A Arquivologia é uma matéria essencial para qualquer candidato que deseje se preparar para o concurso da Polícia Federal. Dentre os vários tópicos que compõem essa disciplina, a Tabela de Temporalidade de Documentos se destaca como um dos mais importantes. Essa ferramenta é fundamental para a organização e gestão de documentos em qualquer instituição, inclusive na Polícia Federal.
A Tabela de Temporalidade de Documentos é um instrumento que determina o prazo de guarda dos documentos nos arquivos corrente e intermediário e estabelece sua destinação final, seja a eliminação ou a guarda permanente. Ela é criada com base em uma análise minuciosa dos documentos e das atividades que os geraram, levando em consideração aspectos legais, fiscais, administrativos e históricos.
Na Polícia Federal, a Tabela de Temporalidade de Documentos é essencial para garantir a preservação de documentos de valor histórico e para eliminar aqueles que não têm mais utilidade. Isso contribui para a otimização do espaço físico e para a eficiência na recuperação das informações.
A Tabela de Temporalidade de Documentos é composta por várias colunas, cada uma com uma informação específica. A primeira coluna é geralmente destinada à classificação dos documentos, que é feita de acordo com o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública. A segunda coluna é destinada à descrição dos documentos, onde são detalhadas as características e o conteúdo dos mesmos.
As próximas colunas são destinadas aos prazos de guarda dos documentos nos arquivos corrente e intermediário. O arquivo corrente é o setor onde ficam os documentos que estão em uso frequente. Já o arquivo intermediário é o local onde ficam os documentos que, embora não sejam mais de uso corrente, podem ser necessários eventualmente. Os prazos de guarda nesses arquivos são determinados de acordo com a frequência de uso dos documentos e a legislação vigente.
A última coluna da Tabela de Temporalidade de Documentos é destinada à destinação final dos documentos. Ela indica se os documentos devem ser eliminados, após o cumprimento dos prazos de guarda nos arquivos corrente e intermediário, ou se devem ser transferidos para o arquivo permanente. O arquivo permanente é o local onde ficam os documentos de valor histórico, que devem ser preservados indefinidamente.
Portanto, a Tabela de Temporalidade de Documentos é um instrumento de gestão de documentos indispensável para a Polícia Federal. Ela contribui para a organização dos arquivos, para a preservação da memória institucional e para a eficiência na recuperação das informações. Para se preparar para o concurso da Polícia Federal, é fundamental que o candidato compreenda bem esse instrumento e saiba como ele é aplicado na prática.
Estudar a Arquivologia e, em especial, a Tabela de Temporalidade de Documentos, é um passo importante para quem deseja ser aprovado no concurso da Polícia Federal. Essa disciplina, embora possa parecer complexa à primeira vista, é bastante lógica e, com o estudo adequado, pode ser facilmente compreendida.
