Procesos de recepción y control: desde la descarga hasta el put-away

Objetivo del proceso de recepción y control

La recepción es el conjunto de actividades que convierten una entrega del proveedor en inventario confiable y trazable dentro del almacén. Un buen proceso reduce errores de inventario, evita que producto no conforme ingrese a stock y acelera el flujo hacia el destino correcto (almacenamiento, cuarentena o devoluciones). La clave es trabajar con pasos verificables, evidencia y puntos de control claros.

Flujo de recepción paso a paso (verificable)

1) Cita / ventana de descarga

• Qué se hace: asignar un horario y un muelle (o zona) para la unidad, según tipo de carga y prioridad.
• Qué se verifica: proveedor, número de orden/ASN (si aplica), tipo de unidad (camión, contenedor), temperatura requerida, requisitos de seguridad.
• Evidencia: registro de cita y hora real de arribo.

Buenas prácticas: definir ventanas por tipo de operación (cross-dock, reposición, importación, devoluciones) y limitar la cantidad de unidades simultáneas según capacidad de muelles y personal.

2) Inspección de seguridad del muelle (antes de abrir puertas)

• Qué se hace: asegurar el vehículo y el muelle para evitar movimientos y accidentes.
• Checklist mínimo: calzas colocadas, freno aplicado, nivelador en posición, luz/semáforo de muelle (si existe), estado del piso (seco, sin obstáculos), EPP del equipo, integridad de sellos (si aplica).
• Evidencia: check firmado o registro digital con hora.

Regla operativa: no iniciar descarga si hay riesgo (piso mojado, unidad mal posicionada, embalaje colapsado visible, fuga, olor químico, etc.).

3) Descarga

• Qué se hace: bajar la mercancía al área de staging/recepción manteniendo la segregación por orden/proveedor/lote.
• Qué se verifica: condición visible de pallets/cajas, temperatura (si aplica), cantidad de bultos descargados vs. documento de transporte.
• Evidencia: fotos de daños visibles al arribo, registro de temperatura, conteo de bultos.

Tip práctico: marcar físicamente (con tarimas separadas o líneas en piso) “pendiente de conteo”, “en conteo”, “validado” para evitar mezclas.

4) Conteo (físico) y revisión de condición

• Qué se hace: contar unidades según la unidad de medida definida (pallet, caja, pieza) y revisar estado del producto/embalaje.
• Modalidades: conteo por bulto, conteo por pieza (para críticos), muestreo (solo si la política lo permite y el riesgo es bajo).
• Evidencia: hoja de conteo o registro en sistema con usuario, hora y método.

Control de calidad: para productos críticos (alto valor, regulados, serializados, temperatura controlada), aplicar doble verificación: un operador cuenta y otro valida (o el sistema exige confirmación).

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5) Validación documental

• Qué se compara: orden de compra vs. remisión/packing list vs. lo recibido.
• Qué se valida: SKU, descripción, lote/serie, caducidad, unidad de medida, cantidades, condiciones pactadas, requisitos de etiquetado, certificados (si aplica).
• Evidencia: documentos escaneados o archivados con referencia a la recepción.

Regla: si falta un dato crítico (lote/caducidad/serie cuando aplica), el producto no debe liberarse a almacenamiento normal.

6) Registro de recepción (entrada a sistema)

• Qué se hace: crear el registro de recepción en WMS/ERP (o formato controlado), asignando atributos: lote, caducidad, estado (liberado/cuarentena), propietario, ubicación temporal.
• Qué se verifica: que el SKU y la unidad de medida coincidan con el maestro de datos; que el lote/caducidad tengan formato válido; que no se duplique una recepción.
• Evidencia: número de recepción y trazabilidad a documentos.

Ejemplo: si se recibe “SKU A” en cajas de 12, pero el documento viene en piezas, el registro debe convertir correctamente para evitar sobrantes/faltantes contables.

7) Etiquetado

• Qué se etiqueta: unidad logística (pallet) y/o unidad de empaque (caja) según el nivel de control requerido.
• Qué debe contener la etiqueta: identificador único (LPN/SSCC interno), SKU, cantidad, lote, caducidad, estado (liberado/cuarentena), fecha de recepción.
• Evidencia: confirmación de impresión/aplicación y lectura (scan) cuando sea posible.

Regla: no mover a almacenamiento sin identificación legible y consistente con el registro.

8) Decisión de destino: almacenamiento, cuarentena o devoluciones

Punto clave: el destino debe reflejarse en el sistema y en la segregación física. Si el sistema dice “cuarentena” pero el pallet está en zona liberada, el riesgo de surtir producto no conforme es alto.

Discrepancias comunes y flujo de resolución con evidencia

Tipos de discrepancia

• Faltantes: se recibe menos que lo documentado o lo ordenado.
• Sobrantes: se recibe más que lo documentado o lo ordenado.
• Daño: embalaje colapsado, producto roto, humedad, contaminación, temperatura fuera de rango, sello violado.

Flujo recomendado (pasos y controles)

1. Detección y contención: detener el avance del material afectado y segregar (zona de incidencias/cuarentena). No mezclar con producto conforme.
2. Documentación de evidencia: tomar fotos (pallet completo, detalle del daño, etiqueta del proveedor, número de lote/serie), registrar hora y responsable. Si aplica, registrar temperatura y condición del sello.
3. Acta/registro de incidencia: levantar un formato (digital o físico) con: proveedor, orden, SKU, cantidad afectada, tipo de discrepancia, descripción, evidencia adjunta, testigos si aplica.
4. Reconteo / verificación cruzada: realizar reconteo por un segundo operador o supervisor, especialmente en faltantes/sobrantes.
5. Decisión operativa:
   • Si es faltante: registrar recibido real, notificar compras/proveedor, definir si se acepta parcial o se reclama.
   • Si es sobrante: bloquear el excedente hasta instrucción (devolver, facturar adicional, o regularizar con orden complementaria).
   • Si es daño: clasificar (retrabajable, merma, devolución) y mantener en cuarentena hasta liberación.
6. Regularización en sistema: ajustar la recepción según el dictamen (no “arreglar” físicamente sin reflejarlo en el sistema).
7. Cierre de incidencia: archivar evidencia y resolución (nota de crédito, reposición, autorización de uso, etc.).

Ejemplo práctico: llegan 100 cajas (documento) de un SKU, pero se cuentan 96. Se segrega el pallet final, se recontean bultos con un segundo operador, se toman fotos del interior del camión y del conteo, se registra “recibido 96”, se genera incidencia por 4 faltantes y se notifica al proveedor con evidencia.

Put-away (ubicación de guardado): cómo ejecutarlo sin errores

El put-away es el movimiento controlado desde recepción/staging hacia la ubicación final. Su objetivo es guardar rápido, seguro y con trazabilidad, respetando capacidad, compatibilidades y reglas de rotación (FIFO/FEFO).

Reglas de asignación de ubicación

• Ubicación vacía vs. consolidación:
  • Vacía cuando: el producto requiere segregación por lote/estado, hay riesgo de confusión, o el volumen recibido llena una ubicación completa.
  • Consolidación cuando: mismo SKU y atributos compatibles (mismo lote/caducidad si la política lo exige), y la ubicación permite completar capacidad sin mezclar estados.
• Respeto de capacidad: validar límites de peso/volumen/altura de la ubicación y del equipo de manejo. No “forzar” ubicaciones por prisa.
• Compatibilidades: evitar co-ubicación de productos incompatibles (químicos vs. alimentos, olores, materiales peligrosos, frágiles con pesados). Si tu operación no maneja peligrosos, igual aplica compatibilidad básica: olor, humedad, contaminación cruzada.
• FIFO/FEFO:
  • FIFO (First In, First Out): se prioriza salida por antigüedad de ingreso.
  • FEFO (First Expired, First Out): se prioriza salida por caducidad más próxima; en recepción, esto implica ubicar y registrar caducidades correctamente para no bloquear el surtido.

Guía práctica paso a paso del put-away

1. Preparación: confirmar que el pallet/caja está etiquetado y que el estado es el correcto (liberado vs. cuarentena). Revisar que la tarea de put-away corresponda al LPN.
2. Selección de ubicación: elegir ubicación según reglas (vacía/consolidación, capacidad, compatibilidad, FIFO/FEFO). Si el sistema sugiere una ubicación que no cumple, escalar con motivo (capacidad, bloqueo, incompatibilidad).
3. Traslado seguro: mover por rutas definidas, sin obstruir pasillos. Mantener estabilidad de carga (film, flejes).
4. Confirmación en ubicación: validar físicamente la ubicación (placa/código) y confirmar el depósito (scan o registro). Si hay diferencia entre ubicación real y la asignada, no “dejarlo ahí” sin corregir en sistema.
5. Verificación final: comprobar que la etiqueta queda visible y que la carga no excede límites. Para críticos, aplicar doble verificación (segundo scan o revisión).

Ejemplo: recibes 2 pallets del mismo SKU con distinto lote. Aunque haya espacio en una misma ubicación, no se consolidan si la política exige segregación por lote para FEFO. Se asignan ubicaciones separadas o se consolida solo por lote.

Checklists operativos

Checklist de recepción (operativo)

• Cita confirmada y unidad identificada (proveedor, orden/ASN).
• Inspección de muelle completa (calzas, nivelador, piso, EPP).
• Sellos verificados (si aplica) y evidencia si hay anomalía.
• Descarga segregada por orden/SKU/lote (sin mezcla).
• Conteo realizado con método definido (bulto/pieza) y registrado.
• Revisión de condición (daños, humedad, temperatura si aplica).
• Validación documental (SKU, UoM, lote/serie, caducidad, cantidades).
• Registro en sistema con atributos completos y estado correcto.
• Etiquetado aplicado y legible (LPN/SSCC interno).
• Destino decidido: liberado a put-away / cuarentena / devolución.

Checklist de put-away

• Producto liberado (no cuarentena) y etiqueta correcta.
• Ubicación asignada cumple capacidad (peso/volumen/altura).
• Compatibilidad validada (no co-ubicación riesgosa).
• Regla FIFO/FEFO respetada (lote/caducidad capturados).
• Confirmación de ubicación (scan/registro) y cierre de tarea.
• Etiqueta visible y carga estable/segura.
• Doble verificación en productos críticos (segundo operador o segundo scan).

Tiempos objetivo (SLA) y controles de calidad

Controles de calidad recomendados:

• Doble verificación en: serializados, alto valor, regulados, temperatura controlada, promociones críticas.
• Muestreo dirigido (si aplica): aumentar inspección a proveedores con historial de incidencias.
• Auditoría rápida de ubicación: revisión diaria de un porcentaje de put-aways para detectar errores de confirmación.

Recomendaciones para evitar cuellos de botella (sin cerrar operación)

Staging temporal bien gestionado

• Definir capacidad máxima de staging y reglas de permanencia (p.ej., “no más de X horas”).
• Separar staging por estado: pendiente de conteo, validado, cuarentena, devoluciones.
• Usar señalización visual (colores/zonas) para evitar mezclas.

Priorización por urgencia

• Priorizar recepciones que alimentan pedidos del día, reposición de alta rotación o productos con ventana de temperatura.
• Crear una cola de put-away por prioridad: urgente (surtido hoy) > perecedero/FEFO > alta rotación > resto.

Orden de liberación

• No liberar a put-away hasta completar: conteo + validación documental + etiquetado.
• Si hay presión por espacio, liberar por “lotes” controlados: primero lo conforme y completo; lo dudoso a cuarentena sin bloquear el flujo.
• Evitar re-trabajos: una recepción mal registrada genera correcciones posteriores (y más congestión) que hacerlo bien desde el inicio.