Filtros e ordenação no LibreOffice Calc para análise rápida de dados

Por que ordenação e filtros aceleram a análise

Em uma base de lançamentos (compras, tarefas, chamados, contas a pagar/receber), você normalmente quer responder perguntas rápidas: “quais são os maiores valores?”, “o que está em atraso?”, “o que está com status pendente?”, “há campos vazios?”. Ordenação reorganiza as linhas para destacar padrões (maiores/menores, mais recentes/antigas). Filtros escondem temporariamente linhas que não atendem a um critério, permitindo checagens e recortes sem apagar dados.

Pré-requisitos de qualidade do intervalo (evitar intervalos quebrados)

Filtros e ordenação funcionam melhor quando a base é um bloco contínuo (sem linhas/colunas totalmente vazias no meio). Intervalos “quebrados” fazem o Calc interpretar partes separadas, gerando ordenações incompletas e filtros que não abrangem tudo.

• Mantenha um único cabeçalho na primeira linha do bloco (sem linhas de título acima misturadas ao intervalo).
• Evite colunas vazias dentro da tabela. Se precisar “separar visualmente”, use bordas ou formatação, não colunas em branco.
• Evite linhas vazias no meio da base. Se precisar de “espaço”, use uma aba separada para relatórios.
• Garanta que cada coluna tenha um tipo coerente: datas como datas, valores como números, status como texto padronizado.
• Antes de filtrar/ordenar, clique em uma célula dentro da base para o Calc detectar o intervalo automaticamente.

Ordenação simples (um critério)

A ordenação simples reorganiza a base por uma coluna. É útil para achar rapidamente maiores valores, datas mais recentes ou agrupar por categoria.

Passo a passo: ordenar por valor (maior para menor)

1. Clique em qualquer célula dentro da coluna Valor (ou em qualquer célula da base).
2. Vá em Dados ▸ Ordenar….
3. Na aba de critérios, em Chave 1, selecione a coluna Valor.
4. Escolha Decrescente para ver os maiores primeiro.
5. Marque a opção que indica que o intervalo tem cabeçalhos (geralmente Intervalo contém rótulos ou similar), para não misturar o cabeçalho na ordenação.
6. Confirme em OK.

Atalho útil

Você também pode usar os botões de ordenação rápida (A→Z / Z→A) na barra de ferramentas, mas prefira Dados ▸ Ordenar… quando precisar garantir cabeçalhos e múltiplos critérios.

Ordenação múltipla (vários critérios)

Quando há empates ou quando você quer uma hierarquia (por exemplo: primeiro por Status, depois por Data, depois por Valor), use ordenação múltipla. Isso evita “misturar” informações que deveriam ficar agrupadas.

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Exemplo prático: ordenar por Status, depois por Data (mais antiga primeiro)

1. Clique em uma célula dentro da base.
2. Acesse Dados ▸ Ordenar….
3. Em Chave 1, selecione Status (ordem Crescente).
4. Em Chave 2, selecione Vencimento (ordem Crescente para ver primeiro os mais antigos dentro de cada status).
5. Opcional: em Chave 3, selecione Valor (ordem Decrescente para destacar maiores valores dentro do mesmo dia/status).
6. Confirme que o intervalo tem cabeçalhos e clique em OK.

Dica: se você precisa de uma ordem específica de texto (por exemplo, “Em atraso” antes de “Pendente” antes de “Pago”), a ordenação alfabética pode não refletir sua prioridade. Nesse caso, considere padronizar o status com prefixos (ex.: 1-Em atraso, 2-Pendente, 3-Pago) para que a ordenação crescente siga a lógica do processo.

Filtro automático (AutoFiltro)

O AutoFiltro cria setas no cabeçalho para filtrar por valores, por condição e por datas. Ele não apaga linhas: apenas oculta temporariamente o que não atende ao critério.

Ativar e desativar

1. Clique em uma célula do cabeçalho ou dentro da base.
2. Vá em Dados ▸ Filtro ▸ AutoFiltro.
3. Setas aparecerão nos cabeçalhos. Para remover, repita o comando.

Filtrar por valores (categorias e status)

Use quando você quer ver apenas um conjunto de categorias (ex.: “Transporte”, “Alimentação”) ou um status específico (ex.: “Pendente”).

1. Clique na seta do cabeçalho Categoria ou Status.
2. Marque/desmarque valores na lista para manter apenas os desejados.
3. Confirme para aplicar.

Boa prática: se a lista de valores estiver “poluída” (ex.: “Pendente”, “pendente”, “PENDENTE”), isso indica inconsistência de preenchimento. Use o filtro por valores para identificar variações e corrigir.

Filtrar por datas (mês, ano, intervalo)

Quando a coluna está realmente no formato de data, o filtro costuma oferecer agrupamentos (ano/mês/dia) ou condições como “entre”.

1. Clique na seta do cabeçalho Vencimento (ou Data).
2. Escolha uma opção de filtro por data (por exemplo, selecionar um mês/ano na árvore de datas) ou use filtro por condição para definir um intervalo.

Se as datas aparecerem como textos “soltos” e não agruparem por mês/ano, é sinal de que a coluna não está reconhecida como data. Corrija o tipo de dado antes de depender do filtro por datas.

Filtros por condição (critérios)

Filtros por condição permitem regras como “maior que”, “contém”, “não vazio”, “entre datas”. São ideais para checagens e auditorias rápidas.

Passo a passo: filtrar itens em atraso

Considere a base com a coluna Status e a coluna Vencimento. Um item em atraso pode ser definido como: Status diferente de “Pago” e Vencimento menor que hoje.

1. Ative o AutoFiltro.
2. Na coluna Status, filtre para excluir “Pago” (deixe marcados apenas os status em aberto, como “Pendente”, “Em atraso”, etc.).
3. Na coluna Vencimento, abra o filtro e escolha filtro por condição.
4. Defina a condição: é menor que e, no valor, use HOJE() (ou selecione a data atual, se preferir fixar).
5. Confirme. Você verá apenas itens vencidos e não pagos.

Dica: se você quiser checar “vencendo hoje”, use igual a HOJE(). Para “próximos 7 dias”, use condição entre HOJE() e HOJE()+7.

Passo a passo: filtrar inconsistências de preenchimento (vazios)

Campos vazios em colunas obrigatórias (ex.: Categoria, Centro de custo, Status) são uma das checagens mais comuns.

1. Ative o AutoFiltro.
2. Na coluna que deseja auditar (ex.: Categoria), abra a seta do filtro.
3. Use filtro por condição e selecione Vazio (ou Não está vazio, dependendo do objetivo).
4. Confirme para listar apenas registros com falha de preenchimento.

Você pode repetir a checagem coluna a coluna. Para uma auditoria mais rápida, comece por colunas críticas (Status, Vencimento, Valor, Categoria).

Filtro padrão (Advanced Filter) para extrair resultados

Quando você precisa “extrair” (copiar) o resultado filtrado para outro local (por exemplo, uma área de checagem ou uma aba de relatório), use o filtro padrão/avançado. Ele permite aplicar critérios e copiar o resultado para um intervalo de saída, sem mexer na base.

Passo a passo: extrair apenas lançamentos de uma categoria e status

1. Crie uma pequena área de critérios em células vazias, com os mesmos nomes de cabeçalho da base (por exemplo, em H1 e I1): Categoria e Status.
2. Em H2, digite a categoria desejada (ex.: Serviços). Em I2, digite o status (ex.: Pendente).
3. Clique em uma célula dentro da base.
4. Vá em Dados ▸ Filtro ▸ Filtro padrão….
5. Em Intervalo, confirme o bloco da base. Em Intervalo de critérios, selecione a área de critérios criada.
6. Marque Copiar resultados para e selecione a célula inicial do local de saída (ex.: K1).
7. Confirme em OK.

Boa prática: use uma área de saída fora da base (ou em outra aba) para não misturar dados extraídos com a tabela principal.

Base de exercícios (lançamentos) para praticar

Use (ou adapte) a base abaixo em uma planilha chamada Lancamentos. O objetivo é praticar ordenação, filtros por valores e por condição, e checagens de inconsistência.

Exercícios guiados

Exercício 1 — Identificar o Top 10 por valor

Objetivo: listar os 10 maiores lançamentos (ou todos, se houver menos de 10) para revisão.

1. Clique em uma célula da base.
2. Abra Dados ▸ Ordenar….
3. Chave 1: Valor em Decrescente.
4. Confirme que o intervalo tem cabeçalhos e clique em OK.
5. Selecione visualmente as 10 primeiras linhas de dados (após o cabeçalho) e registre os IDs e valores em uma área de checagem.

Variação: aplique antes um filtro por Status = Pendente e então ordene por Valor decrescente para obter o Top 10 apenas do que está em aberto.

Exercício 2 — Encontrar itens em atraso (vencidos e não pagos)

Objetivo: identificar rapidamente o que precisa de ação imediata.

1. Ative o AutoFiltro em Dados ▸ Filtro ▸ AutoFiltro.
2. No filtro de Status, deixe marcados apenas os status em aberto (desmarque Pago).
3. No filtro de Vencimento, use filtro por condição: menor que HOJE().
4. Anote os IDs resultantes e confira se há algum vencimento muito antigo (prioridade).

Checagem extra: ordene os resultados filtrados por Vencimento crescente para ver primeiro os mais antigos.

Exercício 3 — Detectar inconsistências de preenchimento com filtros

Objetivo: localizar registros com campos obrigatórios vazios ou padrões divergentes.

1. Com o AutoFiltro ativo, filtre a coluna Categoria por condição Vazio. Liste os IDs encontrados.
2. Limpe o filtro e repita para a coluna Status por condição Vazio. Liste os IDs encontrados.
3. Na coluna Status, use o filtro por valores para verificar se existem variações (ex.: “Pendente” vs “pendente”). Se existirem, filtre por cada variação para quantificar e corrigir.

Exercício 4 — Checagem rápida de datas “suspeitas”

Objetivo: encontrar vencimentos fora do esperado (por exemplo, vencimento anterior à data do lançamento).

1. Ordene por Vencimento crescente e observe se há vencimentos muito anteriores às datas de lançamento.
2. Em seguida, ordene por Data crescente e compare visualmente casos em que Vencimento seja anterior à Data (isso pode indicar erro de digitação).
3. Use o filtro padrão (Dados ▸ Filtro ▸ Filtro padrão…) para extrair apenas uma categoria (ex.: Transporte) e revisar se os vencimentos fazem sentido dentro do recorte.