Ubicaciones y direccionamiento: cómo crear un sistema de localización que no falle

Tipos de ubicaciones y cuándo conviene cada una

Una ubicación es la “dirección física” donde se guarda una unidad de almacenaje (pallet, caja, bin, pieza larga, etc.). Elegir bien el tipo de ubicación reduce recorridos, daños y reubicaciones innecesarias. Para decidir, cruza tres variables: rotación (alta/media/baja), volumen (tamaño y cantidad) y peso (carga por unidad y por nivel).

1) Piso (floor storage)

• Cuándo conviene: productos voluminosos, pallets completos, baja necesidad de selectividad, o cuando el SKU rota por “lotes” (entra/sale por pallets enteros).
• Ventajas: bajo costo, flexible, rápido de implementar.
• Riesgos: menor densidad si no se apila, más “bloqueo” de acceso si se hace estiba en profundidad.
• Regla práctica: úsalo para alta rotación por pallet completo o para sobredimensionados que no caben en rack.

2) Rack selectivo

• Cuándo conviene: necesidad de acceso directo a cada pallet (alta selectividad), mix de SKUs alto, rotación media/alta.
• Ventajas: cada pallet tiene su ubicación; inventario más controlable.
• Riesgos: requiere disciplina de direccionamiento y mantenimiento; inversión mayor.
• Regla práctica: si necesitas “un pallet, una dirección” y cambios frecuentes de SKU, el selectivo suele ser la base.

3) Estantería (shelf) para cajas/unidades

• Cuándo conviene: picking por unidad o por caja, SKUs pequeños/medianos, rotación media/alta.
• Ventajas: accesible a pie, buena visibilidad, ideal para preparación manual.
• Riesgos: saturación si no se define capacidad; desorden si no hay estándar de bins/contención.
• Regla práctica: para “muchos SKUs, poco volumen por SKU” y preparación frecuente.

4) Drive-in / drive-through

• Cuándo conviene: alta densidad, pocos SKUs, pallets homogéneos, rotación baja/media, operación por lote.
• Ventajas: máxima densidad.
• Riesgos: menor selectividad; mayor probabilidad de golpes; disciplina FIFO/LIFO según diseño.
• Regla práctica: úsalo cuando la prioridad sea densidad y el SKU sea “estable” (pocas referencias, muchas unidades).

5) Cantilever

• Cuándo conviene: cargas largas o irregulares (tubos, perfiles, madera, planchas), peso alto, difícil de paletizar.
• Ventajas: seguro para longitudes; acceso lateral.
• Riesgos: requiere control de peso por brazo y distribución de carga.
• Regla práctica: si el producto “no es cúbico” y se deforma o sobresale, cantilever.

6) Bins (contenedores/cajas plásticas) en estantería o flow rack

• Cuándo conviene: piezas pequeñas, alta rotación, necesidad de orden por referencia, control visual.
• Ventajas: reduce mezclas, facilita conteos, mejora ergonomía.
• Riesgos: si no se define capacidad, se desbordan o se mezclan.
• Regla práctica: para “picking fino” y SKUs pequeños, define bin por SKU (o por familia) con capacidad máxima.

Esquema de direccionamiento alfanumérico (Pasillo–Módulo–Nivel–Posición)

Un buen direccionamiento debe ser legible (humano), consistente (reglas fijas) y escalable (crece sin romperse). Un formato típico y robusto es: PP-MM-NN-SS, donde:

• PP (Pasillo): corredor o calle principal (ej. A01, A02).
• MM (Módulo/Bahía): tramo entre marcos o sección de estantería (ej. 05).
• NN (Nivel): altura (suelo puede ser 00 o 01, según regla) (ej. 03).
• SS (Posición): hueco lateral dentro del módulo (izquierda/centro/derecha) o profundidad (ej. 01, 02, 03).

Reglas para que sea legible y consistente

• Longitud fija: usa ceros a la izquierda para mantener orden (ej. A01-05-03-02, no A1-5-3-2).
• Separadores estándar: siempre guion medio - (evita mezclar con / o espacios).
• Convención de orientación: define qué es “izquierda a derecha” y “inicio a fin” del pasillo. Ejemplo: mirando desde recepción hacia despacho, el módulo aumenta de 01 a 30.
• Nivel 00 o 01: define una sola regla. Recomendación: 00 para piso (si existe ubicación de piso) y 01 para primer nivel de rack; así se distingue claramente.
• Evita letras ambiguas: si usas letras, evita I, O, S si pueden confundirse con 1, 0, 5. En pasillos, usa prefijos claros (A, B, C).
• Una ubicación = un código: no reutilices el mismo código para dos espacios físicos.
• Sin “apodos” operativos: prohíbe nombres informales (“al lado del pilar”) en la operación diaria.

Guía práctica paso a paso para diseñar el direccionamiento

1. Define el mapa lógico: lista pasillos y sentido de numeración (ej. pasillos A01 a A10).

2. Define qué es un módulo: en rack selectivo suele ser una bahía entre marcos; en estantería, una sección.

3. Define niveles: decide si el piso es nivel 00 y cuántos niveles superiores existirán (ej. 01 a 05).

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4. Define posiciones: por ancho (1–3 pallets) o por profundidad (en drive-in). Ejemplo rack selectivo: 01=izquierda, 02=centro, 03=derecha.

5. Valida con recorridos reales: imprime 10 códigos de prueba, colócalos temporalmente y pide a 2 personas que encuentren ubicaciones sin ayuda. Si fallan, ajusta reglas.

6. Congela el estándar: documenta el formato y prohíbe excepciones sin aprobación.

Estándares mínimos de etiquetado (que realmente se leen)

El etiquetado es el “puente” entre el código y el mundo físico. Si no se lee rápido, el sistema falla aunque el código sea perfecto.

Tamaño y legibilidad

• Altura de caracteres: define según distancia de lectura. Regla práctica: a 2–3 m, letras/números grandes y gruesos; a 0,5–1 m (picking a pie), tamaño medio es suficiente.
• Tipografía: palo seco (sin adornos), alto contraste.
• Formato: muestra el código completo (ej. A03-12-02-01) y, si aplica, un “resumen” (ej. A03 grande + resto más pequeño) para lectura rápida.

Altura de lectura y ubicación física de la etiqueta

• Racks: etiqueta en el larguero frontal o en el marco, visible desde el pasillo. Evita colocarla donde la tape el pallet.
• Piso: placa/etiqueta en poste o señal vertical; si es en el suelo, debe ser de alta resistencia y protegida.
• Estantería: etiqueta al frente del nivel, alineada con el compartimento.

Protección y durabilidad

• Material: vinilo industrial, PVC o aluminio según golpes/ambiente.
• Protección: portaetiquetas, laminado o cubierta transparente en zonas de roce.
• Resistencia: considera polvo, humedad, frío (cámaras) y limpieza.

Contraste y codificación visual

• Contraste: negro sobre blanco o blanco sobre negro; evita combinaciones de bajo contraste.
• Colores por zona: si usas colores, que sean auxiliares (no el identificador principal). Ejemplo: pasillo A = franja azul; pasillo B = franja verde.

Códigos de barras / QR

• Recomendación: usa código de barras 1D (p. ej., Code 128) para lectura rápida y robusta; QR puede ser útil si quieres incluir más datos, pero no debe reemplazar la lectura humana.
• Regla: el texto humano y el código deben representar exactamente la misma ubicación.
• Calidad de impresión: evita impresiones caseras en zonas de alto tráfico; valida lectura con el escáner real a la distancia real.

Cómo decidir dimensiones y capacidad por ubicación

La ubicación no solo “existe”: debe tener capacidad definida para evitar sobrecargas, bloqueos y ubicaciones fantasma. Define capacidad en cuatro capas: dimensiones, peso, unidad de almacenaje y ocupación permitida.

1) Dimensiones (alto/ancho/fondo)

• Ancho: debe acomodar la unidad (pallet/caja/bin) + holguras para manipulación. En rack, considera tolerancias de entrada de horquillas y centrado.
• Fondo: define si es simple (1 pallet) o doble profundidad; en estantería, que la caja no sobresalga.
• Alto: considera altura de la unidad + embalaje + holgura para extracción segura (y limitaciones del equipo).

2) Peso máximo

• Por ubicación: carga máxima del nivel o del punto de apoyo.
• Por nivel y por módulo: en racks, respeta capacidad de largueros y marcos; en estantería, capacidad por repisa.
• Regla práctica: si el SKU puede variar de peso (lotes), define capacidad por “peor caso” o controla por lote.

3) Unidad de almacenaje (UoM logística)

Define qué “cabe” y qué se permite almacenar:

• Pallet: 1 pallet por posición (o 2 si es doble profundidad, pero entonces cambia la lógica de acceso).
• Caja: número máximo de cajas por nivel/compartimento.
• Bin: 1 SKU por bin (recomendado) o reglas de co-ubicación por familia si el negocio lo exige.

4) Capacidad operativa (ocupación permitida)

• Capacidad nominal: lo que físicamente cabe.
• Capacidad operativa: lo que conviene permitir para evitar saturación (ej. 85–90% en zonas de alta rotación para mantener maniobrabilidad).

Mini-método para parametrizar una ubicación

1. Elige la unidad estándar (pallet 1,20×1,00; caja tipo; bin tipo).

2. Define holguras (laterales, superiores, frontales) según manipulación.

3. Asigna límites: dimensiones internas útiles y peso máximo.

4. Define regla de ocupación: 1 pallet por posición; 1 SKU por bin; máximo X cajas.

5. Documenta en el catálogo de ubicaciones y etiqueta físicamente si aplica (p. ej., “MAX 800 kg”).

Prácticas para evitar ubicaciones “fantasma”

Una ubicación “fantasma” es aquella que en el sistema aparece disponible pero en físico no lo está (o al revés). Esto genera pérdidas de tiempo, inventarios inexactos y reubicaciones urgentes.

Bloqueo de ubicaciones dañadas o no utilizables

• Estados recomendados: ACTIVA, BLOQUEADA, EN_MANTENIMIENTO, INHABILITADA.
• Regla: si una ubicación tiene daño (larguero doblado, estantería inestable, señalización ilegible), se bloquea en sistema y se señaliza físicamente (tarjeta/placa de bloqueo).
• Control: solo un rol autorizado puede desbloquear, con evidencia (checklist o foto interna).

Control de ocupación (lo que el sistema debe impedir)

• No permitir doble asignación: si la ubicación es de 1 pallet, el sistema no debe aceptar un segundo pallet “lógico”.
• Validación por capacidad: si registras por cajas/bins, controla máximos por ubicación.
• Conteos cíclicos dirigidos: prioriza ubicaciones con mayor movimiento y las que tuvieron ajustes.

Ubicaciones temporales (staging) y reglas claras

• Cuándo usarlas: picos operativos, consolidación, incidencias, espera de decisión.
• Regla de oro: toda ubicación temporal debe tener código propio (ej. TMP-01, STG-REC-02) y tiempo máximo permitido.
• Disciplina: prohibido “dejarlo un rato” sin registrar; si se apoya en el piso, debe tener dirección temporal.

Reglas de reubicación (para que no se vuelva caos)

• Motivos válidos: optimización por rotación, cambio de unidad (pallet a cajas), daño, bloqueo, inventario, cambio de layout.
• Proceso mínimo:
  1. Crear tarea de reubicación (origen → destino).
  2. Confirmar retiro del origen (queda vacío en sistema).
  3. Confirmar depósito en destino (queda ocupado en sistema).
  4. Verificación rápida (escaneo de ubicación y unidad).
• Regla práctica: no se permite reubicar “sin destino”; si no hay destino definitivo, usar ubicación temporal.

Plantilla sugerida: catálogo de ubicaciones (campos obligatorios)

El catálogo de ubicaciones es la “tabla maestra” que alimenta WMS/ERP o, en su defecto, tu control en hojas de cálculo. Debe permitir filtrar por tipo, capacidad, estado y uso.

Ejemplo completo de codificación (con lectura humana y reglas)

Escenario: rack selectivo con pasillos A01 a A05. Cada pasillo tiene módulos 01 a 20. Niveles: 00 (piso), 01 a 04 (rack). Posiciones por módulo: 01 izquierda y 02 derecha (dos pallets por módulo).

Reglas del ejemplo

• Formato: PP-MM-NN-SS
• Piso: NN=00
• Posición: SS=01 (izquierda), SS=02 (derecha) mirando desde el inicio del pasillo

Códigos de muestra

• A03-12-02-01 = Pasillo A03, módulo 12, nivel 02, posición izquierda.
• A03-12-02-02 = Pasillo A03, módulo 12, nivel 02, posición derecha.
• A03-12-00-01 = Ubicación de piso (nivel 00) asociada al mismo módulo, posición izquierda (si existe piso marcado).

Cómo se vería la etiqueta (mínimo recomendado)

• Texto grande: A03-12-02-01
• Código de barras 1D: que codifique exactamente A03-12-02-01
• Opcional: franja de color del pasillo A03 para orientación rápida (sin reemplazar el código).