O que significa “compartilhar” no Looker Studio
No Google Looker Studio, compartilhar um relatório não é apenas enviar um link: envolve definir quem pode abrir, o que a pessoa pode fazer (apenas visualizar ou também editar) e, principalmente, garantir que o destinatário tenha acesso às fontes de dados usadas no painel. Se a permissão do relatório estiver correta, mas a fonte de dados estiver bloqueada, o usuário verá erros de acesso ou gráficos vazios.
Camadas de acesso que você precisa considerar
- Acesso ao relatório: controla quem abre/edita o arquivo no Looker Studio.
- Acesso à(s) fonte(s) de dados: controla se a pessoa consegue consultar os dados por trás dos gráficos.
- Credenciais de dados (quando aplicável): define se o relatório consulta dados usando a credencial do proprietário ou do visualizador.
Opções de compartilhamento: convite, link e publicação
1) Convite por e-mail (recomendado para controle)
O convite por e-mail permite escolher pessoas ou grupos e atribuir níveis de permissão. É a opção mais segura para relatórios internos e para auditoria de quem tem acesso.
Níveis de permissão (visão prática)
- Visualizador: pode abrir e interagir (filtros/controles), mas não altera estrutura.
- Editor: pode modificar gráficos, páginas, fontes de dados vinculadas e configurações do relatório.
- Proprietário (quando aplicável): controle total, inclusive gerenciamento de compartilhamento.
Boa prática: conceda “Editor” apenas para quem realmente mantém o painel. Para stakeholders, use “Visualizador”.
Passo a passo: compartilhar por e-mail
- No relatório, clique em Compartilhar.
- Em Adicionar pessoas e grupos, digite e-mails (ou grupos corporativos, se existirem).
- Selecione a permissão (Visualizador ou Editor).
- (Opcional) Escreva uma mensagem com contexto: objetivo do painel, periodicidade e contato para suporte.
- Clique em Enviar.
2) Acesso por link
O acesso por link facilita distribuição rápida, mas exige cuidado: dependendo da configuração, qualquer pessoa com o link pode abrir. Use quando o risco for baixo e você tiver certeza de que não há dados sensíveis.
Passo a passo: ajustar acesso por link
- Clique em Compartilhar.
- Procure a seção de Acesso geral (ou equivalente).
- Escolha a opção adequada (por exemplo, restrito vs. qualquer pessoa com o link), conforme a política da sua organização.
- Copie o link e distribua apenas pelos canais apropriados (e-mail corporativo, wiki interna, etc.).
Boa prática: prefira link restrito a usuários do domínio (quando disponível) em vez de “qualquer pessoa com o link”.
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3) Publicação (quando aplicável)
Publicar é indicado para cenários em que o relatório precisa ser acessado por um público amplo, com pouca fricção. Antes de publicar, revise se há dados sensíveis, se a agregação está adequada e se a fonte de dados não expõe informações indevidas.
Regra prática: se você não colocaria aquele painel em um site aberto, não publique.
Garantindo acesso às fontes de dados (e evitando erros de permissão)
O erro mais comum na entrega é: “o relatório abre, mas os gráficos não carregam”. Quase sempre é permissão na fonte de dados ou credenciais inadequadas.
Checklist rápido de prevenção
- Mapeie todas as fontes usadas no relatório (pode haver mais de uma).
- Verifique se o destinatário tem permissão de leitura na fonte (ex.: planilha, projeto/dataset, propriedade de analytics).
- Confirme se as credenciais de acesso estão configuradas de forma coerente com o público.
- Teste com um usuário de fora do seu time (ou janela anônima + conta de teste) antes de enviar.
Passo a passo: identificar e revisar fontes do relatório
- No relatório, abra o menu de Recursos (ou equivalente).
- Acesse Gerenciar fontes de dados adicionadas.
- Liste as fontes e anote: nome, conector e proprietário.
- Para cada fonte, abra as configurações e verifique as credenciais e permissões necessárias.
Como lidar com credenciais (conceito prático)
Dependendo do conector e da configuração, o relatório pode consultar dados usando:
- Credenciais do proprietário: o visualizador não precisa ter acesso direto à fonte, mas isso aumenta responsabilidade do proprietário e exige governança forte.
- Credenciais do visualizador: cada usuário precisa ter acesso à fonte; reduz risco de “vazamento” por compartilhamento indevido, mas aumenta suporte (mais pedidos de acesso).
Boa prática: para dados sensíveis, prefira credenciais do visualizador e controle por grupos. Para relatórios amplamente distribuídos internamente, avalie credenciais do proprietário apenas se houver política clara e revisão de acesso.
Erros comuns e como resolver
| Sintoma | Causa provável | Correção |
|---|---|---|
| Gráficos vazios para alguns usuários | Usuário sem permissão na fonte (quando usa credenciais do visualizador) | Conceder acesso na fonte (ex.: permissão na planilha/projeto) ou ajustar credenciais conforme política |
| Mensagem de “sem permissão” ao abrir | Relatório não compartilhado com o usuário | Adicionar usuário/grupo como visualizador/editor |
| Apenas parte do painel falha | Relatório usa múltiplas fontes; uma delas está bloqueada | Revisar todas as fontes em “Gerenciar fontes de dados adicionadas” |
| Usuário vê dados que não deveria | Link amplo + credenciais do proprietário + ausência de governança | Restringir compartilhamento, revisar credenciais e aplicar controles de acesso por grupos |
Preparando o relatório para entrega (antes de compartilhar)
1) Revisão de filtros padrão e estado inicial
O destinatário deve abrir o painel e entender o que está vendo sem precisar “adivinhar” filtros aplicados. Antes de entregar:
- Defina um período padrão coerente (ex.: últimos 30 dias) e confirme que ele está aplicado onde deve.
- Verifique se controles (ex.: seleção de canal, região, produto) iniciam em um valor neutro (ex.: “Todos”) quando apropriado.
- Evite estados “quebrados”, como filtros que começam vazios e retornam zero linhas.
Passo a passo: checagem do estado inicial
- Abra o relatório em modo de visualização.
- Use Atualizar e navegue por todas as páginas.
- Interaja com controles e depois volte ao estado inicial (recarregue a página) para confirmar o padrão.
- Valide se os principais KPIs fazem sentido no período padrão.
2) Instruções rápidas dentro do painel
Inclua orientações curtas no próprio relatório para reduzir dúvidas e suporte. Exemplos do que inserir em uma área discreta (topo ou lateral):
- Objetivo do painel: “Acompanhar desempenho semanal de aquisição e conversão”.
- Como usar: “Use o filtro de período no canto superior direito; clique em uma linha da tabela para filtrar os gráficos”.
- Definições: “Receita = pedidos aprovados; Cancelamentos não entram”.
- Atualização: “Dados atualizados diariamente às 08:00”.
- Contato: e-mail do responsável pelo relatório.
3) Cuidados com dados sensíveis
Antes de liberar acesso, revise se o relatório expõe informações que não devem circular:
- Dados pessoais (e-mail, telefone, identificadores).
- Dados financeiros detalhados (por pedido/cliente) quando o público é amplo.
- Campos internos (IDs, chaves, parâmetros técnicos) que não agregam valor ao usuário final.
Prática recomendada: entregue dados agregados (por período/canal/região) para públicos gerais e mantenha relatórios detalhados restritos a times específicos.
Exportação e impressão (quando necessário)
Nem todo destinatário quer (ou pode) acessar o painel online. Em auditorias, reuniões executivas ou anexos de e-mail, exportar pode ser necessário.
Passo a passo: exportar para PDF (uso comum)
- No relatório, abra o menu de Arquivo.
- Escolha Fazer download ou Exportar (PDF).
- Selecione páginas (todas ou específicas) e opções de layout (orientação/tamanho).
- Gere o arquivo e revise se não houve cortes de elementos, sobreposição ou páginas em branco.
Cuidados ao exportar
- PDF é um “snapshot”: registre no arquivo ou no e-mail o período e a data/hora da geração.
- Se o relatório depende de interação (filtros), exporte versões com filtros relevantes já aplicados (ex.: por região).
- Evite exportar páginas com tabelas extensas sem paginação; prefira uma visão resumida.
Boas práticas de governança para compartilhamento
Controle de acesso por grupos e papéis
- Compartilhe com grupos (ex.: marketing@, diretoria@) em vez de indivíduos, quando possível.
- Defina papéis claros: quem edita, quem aprova mudanças e quem apenas consome.
- Revise acessos periodicamente (ex.: mensal/trimestral), removendo ex-colaboradores e permissões excessivas.
Padronização de entrega e versionamento
- Mantenha um “relatório oficial” e evite múltiplas cópias divergentes circulando.
- Quando precisar testar mudanças, use uma versão de rascunho (ex.: “Painel X — Homologação”) e só depois aplique no oficial.
- Documente alterações relevantes em um pequeno bloco de “Changelog” dentro do painel (data + resumo).
Checklist final antes de enviar ao destinatário
- Relatório compartilhado com as pessoas/grupos corretos (visualizador/editor).
- Fonte(s) de dados acessível(is) ao público-alvo (ou credenciais ajustadas conforme política).
- Filtros padrão revisados e estado inicial consistente.
- Instruções rápidas e definições essenciais visíveis no painel.
- Dados sensíveis revisados e, se necessário, removidos/agrupados.
- Exportação (PDF) testada, se for parte da entrega.
