FIFO, FEFO e organização por validade: reposição segura e redução de perdas

Conceitos: FIFO, FEFO e organização por validade

FIFO (First In, First Out) significa “o primeiro que entra é o primeiro que sai”. Na prática, o lote mais antigo deve ser vendido antes do lote mais novo, independentemente da data de validade.

FEFO (First Expired, First Out) significa “o que vence primeiro sai primeiro”. Na prática, a prioridade é a data de validade: o item com vencimento mais próximo deve ir para a frente e ser vendido antes, mesmo que tenha chegado depois.

Quando usar cada um:

• FEFO: categorias com risco de vencimento e variação de datas no mesmo SKU (laticínios, perecíveis embalados, refrigerados, itens com giro irregular, promoções, recebimentos fracionados).
• FIFO: itens com validade longa e lotes mais homogêneos (boa parte da mercearia seca), desde que a validade não seja o principal fator de risco.

Regra prática: se a categoria “sofre” com datas diferentes na mesma frente, use FEFO como padrão.

Técnicas práticas de rotação na gôndola (puxar antigos para frente e inserir novos atrás)

Passo a passo: rotação segura na frente (FEFO)

1. Prepare o espaço: antes de colocar produto novo, crie um “corredor” de trabalho. Afaste levemente as unidades da frente para enxergar o fundo.
2. Leia as validades do fundo: identifique as unidades com vencimento mais próximo.
3. Puxe para a frente as unidades com vencimento mais próximo, mantendo a mesma organização visual (alinhamento e quantidade de frentes já definida pela loja).
4. Insira o novo atrás: coloque o recebimento mais recente no fundo, sem “misturar” datas no mesmo ponto quando houver espaço para separar.
5. Revisão rápida: confira se a primeira fileira (a que o cliente pega) está com as validades mais próximas.

Técnica “3 camadas” (útil quando há muita variação de datas)

Quando o SKU tem muitas datas diferentes, organize em camadas:

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• Camada 1 (frente): vence primeiro (prioridade de venda).
• Camada 2 (meio): vencimentos intermediários.
• Camada 3 (fundo): vencimentos mais longos/recebimento mais recente.

Essa técnica reduz o risco de “enterrar” produto curto atrás de produto longo.

Como lidar com produtos com datas diferentes na mesma frente

Nem sempre há espaço para separar por blocos. Nesses casos:

• Regra do “menor vencimento na mão”: a unidade mais fácil de pegar (primeira fileira) deve ser a que vence antes.
• Microblocos por data: dentro da mesma frente, forme pequenos blocos (ex.: 2 unidades com validade 10/02, depois 2 unidades 15/02). Mantenha a sequência do menor para o maior.
• Não “espalhe” datas curtas: concentre as datas mais curtas na frente e em um lado do bloco para facilitar inspeção.
• Se houver divergência grande (ex.: 5 dias vs. 40 dias), priorize separar em blocos distintos, mesmo que reduza temporariamente a estética.

Organização por data em categorias sensíveis

Laticínios (refrigerados)

Padrão recomendado: FEFO obrigatório. Laticínios costumam ter janelas curtas e recebimentos frequentes com datas diferentes.

• Organize por “faixa de vencimento”: D+0 a D+3 (muito curto), D+4 a D+7 (curto), D+8+ (regular), ajustando ao padrão da loja.
• Frente sempre com o mais curto e, se possível, um bloco dedicado para “curtíssimos” (para facilitar ação rápida).
• Evite empilhar sem ver a data: se a data fica escondida, aumente o risco de erro. Prefira orientação que deixe o carimbo visível.

Congelados

Padrão recomendado: FEFO com inspeção por integridade. Embora a validade seja maior, há risco de avaria por oscilação térmica e embalagens danificadas.

• Rotação por data com foco em manter o mais antigo acessível.
• Checagem de embalagem: caixas amassadas, selos rompidos, cristais de gelo excessivos (indício de descongelamento e recongelamento) devem ir para triagem.
• Não “enterrar” itens no fundo do freezer: organize para acesso rápido e menor tempo de porta aberta.

Perecíveis embalados (fatiados, carnes embaladas, pratos prontos, panificados embalados)

Padrão recomendado: FEFO com disciplina de separação por data.

• Blocos por data: sempre que possível, um bloco por vencimento do dia/amanhã e outro para vencimentos posteriores.
• Frente com vencimento mais próximo e reposição em “lotes pequenos” para não criar sobra.
• Se houver etiqueta adicional (produção/embalagem), mantenha visível para facilitar auditoria interna.

Mercearia (seca)

Padrão recomendado: FIFO com verificação periódica de validade. Mesmo com validade longa, há itens com giro baixo e risco de vencimento (temperos, molhos especiais, produtos sazonais).

• Use FIFO para fluxo e praticidade, mas aplique FEFO em SKUs de baixo giro ou com histórico de perdas.
• Crie “pontos de atenção”: itens com validade menor, importados, edições especiais e sazonais.

Critérios para quando abrir novas caixas (evitar mistura e sobras)

Abertura de caixa sem critério gera sobras, mistura de datas e risco de vencimento no estoque. Use regras objetivas:

Regra 1: “consumir aberto antes de abrir outro”

• Se já existe caixa aberta do mesmo SKU no estoque/área de reposição, use primeiro (aplicando FEFO entre caixas abertas).
• Abra nova caixa apenas quando a aberta não atende a necessidade imediata (quantidade insuficiente) ou está com produto impróprio/avariado e segregado.

Regra 2: “abrir por necessidade de frente + reposição mínima”

Defina um mínimo de reposição por SKU (ex.: completar a frente e mais 1 fileira). Se a caixa nova for abrir para colocar “poucas unidades”, reavalie: talvez seja melhor completar com a caixa aberta e programar a abertura para a próxima rodada.

Regra 3: “não misturar datas na mesma caixa aberta”

Quando possível, mantenha cada caixa aberta com um único lote/faixa de validade. Se precisar consolidar, faça com marcação clara (ver seção de padronização) e priorize FEFO na retirada.

Padronização da marcação de validade no estoque (para rotação rápida)

O objetivo é bater o olho e decidir o que sai primeiro, sem depender de procurar carimbo por carimbo.

Padrão de marcação recomendado (simples e consistente)

• Formato de data: DD/MM (ou DD/MM/AA se a loja exigir). Evite formatos ambíguos.
• Local fixo: sempre no mesmo canto da caixa (ex.: canto superior direito da face frontal).
• Cor por urgência (se permitido): uma cor para “curto” e outra para “regular”. Se não usar cores, use símbolos: ! para curto.
• Informação mínima: validade + (opcional) lote. Ex.: VAL 12/02 L2.

Como marcar caixas mistas (quando não dá para evitar)

Se uma caixa aberta tiver unidades com datas diferentes:

• Marque a menor validade em destaque: MENOR VAL 10/02.
• Indique “MISTA” para alertar o repositor: MISTA (10/02–18/02).
• Oriente a retirada: “retirar primeiro as unidades 10/02”.

Checklist rápido de conformidade da marcação

• Data legível a 1 metro de distância.
• Sem rasura e sem múltiplas datas conflitantes.
• Caixas abertas identificadas como “ABERTA” (evita abrir outra por engano).

Rotina de inspeção por categoria (prevenção de perdas sem perder disponibilidade)

Uma rotina eficiente combina frequência (itens críticos mais vezes) e amostragem inteligente (não precisa olhar tudo todo dia em categorias longas).

Estrutura de rotina (modelo aplicável)

• Inspeção de frente: olhar a primeira fileira e a segunda (onde o erro mais aparece).
• Inspeção de fundo: checagem pontual (ex.: 3 pontos por prateleira) para garantir que não há “produto curto enterrado”.
• Inspeção de estoque: priorizar caixas abertas e endereços com histórico de sobra.

Laticínios: rotina sugerida

• Frequência: diária (abertura e meio do dia, se houver alto giro).
• O que checar: itens com vencimento até X dias (padrão da loja), caixas abertas, produtos no fundo da prateleira.
• Ação imediata: puxar curto para frente, separar “curtíssimo” para área definida e sinalizar para ação interna (sem alterar comunicação ao cliente fora do padrão da loja).

Congelados: rotina sugerida

• Frequência: 2 a 3 vezes por semana (ou conforme giro), com checagem diária de integridade/temperatura operacional.
• O que checar: embalagens danificadas, sinais de descongelamento/recongelamento, datas mais próximas em itens de baixo giro.
• Ação imediata: segregar avarias e reduzir tempo de porta aberta durante a inspeção (planejar por seção).

Perecíveis embalados: rotina sugerida

• Frequência: diária, com reforço no fim do dia (onde sobras aparecem).
• O que checar: vencimentos do dia/amanhã, integridade do selamento, vazamentos, estufamento, alteração visual.
• Ação imediata: separar para devolução interna/triagem conforme política e reequilibrar a frente para vender primeiro o mais curto.

Mercearia: rotina sugerida

• Frequência: semanal por corredor, com foco mensal em baixo giro.
• O que checar: itens sazonais, “encostados” no fundo, produtos em promoção antiga, embalagens violadas.
• Ação imediata: aplicar FEFO nos SKUs críticos e corrigir caixas abertas sem marcação.

Procedimentos para avarias e devoluções internas (sem comprometer disponibilidade)

Triagem de avarias: passo a passo

1. Identificar: embalagem rompida, vazamento, amassado crítico, selo violado, alteração de cor/odor (quando aplicável), gelo excessivo em congelados.
2. Segregar imediatamente: retirar da área de venda e colocar em local definido de “quarentena/avarias”, evitando retorno acidental à gôndola.
3. Registrar: SKU, quantidade, motivo, data, responsável e local de origem (gôndola/estoque).
4. Decidir destino conforme política interna: devolução ao CD/fornecedor, descarte, ou reaproveitamento permitido (quando aplicável e autorizado).
5. Repor com segurança: completar a frente com produto íntegro, aplicando FEFO para não “empurrar” curto para trás.

Devolução interna por validade curta (controle sem “sumir” com produto)

Quando um item entra em janela crítica de vencimento (definida pela loja):

• Separar por categoria e manter rastreabilidade (não misturar laticínios com mercearia, por exemplo).
• Etiqueta interna (ou marcação) com: SKU, validade, quantidade, origem e motivo: VAL CURTA.
• Priorizar ação rápida: antes de retirar grandes volumes da gôndola, tente primeiro corrigir a rotação (puxar para frente e reorganizar). Retire apenas o que realmente não deve permanecer exposto conforme padrão interno.

Prevenção de perdas sem reduzir disponibilidade: regras práticas

• Não “esconder” curto: produto com vencimento próximo deve estar mais acessível, não no fundo.
• Reposição em lotes menores em perecíveis: reduz sobra e melhora FEFO.
• Evitar abrir caixas demais: menos sobras abertas = menos perda e menos confusão de datas.
• Separação clara de status: “APTO”, “AVARIA”, “VAL CURTA”, “QUARENTENA”. Misturar status gera retorno indevido à venda.
• Auditoria cruzada: em categorias críticas, uma segunda checagem rápida (por outro colaborador ou em outro horário) reduz falhas de rotação.

Exemplos práticos de aplicação (situações comuns)

Exemplo 1: iogurte com três datas na mesma prateleira

Você encontra iogurtes com validades 02/02, 05/02 e 12/02 misturados.

• Reorganize em microblocos: 02/02 na frente e à esquerda, depois 05/02, depois 12/02.
• Complete a frente sempre com 02/02 e 05/02; 12/02 fica como “reserva” atrás.
• Marque no estoque a caixa aberta com MENOR VAL 02/02.

Exemplo 2: mercearia com baixo giro (molho especial)

Chegaram caixas novas, mas ainda há caixa aberta antiga.

• Use a caixa aberta primeiro (FIFO), mas confira validade: se a caixa antiga vence antes, trate como FEFO.
• Se a caixa nova tiver validade menor (acontece), ela vira prioridade, mesmo sendo “nova”.

Exemplo 3: congelado com embalagem danificada

Durante a rotação, você vê pacote com selo rompido.

• Retire imediatamente e segregue em “avarias”.
• Registre e reponha com item íntegro, mantendo FEFO nos demais.