Como usar os casos integradores
Os casos a seguir simulam situações completas de trabalho administrativo no INSS e exigem aplicação simultânea de: análise de demanda, instrução processual, identificação de base legal, verificação de documentação, encaminhamentos, noções de controle orçamentário e cuidados de integridade. A lógica é treinar o “encadeamento” da atuação do Analista: receber a demanda, qualificar o pedido, montar o processo, checar requisitos, decidir encaminhamentos e registrar controles.
Roteiro padrão (checklist mental) para qualquer caso
- 1) Qualificação da demanda: o que foi pedido, por quem, com qual finalidade, qual unidade responsável.
- 2) Base legal mínima aplicável: mapear normas de processo administrativo, contratação/execução contratual (se houver), orçamento/execução (se houver), integridade/LGPD/sigilo, e normas internas pertinentes.
- 3) Instrução processual: autuação, peças essenciais, despacho de saneamento, diligências, pareceres/manifestação técnica, decisão/encaminhamento.
- 4) Documentação: checagem de autenticidade, completude, coerência e rastreabilidade (quem emitiu, quando, validade, assinatura, conferência).
- 5) Controles: prazos, responsáveis, trilha de auditoria, segregação de funções, registro em sistemas, e evidências.
- 6) Orçamento básico: existe despesa? há saldo? qual natureza? qual etapa (empenho/liquidação/pagamento)?
- 7) Integridade: conflito de interesses, favorecimento, pressão externa, vazamento de dados, manipulação de evidências.
Caso 1 — Contratação e gestão contratual: manutenção predial emergencial com execução e pagamento
Enunciado detalhado
A Gerência-Executiva identifica infiltrações e curto-circuito recorrente na rede elétrica de uma Agência da Previdência Social (APS). Houve interdição parcial de atendimento por risco à segurança. A chefia solicita contratação de empresa para serviço de manutenção corretiva (elétrica e impermeabilização) com prazo de execução de 15 dias. Existe contrato vigente de manutenção predial, mas o fiscal informa que o contrato atual cobre apenas manutenção preventiva e pequenos reparos, com limite mensal já consumido. A demanda chega ao Analista para instrução do processo de contratação e, posteriormente, para apoiar a gestão contratual (fiscalização, aditivos se necessários e pagamento).
Durante a execução, a empresa solicita acréscimo de quantitativos alegando que a área afetada é maior do que a prevista no orçamento inicial. O fiscal também relata que a empresa iniciou serviços antes da emissão formal da ordem de serviço, por “pressão” local para reabrir a APS.
Documentos simulados (checklist do processo)
- Memorando/Ofício de demanda da APS com relato do risco e fotos.
- Relatório de vistoria técnica (engenharia/manutenção) com diagnóstico e recomendação.
- Termo de Referência/Projeto Básico (objeto, escopo, prazos, critérios de medição, garantia, obrigações).
- Pesquisa de preços (fontes, metodologia, mapa comparativo).
- Justificativa de contratação (incluindo motivação da urgência, se aplicável).
- Declaração de disponibilidade orçamentária / reserva (quando cabível) e classificação da despesa.
- Minuta de contrato/nota de empenho/ordem de serviço (conforme modelo adotado).
- Designação formal de fiscal e gestor do contrato (portaria/ordem interna).
- Plano de fiscalização (rotina de medições, evidências, checklists).
- Diário de obra/relatórios de execução, medições, atesto.
- Notas fiscais/faturas e documentação de regularidade exigida para pagamento (conforme regras aplicáveis).
- Registro de ocorrências: início antecipado, solicitação de acréscimo, comunicações formais.
Perguntas orientadas
- Q1. Quais são as primeiras providências para qualificar a demanda e evitar contratação inadequada (ex.: duplicidade com contrato vigente)?
- Q2. Quais peças são indispensáveis na instrução para uma contratação de serviço de manutenção corretiva e por quê?
- Q3. Como tratar a alegação de urgência: quais evidências e cautelas devem constar no processo para justificar o rito escolhido?
- Q4. A empresa iniciou antes da ordem de serviço. Quais riscos isso gera e quais registros/encaminhamentos administrativos devem ser feitos?
- Q5. Como analisar o pedido de acréscimo de quantitativos: o que checar tecnicamente e quais limites/condições observar?
- Q6. No pagamento, quais verificações mínimas devem ser feitas antes do atesto e da liquidação da despesa?
- Q7. Cite 3 controles de integridade aplicáveis ao caso (conflito de interesses, favorecimento, evidências, segregação de funções).
Gabarito comentado (raciocínio)
A1 (qualificação da demanda). Comece verificando se há cobertura contratual existente (objeto, escopo, limites, vigência, saldo de quantitativos/valores, SLAs). Se o contrato vigente não cobre o serviço ou o limite foi consumido, registre isso com evidência (cláusulas, relatórios de consumo). Em seguida, delimite o objeto com precisão (o que será feito, onde, padrão de qualidade) e confirme a competência da unidade demandante e da unidade técnica (engenharia/manutenção) para emitir laudo/parecer.
A2 (peças indispensáveis). Para reduzir risco de sobrepreço, direcionamento e falhas de execução, o processo deve conter: (i) Termo de Referência/Projeto Básico com critérios de medição e aceite; (ii) pesquisa de preços com metodologia; (iii) justificativa (necessidade, vantajosidade, motivação); (iv) previsão orçamentária (classificação e disponibilidade); (v) minuta do instrumento (contrato/ordem/nota) e (vi) designação formal de gestor/fiscal. Sem esses elementos, a contratação fica vulnerável a impugnações e glosas.
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A3 (urgência e rito). Urgência não é apenas narrativa: deve ser demonstrada por evidências (laudo de risco, fotos, interdição, impacto no atendimento, risco elétrico). A cautela é evitar “urgência fabricada” por falta de planejamento. Registre a linha do tempo (quando o problema surgiu, quando foi comunicado, por que não foi resolvido antes) e a motivação do rito escolhido, com parecer técnico e jurídico quando aplicável.
A4 (início antes da ordem). Isso gera risco de despesa sem cobertura formal, fragiliza a fiscalização e pode caracterizar execução sem autorização. Providências: (i) registrar ocorrência formal (relatório do fiscal); (ii) notificar a empresa para cessar/regularizar e apresentar justificativa; (iii) avaliar responsabilidade do agente que autorizou informalmente; (iv) assegurar que qualquer medição só considere itens efetivamente previstos e aceitos; (v) reforçar controles: ordem de serviço, cronograma, evidências datadas. O foco é recompor a trilha documental e evitar pagamento indevido.
A5 (acréscimo de quantitativos). Primeiro, exigir memória de cálculo, reavaliação técnica (vistoria) e comparação com o escopo original. Verificar se o acréscimo decorre de erro de levantamento (falha de projeto) ou de condição imprevisível. Em seguida, checar limites e condições legais para alterações contratuais, a motivação, a vantajosidade e a compatibilidade de preços (manter referência de mercado). Se não for possível aditar dentro das condições, deve-se avaliar nova contratação/solução técnica, sempre com justificativa e disponibilidade orçamentária.
A6 (pagamento). Antes do atesto/liquidação: (i) conferir se houve execução conforme (medições, evidências, testes, aceite); (ii) verificar se a nota fiscal corresponde ao medido e ao contratado; (iii) checar documentação exigida para pagamento (regularidade e demais exigências previstas no instrumento); (iv) confirmar que há empenho e saldo; (v) registrar o atesto com identificação do responsável e data, mantendo anexos (relatórios, fotos, medições). Isso reduz risco de glosa, responsabilização e pagamento por serviço não executado.
A7 (integridade). Exemplos: (i) segregação de funções (quem demanda não é quem atesta sozinho; fiscal e gestor com papéis definidos); (ii) trilha de auditoria (comunicações formais, relatórios, evidências datadas); (iii) gestão de conflito de interesses (declarações, impedimentos, evitar contato informal com fornecedor); (iv) controle de acesso a documentos e orçamentos para evitar vazamento e direcionamento.
Caso 2 — Processo administrativo: apuração de irregularidade funcional com contraditório e saneamento
Enunciado detalhado
A chefia de uma APS relata que um servidor teria alterado a ordem de atendimento e orientado usuários a retornarem em horários específicos, supostamente para favorecer um despachante. Há reclamações registradas na ouvidoria e prints de mensagens em aplicativo. A unidade solicita ao Analista apoio na instrução do processo administrativo para apurar os fatos, preservar evidências e garantir contraditório e ampla defesa, com encaminhamento para a instância competente.
Durante a apuração preliminar, surgem indícios de que dados de requerimentos foram consultados sem necessidade de serviço, possivelmente para informar terceiros. Há risco de exposição de dados pessoais e de violação de sigilo.
Documentos simulados (checklist do processo)
- Relatório inicial da chefia com descrição dos fatos, datas, envolvidos e impacto no atendimento.
- Protocolos da ouvidoria e manifestações de usuários (com dados minimizados quando possível).
- Registros de sistema (logs de acesso, consultas, horários, usuário responsável).
- Escalas de trabalho, registros de ponto e lotação.
- Prints/mensagens: cadeia de custódia mínima (origem, data, quem coletou, como foi preservado).
- Despacho de instauração de apuração preliminar/sindicância (conforme rito aplicável).
- Termos de oitiva/depoimentos e intimações.
- Relatório de análise de integridade/segurança da informação (se houver).
- Manifestação do servidor (defesa) e documentos apresentados.
- Relatório final com enquadramento, análise de provas e proposta de encaminhamento.
Perguntas orientadas
- Q1. Quais medidas iniciais preservam a imparcialidade e a validade das provas (especialmente logs e prints)?
- Q2. Como estruturar a instrução para garantir contraditório e ampla defesa sem comprometer a apuração?
- Q3. Quais pontos devem constar no despacho de saneamento (diligências) quando há lacunas de prova?
- Q4. Como tratar a suspeita de acesso indevido a dados: quais áreas acionar e quais registros buscar?
- Q5. Quais são encaminhamentos possíveis ao final (sem “pular etapas”) e como justificar?
- Q6. Indique controles de integridade e de proteção de dados aplicáveis durante o processo.
Gabarito comentado (raciocínio)
A1 (preservação e validade). A primeira medida é preservar evidências com rastreabilidade: solicitar extração de logs por área competente, com identificação do responsável, período e método; guardar prints com contexto (origem, data, dispositivo, quem coletou) e evitar circulação desnecessária. Registre a cadeia mínima de custódia e restrinja acesso aos autos, reduzindo risco de adulteração e vazamento.
A2 (contraditório e ampla defesa). A instrução deve ser planejada: delimitar fatos, identificar envolvidos, listar provas necessárias, e formalizar intimações e prazos. O servidor deve ter ciência dos fatos imputados e acesso aos elementos que embasam a apuração, respeitando sigilo quando necessário (ex.: dados de terceiros minimizados). O objetivo é evitar nulidades por falta de ciência, cerceamento de defesa ou decisões sem motivação.
A3 (despacho de saneamento). Quando há lacunas, o despacho deve: (i) apontar quais fatos ainda não estão comprovados; (ii) determinar diligências específicas (novas oitivas, requisição de logs adicionais, confronto de horários com ponto/escala); (iii) fixar prazos e responsáveis; (iv) justificar pertinência e necessidade das diligências. Isso demonstra racionalidade e evita “prova genérica”.
A4 (acesso indevido a dados). Acione segurança da informação/gestão de acessos para relatórios de logs (consultas por CPF/NIT, horários, terminal, perfil de acesso). Verifique se havia demanda de trabalho que justificasse as consultas (fila de tarefas, requerimentos sob responsabilidade). Se houver indício de incidente com dados pessoais, registre e encaminhe conforme fluxo interno de incidentes, preservando sigilo e minimizando exposição nos autos.
A5 (encaminhamentos possíveis). Ao final, conforme robustez probatória: (i) arquivamento motivado (inexistência de materialidade/autoria); (ii) recomendação de medidas de gestão (treinamento, ajuste de controles) se houve falha de processo sem dolo; (iii) encaminhamento para instância disciplinar competente para instauração do procedimento cabível, com relatório fundamentado e indicação das provas. O cuidado é não aplicar “pena” sem rito adequado e não concluir por presunção.
A6 (integridade e dados). Controles: (i) acesso restrito aos autos e anonimização/minimização de dados de usuários; (ii) registro formal de todas as requisições de informação e extrações de log; (iii) segregação entre quem coleta evidências e quem decide; (iv) comunicação por canais oficiais; (v) registro de incidentes e medidas de contenção, quando aplicável.
Caso 3 — Conformidade previdenciária: indícios de fraude documental e validação de vínculos/contribuições
Enunciado detalhado
Chega à unidade administrativa um conjunto de requerimentos com padrão semelhante: segurados solicitam benefício e apresentam CTPS com anotações recentes de vínculos antigos, além de declarações do suposto empregador. O sistema aponta divergências: ausência de recolhimentos correspondentes, empresa com baixa há anos e múltiplos requerimentos vinculados ao mesmo endereço de procurador. A chefia pede ao Analista apoio na triagem de conformidade e no encaminhamento para apuração, sem negar direitos de forma automática.
Em um dos requerimentos, o segurado apresenta procuração e pede prioridade, pressionando por decisão rápida. Há risco de tentativa de indução do servidor e de vazamento de informações.
Documentos simulados (checklist do processo)
- Requerimento formal e documentos pessoais do segurado.
- CTPS (páginas de identificação e contratos), extratos e documentos complementares.
- Declaração do empregador (com CNPJ, assinatura, contatos) e eventuais holerites.
- Consulta cadastral da empresa (situação, datas, CNAE, endereço).
- Extratos de vínculos/contribuições disponíveis no sistema e apontamentos de divergência.
- Procuração/representação (se houver) e documento do procurador.
- Relatório de triagem com sinais de alerta (red flags) e diligências propostas.
- Despachos de exigência/diligência ao segurado e/ou ao empregador.
- Encaminhamento para área de inteligência/combate a fraudes (quando cabível), com evidências.
Perguntas orientadas
- Q1. Quais são os principais sinais de alerta (red flags) no enunciado e como registrá-los sem prejulgamento?
- Q2. Qual é o passo a passo para instruir o processo com diligências proporcionais (nem insuficientes, nem abusivas)?
- Q3. Que verificações documentais devem ser feitas na CTPS e nas declarações do empregador para avaliar consistência?
- Q4. Como lidar com a procuração e a pressão por prioridade, mantendo integridade e qualidade?
- Q5. Quando encaminhar para apuração especializada e o que deve acompanhar o encaminhamento?
- Q6. Indique cuidados de proteção de dados e de comunicação com o segurado durante as diligências.
Gabarito comentado (raciocínio)
A1 (red flags e registro). Sinais: anotações recentes para vínculos antigos, ausência de recolhimentos, empresa baixada há anos, repetição de padrão e endereço de procurador, múltiplos requerimentos correlatos. Registre como inconsistências objetivas (datas, divergências de cadastro, ausência de registros) e não como “fraude” declarada. Isso preserva imparcialidade e evita nulidades por prejulgamento.
A2 (passo a passo de diligências). (i) Autuar e organizar documentos; (ii) comparar informações declaradas com registros sistêmicos; (iii) listar inconsistências e definir diligências específicas (ex.: comprovação de atividade, documentos contemporâneos ao vínculo, confirmação de dados do empregador); (iv) emitir exigência clara com prazo e orientação; (v) se houver resposta, reavaliar consistência; (vi) persistindo indícios relevantes e padrão repetitivo, preparar relatório de encaminhamento para apuração especializada, mantendo o processo instruído com evidências.
A3 (checagens na CTPS e declarações). Verifique coerência de datas, sequência de anotações, assinaturas, carimbos, rasuras, compatibilidade com a existência da empresa no período, e se há documentos contemporâneos (holerites, rescisão, comprovantes). Na declaração do empregador, checar identificação do signatário, poderes de representação, contatos verificáveis, e coerência com CNAE/endereço. A análise é de consistência e corroborabilidade: quanto mais o documento puder ser confirmado por fontes independentes, maior a confiabilidade.
A4 (procuração e pressão). Procuração deve ser conferida quanto a forma, poderes e identificação. A pressão por prioridade não substitui requisitos: registre atendimentos e decisões por escrito, use canais oficiais e mantenha tratamento isonômico. Se houver tentativa de indução (pedido de “jeitinho”, oferta de vantagem, insistência indevida), interrompa a interação inadequada, registre ocorrência e comunique a chefia conforme fluxo interno.
A5 (encaminhamento para apuração). Encaminhe quando houver: padrão repetitivo, indícios consistentes, risco sistêmico, ou necessidade de cruzamentos/ações que extrapolem a análise ordinária. Anexe: relatório objetivo, lista de inconsistências, cópias dos documentos, consultas cadastrais, evidências de correlação (mesmo procurador/endereço), e histórico de diligências. O encaminhamento deve permitir que a área especializada reproduza o raciocínio e avance sem retrabalho.
A6 (proteção de dados e comunicação). Minimize dados expostos em despachos, compartilhe informações apenas com áreas competentes, e evite enviar documentos sensíveis por canais informais. Nas exigências ao segurado, use linguagem clara, objetiva e respeitosa, informando exatamente o que falta e por quê, sem acusação. Registre toda comunicação no processo para garantir transparência e auditabilidade.
Treino final: matriz de decisão rápida (para revisão)
Mapa de perguntas que o INSS costuma “cobrar” em situações práticas
- O processo está completo? Peças mínimas, motivação, evidências e responsáveis.
- Há base legal e competência? Quem decide, quem instrui, quem fiscaliza.
- Há risco orçamentário? Existe despesa, saldo, etapa correta (empenho/liquidação/pagamento).
- Há risco de integridade? Conflito de interesses, pressão externa, vazamento de dados, favorecimento.
- Há diligências necessárias? Nem “decidir no escuro”, nem exigir prova impossível.
- Há trilha de auditoria? Registros formais, logs, relatórios, comunicações oficiais.
Modelo de despacho de saneamento (estrutura)
1. Relatório sucinto do que foi apresentado e do que já consta nos autos. 2. Pontos controvertidos/inconsistências identificadas (em itens). 3. Diligências determinadas (o quê, para quem, como, prazo). 4. Justificativa de pertinência e necessidade das diligências. 5. Encaminhamentos internos (área técnica, jurídico, integridade, TI/logs, fiscalização). 6. Registro de cautelas: sigilo, proteção de dados, acesso restrito, segregação de funções.
