Compras e Suprimentos para Produção: Indicadores (KPIs) e rotinas de gestão para melhorar prazos

Por que KPIs mudam prazo (e não viram “relatório”)

Indicadores (KPIs) em Compras e Suprimentos para Produção servem para transformar sinais do dia a dia (atrasos, urgências, faltas, promessas não cumpridas) em decisões repetíveis: o que atacar primeiro, quem acionar, quando escalonar e qual ação evita parada de linha. Um bom KPI tem quatro características: (1) definição única (sem interpretações), (2) fórmula objetiva, (3) fonte de dados clara (ERP/MRP, portal do fornecedor, planilha de follow-up), (4) rotina de uso (reuniões e escalonamento).

Este capítulo foca nos KPIs essenciais para garantir materiais no prazo e em como montar um painel de controle com rotinas diária/semanal para agir antes do impacto na produção.

KPIs essenciais para garantir materiais no prazo

1) OTD (On-Time Delivery) de fornecedores

Conceito: mede a confiabilidade do fornecedor em entregar no prazo combinado. É o KPI mais direto para “prazo”.

Definição recomendada: considerar “no prazo” quando a entrega ocorre até a data prometida no pedido (ou confirmação do fornecedor). Se sua operação tolera janela, explicite (ex.: D0 a D+1).

Fórmula:

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OTD (%) = (Nº de entregas no prazo / Nº total de entregas) * 100

Metas (referência prática):

• Itens críticos: ≥ 95%
• Itens não críticos: ≥ 90%

Exemplo de leitura para decisão: Fornecedor A com OTD 82% em itens críticos e 6 atrasos recorrentes > 3 dias: priorizar ação corretiva (plano com datas), revisar promessas e aumentar frequência de follow-up; se não houver melhora em 4–8 semanas, acionar alternativa (segundo fornecedor/estoque de proteção/contrato com SLA).

2) Lead time real vs. lead time cadastrado

Conceito: compara o tempo real de reposição (do pedido à entrada/recebimento) com o lead time usado no planejamento. Quando o real é maior que o cadastrado, o sistema “acha” que dá tempo e gera falta.

Fórmulas:

Lead time real (dias) = Data de recebimento - Data de emissão do pedido (ou liberação ao fornecedor)

Desvio de lead time (dias) = Lead time real médio - Lead time cadastrado

Metas (referência prática):

• Desvio médio: entre -1 e +1 dia (ou dentro de ±10% do cadastrado)
• Percentil 90 do lead time real: monitorar para itens críticos (evita “média enganosa”)

Exemplo de leitura para decisão: Item X cadastrado com 15 dias, mas lead time real médio 22 dias (desvio +7). Ação: corrigir cadastro e revisar política de compra (antecipar emissão, negociar prazo, avaliar lote mínimo e frequência). Se o desvio for por transporte/recebimento, envolver logística/recebimento na causa.

3) Taxa de urgências/emergenciais

Conceito: mede quanto do volume de compras está sendo feito “fora do fluxo normal”, geralmente com custo maior e risco de erro. É um indicador de saúde do processo e de previsibilidade.

Definição prática: urgência = pedido com prazo menor que o lead time padrão do item/fornecedor ou com justificativa “parada/risco de parada”.

Fórmulas (duas visões):

Taxa de urgências (%) = (Nº de POs urgentes / Nº total de POs) * 100

Valor urgente (%) = (Valor de POs urgentes / Valor total comprado) * 100

Metas (referência prática):

• Itens críticos: < 5% de POs urgentes
• Geral: < 10%

Exemplo de leitura para decisão: Taxa subiu de 6% para 14% em 3 semanas. Ação: abrir “top 10 causas” por categoria (atraso fornecedor, erro de prazo, consumo acima do previsto, falha de recebimento). Se 60% for atraso fornecedor, priorizar OTD e promessas; se 40% for cadastro/planejamento, corrigir parâmetros e disciplina de emissão.

4) Aderência ao MRP (execução vs. recomendação)

Conceito: mede se as compras estão sendo executadas conforme as recomendações do planejamento (MRP), evitando “comprar tarde” ou “comprar diferente”. Não é para “culpar o MRP”, e sim para enxergar desvios que viram urgência.

Definição recomendada: comparar data e quantidade recomendadas vs. data e quantidade efetivamente compradas.

Fórmulas (exemplos):

Aderência por data (%) = (Nº de itens comprados até a data recomendada / Nº de itens recomendados) * 100

Aderência por quantidade (%) = (Σ min(qtd comprada, qtd recomendada) / Σ qtd recomendada) * 100

Metas (referência prática):

• Aderência por data: ≥ 90%
• Aderência por quantidade: ≥ 95% (com tolerância por lote mínimo)

Exemplo de leitura para decisão: Aderência por data 72%: significa que muitas ordens estão sendo emitidas depois do recomendado. Ação: revisar fila de requisições/POs, capacidade do time, regras de prioridade e “janela de congelamento” para itens críticos.

5) Fill rate (taxa de atendimento) e backorders

Conceito: fill rate mede quanto do pedido foi atendido na primeira entrega (sem falta). Backorder mede o que ficou pendente para entrega futura. Ambos mostram risco de falta mesmo quando “algo” chegou.

Fórmulas:

Fill rate (%) = (Quantidade entregue na 1ª entrega / Quantidade pedida) * 100

Backorder (qtd) = Quantidade pedida - Quantidade entregue (no prazo/na 1ª entrega, conforme regra)

Metas (referência prática):

• Fill rate para itens críticos: ≥ 98%
• Backorders: tendência decrescente semana a semana; “zero” para itens de parada

Exemplo de leitura para decisão: OTD do fornecedor está bom (95%), mas fill rate médio é 80%: ele entrega “no prazo”, porém parcial. Ação: renegociar política de alocação, confirmar disponibilidade antes do PO, exigir confirmação de quantidade, avaliar fornecedor alternativo.

6) Custo de não atendimento (CNA)

Conceito: traduz falta de material em dinheiro para priorizar ações. Pode incluir: frete expresso, compra spot mais cara, horas extras, perda de eficiência, penalidades e, quando aplicável, custo de parada de linha.

Modelo simples (comece enxuto):

CNA = (Δ preço por compra emergencial) + (fretes extras) + (custos internos extras) + (custo de parada evitável)

Metas (referência prática):

• Reduzir CNA mês a mês; estabelecer teto por categoria (ex.: CNA ≤ 0,5% do spend mensal)

Exemplo de leitura para decisão: Dois itens geraram CNA de R$ 80 mil no mês (frete aéreo + compra spot). Mesmo que sejam poucos casos, entram como prioridade máxima de correção de causa (prazo, fornecedor, política de estoque, confirmação).

7) Desempenho de follow-up (disciplina e eficácia)

Conceito: mede se o acompanhamento dos pedidos está sendo feito no tempo certo e se está evitando atrasos (não apenas “cobrando”).

Definições úteis:

• Follow-up em dia: pedidos com contato/atualização dentro da frequência definida (ex.: semanal para lead time longo; diário na semana de entrega).
• Pedidos com promessa confirmada: pedidos que têm data confirmada e evidência (e-mail, portal, ASN).

Fórmulas (exemplos):

Follow-up em dia (%) = (POs com follow-up atualizado no período / POs que exigiam follow-up) * 100

Promessa confirmada (%) = (POs com data confirmada / POs abertos) * 100

Metas (referência prática):

• Follow-up em dia: ≥ 95%
• Promessa confirmada: ≥ 90% (para itens críticos, buscar 100%)

Exemplo de leitura para decisão: Follow-up em dia 98%, mas OTD segue baixo: indica que o follow-up está “registrando atraso” tarde demais ou sem ação. Ajuste: antecipar gatilhos (ex.: D-7 sem confirmação = escalonar) e exigir confirmação formal com plano de entrega.

Como montar um painel de controle (dashboard) que gere ação

Passo a passo prático

Passo 1 — Defina o objetivo e o “perímetro”

• Objetivo: garantir materiais no prazo para não impactar produção.
• Perímetro: comece com itens críticos e fornecedores que representam maior risco (por atraso, variabilidade ou impacto).
• Periodicidade: diário para risco de curto prazo (próximos 7–14 dias); semanal para tendências e planos.

Passo 2 — Padronize as definições (dicionário de KPIs)

Crie uma tabela simples com: nome do KPI, fórmula, fonte, responsável, frequência, meta e regra de “semáforo” (verde/amarelo/vermelho). Isso evita discussões sobre “como calcula”.

Passo 3 — Estruture o painel em 3 camadas (para não misturar urgência com tendência)

• Camada 1: Risco imediato (operacional, diário) — pedidos com entrega nos próximos X dias, pedidos sem confirmação, backorders e itens que podem parar linha.
• Camada 2: Performance (tática, semanal) — OTD, fill rate, urgências, aderência ao MRP por comprador/fornecedor/categoria.
• Camada 3: Causas e melhorias (mensal) — desvio de lead time, CNA, ranking de fornecedores, ações corretivas e resultados.

Passo 4 — Defina cortes (dimensões) para enxergar onde agir

• Por fornecedor (ranking e tendência)
• Por comprador/carteira
• Por família/categoria
• Por criticidade do item
• Por planta/linha (se aplicável)
• Por motivo de urgência (atraso, falta de confirmação, parcial, erro de prazo, etc.)

Passo 5 — Inclua uma lista de “Top riscos” com dono e data

Além de gráficos, o painel precisa de uma lista acionável. Exemplo de colunas:

• Item / PO / fornecedor
• Data prometida vs. necessidade
• Gap (dias)
• Status (confirmado? parcial? em trânsito?)
• Impacto (parada, redução, risco baixo)
• Ação definida
• Dono
• Prazo da ação
• Escalonamento (nível 0/1/2)

Rotinas de gestão: reunião diária e semanal com escalonamento

Rotina diária (15–30 min): “controle de risco de entrega”

Objetivo: evitar impacto nos próximos 7–14 dias (ou conforme seu ciclo).

Entrada mínima: lista de pedidos com entrega próxima, pedidos sem confirmação, backorders, itens críticos e exceções (atrasos > X dias, entrega parcial, transporte).

Agenda sugerida (passo a passo):

• 1) Semáforo do dia (2 min): quantos itens críticos em risco (gap > 0), quantos sem confirmação, quantos backorders.
• 2) Top 10 riscos (10–20 min): para cada risco, responder em 60–90 segundos: “qual o plano, qual a próxima evidência e quando?”.
• 3) Decisões rápidas (5–8 min): aprovar ações padrão (expedição, troca de modal, split de entrega, substituto aprovado, replanejamento interno quando permitido).
• 4) Escalonamentos (2–5 min): itens que ultrapassaram gatilhos vão para nível superior (compras sênior/gestão/fornecedor).

Critérios práticos de escalonamento (exemplo):

• Nível 0 (comprador): atraso previsto ≤ 2 dias e sem risco de parada; fornecedor responde e confirma plano.
• Nível 1 (coordenação/gestão): atraso previsto 3–5 dias, item crítico, ou fornecedor sem resposta em 24h; exigir plano formal e alternativa.
• Nível 2 (diretoria/estratégico): risco de parada/impacto financeiro alto, reincidência, ou atraso > 5 dias em item crítico; acionar liderança do fornecedor, contrato/SLA, contingência e decisão de substituição.

Rotina semanal (45–90 min): “performance e causas”

Objetivo: reduzir reincidência e melhorar previsibilidade.

Agenda sugerida:

• 1) KPIs da semana (15–25 min): OTD, fill rate, urgências, aderência ao MRP, backorders (tendência).
• 2) Ranking de fornecedores (10–20 min): top 5 piores e top 5 melhores (para replicar práticas).
• 3) Causas raiz das urgências (10–20 min): Pareto por motivo e plano de ação com responsáveis.
• 4) Ajustes de parâmetros e promessas (10–15 min): itens com desvio de lead time e itens com parcial recorrente.

Regras para a reunião não virar “debate”:

• Se um KPI está vermelho, a pauta é: causa provável + ação + data + dono + métrica de verificação.
• Discussões longas vão para “offline” com prazo de retorno (ex.: 48h) e registro no painel.

Metas, fórmulas e exemplos integrados (como decidir com base nos números)

Exemplo 1 — OTD bom, mas produção ainda sofre: olhar fill rate e backorder

Cenário: Fornecedor B: OTD 96% (verde), porém fill rate 85% e backorders crescentes.

• Leitura: o prazo está sendo cumprido, mas a entrega está vindo incompleta; o risco está na disponibilidade/atendimento.
• Decisão: mudar o controle do fornecedor para “OTD + fill rate” como critério; exigir confirmação de quantidade e plano de alocação; se parcial for recorrente, ajustar estratégia (dividir fornecimento, aumentar frequência de entrega, revisar lote e programação).

Exemplo 2 — Urgências altas: separar “urgência por atraso” vs. “urgência por emissão tardia”

Cenário: Taxa de urgências 18% (vermelho). Ao classificar motivos: 55% atraso fornecedor, 30% emissão tardia, 15% outros.

• Leitura: metade é performance externa (fornecedor), mas quase um terço é disciplina interna (comprar depois do recomendado).
• Decisão: duas frentes: (1) plano com fornecedores do Pareto (OTD e confirmação), (2) elevar aderência ao MRP com regra de priorização de emissão e capacidade do time (fila diária de POs recomendados).

Exemplo 3 — Aderência ao MRP baixa: usar “janela” e fila de execução

Cenário: Aderência por data 78% (amarelo/vermelho). Muitos itens recomendados para compra em D-10 estão sendo comprados em D-3.

• Leitura: o sistema pode estar correto, mas a execução está atrasada; isso vira urgência e frete caro.
• Decisão: criar uma fila diária de “MRP a executar” com corte por criticidade e data; estabelecer SLA interno (ex.: recomendações para itens críticos devem virar PO em até 24–48h).

Exemplo 4 — Lead time real maior que cadastrado: priorizar por impacto e variabilidade

Cenário: 20 itens com desvio > +20%. Destes, 5 são críticos e aparecem em 70% das urgências.

• Leitura: corrigir todos é bom, mas o ganho rápido está nos 5 itens que mais geram urgência.
• Decisão: corrigir cadastro e negociar prazo desses 5 primeiro; monitorar percentil 90 do lead time real para evitar “média otimista”.

Checklist de implementação em 2 semanas (sem depender de BI avançado)

Semana 1 — Estrutura mínima

• Definir dicionário de KPIs (OTD, LT real vs cadastrado, urgências, aderência ao MRP, fill rate, backorders, CNA, follow-up).
• Escolher metas e semáforos (comece com referência e ajuste após 4 semanas).
• Montar painel simples (planilha) com: KPIs semanais + lista de top riscos (próximos 14 dias).
• Definir gatilhos de escalonamento (sem resposta, gap de dias, criticidade, reincidência).

Semana 2 — Rotina e disciplina

• Rodar reunião diária com top riscos e registrar decisões (ação/dono/prazo).
• Rodar reunião semanal com KPIs e Pareto de urgências.
• Publicar ranking de fornecedores por OTD e fill rate (com recorte de itens críticos).
• Selecionar 3 ações de melhoria com impacto (ex.: reduzir backorders críticos a zero; elevar promessa confirmada para 95%; reduzir urgências para <10%).