Contas a receber: recebimento, prazos e prevenção de inadimplência

O que são contas a receber (e por que elas mandam no seu caixa)

Contas a receber são todas as vendas já realizadas que ainda não viraram dinheiro disponível no banco ou no caixa. Elas incluem vendas a prazo (boleto, crediário, parcelado), vendas no cartão (que entram dias depois), links de pagamento e até Pix “agendado” (quando o cliente promete pagar depois). O ponto central é: venda não paga não sustenta o negócio. Por isso, o controle deve acompanhar data prevista de entrada, forma de pagamento, taxas e status (a receber, recebido, em atraso, estornado).

Diferença prática: vendido x recebido

• Vendido: data em que você entregou o produto/serviço e gerou a cobrança.
• Recebido: data em que o dinheiro ficou disponível para usar (na conta, no saldo do intermediador, ou em caixa).
• Disponível não é o mesmo que “aprovado”: no cartão, por exemplo, a venda pode estar aprovada hoje, mas o dinheiro entra depois.

Como organizar recebíveis: campos mínimos que você precisa registrar

Você pode controlar em planilha, caderno estruturado ou sistema. O importante é registrar sempre do mesmo jeito. Um modelo simples de cadastro de venda/recebível:

Dica prática: se você vende parcelado, registre uma linha por parcela (cada uma com sua data prevista e valor líquido). Isso facilita conciliar com o extrato e enxergar atrasos.

Prazos e particularidades por forma de pagamento

1) Venda à vista (dinheiro)

• Entrada: imediata.
• Risco: falta de registro e “sumir” no dia a dia.
• Como registrar: data da venda = data de recebimento; status = recebido; anexe observação de onde o dinheiro foi guardado/depositado.

2) Pix

• Pix na hora: entrada imediata (quando cai na conta).
• Pix prometido: na prática vira “a receber” até cair.
• Como registrar: se não caiu, registre como a receber com data prevista combinada; quando cair, marque como recebido e registre a data real.

3) Cartão de débito

• Entrada: geralmente em D+1 a D+2 (varia por adquirente/maquininha).
• Taxas: menores que crédito, mas existem.
• Como registrar: data prevista de entrada = prazo do seu contrato/maquininha; valor líquido esperado = bruto − taxas.

4) Cartão de crédito (à vista e parcelado)

• Crédito à vista: costuma entrar em D+30 (pode variar).
• Crédito parcelado: entra em parcelas mensais (ex.: 3 parcelas em 3 meses) ou pode ser antecipado com custo.
• Taxas: MDR (percentual) +, às vezes, tarifa fixa; parcelado costuma ter taxa maior.
• Chargeback/contestação: risco de estorno. Mantenha comprovantes de entrega/serviço.

Regra de ouro: controle o cartão pelo valor líquido por parcela e pela data de repasse (não pela data da venda).

5) Boleto

• Entrada: após o pagamento, a compensação pode levar de 1 a 3 dias úteis (varia).
• Risco: cliente não paga e você só descobre depois.
• Como registrar: data de vencimento como data prevista; após pagamento, ajuste para a data real de crédito em conta.

6) Link de pagamento / intermediadores

• Entrada: depende do intermediador e do método (Pix, cartão, boleto).
• Taxas: podem ser maiores e incluir tarifa por transação.
• Como registrar: guarde o ID da transação e registre o prazo de repasse informado no comprovante/painel.

Passo a passo: registrando vendas à vista e a prazo sem confusão

Passo a passo 1: venda à vista (Pix ou dinheiro)

• 1) Registre a venda com data, cliente, valor bruto e forma de pagamento.
• 2) Se o dinheiro já entrou, marque status = recebido.
• 3) Registre a data real do recebimento (quando caiu no banco/caixa).
• 4) Se houver taxa (ex.: link Pix com tarifa), registre para chegar ao valor líquido.

Passo a passo 2: venda no cartão crédito à vista

• 1) Registre a venda (valor bruto) e a forma “crédito à vista”.
• 2) Calcule o valor líquido esperado (bruto − taxas).
• 3) Defina a data prevista de entrada (ex.: D+30).
• 4) Quando o repasse cair, marque como recebido e registre a data real e o valor efetivo.

Passo a passo 3: venda no cartão crédito parcelado

• 1) Registre a venda e o número de parcelas.
• 2) Crie uma linha por parcela com: valor bruto da parcela, taxa (se aplicável), valor líquido e data prevista.
• 3) Acompanhe mês a mês o que entrou e dê baixa parcela por parcela.

Passo a passo 4: venda no boleto

• 1) Registre a venda como “boleto” com vencimento e valor.
• 2) Status inicial: a receber.
• 3) No dia seguinte ao vencimento, verifique se foi pago.
• 4) Quando compensar, marque como recebido com a data real do crédito.

Conciliação: como conferir se o que você vendeu bate com o que entrou no banco

Conciliação é o processo de comparar seu controle de vendas/recebíveis com o extrato bancário e os relatórios da maquininha/intermediador. Isso evita “furo” de caixa, taxas inesperadas e recebimentos faltando.

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Rotina simples de conciliação (15 a 30 minutos)

• 1) Separe por fonte: banco (extrato), maquininha/adquirente (relatório de repasses), intermediador (relatório de saldo/saques).
• 2) Filtre por período: concilie por semana ou por quinzena (quanto menor o período, mais fácil achar erros).
• 3) Marque no seu controle: para cada entrada no extrato, encontre o recebível correspondente (pelo valor, data prevista e ID/NSU).
• 4) Classifique diferenças:
  • Taxa maior que a prevista (ajuste o cadastro da taxa para as próximas vendas).
  • Repasse agrupado (várias vendas em um único depósito; some as parcelas para bater).
  • Repasse faltando (abrir verificação com adquirente/intermediador).
  • Estorno/chargeback (registrar como saída/ajuste e revisar política de venda).
• 5) Atualize status: tudo que entrou vira “recebido”; o que não entrou e já passou da data vira “em atraso”.

Exemplo de conciliação (cartão com repasse agrupado)

Você tem 5 parcelas previstas para cair no dia 15/03 somando R$ 1.240,00 líquidos. No extrato aparece um depósito único de R$ 1.240,00 com descrição “REPASSE ADQUIRENTE”. Na conciliação, você marca as 5 parcelas como recebidas e anota o ID do repasse (quando disponível).

Cobrança simples: como reduzir inadimplência sem desgaste

Cobrança eficiente é previsível e padronizada. O objetivo é lembrar, facilitar o pagamento e registrar acordos. Evite improviso: use mensagens curtas, educadas e com link/chave de pagamento.

Calendário prático de cobrança (sugestão)

• D-2 (2 dias antes do vencimento): lembrete amigável com valor e data.
• D0 (dia do vencimento): reforço com meios de pagamento.
• D+1: mensagem objetiva perguntando se houve algum problema.
• D+3: proposta de acordo (nova data, parcelamento, desconto por pagamento imediato se fizer sentido).
• D+7: última tentativa amigável + aviso de suspensão de novos pedidos/prazos até regularizar.

Modelos de mensagens (copiar e colar)

Lembrete antes do vencimento (D-2):

Olá, [Nome]! Passando para lembrar que o pagamento de R$ [valor] vence em [data]. Se quiser, posso reenviar o link/Pix/boleto por aqui.

No vencimento (D0):

Oi, [Nome]! Hoje é o vencimento de R$ [valor] referente a [pedido/serviço]. Segue novamente o [Pix/link/boleto]: [informação]. Qualquer dúvida, estou à disposição.

Após vencimento (D+1):

Olá, [Nome]. Notei que o pagamento de R$ [valor] com vencimento em [data] ainda não consta como pago. Aconteceu algum imprevisto? Posso ajudar com uma nova data ou reenviar o meio de pagamento.

Proposta de acordo (D+3):

[Nome], para facilitar, podemos ajustar para pagamento em [nova data] ou parcelar em [x] vezes de R$ [valor]. O que fica melhor para você?

Regras simples para acordos (para não virar bagunça)

• Registre tudo: data combinada, valor, forma de pagamento e quem confirmou.
• Troque “promessa” por “data”: acordo sem data vira atraso infinito.
• Não entregue novamente sem regularizar (salvo exceções estratégicas).
• Se parcelar dívida, crie recebíveis novos com datas e status próprios.

Política de crédito básica (para vender a prazo com segurança)

Política de crédito é um conjunto de regras para decidir quem pode pagar depois, quanto e em quais condições. Ela reduz inadimplência e evita que o caixa dependa de promessas.

Critérios simples (comece enxuto)

• Entrada mínima: por exemplo, 30% na contratação e o restante em X dias.
• Limite por cliente: valor máximo em aberto (ex.: até R$ 800,00).
• Prazo máximo: ex.: até 30 dias para primeira compra a prazo.
• Histórico: cliente que atrasou só volta a ter prazo após 2 ou 3 pagamentos em dia.
• Documentação/confirmação: dados completos, endereço, confirmação por mensagem, comprovantes de entrega.

Como aplicar sem travar vendas

• Ofereça alternativas: Pix com desconto pequeno, cartão, ou entrada + saldo.
• Explique como regra do negócio, não como desconfiança: “Para pagamentos a prazo, trabalhamos com entrada e limite em aberto”.
• Se o cliente pedir exceção, transforme em condição: “Consigo, desde que com entrada maior / prazo menor”.

Como calcular o impacto de atrasos no fluxo de caixa

Quando um recebível atrasa, você perde liquidez (dinheiro disponível) e pode ser obrigado a cobrir o buraco com caixa próprio, atraso de contas ou crédito caro. Calcule o impacto com duas perguntas: quanto atrasou e qual custo isso gera.

Cálculo 1: buraco de caixa do período

Buraco de caixa = Recebimentos previstos no período − Recebimentos realizados no período

Exemplo: você previa receber R$ 8.000 na semana, mas entrou R$ 6.500. Buraco = R$ 1.500. Se suas contas a pagar da semana somam R$ 7.200, você já sabe que faltará R$ 700 (7.200 − 6.500) e precisará agir (cobrar, negociar prazos, buscar entrada, etc.).

Cálculo 2: custo do atraso (se você precisar de dinheiro para cobrir)

Se para cobrir o buraco você usa uma linha de crédito/limite com custo mensal, estime:

Custo do atraso ≈ Valor em atraso × taxa mensal × (dias de atraso / 30)

Exemplo: R$ 2.000 atrasados por 15 dias. Taxa do limite: 8% ao mês.

Custo ≈ 2.000 × 0,08 × (15/30) = 2.000 × 0,08 × 0,5 = R$ 80

Esse valor é o “preço” do atraso para o seu caixa (fora o tempo gasto cobrando e o risco de não receber).

Cálculo 3: quanto você precisa vender a mais para compensar um não recebimento

Se uma venda não é recebida, você precisa de vendas extras para cobrir a perda, dependendo da sua margem.

Vendas extras necessárias ≈ Valor perdido / margem de contribuição

Exemplo: você perdeu R$ 1.000 e sua margem é 25% (0,25).

Vendas extras ≈ 1.000 / 0,25 = R$ 4.000

Ou seja: um calote de R$ 1.000 pode exigir R$ 4.000 em novas vendas para “voltar ao zero”.

Checklist operacional: controle diário e semanal de recebíveis

Todo dia (5 a 10 minutos)

• Registrar vendas do dia (à vista e a prazo) com forma, taxas e datas previstas.
• Conferir se entrou Pix prometido e dar baixa.
• Marcar vencimentos do dia como “recebido” ou “pendente”.

Toda semana (15 a 30 minutos)

• Conciliar extrato bancário x repasses de cartão/intermediadores.
• Listar recebíveis em atraso e disparar cobrança conforme calendário.
• Revisar próximos 7 e 15 dias de entradas previstas para antecipar falta de caixa.