Controle Interno, Governança e Integridade na área contábil do Judiciário

Controle interno, governança e integridade, na área contábil do Judiciário, formam um conjunto de mecanismos para assegurar que os processos de arrecadação, execução de despesas, pagamentos, contratos, registros e relatórios ocorram com legalidade, confiabilidade, eficiência e proteção do patrimônio público. Na prática, isso se traduz em rotinas desenhadas para prevenir erros e fraudes, detectar desvios rapidamente e corrigir causas, com evidências documentadas (trilhas de auditoria) e responsabilidades bem definidas.

1. Conceitos essenciais aplicados à rotina contábil do Judiciário

1.1 Controle interno: o que é e para que serve

Controle interno é o conjunto de políticas, procedimentos e práticas incorporadas ao dia a dia para oferecer segurança razoável de que objetivos serão atingidos. Na área contábil e financeira, os objetivos mais cobrados em prova e mais críticos na prática são: (i) confiabilidade da informação contábil e financeira; (ii) conformidade com normas e atos internos; (iii) salvaguarda de ativos (dinheiro, bens, direitos); (iv) eficiência operacional (processos sem retrabalho e com prazos cumpridos).

1.2 Governança e integridade: como se conectam ao controle interno

Governança define como a organização direciona, supervisiona e presta contas. Integridade é o conjunto de medidas para prevenir, detectar e remediar desvios éticos e irregularidades (ex.: conflitos de interesse, favorecimento, pagamentos indevidos). O controle interno é um instrumento operacional da governança e um pilar de integridade: controles bem desenhados reduzem oportunidades de fraude e aumentam a rastreabilidade das decisões.

2. Componentes do controle interno (modelo em 5 elementos) com exemplos práticos

2.1 Ambiente de controle

É a “base” do sistema: cultura, responsabilidades, estrutura, competências e postura da liderança. Em rotinas contábeis do Judiciário, o ambiente de controle aparece em documentos e práticas como: matriz de responsabilidades (quem faz o quê), normas internas de pagamentos e contratos, política de acesso a sistemas, capacitação mínima para perfis críticos e tratamento formal de exceções.

• Exemplo prático: definição formal de perfis no sistema (solicitante, conferente, autorizador, executor do pagamento) e vedação de acúmulo de perfis incompatíveis.
• Evidência típica: portarias de designação, manuais de procedimentos, registros de treinamento, termos de responsabilidade e logs de acesso.

2.2 Avaliação de riscos

Consiste em identificar eventos que podem impedir objetivos e estimar probabilidade e impacto. Na área contábil/financeira, riscos frequentes incluem: pagamento em duplicidade, pagamento sem lastro documental, erro de retenções, favorecimento de fornecedor, alteração indevida de dados bancários, falhas em conciliações, liquidação sem atesto, e manipulação de datas para burlar prazos.

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Passo a passo para mapear riscos em um processo (ex.: pagamento de fornecedor):

• 1) Defina o objetivo do processo (pagar corretamente, no prazo, com retenções corretas e documentação completa).
• 2) Descreva as etapas (solicitação, conferência documental, validação do contrato/nota, atesto, autorização, execução do pagamento, contabilização, conciliação).
• 3) Liste riscos por etapa (ex.: na execução, risco de alteração de conta bancária).
• 4) Avalie probabilidade e impacto (baixa/média/alta) e priorize.
• 5) Vincule controles existentes e identifique lacunas.
• 6) Defina resposta ao risco: evitar, reduzir (implantar controle), compartilhar (ex.: seguro/garantia quando aplicável), aceitar (com justificativa e monitoramento).

2.3 Atividades de controle

São ações concretas para mitigar riscos: autorizações, aprovações, verificações, conciliações, revisões, controles de acesso, parametrizações de sistema, trilhas de auditoria, segregação de funções e controles físicos/digitais sobre documentos.

• Exemplo prático (retenções): checklist de retenções por natureza do serviço + validação automática no sistema + revisão por amostragem do conferente.
• Exemplo prático (pagamento): regra de “dupla checagem” para alteração de dados bancários (solicitação formal + validação independente + bloqueio de alteração no dia do pagamento).

2.4 Informação e comunicação

Refere-se à qualidade, tempestividade e rastreabilidade das informações e à comunicação de responsabilidades e exceções. Na contabilidade do Judiciário, isso envolve: padronização de documentos (requisições, atestos, relatórios), rotinas de registro de justificativas, canais formais para reportar inconsistências, e indicadores operacionais (ex.: pagamentos devolvidos, pendências de conciliação, tempo médio de liquidação).

• Exemplo prático: painel mensal com “pendências críticas” (pagamentos sem atesto, contratos com saldo divergente, conciliações em atraso) enviado a responsáveis e chefias, com prazos e responsáveis definidos.

2.5 Monitoramento

É a verificação contínua ou periódica de que controles estão funcionando. Inclui revisões gerenciais, testes por amostragem, auditorias internas, indicadores e tratamento de não conformidades. Monitorar não é apenas “achar erro”: é registrar causa, corrigir e ajustar o controle para evitar recorrência.

Passo a passo para monitorar um controle (ex.: conciliação bancária):

• 1) Defina periodicidade (diária/semanal/mensal) e prazo máximo de conclusão.
• 2) Defina responsável pela execução e responsável pela revisão.
• 3) Estabeleça critérios de exceção (ex.: itens pendentes > X dias; diferenças > R$ Y).
• 4) Registre evidências (relatório, prints, logs, planilhas assinadas digitalmente).
• 5) Abra tratativas para exceções (ticket/processo) com causa e responsável.
• 6) Faça reporte consolidado (indicadores e reincidências) e ajuste o processo.

3. Segregação de funções (SoD): desenho, conflitos e soluções

3.1 Princípio e objetivo

Segregação de funções busca impedir que uma única pessoa controle todas as etapas críticas de uma operação, reduzindo risco de fraude e erro não detectado. Em pagamentos e contratos, a segregação típica separa: (i) quem solicita/produz a demanda; (ii) quem confere e valida; (iii) quem autoriza; (iv) quem executa (pagamento/registro); (v) quem concilia e monitora.

3.2 Matriz de segregação para rotinas de pagamento (modelo)

Use uma matriz simples para identificar incompatibilidades. Exemplo de funções:

• F1 Solicitar pagamento/registrar demanda
• F2 Conferir documentação e retenções
• F3 Atestar recebimento/execução (área demandante/fiscal)
• F4 Autorizar pagamento (ordenador/autoridade delegada)
• F5 Executar pagamento (tesouraria/financeiro)
• F6 Contabilizar/registrar
• F7 Conciliar e revisar (controle/contabilidade)

Incompatibilidades comuns: F1 com F4; F2 com F5; F5 com F7; F6 com F7 (dependendo do desenho); F3 com F5. Quando a estrutura for pequena e a segregação total for inviável, adote controles compensatórios.

3.3 Controles compensatórios quando não há equipe suficiente

• Revisão independente por amostragem: chefia ou unidade distinta revisa X% dos pagamentos.
• Relatórios de exceção: lista automática de pagamentos fora de padrão (valor alto, fornecedor novo, alteração bancária recente, urgência).
• Bloqueios no sistema: impedir que o mesmo usuário execute e aprove a mesma transação.
• Rodízio de funções: alternância periódica reduz risco de conluio e aumenta detecção.
• Trilha de auditoria reforçada: anexos obrigatórios, justificativas padronizadas e logs preservados.

4. Trilhas de auditoria: evidência, rastreabilidade e qualidade documental

4.1 O que é trilha de auditoria

Trilha de auditoria é a capacidade de reconstruir uma transação do início ao fim, identificando quem fez, quando fez, com base em qual documento, qual autorização e qual registro no sistema. Ela depende de documentação íntegra, versionamento, logs e vinculação entre processos (contrato, nota, atesto, autorização, pagamento, registro e conciliação).

4.2 Padrão mínimo de evidências para um pagamento

• Requisição/solicitação formal com justificativa e centro responsável.
• Documento fiscal e validações necessárias.
• Comprovação de entrega/execução (atesto) por responsável competente.
• Memória de cálculo (quando aplicável) e validação de retenções.
• Autorização do pagamento por autoridade competente.
• Comprovante de pagamento e identificação do favorecido.
• Registro de contabilização e vinculação ao processo.
• Conciliação evidenciando a saída e eventuais pendências.

4.3 Passo a passo para fortalecer trilha de auditoria em processo eletrônico

• 1) Padronize nomes e tipos de documentos anexados (ex.: “Atesto”, “Memória de Cálculo”, “Autorização”).
• 2) Exija campos estruturados (fornecedor, CNPJ, contrato, competência, valor bruto, retenções, valor líquido).
• 3) Defina “pontos de parada” (gates): sem atesto não avança; sem validação de retenções não autoriza.
• 4) Ative logs e retenção de histórico (quem alterou dados bancários, quem aprovou, quem executou).
• 5) Crie relatório de integridade documental (pagamentos sem anexo obrigatório).

5. Conciliações: tipos, riscos cobertos e rotina operacional

5.1 Por que conciliar é controle-chave

Conciliação compara duas fontes independentes para identificar diferenças: banco x razão, sistema financeiro x contábil, saldos de contratos x medições, retenções calculadas x recolhidas. Ela detecta pagamentos duplicados, lançamentos invertidos, devoluções bancárias, erros de classificação e pendências não tratadas.

5.2 Conciliação bancária (roteiro prático)

Passo a passo:

• 1) Obtenha extrato do período e relatório interno de pagamentos/recebimentos.
• 2) Faça o “match” item a item (data, valor, favorecido, identificador).
• 3) Classifique diferenças: pendência temporária (ex.: compensação), erro operacional, devolução, duplicidade, tarifa, estorno.
• 4) Abra tratativas para cada diferença com responsável e prazo.
• 5) Registre ajustes necessários e evidencie aprovação.
• 6) Submeta a conciliação à revisão (assinatura/validação) e arquive evidências.

Pontos de atenção: itens pendentes recorrentes, pagamentos em finais de semana/feriados, estornos sem justificativa, devoluções por dados bancários incorretos, e divergências acima de limiar definido.

5.3 Conciliação de contratos e pagamentos

• Conferir saldo contratual (valor contratado, aditivos, reajustes) versus valores medidos/atestados e pagos.
• Verificar se pagamentos respeitam vigência, objeto e limites.
• Checar se houve pagamento por item não previsto ou acima do quantitativo.

6. Gestão de riscos em pagamentos e contratos: cenários típicos e controles recomendados

6.1 Risco: pagamento em duplicidade

• Causas comuns: reenvio de nota, falha de comunicação, urgência, ausência de identificador único.
• Controles: identificador único por documento fiscal; bloqueio sistêmico por combinação (fornecedor + número do documento + valor); relatório diário de duplicidades potenciais; revisão por exceção para pagamentos urgentes.

6.2 Risco: alteração indevida de dados bancários do fornecedor

• Causas comuns: engenharia social, e-mail falso, cadastro sem validação.
• Controles: alteração somente mediante solicitação formal; validação independente (ligação para contato cadastrado previamente, não o informado no e-mail); quarentena (alteração não pode ser usada no mesmo dia); dupla aprovação; log e alerta automático de alteração.

6.3 Risco: pagamento sem atesto ou com atesto inadequado

• Causas comuns: pressão por prazo, ausência do fiscal, atesto genérico.
• Controles: gate sistêmico exigindo atesto; modelo de atesto com campos mínimos (objeto, período, quantitativos, evidências); validação por amostragem do controle interno; lista de pagamentos sem atesto bloqueados.

6.4 Risco: retenções e tributos incorretos

• Causas comuns: classificação errada do serviço, parametrização desatualizada, falta de memória de cálculo.
• Controles: tabela de retenções por natureza; memória de cálculo obrigatória; conferência por segundo nível; testes periódicos de parametrização; reconciliação entre retido e recolhido.

6.5 Risco: fracionamento indevido e pagamentos fora do fluxo

• Causas comuns: tentativa de evitar alçadas, urgências recorrentes.
• Controles: regras de alçada por valor e por fornecedor; relatórios de pagamentos repetidos por fornecedor em curto período; justificativa formal para exceções; revisão gerencial mensal de “pagamentos fora do fluxo”.

7. Checklists operacionais (modelos prontos para uso)

7.1 Checklist de conferência para pagamento de fornecedor

• Identificação do processo e do contrato/ordem (quando aplicável).
• Documento fiscal válido e compatível com o objeto.
• Atesto completo (objeto, período, quantitativos, responsável, data).
• Memória de cálculo (se houver medição, reajuste, glosa, multa).
• Retenções: base, alíquota, valor, enquadramento e conferência.
• Dados bancários conferidos e sem alteração recente suspeita.
• Alçada de autorização respeitada e autorização registrada.
• Verificação de duplicidade (documento/valor/fornecedor).
• Anexos obrigatórios presentes e legíveis (trilha de auditoria).
• Registro de exceções (se houver) com justificativa e aprovador.

7.2 Checklist de conciliação bancária mensal

• Extratos completos do período obtidos de fonte oficial.
• Relatório interno de pagamentos/recebimentos extraído e fechado.
• Conciliação item a item realizada e evidenciada.
• Diferenças classificadas e tratativas abertas com prazos.
• Itens pendentes > X dias reportados à chefia.
• Ajustes contabilizáveis identificados e encaminhados.
• Revisão independente realizada e registrada.

7.3 Checklist de integridade documental (trilha de auditoria)

• Todos os pagamentos possuem: solicitação, documento fiscal, atesto, autorização, comprovante, registro e conciliação.
• Documentos com assinatura/validação digital quando aplicável.
• Logs de aprovação e execução disponíveis e preservados.
• Versões anteriores de documentos críticos preservadas (sem sobrescrita).
• Exceções formalizadas e aprovadas.

8. Exercícios: desenho de controles para cenários com fragilidades

Exercício 1: Pagamentos urgentes recorrentes sem documentação completa

Cenário: a unidade financeira relata que “pagamentos urgentes” são frequentes e, em vários casos, o atesto chega depois do pagamento.

Tarefa: desenhe controles preventivos e detectivos para reduzir risco de pagamento indevido.

Roteiro de resposta (preencha):

• Risco principal: pagamento sem comprovação de entrega/execução.
• Causa raiz provável: fluxo sem gate; pressão por prazo; ausência de regra de exceção.
• Controle preventivo 1: gate sistêmico exigindo atesto antes de autorizar.
• Controle preventivo 2: política de exceção: urgência só com justificativa + autorização superior + limite de valor.
• Controle detectivo: relatório semanal de pagamentos “excepcionais” com verificação posterior e responsabilização.
• Evidência: checklist anexado + log de aprovação + relatório de exceções.
• Indicador: % de pagamentos excepcionais; tempo médio para regularização documental.

Exercício 2: Alteração de dados bancários sem validação independente

Cenário: o cadastro de fornecedores é atualizado por e-mail, e o mesmo servidor que atualiza também executa pagamentos.

Tarefa: proponha segregação de funções e controles compensatórios.

• Fragilidade: acúmulo de funções (cadastro + pagamento) e canal inseguro.
• Controle de segregação: separar perfil de cadastro do perfil de execução de pagamento.
• Controle preventivo: alteração bancária somente via formulário assinado digitalmente + validação por segundo servidor.
• Controle de sistema: quarentena de 24/48h para uso de dados alterados + alerta automático.
• Controle detectivo: relatório de alterações bancárias no mês revisado pela chefia.
• Evidência: logs de alteração, registro de validação, relatório de exceções.

Exercício 3: Conciliação bancária em atraso e diferenças acumuladas

Cenário: conciliações são feitas esporadicamente; há itens pendentes há mais de 60 dias.

Tarefa: desenhe uma rotina de monitoramento e tratamento de pendências.

• Controle preventivo: calendário fixo com prazo e responsável; substituto designado.
• Controle detectivo: indicador de pendências por faixa de dias (0-15, 16-30, 31-60, >60).
• Tratativa: abertura de tickets por pendência com causa e prazo; escalonamento automático acima de 30 dias.
• Revisão: validação mensal por responsável independente.
• Evidência: relatórios de conciliação assinados + lista de pendências com status.

Exercício 4: Divergência entre saldo contratual e valores pagos

Cenário: em contrato de serviços continuados, o saldo no controle do fiscal difere do saldo no controle financeiro.

Tarefa: proponha controles de informação/comunicação e conciliação.

• Controle de informação: fonte única de verdade (planilha/sistema oficial) com versionamento e responsáveis.
• Controle de conciliação: conciliação mensal entre medições/atestes, pagamentos e saldo contratual.
• Controle de aprovação: pagamento só ocorre se medição estiver registrada e conciliada.
• Monitoramento: relatório de divergências com prazo de correção e causa raiz.

9. Modelos práticos: matriz de riscos e controles (preenchível)

Matriz (exemplo para processo de pagamento) Colunas: Etapa | Risco | Causa | Controle existente | Lacuna | Novo controle | Tipo (P/D) | Evidência | Responsável | Frequência | Indicador Etapa: Cadastro do fornecedor Risco: Alteração indevida de dados bancários Causa: Solicitação por e-mail sem validação Controle existente: Nenhum Lacuna: Sem dupla checagem Novo controle: Validação independente + quarentena + alerta Tipo: P (preventivo) Evidência: Log + formulário + relatório mensal Responsável: Cadastro (execução) + Chefia (revisão) Frequência: Sempre que alterar Indicador: Nº de alterações com exceção

10. Integridade aplicada: pontos de controle em conflitos de interesse e favorecimento

10.1 Onde o risco aparece na rotina

• Escolha de fornecedor recorrente sem justificativa técnica.
• Pressão por urgência para pular etapas.
• Direcionamento de especificações ou medições.
• Pagamentos a fornecedor recém-cadastrado com dados bancários alterados.

10.2 Controles práticos de integridade (sem burocratizar)

• Declaração e registro de impedimentos: responsáveis por atesto e conferência registram impedimento quando houver relação com fornecedor.
• Trilhas e transparência interna: justificativas padronizadas para exceções e urgências, com aprovador identificado.
• Relatórios de exceção: pagamentos fora do padrão (valor alto, fornecedor novo, alteração bancária recente) revisados por instância independente.
• Rotina de due diligence proporcional: para fornecedores novos ou pagamentos relevantes, validações adicionais (documentos, contatos, consistência cadastral).