes e sem ambiguidade
- Entradas: verde (ou azul), Saídas: vermelho (ou laranja).
- Realizado: cor sólida; Projetado: mesma cor com transparência/tracejado (quando possível).
Mostre “hoje” como divisor
Em gráficos de linha, inclua uma linha vertical (ou uma faixa) marcando a data de hoje. Isso ajuda a separar o que já aconteceu do que é projeção.
Evite somar realizado e projetado sem deixar claro
O saldo futuro pode usar realizado + projetado, mas as barras de entradas/saídas devem permitir alternar entre realizado, projetado e total. Um segmentador (Natureza) facilita a leitura.
Inclua um “limite mínimo de caixa”
Defina um valor mínimo operacional (ex.: uma semana de despesas fixas) e desenhe uma linha de referência no gráfico de saldo. Isso transforma o painel em ferramenta de alerta, não apenas relatório.
Regras de negócio úteis para projeção (cartão, recorrências e contas a pagar)
Cartão: projeção por regra de liquidação
Se você não tem o arquivo de recebíveis detalhado da adquirência, pode projetar por regra: venda no cartão em D, entra em D+X (ex.: 30 dias). Para parcelado, distribua por parcelas. Exemplo: venda de R$ 900 em 3x, com primeira liquidação em 30 dias: projete R$ 300 em D+30, R$ 300 em D+60, R$ 300 em D+90 (ajustando taxas, se aplicável).
Recorrências: despesas fixas e assinaturas
Para despesas fixas, crie eventos projetados recorrentes com data de vencimento. Mesmo sem automação completa, uma tabela simples de “Contas Recorrentes” (categoria, valor, dia do mês, início/fim) permite gerar projeções consistentes.
Contas a pagar: vencimento vs pagamento
Para o projetado, use a data de vencimento (ou a data planejada de pagamento). Para o realizado, use a data em que saiu do banco. Essa diferença é importante para medir atrasos e para entender se o caixa está sendo “empurrado” com postergações.
Checklist de validação (para confiar no painel)
- O saldo acumulado bate com o saldo bancário em uma data de conferência?
- Eventos de cartão estão na data de liquidação (não na data da venda)?
- Saídas estão negativas (ou, se positivas, as medidas subtraem corretamente)?
- Realizado e projetado não estão duplicados (o mesmo evento não aparece nos dois)?
- Há categorias “Outros” demais? Se sim, refine a classificação para melhorar decisões.
- O horizonte de projeção está claro e filtrado (30/60/90 dias)?
Quando esses pontos estão corretos, o dashboard deixa de ser apenas um gráfico bonito e vira um instrumento de previsibilidade: você enxerga o impacto de datas, compromissos e recebimentos futuros no saldo, com tempo para agir.
