Controle de Acesso na Prática: Prestadores de Serviço e Terceirizados (Autorização, Segurança e Acompanhamento)

O que muda quando o acesso é de prestadores e terceirizados

Prestadores de serviço e terceirizados acessam áreas sensíveis, manipulam equipamentos, circulam com ferramentas e, muitas vezes, atuam sem supervisão direta. Por isso, o controle de acesso precisa ir além do “entrar e sair”: deve garantir autorização formal, escopo definido (o que será feito), áreas permitidas, rastreabilidade (quem, quando, onde) e condições de segurança (EPI, riscos, acompanhamento).

Na prática, o processo se organiza em três blocos: pré-validação (empresa e ordem de serviço), entrada controlada (checagens e registro) e execução acompanhada (regras de circulação, início/fim e exceções).

Estrutura do processo: do pedido à liberação

1) Validação da empresa prestadora (antes da chegada)

O objetivo é garantir que a empresa é conhecida, habilitada e autorizada a atuar. Defina um padrão mínimo de validação, proporcional ao risco do serviço.

• Cadastro da empresa: razão social, CNPJ, contato do responsável, e-mail corporativo, telefone.
• Escopo de atuação: tipos de serviço permitidos (ex.: elétrica, ar-condicionado, elevadores, TI, limpeza técnica).
• Documentos e requisitos (conforme política local): seguro, certificados, treinamentos obrigatórios, lista de técnicos autorizados, comprovação de vínculo.
• Responsável interno: quem responde pelo serviço (gestor, síndico, facilities, TI, manutenção).

Boa prática: manter uma lista de empresas “aprovadas” e “bloqueadas/pendentes”, com motivo e data da última revisão.

2) Ordem de serviço (OS) / solicitação de serviço

A OS é a âncora do controle: ela define o que será feito e evita liberações genéricas. Pode ser um documento formal, e-mail, ticket interno ou formulário, desde que contenha os campos essenciais.

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3) Autorização do responsável (regra de ouro)

Nenhum prestador deve ser liberado sem uma autorização vinculada à OS e a um responsável interno definido. A autorização deve indicar:

• Quem autoriza (nome e função).
• O que está autorizado (serviço e local).
• Por quanto tempo (janela de atendimento).
• Se exige acompanhamento (sim/não e por quem).

Exemplo de autorização objetiva (modelo):

Autorizo a entrada do técnico João Silva (Refrigeração Alfa) para executar a OS-2026-01458 no Bloco B, sala 302, em 27/01 das 09:00 às 12:00. Acompanhamento: obrigatório por Facilities (Maria).

Entrada do prestador: checklist prático

Checklist de entrada (passo a passo)

1. Confirmar OS e autorização: validar ID da OS, local, horário e responsável interno.
2. Confirmar identidade do técnico: conferir se o nome do técnico corresponde ao informado na OS/empresa (quando houver lista prévia).
3. Registrar equipe e veículo (se aplicável): nomes, função, placa, empresa, horário de entrada.
4. Ferramentas e materiais: registrar itens relevantes (principalmente os de maior risco ou valor) e materiais que entrarão/serão instalados.
5. Definir áreas permitidas: registrar por escrito (ex.: “somente sala 302 e casa de máquinas do Bloco B”).
6. Regras de circulação: rotas, elevadores/escadas permitidos, restrição de fotos, áreas proibidas.
7. Acionamento do responsável interno: avisar chegada e solicitar retirada/recepção quando houver acompanhamento.
8. Registrar início previsto: horário em que o prestador foi liberado para o local.

Observação: o registro de ferramentas não precisa ser burocrático para itens comuns (ex.: chave de fenda). Priorize: ferramentas elétricas, escadas, equipamentos de medição, cilindros, maçaricos, materiais de alto valor, itens cortantes/impactantes, e volumes lacrados.

Registro de ferramentas e materiais (modelo simples)

Múltiplos prestadores ao mesmo tempo: controle de fluxo

Quando chegam vários prestadores (mesma empresa ou empresas diferentes), o risco de confusão aumenta: troca de pessoas, circulação indevida e falhas no registro de saída.

Procedimento recomendado

1. Separar por OS: cada equipe vinculada a uma OS (ou a uma solicitação formal).
2. Um responsável interno por OS: mesmo que o serviço seja correlato, defina quem responde por cada frente.
3. Entrada em ondas: liberar por ordem de prioridade e capacidade de acompanhamento (não liberar todos se não houver quem acompanhe).
4. Identificação por equipe: registrar “Equipe 1/Equipe 2” com nomes e locais.
5. Ponto de encontro: definir onde o responsável interno recebe as equipes (ex.: recepção técnica, doca, sala de manutenção).

Exemplo prático: no mesmo dia há manutenção do elevador (OS A), troca de lâmpadas em áreas comuns (OS B) e reparo de rede (OS C). A portaria libera primeiro a equipe do elevador para casa de máquinas (área crítica) com acompanhamento obrigatório; as demais aguardam até o responsável interno confirmar disponibilidade de acompanhamento e liberação de áreas.

Acesso a áreas técnicas e sensíveis

Áreas técnicas (casa de máquinas, CPD/sala de TI, subestação, telhado, shafts, depósitos, salas de controle) exigem regras adicionais porque concentram ativos críticos e riscos operacionais.

Regras operacionais para áreas técnicas

• Liberação por área: autorização deve citar explicitamente a área técnica (não usar “manutenção geral”).
• Controle de chaves/cartões: retirada e devolução registradas (quem retirou, horário, para qual área).
• Acompanhamento obrigatório quando: serviço envolve energia, altura, sistemas críticos, acesso a dados, ou quando o prestador não é recorrente.
• Proibição de circulação livre: deslocamento direto ao ponto de serviço, sem paradas em áreas não relacionadas.
• Registro de evidências (quando aplicável): fotos do antes/depois feitas pelo responsável interno, não pelo prestador, se houver restrição.

Exemplo de controle de chave (modelo)

Chave: Casa de Máquinas Elevador - Bloco A (ID CH-07) | Retirada: 10:12 por Carlos (Facilities) | Entregue ao prestador: não (uso acompanhado) | Devolução: 11:35 conferida por Portaria

Registro de início/fim e encerramento do atendimento

Registrar início e fim reduz disputas (tempo de permanência), melhora auditoria e ajuda a identificar incidentes.

Como registrar (passo a passo)

1. Início real: horário em que o prestador chega ao local de serviço (não apenas a entrada no prédio).
2. Interrupções relevantes: pausas longas, troca de técnico, mudança de área.
3. Fim real: horário de término do serviço e saída da área técnica.
4. Saída do site: horário de saída pela portaria, conferindo equipe completa.
5. Conferência de ferramentas: saída compatível com o registro de entrada (principalmente itens críticos).
6. Observações: pendências, retorno agendado, materiais deixados no local (com autorização).

Exemplo de registro objetivo:

OS-2026-01458 | Entrada portaria: 09:05 | Início no local: 09:25 | Área: Sala 302 | Acompanhamento: Facilities | Fim no local: 11:10 | Saída portaria: 11:25 | Ferramentas conferidas: OK | Observação: retorno em 29/01 para teste de carga

Regras de acompanhamento: quando é necessário e como aplicar

Critérios para exigir acompanhamento

• Risco do serviço: elétrica, gás, corte/solda, altura, espaços confinados.
• Criticidade da área: TI/CPD, subestação, casa de máquinas, áreas com acesso a dados ou ativos de alto valor.
• Prestador não recorrente ou sem histórico.
• Serviço fora do horário padrão (noite, madrugada, finais de semana).
• Necessidade de acesso a múltiplas áreas (maior chance de desvio de rota).

Como operacionalizar o acompanhamento

1. Definir o acompanhante: nome e área (ex.: Facilities, TI, Segurança).
2. Definir o nível: acompanhamento contínuo (presencial) ou por checkpoints (visitas periódicas).
3. Checkpoints: registrar horários de verificação (ex.: a cada 30–60 min) e mudanças de área.
4. Troca de acompanhante: registrar quem assumiu e horário.

Exemplo de checkpoint:

OS-2026-02011 | Área: CPD | Checkpoint 1: 14:10 (TI presente) | Checkpoint 2: 14:50 | Checkpoint 3: 15:30 | Sem desvios

Prestador sem agendamento: como agir sem perder o controle

Prestadores podem chegar alegando urgência (“chamado emergencial”, “fui acionado agora”, “é rápido”). O objetivo é evitar negativa automática quando há necessidade real, mas também impedir entrada sem lastro.

Procedimento para “sem agendamento” (passo a passo)

1. Identificar o motivo: qual serviço, qual área, qual urgência e quem solicitou.
2. Exigir vínculo com um solicitante: nome e contato do responsável interno que confirma a demanda.
3. Criar uma solicitação emergencial: gerar um registro mínimo (ID interno) com escopo, local e janela.
4. Obter autorização explícita: do responsável interno (por canal definido) antes de liberar.
5. Aplicar restrições adicionais: acompanhamento obrigatório e áreas limitadas ao estritamente necessário.
6. Registrar exceção: motivo, quem autorizou, horário, e por que não houve agendamento prévio.

Exemplo prático: técnico de internet chega sem agendamento dizendo que “o link caiu”. A portaria contata o responsável de TI; TI confirma indisponibilidade crítica e autoriza entrada emergencial para sala de telecom. A portaria registra a exceção, libera somente com acompanhamento e registra início/fim.

Registro de exceções com justificativa (para auditoria e proteção operacional)

Exceções são situações fora do fluxo padrão (sem OS, fora do horário, troca de técnico, alteração de área, material não previsto). Elas devem ser registradas de forma objetiva, sem julgamento, com justificativa e responsável.

O que registrar em uma exceção

• Tipo de exceção: sem agendamento, troca de técnico, mudança de área, extensão de horário, entrada de material não previsto.
• Justificativa: motivo operacional (ex.: “falha crítica”, “peça incorreta”, “necessidade de acesso adicional”).
• Quem autorizou: nome, função e horário da autorização.
• Medidas de mitigação: acompanhamento, limitação de área, registro adicional, conferência reforçada.

Modelo de registro de exceção

ID Exceção: EX-2026-0031 | Data/Hora: 27/01 18:40 | Prestador: Refrigeração Alfa | Técnico: João Silva | Motivo: extensão de horário (peça chegou atrasada) | Autorização: Maria (Facilities) às 18:35 | Medidas: acompanhamento contínuo + área restrita sala 302 | Novo prazo: saída até 20:00

Controles adicionais recomendados (conforme risco)

• Lista de técnicos autorizados por empresa (atualizada periodicamente).
• Janela de tolerância (ex.: 30 min) para chegada; fora disso, exigir reconfirmação.
• Política de substituição: troca de técnico só com autorização do responsável interno e atualização do registro.
• Materiais deixados no local: somente com autorização e registro (o que, onde, por quanto tempo).
• Retorno programado: cada retorno deve estar vinculado a OS/solicitação (evitar “voltar quando quiser”).