Apoio ao Recrutamento e Seleção: Triagem, Agenda e Documentação do Processo

O que é o apoio do Assistente de RH em Recrutamento e Seleção (R&S)

No processo de Recrutamento e Seleção, o Assistente de RH atua como suporte operacional para garantir que as etapas aconteçam no prazo, com organização e rastreabilidade. Na prática, isso envolve: receber e registrar a requisição de vaga, organizar currículos, aplicar uma triagem inicial conforme critérios definidos, agendar entrevistas, confirmar presença com candidatos, registrar cada etapa do funil e manter a documentação do processo pronta para consulta e auditoria.

O objetivo é reduzir retrabalho, evitar perda de informações e assegurar que o processo seja consistente (mesmo quando há troca de responsáveis ou alto volume de candidatos).

Abertura de requisição de vaga: como registrar e preparar o processo

Informações mínimas que devem constar na requisição

Ao receber a solicitação de abertura de vaga (por formulário, e-mail ou sistema), confirme se há dados suficientes para iniciar a divulgação e a triagem. Use um checklist simples para não ficar “caçando” informações depois.

• Área/gestor solicitante e contato
• Cargo/título da vaga e número de posições
• Tipo de vaga (efetiva, temporária, estágio, aprendiz) e local de trabalho
• Modelo de trabalho (presencial/híbrido/remoto) e horário
• Requisitos obrigatórios (formação, experiência, certificações, idiomas)
• Requisitos desejáveis (diferenciais)
• Faixa salarial ou política aplicável (quando a empresa permitir)
• Data desejada de entrada e urgência
• Etapas previstas (triagem, entrevista RH, entrevista gestor, teste, etc.)
• Responsáveis por cada etapa (RH, gestor, técnico)

Passo a passo prático: abertura e numeração do processo

• 1) Criar um identificador do processo: por exemplo RS-2026-001 (ano + sequência) ou VAGA-AREA-MES-SEQ.
• 2) Registrar a requisição: salvar o documento original e lançar os dados em uma planilha/sistema de controle do funil.
• 3) Validar critérios de triagem: alinhar com o recrutador/analista e/ou gestor quais são os critérios eliminatórios e quais são preferenciais (para evitar triagem “por feeling”).
• 4) Preparar pasta do processo: criar estrutura de pastas (digital) com padrão de nomes para garantir rastreabilidade.

Organização de currículos: entrada, padronização e controle

Fontes de recebimento e padronização

Currículos podem chegar por e-mail, formulários, indicações internas ou banco de talentos. O risco comum é perder versões, misturar vagas ou não conseguir provar quando e por qual canal o candidato entrou.

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• Nome completo
• Contato (e-mail e telefone)
• Vaga/processo (ID)
• Fonte (site, indicação, banco, etc.)
• Data de recebimento
• Link/arquivo do currículo
• Status atual no funil

Padrão de nome de arquivo (exemplo)

Ao salvar currículos, use um padrão que facilite busca e auditoria:

RS-2026-001_NomeSobrenome_CV_2026-01-28.pdf

Se houver versões, incremente:

RS-2026-001_NomeSobrenome_CV_v2_2026-01-28.pdf

Triagem inicial conforme critérios: como executar sem “inventar regra”

O que é triagem inicial (na rotina do Assistente)

Triagem inicial é a verificação objetiva de aderência aos critérios definidos na requisição. O Assistente de RH normalmente apoia filtrando currículos e separando candidatos em grupos (apto para entrevista, em análise, não aderente), sempre registrando o motivo de forma padronizada.

Passo a passo prático: triagem objetiva

• 1) Ler os critérios eliminatórios: por exemplo “CNH B obrigatória”, “experiência mínima 1 ano em atendimento”, “disponibilidade para turno X”.
• 2) Criar etiquetas de triagem: Apto, Em análise, Não aderente.
• 3) Registrar motivo de não aderência (curto e objetivo): “Sem experiência mínima”, “Não possui certificação”, “Sem disponibilidade de horário”.
• 4) Separar dúvidas para o recrutador/gestor: quando o currículo não deixa claro um requisito, marque como Em análise e registre a dúvida (“não informa nível de inglês”).
• 5) Atualizar o funil: status e data da triagem, com responsável.

Modelo de critérios e registro de triagem (exemplo)

Agendamento de entrevistas: agenda, convites e confirmação

Boas práticas de agenda

• Defina janelas de entrevista com antecedência (ex.: terças e quintas, 14h–17h).
• Evite agendar sem confirmar disponibilidade do entrevistador (gestor/técnico).
• Registre fuso/horário e formato (online/presencial).
• Padronize o tempo por etapa (ex.: 30 min RH, 45 min gestor).

Passo a passo prático: agendamento e confirmação

• 1) Selecionar candidatos aptos e validar com o recrutador/analista (quando aplicável).
• 2) Consultar agenda do entrevistador e reservar horários.
• 3) Enviar convite ao candidato com data, hora, formato, endereço/link e orientações.
• 4) Solicitar confirmação com prazo (ex.: “confirme até amanhã 12h”).
• 5) Enviar lembrete (ex.: 24h antes) e registrar confirmação/ausência.
• 6) Atualizar o funil com data da entrevista e responsável.

Checklist do convite de entrevista

• Vaga e etapa (ex.: “Entrevista com RH”)
• Data e horário (com fuso se necessário)
• Formato (presencial/online)
• Endereço completo ou link de reunião
• Nome e cargo do entrevistador
• Documentos/itens solicitados (se houver)
• Orientações de acesso (portaria, estacionamento, documento de identificação)
• Canal para dúvidas e remarcação

Padrões de comunicação com candidatos (modelos prontos)

1) Mensagem de convite para entrevista (e-mail)

Assunto: Entrevista – [Nome da Vaga] – [Empresa] – [Data/Hora]  Olá, [Nome do candidato]. Tudo bem?  Gostaríamos de agendar sua entrevista para a vaga de [Nome da vaga]. Seguem os detalhes:  • Etapa: [Entrevista com RH / Entrevista com Gestor] • Data: [dd/mm/aaaa] • Horário: [hh:mm] • Formato: [Online/Presencial] • Local/Link: [endereço completo ou link] • Entrevistador(a): [Nome – Cargo]  Por favor, confirme sua disponibilidade respondendo este e-mail até [prazo]. Caso precise remarcar, informe horários alternativos.  Atenciosamente, [Seu nome] [RH – Empresa] [Telefone/WhatsApp (se aplicável)]

2) Mensagem de confirmação e lembrete (WhatsApp ou e-mail curto)

Olá, [Nome]. Confirmando sua entrevista para a vaga [Vaga] em [dd/mm] às [hh:mm], com [Entrevistador]. Formato: [online/presencial]. Qualquer imprevisto, avise por aqui. Obrigado(a)!

3) Mensagem de reagendamento (quando necessário)

Olá, [Nome]. Precisaremos reagendar sua entrevista por ajuste de agenda interna. Você tem disponibilidade em [opção 1] ou [opção 2]? Se preferir, indique dois horários alternativos. Obrigado(a)!

4) Mensagem de status “em andamento” (para evitar silêncio)

Olá, [Nome]. Obrigado(a) por participar do processo para [Vaga]. Seu perfil segue em análise e retornaremos com atualização até [data].

Observação operacional: mantenha um padrão de prazo de retorno alinhado ao recrutador/gestor. Se o prazo mudar, atualize o candidato e registre no funil.

Registro de etapas e controle do funil: modelo de planilha/sistema

Campos recomendados para rastreabilidade

Mesmo usando sistema, é útil conhecer os campos mínimos para garantir consistência. Se for planilha, proteja acesso e padronize preenchimento.

Exemplo de status padronizados (para evitar confusão)

• Recebido
• Triagem em andamento
• Triado – Apto
• Triado – Não aderente
• Entrevista RH agendada
• Entrevista RH realizada
• Entrevista Gestor agendada
• Entrevista Gestor realizada
• Teste/Case enviado
• Teste/Case recebido
• Aprovado
• Reprovado
• Desistência
• Sem retorno (use com critério e com registro de tentativas)

Cuidados com dados pessoais no processo: armazenamento, acesso e descarte

Práticas operacionais seguras (no dia a dia)

• Minimização: colete e registre apenas o necessário para o processo seletivo. Evite campos “curiosidade” (ex.: estado civil, documentos pessoais) se não forem necessários nesta etapa.
• Acesso restrito: currículos e planilhas do funil devem ficar em local com permissão apenas para quem participa do processo.
• Evite compartilhamento por canais pessoais: não encaminhe currículos para e-mails pessoais ou grupos informais. Prefira links controlados com permissão.
• Controle de versões: mantenha uma fonte oficial do currículo (um arquivo ou link). Evite múltiplas cópias espalhadas.
• Registro de consentimento quando aplicável: se a empresa utiliza banco de talentos, siga o procedimento interno para manter candidatos para futuras vagas.

Armazenamento e descarte: como organizar prazos e evidências

Defina (com orientação interna) um padrão de retenção e descarte. O Assistente de RH executa o procedimento e registra evidências do descarte quando exigido.

• Durante o processo: manter currículos e registros em pasta do processo, com controle de acesso.
• Após encerramento: mover para pasta de “Processos encerrados” e aplicar o prazo de retenção definido.
• Descarte: apagar arquivos e remover acessos ao final do prazo; se houver política de registro, anotar data, responsável e escopo do descarte (sem expor dados do candidato).

Cuidados práticos: ao descartar, verifique se não há cópias em anexos de e-mail, downloads locais e pastas compartilhadas paralelas. Padronize um local único para armazenamento para reduzir esse risco.

Organização de evidências e documentos do processo (auditoria e rastreabilidade)

O que pode ser considerado evidência

Evidências são registros que demonstram que o processo seguiu as etapas previstas e que decisões foram tomadas com base em critérios definidos. Exemplos comuns:

• Requisição de vaga aprovada (formulário/e-mail)
• Descrição/critério da vaga utilizado na triagem
• Lista de candidatos com status e datas (funil)
• Convites e confirmações de entrevistas (logs/e-mails)
• Registros de comparecimento (realizada/não compareceu)
• Pareceres/feedbacks dos entrevistadores (quando aplicável)
• Registro de decisão final (aprovado/reprovado/desistência) e motivo padronizado

Estrutura sugerida de pastas do processo (exemplo)

RS-2026-001_Vaga-Assistente-Administrativo/  01_Requisicao-e-Aprovacao/  02_Descricao-e-Criterios/  03_Curriculos/  04_Triagem/  05_Agendamentos-e-Confirmacoes/  06_Entrevistas-e-Pareceres/  07_Decisao-Final/  08_Encerramento-e-Retencao/

Passo a passo prático: como montar o dossiê do processo seletivo

• 1) Salvar a requisição e aprovações na pasta 01 com data e versão.
• 2) Salvar critérios finais (o que foi usado na triagem) na pasta 02.
• 3) Centralizar currículos na pasta 03 com padrão de nome.
• 4) Registrar triagem (planilha exportada, relatório do sistema ou lista) na pasta 04.
• 5) Guardar evidências de agendamento (convites, confirmações, lista de entrevistas) na pasta 05.
• 6) Consolidar pareceres na pasta 06 (evite anotações soltas; use formulário padrão quando houver).
• 7) Registrar decisão final na pasta 07 (quem decidiu, quando, e status final).
• 8) Aplicar regra de retenção e registrar movimentação/encerramento na pasta 08.

Modelo de registro de etapas (log simples)

Rotina diária do Assistente de RH em R&S (checklist operacional)

• Verificar novas entradas de currículos e registrar no funil
• Executar triagem inicial conforme critérios e registrar motivos
• Separar dúvidas e alinhar com recrutador/gestor
• Agendar entrevistas e enviar convites com checklist completo
• Confirmar presença e enviar lembretes
• Atualizar status e datas no controle do funil
• Organizar evidências em pastas do processo (sem deixar para o final)
• Garantir que acessos e compartilhamentos estejam controlados