Cadastro e informação no SUAS: CadÚnico, registros de atendimento e prontuário

Gestão da informação no SUAS: por que ela sustenta o atendimento e a gestão local

No SUAS, informação bem registrada não é “burocracia”: é o que permite identificar famílias, organizar prioridades, acompanhar trajetórias, articular a rede e prestar contas com segurança. Na prática, a gestão da informação se apoia em três pilares que precisam conversar entre si: (1) CadÚnico (identificação e caracterização socioeconômica), (2) registros de atendimento (o que foi feito, por quem, quando e com qual encaminhamento) e (3) prontuário (histórico organizado do acompanhamento, com documentos e evoluções). Quando esses pilares estão alinhados, a equipe reduz retrabalho, melhora a continuidade do atendimento e aumenta a capacidade de planejamento territorial.

O que é “boa informação” no SUAS

• Útil: responde a uma necessidade do atendimento e da gestão (ex.: risco social, composição familiar, renda, endereço, contatos, demandas e encaminhamentos).
• Padronizada: campos mínimos iguais para todos, com linguagem comum e critérios claros.
• Atualizada: tem rotina de revisão e gatilhos para atualização.
• Rastreável: permite saber quem registrou, quando, e qual foi o desdobramento.
• Protegida: acessos controlados e registro do mínimo necessário, com sigilo e cuidado com dados sensíveis.

CadÚnico no SUAS: para que serve e como usar no planejamento territorial

Papel do CadÚnico

O Cadastro Único é a base de identificação e caracterização das famílias de baixa renda, apoiando: (a) acesso a programas e benefícios (seleção, elegibilidade e acompanhamento), (b) diagnóstico do território (perfil socioeconômico, vulnerabilidades, distribuição espacial), e (c) gestão do trabalho social (priorização de busca ativa, acompanhamento e articulação com outras políticas).

Como o CadÚnico ajuda a identificar e priorizar

Na rotina local, o CadÚnico é especialmente útil para:

• Localizar famílias por endereço/território e mapear áreas com maior concentração de vulnerabilidade.
• Identificar mudanças (ex.: alteração de renda, composição familiar, mudança de endereço) que impactam acesso a programas e demandas por serviços.
• Planejar busca ativa com base em listas e critérios objetivos (ex.: famílias sem atualização há muito tempo, sem documentação, sem contato, em áreas de difícil acesso).
• Qualificar encaminhamentos para parceiros (saúde, educação, habitação), com informações essenciais e consentimento quando necessário.

Rotinas de atualização e busca ativa: desenho prático

Para evitar “picos” de demanda e cadastros desatualizados, organize uma rotina contínua com responsabilidades claras.

Passo a passo: rotina mensal de CadÚnico no território

1. Defina critérios de prioridade (ex.: famílias com cadastro desatualizado, sem contato válido, mudança recente de endereço, famílias com crianças pequenas, idosos, pessoas com deficiência, situações de violência, insegurança alimentar). Registre os critérios em um procedimento interno.
2. Gere listas de trabalho (por microárea/território) e distribua por equipe, com metas realistas semanais.
3. Valide contatos e endereços antes da visita: telefone, recado com vizinhos, referência comunitária, unidade de saúde, escola (quando houver fluxo pactuado e respeitando sigilo).
4. Organize agenda de atendimento para atualização (presencial e, quando aplicável, estratégias de agendamento para reduzir filas). Reserve horários para casos complexos.
5. Realize busca ativa em campo com roteiro mínimo (confirmação de composição familiar, renda, endereço, documentos, necessidades imediatas e orientação sobre próximos passos).
6. Registre o resultado da tentativa: localizado/atendido, não localizado, endereço inexistente, recusou, reagendado. Isso evita repetição de esforços.
7. Atualize e qualifique dados com checagem de consistência (ex.: renda compatível, composição familiar coerente, documentos, escolaridade, trabalho).
8. Faça devolutiva interna (reunião breve semanal): principais achados, barreiras, áreas com maior dificuldade, ajustes de rota.
9. Produza um painel simples (tabela) para gestão: quantos atualizados, quantos pendentes, motivos de pendência, tempo médio de atualização, microáreas críticas.

Exemplo de painel simples para gestão local (modelo)

Registros de atendimento: o que registrar e como padronizar

Diferença prática entre registro de atendimento e prontuário

• Registro de atendimento: anotação objetiva do contato/atendimento (data, profissional, demanda, orientação, encaminhamento, retorno). É a “linha do tempo” operacional.
• Prontuário: conjunto organizado de informações e documentos sobre a família/indivíduo, incluindo histórico, avaliações, planos, evoluções e registros relevantes. É a “memória” do acompanhamento.

Padronização mínima: campos essenciais

Para reduzir variações e garantir qualidade, defina um formulário/roteiro único (mesmo que em papel) com campos mínimos. Sugestão de padrão:

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• Identificação: nome, NIS (quando houver), data de nascimento, documento (quando necessário), contatos, endereço/território.
• Tipo de atendimento: acolhida, orientação, acompanhamento, visita domiciliar, atendimento individual/familiar, atendimento em grupo, articulação com rede.
• Demanda principal: descrita de forma objetiva (evite julgamentos).
• Contexto e sinais de vulnerabilidade/risco: apenas o necessário para orientar a ação.
• Ações realizadas: orientações, entregas, agendamentos, intervenções.
• Encaminhamentos: para onde, por quê, com qual documento/contato, prazo e responsável.
• Retorno: data prevista, forma de contato, condição para reavaliação.
• Responsável pelo registro: nome, função, data e assinatura/identificador.

Passo a passo: como escrever um registro de atendimento de qualidade

1. Comece pelo objetivo: “Atendimento para orientação sobre…”
2. Use linguagem descritiva, sem rótulos (evite “família desestruturada”; prefira “relata conflitos frequentes e ausência de rede de apoio”).
3. Registre fatos e falas relevantes com parcimônia, especialmente quando envolver violência, saúde, uso de substâncias ou conflitos familiares.
4. Indique decisão técnica e justificativa: por que foi encaminhado, por que foi agendado retorno, por que foi feita visita.
5. Feche com próximos passos: quem fará o quê e até quando.

Modelo de registro (exemplo didático)

Data/hora: 15/03/2026 - 10:20  Profissional: Assistente Social (CRAS)  Tipo: Acolhida/Orientação  Identificação: M.R.S., NIS informado, contato (xx) xxxx-xxxx, território A2  Demanda: Solicita orientação sobre atualização cadastral e acesso a benefício; relata mudança de endereço há 3 meses.  Contexto: Família com 3 pessoas; renda informal variável; dificuldade de transporte para atendimento.  Ações: Orientado sobre documentos necessários; agendado horário para atualização; fornecido endereço e horário; verificada necessidade de atendimento prioritário por dificuldade de locomoção.  Encaminhamentos: Agendamento para atualização CadÚnico em 20/03; articulação com equipe para avaliar visita domiciliar se não comparecer.  Retorno: Confirmar presença por telefone 1 dia antes; se ausência, registrar tentativa e planejar busca ativa.  Registro: Nome/ID e data.

Qualidade dos dados: como evitar erros que geram retrabalho

Erros comuns e como prevenir

• Duplicidade de cadastro/prontuário: adote regra de busca prévia por nome, data de nascimento, NIS e endereço antes de abrir novo registro.
• Campos em branco: defina quais são obrigatórios e não finalize atendimento sem preencher o mínimo.
• Informação desatualizada: crie “gatilhos” de atualização (mudança de endereço, nascimento, óbito, separação, perda de renda, retorno ao território).
• Registro subjetivo: treine a equipe para escrever de modo descritivo e técnico.
• Encaminhamento sem retorno: todo encaminhamento deve ter responsável e prazo de verificação.

Checklist rápido de consistência (uso semanal)

• Contato e endereço conferidos?
• Há indicação clara da demanda e da ação realizada?
• Encaminhamentos têm destino, motivo, responsável e prazo?
• Há registro de tentativa quando não houve atendimento efetivo?
• Dados sensíveis foram registrados apenas quando necessários?

Sigilo e proteção de informações sensíveis

O que são informações sensíveis na rotina do SUAS

São dados que, se expostos, podem gerar discriminação, violência, estigma ou riscos: situações de violência, saúde mental, uso problemático de substâncias, histórico de violações, conflitos familiares, medidas protetivas, endereço de acolhimento, entre outros. O princípio prático é: registrar o necessário para o cuidado e a gestão, com acesso restrito e linguagem técnica.

Boas práticas de proteção

• Acesso por necessidade: nem toda a equipe precisa ver tudo; defina perfis de acesso e guarda de documentos.
• Ambiente seguro: prontuários físicos em armário trancado; telas sem exposição ao público; cuidado com impressão e descarte.
• Compartilhamento mínimo: ao encaminhar para parceiros, envie apenas o essencial para a finalidade do encaminhamento.
• Registro cuidadoso: evite detalhes desnecessários; quando preciso, registre de forma objetiva e com foco na proteção.
• Rastreabilidade: mantenha registro de quem acessou/registrou e quando, conforme o sistema/rotina local permitir.

Desenho de rotinas entre CRAS/CREAS e setores parceiros: menos retrabalho, mais rastreabilidade

Princípios para organizar fluxos de informação

• Um dado, um lugar: defina onde é a “fonte oficial” de cada informação (ex.: CadÚnico para perfil socioeconômico; prontuário para histórico do acompanhamento).
• Entrada única e reaproveitamento: o que já foi coletado não deve ser recolhido do zero sem necessidade; use conferência e atualização.
• Encaminhamento com retorno: todo envio para a rede deve prever como e quando haverá resposta (contrarreferência).
• Registro do fluxo: cada etapa gera um registro simples (data, responsável, status).

Passo a passo: construir um fluxo CRAS–CREAS com rastreabilidade

1. Mapeie situações que exigem articulação (ex.: violência, violações de direitos, necessidade de atendimento especializado, medidas protetivas).
2. Defina critérios de encaminhamento e o que deve constar no documento/registro (mínimo necessário).
3. Crie um formulário padrão de encaminhamento com: identificação, síntese objetiva, motivo, urgência, contatos, riscos, ações já realizadas, profissional responsável.
4. Defina canal e prazos: como enviar (sistema, e-mail institucional, malote), prazo de resposta e como registrar recebimento.
5. Estabeleça contrarreferência: o CREAS devolve status (acolhido, agendado, em acompanhamento, orientações ao CRAS) sem expor detalhes desnecessários.
6. Registre no prontuário do serviço de origem e no do serviço de destino, com referência cruzada (data e número do encaminhamento).
7. Faça reunião de alinhamento periódica (quinzenal/mensal) para ajustar critérios, reduzir devoluções e padronizar linguagem.

Modelo de “controle de encaminhamentos” (para evitar perda e retrabalho)

Rotina com setores parceiros (saúde, educação, habitação): como pactuar sem expor demais

Para funcionar, a pactuação precisa equilibrar agilidade e proteção. Sugestões práticas:

• Defina pontos focais (um contato por unidade/serviço) para reduzir ruído e vazamento de informação.
• Padronize o “mínimo necessário” por tipo de demanda (ex.: para escola, foco em frequência e barreiras; para saúde, foco em acesso e vulnerabilidades; para habitação, foco em situação domiciliar e documentação).
• Use status em vez de detalhes quando possível: “encaminhado”, “agendado”, “em acompanhamento”, “não localizado”, “recusou”.
• Registre consentimento e finalidade quando a troca de informação envolver dados sensíveis e não houver outra base de compartilhamento prevista na rotina institucional.
• Evite múltiplos formulários: um modelo de encaminhamento e um modelo de retorno (contrarreferência) para toda a rede, com campos adaptáveis.

Organização do prontuário: estrutura simples e funcional

O que deve estar organizado no prontuário (visão prática)

• Identificação e composição familiar (com referências cruzadas ao CadÚnico quando aplicável).
• Histórico de atendimentos (linha do tempo).
• Avaliações e planos (objetivos, ações, responsáveis, prazos).
• Documentos (encaminhamentos, retornos, termos, relatórios essenciais).
• Evoluções (registros de acompanhamento e mudanças relevantes).

Passo a passo: padronizar o prontuário na unidade

1. Defina uma capa padrão (identificação, território, contatos, alertas de proteção quando necessário e permitido).
2. Crie separadores (Atendimentos, Encaminhamentos, Documentos, Avaliações/Planos).
3. Numere e date documentos para facilitar auditoria e busca.
4. Estabeleça regra de guarda (quem arquiva, quando arquiva, onde arquiva, como empresta e devolve).
5. Faça revisão periódica (mensal/trimestral) para checar pendências, retornos e atualização de contatos.

Rotina integrada: exemplo de “ciclo” sem retrabalho

• Entrada: acolhida no CRAS → busca no CadÚnico → se necessário, agendamento de atualização.
• Registro: atendimento registrado no mesmo dia → encaminhamentos lançados no controle.
• Acompanhamento: retorno agendado → checagem de contrarreferência da rede.
• Atualização: gatilhos acionam revisão do CadÚnico e do prontuário (mudanças familiares, renda, endereço).
• Gestão: painel mensal com pendências e microáreas críticas → ajuste de busca ativa e agenda.