Controle de estoque e SKUs: evitando ruptura e cancelamentos

Por que controle de estoque e SKUs impactam cancelamentos

Em marketplace, cancelamento por falta de estoque costuma gerar três problemas ao mesmo tempo: perda de venda, piora de indicadores da conta e aumento de retrabalho (mensagens, reembolsos, reenvio). A causa mais comum é a falta de um “idioma único” para identificar itens (SKU) e uma rotina simples para manter o saldo confiável, principalmente quando o mesmo produto está anunciado em mais de um canal.

O objetivo aqui é criar um controle simples e auditável, que permita responder rapidamente: o que eu tenho, onde está, quanto está disponível para vender e quando preciso repor.

Conceitos essenciais (sem complicar)

SKU (Stock Keeping Unit)

SKU é o código interno que identifica uma unidade vendável específica. Se muda cor, tamanho, voltagem, modelo, embalagem ou qualquer atributo que altere o item entregue, deve ser outro SKU.

• SKU ≠ nome do produto: nome muda, SKU não.
• SKU ≠ código do marketplace: cada canal pode ter seu ID, mas o SKU é seu “código-mãe”.

Variações

Variação é um conjunto de SKUs relacionados (ex.: camiseta P/M/G). No controle, cada variação deve ter seu próprio SKU e seu próprio saldo.

Kits

Kit é um SKU vendável composto por outros SKUs (componentes). Ex.: “Kit 2 unidades” consome 2 unidades do SKU base. Se você não der baixa correta dos componentes, o saldo fica inflado e o risco de overselling aumenta.

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Estoque físico x estoque disponível

• Físico: o que está no seu depósito/armazenagem.
• Reservado: pedidos pagos e ainda não expedidos (ou em separação).
• Disponível: físico − reservado − bloqueios (avarias, quarentena, amostras, etc.). É o número que deve alimentar os anúncios.

Lead time (tempo de reposição)

Tempo entre decidir repor e ter o produto disponível para vender. Inclui: compra, produção (se houver), transporte, recebimento e conferência.

Ponto de reposição

É o saldo em que você precisa disparar a compra para não faltar. Fórmula prática:

Ponto de reposição = (Venda média diária × Lead time em dias) + Estoque de segurança

Estoque de segurança

Quantidade extra para absorver variações (picos de venda, atraso de fornecedor, perdas). Uma regra simples para começar:

• Produtos estáveis: 7 a 15 dias de venda média.
• Produtos instáveis/sazonais ou fornecedor irregular: 15 a 30 dias.

Organizando SKUs, variações e kits de forma auditável

Padrão de SKU (modelo simples)

Crie um padrão que qualquer pessoa consiga ler e que seja consistente. Exemplo:

[FAMÍLIA]-[MODELO]-[VARIAÇÃO]-[EMBALAGEM]

Exemplos:

• CAM-ALG-PRETO-P (camiseta algodão preta P)
• FONE-X2-BRANCO (fone modelo X2 branco)
• SUP-ACM-PRATA-110V (suporte modelo ACM prata 110V)

Regras recomendadas:

• Sem espaços e sem acentos.
• Evite códigos longos demais (ideal: 8–20 caracteres).
• Não use informação “temporária” (ex.: “PROMO”, “NATAL”).
• Se trocar fornecedor e o produto mudar de fato (qualidade, medidas, compatibilidade), crie um novo SKU.

Estrutura mínima de cadastro interno (planilha ou sistema)

Mesmo que você use ERP, mantenha um cadastro “fonte da verdade” com campos que permitam auditoria. Estrutura sugerida:

Como controlar kits sem perder o controle do estoque

Você tem duas formas práticas (a escolha depende do volume e disciplina):

Opção A: Kit “virtual” (recomendado para começar)

O kit não existe fisicamente montado. Você vende o kit e dá baixa nos componentes na separação.

• Cadastre um SKU para o kit: KIT-FONE-X2-2UN.
• Defina a “receita” do kit: 2× FONE-X2-BRANCO.
• Na separação do pedido, baixe 2 unidades do SKU componente.

Vantagem: não precisa montar antes. Risco: se não der baixa corretamente, o saldo fica errado.

Opção B: Kit “físico” (quando há alto giro e padrão fixo)

Você monta kits antecipadamente e controla como um SKU próprio com estoque físico.

• Quando montar 10 kits, dê baixa de 20 unidades do componente e dê entrada de 10 no SKU do kit.
• Use etiqueta no kit com o SKU do kit.

Vantagem: separação mais rápida. Risco: se desmontar kits ou faltar componente, precisa registrar movimentação.

Regra de ouro para kits

O estoque disponível do kit deve ser sempre limitado pelo componente mais restritivo. Exemplo: se você tem 7 unidades do item A e o kit usa 2, o máximo de kits vendáveis por A é 3 (sobra 1).

Controle simples e auditável: modelo de planilha de movimentação

Para auditoria, não basta ter “saldo final”; você precisa registrar movimentos. Um modelo enxuto:

Tipos de movimento úteis:

• Entrada (compra/produção/devolução que voltou ao estoque)
• Saída (venda/consumo em kit)
• Ajuste + e Ajuste − (diferenças de inventário, com motivo)
• Bloqueio e Desbloqueio (quarentena/avaria/qualidade)
• Transferência (mudança de local/endereço)

Rotina de inventário cíclico (contagem sem parar a operação)

Inventário cíclico é contar uma parte do estoque todos os dias/semana, em vez de parar tudo uma vez por ano. Ele reduz ruptura porque corrige erros antes que virem cancelamentos.

Como implementar em 7 passos

1. Classifique SKUs por giro e risco (simples):

   • Classe A: top vendidos e/ou caros
   • Classe B: giro médio
   • Classe C: baixo giro

2. Defina frequência:

   • A: contar 1× por semana
   • B: 1× por mês
   • C: 1× por trimestre

3. Trave o “momento da contagem”: durante a contagem daquele SKU, pause separação/movimentação dele por 10–20 minutos (ou use uma caixa “em trânsito”).

4. Conte por localização (Rua/Prateleira/Caixa), não “no olho”.

5. Registre a contagem com data, SKU, localização, quantidade contada e responsável.

6. Compare com o saldo do controle e investigue diferenças antes de ajustar: pedidos pendentes? devolução não lançada? kit consumido sem baixa? avaria não bloqueada?

7. Ajuste com motivo (sempre). Ajuste sem motivo vira “buraco” que volta a aparecer.

Lista de motivos padronizados para ajustes

• Erro de recebimento (entrada a mais/menos)
• Erro de separação (saída não registrada)
• Kit consumido sem baixa
• Avaria/perda
• Devolução não lançada
• Transferência de local não registrada

Ponto de reposição na prática (com exemplo numérico)

Exemplo: SKU FONE-X2-BRANCO

• Venda média diária (últimos 30 dias): 5 un/dia
• Lead time total: 14 dias
• Estoque de segurança: 30 unidades

Ponto de reposição = (5 × 14) + 30 = 100 unidades

Interpretação: quando o disponível chegar em 100, você dispara a reposição. Se você compra em lotes, inclua também um lote mínimo (ex.: comprar 300 unidades) e um estoque máximo (para não travar caixa).

Como calcular venda média diária sem sistema

Use uma regra simples e consistente:

Venda média diária = (Vendas dos últimos 30 dias) / 30

Se o produto é sazonal ou teve campanha recente, faça duas médias e use a maior como referência conservadora:

• Média 7 dias
• Média 30 dias

Evitando overselling em múltiplos marketplaces

Overselling acontece quando dois canais vendem a mesma unidade antes do seu estoque ser atualizado. Para reduzir isso, você precisa de: (1) estoque disponível único, (2) reserva por canal quando necessário, e (3) rotina de atualização com regras claras.

Estratégia 1: Estoque “central” com colchão (buffer) por risco

Se você atualiza manualmente e não em tempo real, não anuncie 100% do disponível. Use um buffer:

• SKU de alto giro: anuncie 80–90% do disponível
• SKU de baixo giro: 90–100%
• SKU crítico (poucas unidades): anuncie 1–2 unidades a menos do que tem

Exemplo: disponível 50 unidades, buffer 10% → anunciar 45.

Estratégia 2: Rateio fixo por canal (quando há conflito frequente)

Você divide o disponível entre canais para reduzir colisão. Exemplo: disponível 60 un:

• Canal A: 30
• Canal B: 20
• Canal C: 10

Quando um canal vender mais rápido, você realoca no horário de atualização. Isso reduz vendas perdidas por “zerar” em um canal, mas aumenta controle manual.

Estratégia 3: “Canal prioritário” para SKUs escassos

Quando o SKU está baixo (perto do ponto de reposição ou com risco de atraso), escolha um canal prioritário e zere/pausa os demais temporariamente. Regras simples:

• Se disponível < estoque de segurança: vender apenas no canal prioritário
• Se disponível < 5 unidades: vender em apenas um canal

Procedimento manual de atualização (SOP) para múltiplos canais

Crie um procedimento padrão e siga sempre na mesma ordem para evitar “dupla venda”. Exemplo de SOP diário (2 a 4 vezes ao dia, dependendo do volume):

1. Baixar pedidos pagos (reservar): some pedidos pagos ainda não expedidos por SKU e atualize a coluna “Reservado”.
2. Recalcular disponível: físico − reservado − bloqueado.
3. Aplicar regra de buffer/rateio: gerar “Quantidade para anunciar” por canal.
4. Atualizar canais sempre na mesma ordem (ex.: Canal 1 → Canal 2 → Canal 3).
5. Registrar horário da atualização e responsável (para auditoria).

Dica operacional: se o volume é alto, aumente a frequência de atualização em horários de pico (ex.: almoço e noite) e após campanhas.

Regras de emergência (quando o estoque está “apertado”)

• Regra do 1: se disponível ≤ 3, anuncie no máximo 1 unidade por canal (ou apenas em um canal).
• Regra do bloqueio: qualquer divergência encontrada (não achou o item na prateleira) → bloqueie o SKU imediatamente até recontar.
• Regra do corte: se houver atraso de fornecedor confirmado, aumente o buffer e reduza a exposição (quantidade anunciada) antes de faltar.

Checklist diário de conferência (10–20 minutos)

1) Conferência de pedidos e reservas

• Pedidos pagos de ontem e de hoje foram reservados por SKU?
• Há pedidos em separação sem reserva registrada?
• Há pedidos cancelados que ainda estão “reservando” estoque?

2) SKUs críticos (ruptura e alto giro)

• Top 20 SKUs: disponível atualizado?
• Algum SKU abaixo do ponto de reposição?
• Algum SKU abaixo do estoque de segurança (acionar regra de canal prioritário)?

3) Kits

• Pedidos de kits de ontem deram baixa correta nos componentes?
• Algum componente limitante está zerando e ainda há kit anunciado?

4) Bloqueios e avarias

• Itens em quarentena/avaria estão bloqueados no controle?
• Houve devolução recebida que pode voltar ao estoque (após conferência)?

5) Inventário cíclico do dia

• SKUs programados foram contados?
• Divergências registradas com motivo?
• Ajustes feitos e refletidos no “disponível”?

6) Atualização de anúncios (multi-canal)

• Horário da última atualização registrado?
• Regra de buffer aplicada?
• SKUs com baixo saldo limitados a um canal ou com quantidade reduzida?

Mini-roteiro para começar hoje (sem sistema)

1. Defina padrão de SKU e codifique seus 30 itens mais vendidos.
2. Crie a planilha com: cadastro (SKU, descrição, localização) + saldo (físico, reservado, bloqueado, disponível) + reposição (média/dia, lead time, segurança, ponto).
3. Implemente a planilha de movimentação (entradas/saídas/ajustes) e pare de “editar saldo” sem registrar motivo.
4. Escolha 10 SKUs para inventário cíclico semanal e conte 2 por dia útil.
5. Adote buffer de 10% e atualização 2× ao dia; aumente para 3–4× em dias de pico.