SharePoint: sitios, bibliotecas de documentos y trabajo por equipos

SharePoint como repositorio compartido para equipos

SharePoint es el espacio donde un equipo guarda, organiza y comparte información de forma estructurada. A diferencia de un almacenamiento personal, aquí el contenido pertenece al equipo: se ordena por áreas, proyectos o procesos, y se accede según permisos definidos para el grupo. Esto facilita que todos encuentren “la versión correcta” de un documento y trabajen sobre un mismo repositorio.

¿Qué es un sitio en SharePoint?

Un sitio es el “contenedor” principal de un equipo o iniciativa. Piensa en él como el espacio de trabajo del departamento (por ejemplo, Marketing) o del proyecto (por ejemplo, Implementación CRM). Dentro del sitio se agrupan recursos como bibliotecas de documentos, páginas informativas, listas y accesos a herramientas del equipo.

• Cuándo crear un sitio: cuando un equipo necesita un espacio propio con permisos, estructura y recursos compartidos.
• Qué suele incluir: una o varias bibliotecas de documentos, enlaces a recursos, y contenido de referencia del equipo.

¿Qué es una biblioteca de documentos?

Una biblioteca es el lugar dentro del sitio donde se almacenan archivos (Word, Excel, PowerPoint, PDFs, imágenes, etc.). Es el equivalente a un “archivador” dentro del espacio del equipo. Un sitio puede tener varias bibliotecas, cada una con un propósito claro.

Ejemplo: en un sitio de “Marketing”, puedes tener bibliotecas separadas para Plantillas, Proyectos, Publicaciones y Archivo. Esta separación ayuda a que el equipo no mezcle documentos de naturaleza distinta en un mismo lugar.

Cómo organizar documentos por áreas, proyectos o procesos

Antes de crear carpetas o bibliotecas, define el criterio principal de organización. Elige el que mejor se alinee con cómo trabaja el equipo:

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• Por áreas: útil para departamentos con subequipos (p. ej., Marketing > Diseño, Contenidos, Eventos).
• Por proyectos: útil cuando el trabajo se gestiona por iniciativas con inicio y fin (p. ej., Proyecto A, Proyecto B).
• Por procesos: útil cuando el trabajo sigue etapas repetibles (p. ej., Solicitud > Revisión > Aprobación > Publicación).

Una regla práctica: si el equipo suele preguntar “¿de qué proyecto es esto?”, organiza por proyectos; si pregunta “¿en qué etapa está?”, organiza por procesos.

Guía práctica: diseñar una estructura coherente (paso a paso)

Paso 1: define el alcance del sitio

Escribe en una frase para qué existe el sitio. Ejemplos:

• “Centralizar el trabajo y los documentos del equipo de Marketing.”
• “Gestionar toda la documentación del proyecto Implementación CRM.”

Esto evita que el sitio se convierta en un “cajón de sastre” donde todo cabe.

Paso 2: decide las bibliotecas principales

Crea bibliotecas por grandes categorías que no deberían mezclarse. Un conjunto típico (que puedes adaptar) es:

• Plantillas: documentos base reutilizables (briefs, formatos, presentaciones corporativas).
• Proyectos: trabajo activo por iniciativa (cada proyecto con su propia organización interna).
• Publicaciones: entregables finales listos para difundir (versiones aprobadas).
• Archivo: contenido cerrado o histórico que se conserva por referencia.

Consejo: si “Proyectos” crece mucho, puedes crear una biblioteca por programa o por año (p. ej., Proyectos 2026) para mantenerlo manejable.

Paso 3: define convenciones de nombres (claras y consistentes)

La consistencia reduce búsquedas y errores. Acordad reglas simples y mantenedlas:

• Evita nombres ambiguos: “Documento final” no dice nada; mejor “Propuesta_Comercial_ClienteX_v1”.
• Usa un patrón: [Área/Proyecto]_[Tipo]_[Tema]_[Fecha o Versión].
• Fechas en formato ordenable: AAAA-MM-DD (ej.: 2026-02-02).
• Evita caracteres problemáticos: usa guiones - o guiones bajos _ en lugar de símbolos raros.
• Prefijos para ordenar: si necesitas orden fijo, usa 01_, 02_, 03_…

Ejemplos de nombres útiles:

• MKT_Plan_Campaña_Q2_2026-04-15_v2
• CRM_Acta_Reunión_2026-01-20
• RRHH_Política_Teletrabajo_2025-11-01

Paso 4: define una profundidad máxima de carpetas

Una estructura demasiado profunda hace que la gente se pierda y duplique archivos. Como pauta general, intenta no superar 3 niveles de carpetas dentro de una biblioteca.

Si sientes que necesitas 5–6 niveles para “no perderte”, probablemente te convenga simplificar carpetas y usar metadatos (ver más abajo) o separar en bibliotecas.

Paso 5: ordena por etapas cuando el trabajo sigue un flujo

Si el equipo trabaja por fases, crea carpetas de etapa dentro de cada proyecto o proceso. Esto ayuda a ubicar rápidamente el estado del trabajo.

Ejemplo de estructura por etapas dentro de un proyecto:

Proyectos/Proyecto_CRM/01_Planificación Proyectos/Proyecto_CRM/02_Ejecución Proyectos/Proyecto_CRM/03_Revisión Proyectos/Proyecto_CRM/04_Aprobado Proyectos/Proyecto_CRM/05_Cerrado

Consejo: usa números al inicio para que el orden sea siempre el mismo.

Carpetas vs. metadatos: cómo decidir (sin tecnicismos)

En SharePoint puedes organizar con carpetas (como en un explorador de archivos) y también con metadatos (etiquetas o propiedades que describen el documento, como “Proyecto”, “Tipo”, “Estado”). No necesitas elegir solo uno: lo habitual es combinar ambos con criterio.

Cuándo usar carpetas

• Cuando el equipo piensa en rutas: “Está en Proyectos > Proyecto X > Aprobado”.
• Para separar etapas o entregables: borradores vs. aprobados, o por fase del proceso.
• Para agrupar pocos elementos: carpetas simples con contenido claramente delimitado.

Cuándo usar metadatos (etiquetas)

• Cuando un documento encaja en varias categorías: por ejemplo, un archivo que pertenece a un proyecto y también a un cliente y a un tipo de documento.
• Cuando necesitas filtrar y encontrar rápido: “muéstrame todas las presentaciones del Proyecto CRM en estado Revisión”.
• Cuando la estructura se vuelve demasiado profunda: en lugar de crear subcarpetas infinitas, etiqueta por “Estado”, “Año”, “Área”, etc.

Regla rápida para decidir

• Si la gente necesita navegar y entender el repositorio “de un vistazo” → prioriza carpetas simples.
• Si la gente necesita buscar, filtrar y reutilizar información de muchas formas → añade metadatos.

Ejemplos de bibliotecas típicas y cómo usarlas

Biblioteca: Plantillas

Objetivo: ofrecer documentos base listos para reutilizar y mantener consistencia.

• Contenido típico: briefs, formatos de actas, presentaciones corporativas, checklists.
• Estructura sugerida: pocas carpetas por tipo (p. ej., Presentaciones, Documentos, Hojas de cálculo).
• Buena práctica: nombra con versión y fecha de actualización (p. ej., Plantilla_Presentación_Corporativa_2026-01-10_v3).

Biblioteca: Proyectos

Objetivo: concentrar el trabajo activo y la documentación viva de cada iniciativa.

• Estructura sugerida: una carpeta por proyecto con subcarpetas por etapas (01_Planificación, 02_Ejecución, etc.).
• Metadatos útiles (conceptualmente): Proyecto, Responsable, Estado, Tipo de documento.

Biblioteca: Publicaciones

Objetivo: almacenar entregables finales y aprobados, listos para compartir.

• Contenido típico: comunicados finales, creatividades aprobadas, documentos oficiales.
• Estructura sugerida: por canal o tipo (p. ej., Web, Redes, Prensa) o por campaña.
• Regla práctica: aquí debería vivir la “fuente de verdad” de lo que ya está aprobado.

Biblioteca: Archivo

Objetivo: conservar material cerrado sin mezclarlo con el trabajo del día a día.

• Estructura sugerida: por año y/o por proyecto cerrado (p. ej., 2025, 2026).
• Regla práctica: archiva cuando el proyecto terminó o el documento ya no se edita, pero puede consultarse.

Checklist rápido para mantener el orden en el tiempo

• ¿Cada biblioteca tiene un propósito claro y conocido por el equipo?
• ¿Los nombres siguen un patrón acordado?
• ¿La profundidad de carpetas se mantiene en 2–3 niveles?
• ¿Las etapas están numeradas para conservar el orden?
• ¿Los documentos “finales” están separados de los “borradores”?
• ¿Lo cerrado se mueve a “Archivo” para evitar ruido?