Exactitud de inventario: disciplina operativa para que el sistema refleje la realidad
La exactitud de inventario es el grado de coincidencia entre lo que el sistema (WMS/ERP) dice que hay y lo que físicamente está en la bodega, por SKU, lote/serie (si aplica) y ubicación. No depende solo de contar bien: depende, sobre todo, de registrar cada movimiento en el momento correcto y con controles que eviten “inventario fantasma”.
Reglas operativas no negociables
- Cada movimiento se registra: recepción interna, put-away, reubicación, picking, reposición, devoluciones, mermas, cuarentena, ajustes.
- Prohibido “tomar y después registrar”: el registro debe ocurrir antes o durante la acción, nunca después. Si el proceso permite “lo hago y luego lo anoto”, la exactitud se degrada rápidamente.
- Una tarea = un responsable: cada transacción debe quedar asociada a un usuario/operario y a un documento (orden, transferencia, ajuste).
- Control de ajustes: los ajustes no “corrigen” el proceso; solo corrigen el saldo. Deben ser excepción, con causa, evidencia y autorización.
- Bloqueo de inventario en disputa: si hay diferencia o incidencia, el stock pasa a estado bloqueado (cuarentena o “hold”) hasta resolver.
Control de movimientos: cómo evitar que el inventario se “despegue”
La exactitud se protege con tres capas: (1) registro transaccional, (2) validaciones, (3) auditoría.
- Registro transaccional: toda salida/entrada debe tener documento (pedido, transferencia, devolución, merma).
- Validaciones: escaneo de ubicación y SKU, verificación de unidad de medida, reglas de lote/FEFO si aplica, confirmación de cantidad.
- Auditoría: bitácora de movimientos (quién, qué, cuándo, desde/hacia dónde) y reportes de excepciones.
Guía práctica paso a paso: “Movimiento correcto” (estándar mínimo)
- Identificar la tarea: picking, reposición, reubicación, ajuste, devolución, merma.
- Escanear ubicación origen (o seleccionar con validación si no hay escáner).
- Escanear SKU y, si aplica, lote/serie.
- Confirmar unidad de medida (unidad/caja/pallet) y factor de conversión.
- Confirmar cantidad (ideal: doble confirmación en tareas críticas).
- Escanear ubicación destino (si hay traslado/reubicación).
- Cerrar la transacción y verificar que el sistema refleje el saldo esperado.
- Si hay discrepancia: no “forzar” el movimiento; generar incidencia y bloquear.
Ajustes de inventario: control, autorización y causas
Un ajuste es una corrección de saldo en el sistema para alinearlo con lo físico. Debe existir un flujo de aprobación y una clasificación de causas para aprender y reducir recurrencia.
Buenas prácticas de ajustes
- Separar roles: quien detecta la diferencia no debería ser quien aprueba el ajuste (segregación).
- Requerir evidencia: conteo firmado, fotos si aplica, documento de merma/daño, acta de destrucción, reporte de devolución.
- Clasificar causa (catálogo corto y obligatorio): error de picking, error de reposición, unidad de medida, daño/merma, devolución no procesada, mezcla de lotes, ubicación incorrecta, etc.
- Umbrales de autorización: por valor o cantidad. Ejemplo: hasta 5 unidades aprueba supervisor; >5 o alto valor aprueba jefe/gerencia.
- Revisión semanal de ajustes por causa y por área (picking, reposición, devoluciones, cuarentena).
Ejemplo de política simple de autorización
| Tipo de ajuste | Condición | Aprueba | Evidencia mínima |
|---|---|---|---|
| +/- por conteo cíclico | ≤ 2 unidades y bajo valor | Supervisor | Hoja de conteo + trazabilidad |
| +/- por conteo cíclico | > 2 unidades o alto valor | Jefe de bodega | Recuento + investigación |
| Merma/daño | Cualquier valor | Jefe + Calidad (si aplica) | Acta + evidencia |
| Obsolescencia/destrucción | Cualquier valor | Gerencia | Acta + autorización formal |
Conteos cíclicos: por criticidad (ABC) y por eventos
El conteo cíclico reemplaza (o reduce) la dependencia del inventario general anual, distribuyendo verificaciones durante el año para detectar errores temprano y corregir causas. Se programa por criticidad y se activa por eventos.
Conteo por criticidad (ABC)
Clasifica SKUs por impacto (valor, rotación, criticidad operativa). Una regla práctica:
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- A: alto valor/alta rotación/alta criticidad → contar con mayor frecuencia.
- B: impacto medio → frecuencia intermedia.
- C: bajo impacto → frecuencia menor.
Ejemplo de frecuencias (ajustables):
| Clase | Criterio típico | Frecuencia sugerida | Objetivo |
|---|---|---|---|
| A | Top 20% en valor o rotación | Semanal o quincenal | Detectar desviaciones rápido |
| B | Siguiente 30% | Mensual | Control estable |
| C | Resto | Trimestral o semestral | Verificación preventiva |
Conteo por eventos (disparadores)
Se ejecuta cuando ocurre algo que aumenta el riesgo de error:
- Tras incidencias: faltantes en picking, sobrantes, reclamos de cliente, diferencias en despacho.
- Cambios de ubicación: reubicaciones masivas, re-slotting, consolidaciones.
- Roturas/daños: derrames, golpes, humedad, vencimientos detectados.
- Devoluciones: picos de devoluciones o devoluciones sin documentación clara.
- Intervención en cuarentena: liberación o destrucción de producto.
Métodos prácticos de conteo: cómo elegir y ejecutar
El método depende del objetivo: validar una zona, validar un SKU crítico o investigar una diferencia. Lo importante es estandarizar: quién cuenta, cómo se registra, cuándo se bloquea y cuándo se recuenta.
1) Conteo por ubicación (location count)
Se cuenta todo lo que hay en una ubicación específica. Útil para mantener orden y detectar mezclas.
Paso a paso:
- Bloquear la ubicación (sin movimientos durante el conteo).
- Identificar la ubicación (escaneo/validación).
- Contar físicamente por SKU y por lote/serie si aplica.
- Registrar cantidades y unidad de medida (unidad/caja).
- Comparar contra sistema y marcar diferencias.
- Si hay diferencia: activar recuento y mini-investigación (ver esquema más abajo).
- Desbloquear solo cuando el saldo esté confirmado o el stock quede en “hold”.
2) Conteo por SKU (SKU count)
Se busca el SKU en todas sus ubicaciones y se valida el total. Útil cuando hay faltantes recurrentes o alta criticidad.
Paso a paso:
- Listar ubicaciones donde el sistema indica que existe el SKU (incluye cuarentena y devoluciones).
- Bloquear movimientos del SKU durante el conteo (o bloquear ubicaciones involucradas).
- Recorrer ubicaciones y contar el SKU en cada una.
- Verificar lotes/series y unidad de medida.
- Consolidar el total físico y comparar con el total del sistema.
- Investigar si hay ubicaciones “sorpresa” (SKU encontrado donde no debería).
3) Conteo ciego (blind count)
El contador no ve la cantidad esperada del sistema. Reduce sesgo y “ajuste mental”. Recomendado para SKUs A, incidencias y auditorías.
Cómo implementarlo:
- La hoja/dispositivo muestra solo ubicación y SKU (y lote si aplica), no el saldo esperado.
- El sistema compara automáticamente y genera diferencias.
- Si la diferencia supera un umbral, exige recuento por otra persona.
4) Recuento (second count) y conteo de verificación
El recuento confirma una diferencia antes de ajustar. Debe hacerlo un segundo contador o el mismo con supervisión, según criticidad.
Regla práctica:
- Si hay diferencia: recuento obligatorio.
- Si el recuento coincide con el primer conteo: pasar a investigación y posible ajuste.
- Si el recuento no coincide: tercer conteo y bloqueo hasta resolver.
Causas frecuentes de error y contramedidas
| Causa típica | Cómo se ve en la operación | Contramedidas prácticas |
|---|---|---|
| Ubicación equivocada | SKU aparece en otra ubicación o “desaparece” | Escaneo obligatorio de ubicación; auditoría de ubicaciones cercanas; señalización clara; bloqueo de ubicaciones durante reubicación |
| Unidades mal interpretadas | El sistema está en cajas, el conteo en unidades (o viceversa) | Catálogo de UoM y factores; etiquetas con contenido por caja; validación en dispositivo; capacitación con ejemplos |
| Mezcla de lotes/FEFO | Stock existe pero no en el lote correcto; diferencias “por lote” | Reglas de lote obligatorias; separación física; conteo por lote; bloqueo de lote en disputa |
| Picking parcial no registrado | Se retira menos o más de lo confirmado | Confirmación de cantidad; balanza/controles en packing; revisión de excepciones (short pick/over pick) |
| Reposición/reubicación sin cerrar | Inventario queda “en tránsito” o duplicado | Transacciones atómicas (origen-destino); lista diaria de tareas abiertas; SLA para cierre de movimientos |
| Devoluciones mal procesadas | Producto vuelve físico pero no entra al sistema (o entra duplicado) | Flujo de devolución con estado (pendiente/inspección/aprobada); conteo y registro antes de reintegrar a stock |
| Cuarentena no controlada | Producto bloqueado se usa para pedidos o se pierde | Ubicación y estado separados; acceso restringido; conciliación semanal de cuarentena |
Esquema de investigación de diferencias: del síntoma a la causa
Investigar diferencias no es “buscar hasta que aparezca”: es seguir una secuencia corta y repetible para encontrar la causa raíz y evitar que se repita.
Flujo recomendado (checklist)
- Confirmar la diferencia: recuento (idealmente ciego) y validación de unidad de medida y lote/serie.
- Trazar movimientos: revisar transacciones recientes del SKU/ubicación (picking, reposición, reubicación, devoluciones, ajustes). Buscar: movimientos sin cierre, cancelaciones, reversas, tareas abiertas.
- Auditar ubicaciones cercanas: revisar ubicaciones adyacentes (misma bahía/nivel), ubicaciones “parecidas” (códigos similares) y zonas de staging temporal. Muchas diferencias están a 1–3 ubicaciones de distancia.
- Revisar devoluciones: verificar si hay unidades pendientes de inspección, devoluciones sin registrar o reintegros duplicados.
- Revisar cuarentena: confirmar si el producto fue bloqueado por calidad/daño y quedó fuera del stock disponible.
- Revisar despacho/packing: si la diferencia se originó por reclamo, validar evidencia (pesos, fotos, checklist de empaque) y excepciones de picking.
- Determinar causa (catálogo) y definir acción correctiva: capacitación, cambio de validación, ajuste de layout operativo, restricción de acceso, etc.
- Ejecutar ajuste solo cuando la causa esté clasificada y la evidencia esté adjunta.
Ejemplo práctico de investigación
Situación: el sistema indica 24 unidades del SKU X en ubicación A-03-02, pero el conteo físico arroja 18.
- Recuento: segundo conteo confirma 18 (unidad suelta, no cajas).
- Trazabilidad: se detecta una reposición ayer desde A-03-02 a zona de preparación, tarea quedó “abierta”.
- Auditoría cercana: se encuentran 6 unidades en A-03-03 (ubicación contigua) sin registro.
- Causa: ubicación equivocada durante reposición.
- Acción: reubicación registrada de A-03-03 a A-03-02, capacitación y escaneo obligatorio de ubicación destino.
Indicadores recomendados para controlar la gestión de inventario
Los indicadores deben permitir: (1) medir exactitud, (2) detectar pérdidas/mermas, (3) controlar el uso de ajustes, (4) asegurar disciplina de conteos.
1) Exactitud por ubicación
Definición: porcentaje de ubicaciones contadas que coinciden con el sistema (sin diferencia) o dentro de una tolerancia definida.
Exactitud por ubicación (%) = (Ubicaciones sin diferencia / Ubicaciones contadas) * 100Uso: detectar zonas problemáticas (por pasillo, nivel, tipo de ubicación).
2) Shrinkage (merma/pérdida)
Definición: pérdida neta de inventario por merma, daño, caducidad, robo o causas no recuperables, normalmente valorizada.
Shrinkage (%) = (Valor de pérdidas netas / Valor promedio de inventario) * 100Uso: seguimiento mensual y por causa; activar controles de acceso y mejoras de manipulación.
3) Ajustes por causa
Definición: número y valor de ajustes clasificados por causa (error de picking, UoM, devoluciones, cuarentena, etc.).
Uso: priorizar acciones correctivas donde más duele (Pareto 80/20).
4) Cumplimiento de conteos cíclicos
Definición: grado en que se ejecuta el plan de conteos (por ABC y por eventos) en el periodo.
Cumplimiento (%) = (Conteos ejecutados / Conteos planificados) * 100Uso: si el cumplimiento baja, la exactitud suele caer después; sirve para ajustar capacidad y ventanas de conteo.
