Compras e Suprimentos para Produção: Seleção e homologação de fornecedores com foco em entrega

O que é seleção e homologação de fornecedores com foco em entrega

Seleção é o processo de identificar e comparar fornecedores potenciais para um item ou família de itens. Homologação é a decisão formal de habilitar (ou não) um fornecedor para fornecer à produção, com critérios e evidências mínimas. Quando o foco é entrega, a homologação precisa traduzir “capacidade de entregar no prazo” em indicadores objetivos, níveis de aprovação e ações de mitigação de risco de falta de material.

Na prática, um fornecedor pode ter bom preço e até boa qualidade, mas se não sustenta OTD (On-Time Delivery) e não tem estrutura logística/planejamento, ele vira um risco recorrente de parada de linha. Por isso, a homologação deve combinar: desempenho histórico (quando existir), validação de capacidade e controles, e um plano de desenvolvimento quando o fornecedor é promissor, mas ainda não está no nível exigido.

Critérios objetivos para qualificar fornecedores (com foco em entrega)

1) Capacidade produtiva e planejamento

• Capacidade instalada vs. demanda: volume mensal possível, gargalos (máquinas críticas), turnos, terceirização.
• Capacidade flexível: aumento de volume em picos (ex.: +20% em 4 semanas), disponibilidade de horas extras, plano de contingência.
• Planejamento e controle: existência de programação, controle de WIP, gestão de materiais internos, disciplina de promessas de entrega (não prometer o que não consegue cumprir).

Evidências típicas: lista de recursos, capacidade por processo, plano mestre/semana, histórico de atendimento em picos, lead time interno por etapa.

2) Histórico de OTD (On-Time Delivery)

• OTD por linha de pedido: % de pedidos entregues no prazo acordado.
• OTD por item/família: alguns itens têm rotas mais complexas e atrasam mais.
• OTD por janela: no prazo, adiantado (pode gerar excesso), atrasado (risco de falta).
• Confiabilidade de promessa: diferença entre data prometida e data entregue.

Como medir (exemplo): considerar “no prazo” quando entregue até a data acordada (ou dentro de uma tolerância definida, como 0 a +2 dias). Separar atrasos por responsabilidade do fornecedor vs. mudanças do comprador/engenharia.

3) Qualidade (PPM e reclamações)

• PPM (parts per million) ou taxa de defeitos: mede risco de retrabalho, devolução e bloqueio de recebimento (que vira falta de material).
• Reclamações e reincidência: número de ocorrências e repetição do mesmo defeito.
• Tempo de resposta: prazo para contenção e ação corretiva.

Qualidade e entrega são conectadas: lote reprovado equivale a “não entrega” para a produção.

Continue em nosso aplicativo e ...

• Ouça o áudio com a tela desligada
• Ganhe Certificado após a conclusão
• + de 5000 cursos para você explorar!

ou continue lendo abaixo...

Baixar o aplicativo

4) Estabilidade financeira

• Risco de ruptura: atrasos por falta de caixa, compra de matéria-prima, energia, manutenção.
• Dependência de poucos clientes: risco de priorização de outro cliente em picos.
• Capacidade de investimento: ferramentas, moldes, melhorias de processo.

Evidências típicas: certidões, referências comerciais, indicadores públicos quando aplicável, análise de crédito, histórico de protestos (conforme política interna).

5) Localização e logística

• Tempo e variabilidade de transporte: distância, modais, restrições de rota.
• Risco logístico: sazonalidade, greves, fronteiras, clima, dependência de um único transportador.
• Embalagem e unitização: influencia avarias, conferência e velocidade de recebimento.

Fornecedor excelente, mas com logística instável, aumenta o risco de falta. Em itens críticos, a variabilidade logística pesa tanto quanto o lead time nominal.

6) Compliance e requisitos legais

• Conformidade fiscal e trabalhista: risco de interrupção por bloqueios legais.
• Requisitos regulatórios: quando aplicável (ex.: rastreabilidade, normas setoriais).
• Ética e anticorrupção: aderência a políticas internas.

Compliance é critério de “licença para operar”: sem ele, o fornecedor pode ser bloqueado mesmo com bom desempenho.

7) Flexibilidade e colaboração

• Flexibilidade de mix: troca de modelo/tamanho sem perder prazo.
• Resposta a urgências controladas: capacidade de expedir parcial, antecipar, priorizar com transparência.
• Comunicação: rapidez e qualidade das informações (confirmação de pedido, aviso de risco, plano de recuperação).

Flexibilidade reduz o impacto de variações de demanda e falhas pontuais, diminuindo o risco de parada.

Como aplicar na prática: questionário, auditoria simples, amostras e desenvolvimento

Passo a passo 1: Definir o “perfil de risco” do item e o nível de rigor

Antes de avaliar fornecedores, defina o rigor mínimo conforme o risco de falta de material. Exemplo de regra simples:

• Item crítico (parada de linha): exigir auditoria simples + amostra aprovada + evidências de capacidade + plano logístico + OTD mínimo ou piloto.
• Item importante (impacto moderado): questionário + amostra + referências + validação de capacidade.
• Item não crítico: questionário + validação documental básica.

Isso evita burocracia excessiva para itens simples e, ao mesmo tempo, fecha lacunas para itens que podem parar a fábrica.

Passo a passo 2: Aplicar um questionário objetivo (pré-qualificação)

Use um questionário curto (20–40 perguntas) para filtrar rapidamente. Estruture por blocos e peça evidências anexas.

Dica prática: inclua 3 perguntas “de consistência” (ex.: capacidade declarada vs. número de máquinas/turnos) para identificar respostas otimistas demais.

Passo a passo 3: Fazer uma auditoria simples focada em entrega (1–3 horas)

Não precisa ser uma auditoria complexa. O objetivo é validar se o fornecedor tem controles mínimos para cumprir prazos e evitar surpresas.

• Planejamento: existe programação visível? Como prioriza ordens? Como lida com mudanças?
• Gargalos: qual processo limita a produção? Há manutenção preventiva? Há plano de contingência?
• Gestão de materiais: como garante matéria-prima? Há risco de falta interna?
• Expedição: área organizada? conferência? identificação? horários de coleta?
• Indicadores: acompanha OTD, atrasos, causas, ações?

Checklist rápido (exemplo):

Auditoria simples - foco em entrega (pontuar 0/1/2 por item) 1) Programação semanal existe e é seguida? 2) Há controle de capacidade por recurso? 3) Gargalo identificado e com plano? 4) Matéria-prima crítica com controle/estoque mínimo? 5) Processo de confirmação de pedido e data prometida? 6) Registro de atrasos e causa raiz? 7) Expedição com conferência e rastreio? 8) Embalagem padrão definida e aplicada? 9) Comunicação de risco antes do atraso (proativa)? 10) Plano de contingência (máquina, pessoal, transporte)?

Some a pontuação e use como parte do score de homologação.

Passo a passo 4: Avaliação de amostras e “pedido piloto”

Para itens que impactam produção, combine amostra aprovada com um pedido piloto que teste entrega e estabilidade.

• Amostra: validar conformidade técnica e qualidade (dimensional, funcional, acabamento, embalagem).
• Pedido piloto: pequeno lote com data acordada e critérios de aceite (qualidade + entrega + documentação).
• Critérios de aprovação: exemplo: entrega no prazo, 0 devoluções, documentação correta, comunicação adequada.

Se o fornecedor entrega a amostra, mas falha no piloto (atraso, lote incompleto, documentação errada), o risco de falta de material permanece alto.

Passo a passo 5: Plano de desenvolvimento do fornecedor (quando vale a pena)

Quando o fornecedor é estratégico (tecnologia, capacidade, custo total), mas ainda não atende o nível de entrega, crie um plano simples com metas e prazos.

• Problema: OTD 82% (meta 95%).
• Causas comuns: promessas sem checar capacidade, falta de matéria-prima, expedição sem janela fixa, transporte instável.
• Ações: implementar confirmação de pedido em 24h; congelar programação semanal; estoque mínimo de matéria-prima crítica; janela fixa de coleta; indicador semanal de OTD com causa.
• Prazo: 60–90 dias com marcos quinzenais.
• Critério de saída: manter OTD ≥ 95% por 8 semanas + PPM dentro da meta.

Enquanto o plano roda, trate o fornecedor como condicionado (limite de volume, itens não críticos, ou exigência de estoque de segurança/entregas fracionadas).

Matriz de homologação (modelo prático)

A matriz transforma critérios em pontuação e decisão. Ajuste pesos conforme o risco do item (para itens críticos, aumente peso de OTD/capacidade/logística).

Cálculo: nota final = soma(pontuação de 0 a 5 × peso). Defina faixas de decisão, por exemplo:

• Aprovado: ≥ 4,0
• Condicionado: 3,0 a 3,9
• Bloqueado: < 3,0 ou falha grave em compliance/segurança/qualidade crítica

Regra de bloqueio automático (exemplos): fraude documental, não conformidade legal relevante, reincidência de defeito crítico sem contenção, ou incapacidade comprovada de cumprir prazos mínimos.

Processo de cadastro/habilitação com níveis (aprovado, condicionado, bloqueado)

1) Entrada do fornecedor (solicitação)

• Coletar dados cadastrais e escopo: quais itens/famílias, capacidade, local de produção, contatos operacionais.
• Definir se é fornecedor de item crítico (exige trilha mais rigorosa).

2) Pré-qualificação documental

• Compliance e documentação mínima (conforme política interna).
• Checagem financeira básica e referências.

Saída: “apto para avaliação técnica” ou “bloqueado (documental)”.

3) Avaliação técnica e de entrega

• Questionário com evidências.
• Auditoria simples (quando aplicável).
• Amostra e/ou pedido piloto.

Saída: pontuação na matriz + riscos identificados (ex.: logística instável, gargalo em máquina única).

4) Decisão de homologação por nível

5) Monitoramento pós-homologação (para manter foco em entrega)

Homologação não é evento único. Para manter o risco de falta baixo, defina gatilhos de reclassificação:

• Rebaixar para condicionado: OTD abaixo da meta por 2 meses, aumento de reclamações, atrasos sem aviso prévio, mudança de planta/rota sem comunicação.
• Bloquear temporariamente: falha grave de qualidade, não conformidade legal, ou repetição de atrasos críticos sem plano de recuperação.
• Promover para aprovado: condicionado que cumpre metas (ex.: OTD ≥ 95% por 8 semanas + PPM dentro da meta) e evidencia controles.

Exemplo prático: como a homologação evita falta de material

Cenário: item A para produção, consumo alto e risco de parada. Dois fornecedores candidatos:

• Fornecedor X: preço menor, mas sem indicador de OTD, expedição desorganizada, depende de um transportador informal.
• Fornecedor Y: preço um pouco maior, OTD 97% comprovado, janela de coleta fixa, plano de contingência para gargalo.

Na matriz, Y tende a ser aprovado. X pode ser condicionado com pedido piloto e plano de desenvolvimento (ex.: formalizar transporte, confirmar pedidos em 24h, organizar expedição). Essa decisão reduz a probabilidade de falta de material porque limita exposição ao fornecedor com maior variabilidade de entrega.

Modelos rápidos para usar no dia a dia

Modelo de e-mail/registro de “pedido piloto”

Pedido piloto - critérios de aceite Item: ______ Quantidade: ______ Data acordada: ______ Critérios de entrega: entrega completa na data acordada (tolerância: __ dias) Critérios de qualidade: amostra aprovada + PPM/meta ______ Documentos: NF, identificação de lote, embalagem padrão Comunicação: avisar risco de atraso com antecedência mínima de __ dias

Modelo de registro de risco do fornecedor (ligado à falta de material)

Risco principal: atraso por (capacidade/logística/matéria-prima) Probabilidade: baixa/média/alta Impacto: baixo/médio/alto Mitigação: (estoque de segurança / dual source / entregas fracionadas / plano de recuperação) Gatilho: OTD < __% ou atraso > __ dias Responsável e prazo: ______