Controle de Validade e Lotes na Farmácia: Rotinas FEFO, Quarentena e Devoluções

Por que controlar validade e lote

Controle de validade e lote é o conjunto de rotinas que garante que o produto certo seja vendido dentro do prazo, com rastreabilidade para localizar rapidamente itens em caso de recolhimento (recall), divergência de qualidade, avaria ou suspeita de falsificação. Na prática, isso reduz perdas, evita dispensação de produto vencido e facilita devoluções ao fornecedor com documentação adequada.

Conceitos essenciais (sem complicação)

• Validade: data limite para uso/dispensação. A regra operacional é: produto vencido não pode ficar disponível para venda.
• Lote: identificação do fabricante que agrupa unidades produzidas em condições semelhantes. É a “chave” para rastrear origem e destino do produto.
• Rastreabilidade: capacidade de saber qual lote entrou, onde foi armazenado, quando foi movimentado e o que foi feito (venda, devolução, descarte).
• FEFO (First Expire, First Out): “primeiro que vence, primeiro que sai”. A prioridade de saída é pela validade mais próxima, não pela data de entrada.
• Quarentena: segregação física e sistêmica de itens suspeitos, avariados, com divergência ou aguardando decisão (devolução, troca, descarte). Produto em quarentena não pode ser vendido.

Aplicação prática do FEFO no dia a dia

Como organizar a prateleira para FEFO

O FEFO depende de organização física e disciplina de reposição. A lógica é simples: o que vence antes precisa ficar mais acessível para sair primeiro.

1. Ao repor, identifique as validades do estoque já exposto e do novo lote recebido.
2. Coloque na frente (ou na posição de retirada mais fácil) as unidades com validade mais próxima.
3. Coloque atrás as unidades com validade mais longa.
4. Se houver dois lotes com a mesma validade, mantenha ambos identificados e evite misturar caixas abertas de lotes diferentes quando isso puder prejudicar a rastreabilidade.
5. Em gavetas/armários, use divisórias ou etiquetas internas para separar por validade/lote quando houver grande giro.

Exemplo rápido de FEFO

Chegam 2 caixas do mesmo produto: Lote A vence em 05/2026 e Lote B vence em 11/2025. Mesmo que o Lote A tenha chegado antes, o Lote B deve ficar na frente e ser dispensado primeiro por vencer antes.

Rotinas periódicas de inspeção: prateleiras, gavetas e estoque

Frequência sugerida (ajuste ao padrão da loja)

• Diária: checagem rápida de itens de alto giro e áreas críticas (ex.: promoções, ponta de gôndola, balcão, itens fracionados).
• Semanal: varredura por seção (um corredor/armário por vez) para não acumular.
• Mensal: inventário rotativo por categorias e conferência mais completa de validade/lotes.

Checklist de inspeção de validade (passo a passo)

1. Separe materiais: lista de seções, etiquetas (ex.: “próximo do vencimento”), caneta, caixa plástica para segregação, leitor de código (se houver).
2. Varra do “mais visível” ao “menos visível”: frente da prateleira, fundo, laterais, caixas abertas, gavetas.
3. Procure por sinais de risco: embalagem amassada, lacre violado, umidade, vazamento, alteração de cor/odor, rótulo ilegível, ausência de lote/validade.
4. Identifique a validade e classifique em três grupos:
   • OK: validade confortável (conforme regra interna).
   • Próximo do vencimento: dentro da janela definida pela loja (ex.: 60/90/120 dias).
   • Vencido: data expirada.
5. Aplique FEFO: reorganize a frente/atrás conforme as datas encontradas.
6. Separe imediatamente itens vencidos e itens suspeitos/avariados para quarentena.
7. Registre o que foi encontrado (produto, lote, validade, quantidade, local, ação tomada).

Como lidar com itens “próximos do vencimento”

O objetivo é acelerar a saída sem comprometer a conformidade.

• Identificação: use etiqueta interna (sem cobrir informações do fabricante) com destaque para a data.
• Reposicionamento: coloque em área de maior giro (mantendo as regras da loja para exposição).
• Alerta ao responsável: comunique para decisão comercial (ex.: remarcação permitida, campanhas internas) e para evitar novas compras desnecessárias.
• Bloqueio preventivo (quando aplicável): se a loja adota bloqueio sistêmico por janela de vencimento, solicite/registre a ação no sistema.

Identificação e segregação (quarentena) de produtos suspeitos/avariados

Quando colocar em quarentena

• Produto vencido (sempre).
• Embalagem violada ou com lacre rompido sem justificativa operacional.
• Avaria: amassado que comprometa integridade, frasco trincado, blister aberto, vazamento, umidade.
• Divergência: lote/validade ilegível, divergente do sistema/nota, ausência de identificação.
• Suspeita de qualidade: alteração de cor, odor, consistência, presença de partículas, reclamação consistente de cliente.
• Suspeita de falsificação: impressão ruim, erros de grafia, diferenças marcantes de embalagem, numeração incoerente.

Passo a passo para quarentena (rotina operacional)

1. Retire da área de venda imediatamente, sem “deixar para depois”.
2. Não descarte no momento sem seguir o fluxo interno; primeiro garanta rastreabilidade.
3. Identifique com etiqueta de quarentena contendo: data, motivo, setor, responsável, produto, apresentação, lote, validade, quantidade.
4. Segregue fisicamente em local definido (caixa/armário de quarentena) com acesso controlado.
5. Registre no sistema/planilha (conforme padrão da loja) para bloquear venda e permitir auditoria.
6. Comunique o farmacêutico/gestor para decisão: devolução, troca, análise, recolhimento, descarte.

Boas práticas para não perder rastreabilidade

• Evite misturar lotes na mesma caixa de quarentena sem separação interna.
• Guarde evidências quando necessário: fotos da avaria, cópia da nota, registro de reclamação.
• Não remova rótulos e não cubra lote/validade com etiqueta.

Devoluções ao fornecedor: fluxo e registros

Devolução não é apenas “mandar de volta”: precisa de motivo claro, documentação e conferência para evitar glosas (recusa do fornecedor) e para manter o estoque correto.

Continue em nosso aplicativo e ...

• Ouça o áudio com a tela desligada
• Ganhe Certificado após a conclusão
• + de 5000 cursos para você explorar!

ou continue lendo abaixo...

Baixar o aplicativo

Motivos comuns de devolução

• Vencimento (quando há acordo comercial/contratual para troca).
• Avaria no transporte ou recebimento.
• Erro de fornecimento: item diferente do pedido/nota.
• Recall/recolhimento do fabricante.
• Suspeita de desvio de qualidade (conforme orientação interna e do fornecedor).

Passo a passo de devolução (modelo prático)

1. Conferir elegibilidade: verifique política da loja e do fornecedor (prazo, condição da embalagem, necessidade de nota).
2. Separar por fornecedor e por motivo: não misture devoluções diferentes no mesmo volume.
3. Conferir dados críticos: produto, apresentação, EAN (se aplicável), lote, validade, quantidade.
4. Registrar: lançar no sistema/planilha de devolução com número do documento de compra (nota), data de entrada, motivo, responsável.
5. Emitir/solicitar documentação conforme processo interno (ex.: autorização de devolução, formulário, romaneio).
6. Embalar adequadamente: proteger contra vazamento/quebra; manter identificação visível.
7. Armazenar em área de devolução até coleta, sem retornar à área de venda.
8. Dar baixa/ajuste de estoque no momento definido pela loja (na separação ou na confirmação de coleta), garantindo que o item não fique “vendável”.

Modelo de registro (campos mínimos)

Descarte conforme normas da loja: segurança e conformidade

O descarte de produtos (principalmente medicamentos) deve seguir o procedimento interno e o fluxo contratado pela loja (empresa coletora, logística reversa, recipientes específicos). O ponto-chave para o atendente é: não improvisar descarte e manter registro do que foi descartado e por quê.

Passo a passo para descarte interno (visão operacional)

1. Confirmar decisão de descarte com responsável (farmacêutico/gestor), quando o procedimento exigir.
2. Manter em quarentena até o momento do descarte (evita retorno indevido à venda).
3. Registrar produto, lote, validade, quantidade, motivo do descarte e data.
4. Inutilizar conforme padrão da loja (quando aplicável) para impedir reaproveitamento indevido, sem violar regras internas.
5. Depositar no recipiente correto (ex.: contentor identificado para resíduos farmacêuticos), seguindo orientação interna.
6. Arquivar comprovantes (manifesto/coleta/romaneio) quando houver, vinculando ao registro.

Erros comuns e como evitar

• “Empurrar para o fundo” itens com validade curta: quebra FEFO e aumenta perdas. Solução: reposição sempre comparando datas.
• Misturar lotes em caixas abertas sem controle: dificulta recall e devolução. Solução: separar por lote quando necessário e registrar.
• Deixar vencidos na prateleira “até alguém recolher”: risco grave. Solução: retirada imediata e quarentena.
• Devolver sem registro completo: gera divergência de estoque e recusa do fornecedor. Solução: checklist de campos mínimos.
• Descartar sem comprovação: falha de auditoria. Solução: registro + comprovante de coleta quando aplicável.

Rotina rápida (para usar como guia no turno)

1) Reposição: aplicar FEFO (validade mais próxima na frente) 2) Inspeção do setor do dia: procurar vencidos, próximos do vencimento e avarias 3) Próximo do vencimento: etiquetar + reposicionar + comunicar 4) Suspeito/avariado/vencido: retirar da venda + quarentena + registro 5) Devolução/descarte: separar por motivo/fornecedor + documentação + baixa conforme regra