Glosario práctico de logística: términos esenciales para trabajar con equipos y proveedores

Cómo usar este glosario en el día a día

Este glosario está pensado para alinear lenguaje entre operación, ventas, compras, almacén y transporte. Para cada término encontrarás: definición breve, ejemplo en una pyme y error común. Cuando aplique, se incluye una guía práctica paso a paso para usarlo en conversaciones y decisiones operativas.

Términos esenciales (con definición, ejemplo y error común)

Lead time (tiempo de entrega / tiempo de reposición)

Definición breve: tiempo total desde que se dispara una necesidad (pedido/orden) hasta que el producto está disponible para usar o vender. Puede ser de proveedor (compra) o interno (proceso).

Ejemplo en una pyme: una tienda online compra cajas a un proveedor: 2 días de confirmación + 3 días de producción + 2 días de transporte = 7 días de lead time. Si se queda sin cajas hoy, recién repondrá en una semana.

Error común: confundir lead time con “tiempo de transporte” solamente, ignorando preparación, producción, aprobación o recepción.

Guía práctica (paso a paso):

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• Define el punto de inicio (¿pedido enviado? ¿OC aprobada? ¿requerimiento interno?).
• Define el punto de fin (¿mercadería recibida? ¿ubicada y disponible? ¿lista para despacho?).
• Separa componentes: confirmación, preparación, tránsito, recepción, puesta en stock.
• Mide por 10–20 casos reales y usa mediana (no solo promedio).
• Acuerda un lead time “comprometido” con proveedor/equipo y un “real” para control.

Backorder (pedido pendiente por falta de stock)

Definición breve: parte o totalidad de un pedido que no se puede despachar en el momento por falta de inventario, y queda pendiente para envío posterior.

Ejemplo en una pyme: un mayorista vende 50 unidades; solo tiene 30. Despacha 30 y deja 20 en backorder para completar cuando reponga.

Error común: tratar el backorder como “venta perdida” automáticamente, sin confirmar si el cliente acepta espera y sin fecha comprometida.

Guía práctica (paso a paso):

• Confirma con el cliente si acepta entrega parcial o espera.
• Registra cantidad pendiente y fecha estimada de cumplimiento.
• Prioriza backorders por antigüedad, cliente crítico o promesa comercial.
• Comunica proactivamente cambios de fecha y ofrece alternativas (sustituto, cancelación parcial).

Picking (preparación: recolección de productos)

Definición breve: proceso de recoger los ítems del almacén según un pedido (qué, cuánto y de dónde).

Ejemplo en una pyme: para un pedido de 3 SKUs, el operario recorre pasillos, toma unidades de cada ubicación y las lleva a la mesa de empaque.

Error común: creer que “picking” incluye embalar; en realidad es la recolección (el embalaje es packing).

Guía práctica (paso a paso):

• Imprime/recibe lista de picking con SKU, cantidad, ubicación y lote si aplica.
• Recolecta siguiendo una ruta (por zona/pasillo) para reducir recorridos.
• Verifica SKU y cantidad en el punto de toma (doble chequeo).
• Separa por pedido (o por ola) para evitar mezclas.
• Entrega a packing con identificación del pedido.

Packing (empaque y acondicionamiento)

Definición breve: proceso de embalar, proteger, etiquetar y dejar listo el pedido para despacho, incluyendo documentación.

Ejemplo en una pyme: una marca de cosmética coloca productos en caja, agrega relleno, imprime etiqueta de envío y adjunta remito/factura.

Error común: pensar que packing es solo “cerrar una caja”; incluye protección, verificación final y rotulado correcto.

Guía práctica (paso a paso):

• Valida contenido vs. pedido (SKU/cantidad/lote).
• Selecciona embalaje según fragilidad, peso y dimensiones.
• Protege (relleno, separadores) y sella.
• Etiqueta (destino, tracking, manipulación si aplica).
• Deja evidencia interna: quién empacó, hora, observaciones.

Cross-docking (cruce de mercadería sin almacenamiento)

Definición breve: operación donde la mercadería recibida se clasifica y se despacha rápidamente, con mínima o nula permanencia en stock.

Ejemplo en una pyme: un distribuidor recibe por la mañana productos de proveedor y por la tarde los despacha a clientes sin ubicarlos en estantería.

Error común: usar “cross-docking” como sinónimo de “rápido”; si no hay coordinación de horarios, documentación y clasificación, se convierte en congestión.

Guía práctica (paso a paso):

• Preasigna pedidos/tiendas a lo que llega (plan de distribución).
• Coordina ventanas de recepción y despacho (turnos).
• Recibe y controla lo mínimo indispensable (cantidad/daños/identificación).
• Clasifica por destino (jaulas, pallets o zonas marcadas).
• Despacha con documentación y tracking asociado.

Trazabilidad (traceability)

Definición breve: capacidad de seguir el historial y ubicación de un producto/lote a lo largo de la operación (de dónde vino, dónde está, a quién se entregó).

Ejemplo en una pyme: una alimenticia registra lote y vencimiento al recibir, y luego asocia ese lote a cada pedido despachado para poder retirar producto si hay alerta sanitaria.

Error común: creer que trazabilidad es solo “tener tracking del transporte”; también incluye lote/serie, ubicaciones y registros internos.

Guía práctica (paso a paso):

• Define el nivel: por SKU, por lote, por serie (según riesgo/regulación).
• Captura datos en recepción (lote, vencimiento, proveedor, fecha).
• Registra movimientos internos (ubicación origen/destino).
• Asocia lote/serie al pedido en picking/packing.
• Conserva evidencia de entrega y destinatario para cierre del ciclo.

SKU (Stock Keeping Unit)

Definición breve: unidad de gestión de inventario: un código que identifica un producto específico (modelo/tamaño/color/presentación).

Ejemplo en una pyme: “Remera básica” tiene SKUs distintos por talle y color: S-negra, M-negra, S-blanca, etc.

Error común: usar SKU como sinónimo de “producto” genérico; un producto puede tener muchos SKUs.

Bulto

Definición breve: unidad física de despacho/recepción (caja, bolsa, paquete) que puede contener una o varias unidades.

Ejemplo en una pyme: un pedido sale en 3 bultos: 2 cajas y 1 sobre. El transportista registra 3 bultos para control.

Error común: confundir bulto con unidad de venta; un bulto puede contener múltiples unidades o múltiples SKUs.

Pallet (tarima)

Definición breve: plataforma para agrupar bultos y moverlos con autoelevador/zorra, facilitando manipulación y transporte.

Ejemplo en una pyme: una fábrica arma un pallet con 40 cajas filmadas para enviar a un retailer, reduciendo tiempos de carga.

Error común: asumir que “un pallet” es una cantidad estándar; depende de dimensiones, peso, apilabilidad y restricciones del transporte/cliente.

Merma

Definición breve: pérdida de inventario por daño, vencimiento, robo, errores de conteo o deterioro (no vendible).

Ejemplo en una pyme: en un almacén de bebidas se rompen botellas durante manipulación; esas unidades se registran como merma y se ajusta stock.

Error común: tratar la merma como “normal” sin clasificar causa; sin causa no hay acción correctiva (embalaje, capacitación, layout, control).

Guía práctica (paso a paso):

• Define categorías de merma (daño, vencimiento, faltante, devolución no apta).
• Registra evento con fecha, SKU, cantidad, ubicación y responsable del reporte.
• Adjunta evidencia (foto, acta, número de incidente).
• Ejecuta ajuste de inventario con aprobación (según política).
• Analiza recurrencia y aplica acción (mejor embalaje, FEFO, control de acceso, etc.).

FIFO / FEFO

Definición breve: FIFO (First In, First Out): sale primero lo que entró primero. FEFO (First Expired, First Out): sale primero lo que vence primero (clave en perecederos).

Ejemplo en una pyme: una farmacia usa FEFO: aunque un lote haya ingresado después, si vence antes se despacha primero para evitar vencimientos.

Error común: aplicar FIFO cuando se necesita FEFO; en productos con vencimiento, el criterio debe ser la fecha de expiración, no la de ingreso.

Guía práctica (paso a paso):

• Identifica SKUs con vencimiento y define FEFO como regla.
• Etiqueta/registro obligatorio de vencimiento en recepción.
• Ubica físicamente para facilitar rotación (lo que vence antes más accesible).
• En picking, valida que el lote seleccionado cumpla la regla.
• Monitorea alertas de vencimiento y planifica liquidación/devolución.

OTIF (On Time In Full)

Definición breve: indicador de cumplimiento: entregas a tiempo y completas respecto a lo prometido (fecha y cantidad).

Ejemplo en una pyme: se prometen 100 pedidos semanales. 85 llegan en fecha; 90 llegan completos; 80 cumplen ambas condiciones. OTIF = 80%.

Error común: reportar “a tiempo” y “completo” por separado como si fuera OTIF; OTIF exige simultaneidad.

Guía práctica (paso a paso):

• Define “a tiempo” (ventana: ¿mismo día? ¿+/- 1 día? ¿hora de corte?).
• Define “completo” (¿sin faltantes? ¿sin sustituciones? ¿tolerancia?).
• Registra promesa (fecha/cantidad) y resultado real.
• Calcula OTIF por cliente/canal y por causa de incumplimiento.
• Usa el desglose para atacar raíz: stock, preparación, transporte, datos.

POD (Proof of Delivery / evidencia de entrega)

Definición breve: comprobante de que la entrega fue realizada (firma, foto, sello, geolocalización, nombre y hora), según el acuerdo con el cliente.

Ejemplo en una pyme: un courier entrega a un comercio y obtiene firma y DNI del receptor; luego envía el POD para facturación y cierre del pedido.

Error común: creer que el tracking “entregado” reemplaza el POD; muchos clientes requieren evidencia verificable (quién recibió y cuándo).

Guía práctica (paso a paso):

• Define qué evidencia es válida por tipo de cliente (firma, foto, sello, nombre).
• Exige que el transportista capture POD al momento de entrega.
• Centraliza el POD asociado al número de pedido/remito.
• Valida legibilidad y datos mínimos (fecha/hora/receptor).
• Usa POD para resolver reclamos y habilitar facturación/cobro.

WMS / TMS (enfoque funcional)

Definición breve: WMS (Warehouse Management System): sistema/proceso para gestionar operaciones de almacén (recepción, ubicaciones, inventario, picking, packing). TMS (Transportation Management System): sistema/proceso para planificar y controlar transporte (rutas, asignación, costos, tracking, POD).

Ejemplo en una pyme: con un WMS básico, el operario escanea ubicación y SKU para reducir errores de picking. Con un TMS, la empresa asigna pedidos a transportistas, imprime etiquetas y controla entregas.

Error común: pensar que WMS/TMS son “solo software caro”; funcionalmente pueden empezar como procedimientos + planillas, pero deben cubrir los mismos controles (datos, trazabilidad, responsabilidades).

Guía práctica (paso a paso):

• Lista decisiones que hoy se toman “de memoria” (ubicación, prioridad, asignación de transporte).
• Define datos mínimos por operación (SKU, lote, ubicación, pedido, transportista, estado).
• Estandariza estados (ej.: recibido, ubicado, en picking, empacado, despachado, entregado).
• Implementa controles (escaneo o doble verificación) donde más duele (errores/reclamos).
• Revisa semanalmente excepciones: faltantes, demoras, entregas sin POD.

Nivel de servicio

Definición breve: grado en que la operación cumple lo que el cliente espera/acuerda (disponibilidad, tiempos, exactitud, condición, comunicación). Se expresa con métricas (por ejemplo, fill rate, OTIF, tiempo de entrega, reclamos).

Ejemplo en una pyme: una empresa B2B acuerda entregar en 48 horas y sin faltantes. Mide cumplimiento semanal y reporta a ventas para gestionar expectativas.

Error común: reducir nivel de servicio a “entregar rápido”; si llega rápido pero incompleto o dañado, el servicio es bajo.

Quiebre de stock (stockout)

Definición breve: situación en la que no hay inventario disponible para cubrir demanda (venta o producción), ya sea por falta real o por stock “no disponible” (dañado, bloqueado, mal ubicado).

Ejemplo en una pyme: el sistema muestra 10 unidades, pero están dañadas o no se encuentran; para ventas es quiebre porque no se puede despachar.

Error común: creer que quiebre solo ocurre cuando el stock es cero; también ocurre cuando no está disponible para prometer/entregar.

Guía práctica (paso a paso):

• Distingue stock físico vs. stock disponible (apto y ubicable).
• Ante quiebre, confirma: conteo rápido + revisión de ubicaciones + pendientes de recepción.
• Define respuesta comercial: fecha estimada, sustituto, entrega parcial o cancelación.
• Registra causa (pronóstico, proveedor, error de inventario, merma, demora).
• Implementa prevención: puntos de reorden, conteos cíclicos, FEFO/FIFO, control de mermas.

Consolidación

Definición breve: agrupar varios pedidos/bultos/orígenes en un solo envío o unidad de carga para reducir costos y simplificar entregas.

Ejemplo en una pyme: una empresa con dos depósitos consolida pedidos de un mismo cliente en un solo despacho diario para bajar flete y evitar entregas duplicadas.

Error común: consolidar sin mirar impacto en tiempo de entrega; puede mejorar costo pero empeorar promesa si se espera “juntar” pedidos.

Guía práctica (paso a paso):

• Define regla de consolidación (por cliente, zona, fecha de corte, volumen mínimo).
• Establece una hora límite para sumar pedidos al mismo envío.
• Verifica compatibilidad (fragilidad, temperatura, peligrosidad, prioridades).
• Consolida documentación (remitos, etiquetas, lista de bultos).
• Mide ahorro vs. impacto en OTIF/tiempo de entrega.

Última milla

Definición breve: tramo final de la entrega hasta el destinatario (hogar, comercio, sucursal), donde suelen concentrarse costos, fallas y reclamos.

Ejemplo en una pyme: un e-commerce entrega en domicilios: direcciones incompletas, ausencia del cliente y ventanas horarias generan reintentos y sobrecostos.

Error común: pensar que última milla es “solo el transportista”; también incluye calidad de datos (dirección/teléfono), promesa al cliente, embalaje y gestión de incidencias.

Guía práctica (paso a paso):

• Valida datos antes de despachar (dirección, referencia, teléfono, horario).
• Define promesas realistas por zona (tiempo y ventana).
• Establece protocolo de intento de entrega (llamada, foto, motivo de no entrega).
• Gestiona reintentos y puntos de retiro cuando aplique.
• Analiza motivos de falla (NDR) y corrige en origen (captura de datos, packaging, comunicación).

Frases útiles para comunicación operativa (plantillas listas para copiar)

Para pedir evidencia de entrega (POD)

• ¿Podés compartir el POD del pedido [N°] (firma/nombre del receptor + fecha y hora)?
• Necesito confirmación de entrega del remito [N°]. ¿Tenés foto o comprobante firmado?
• El tracking figura entregado, pero el cliente no lo reconoce. Por favor enviar POD y detalle del receptor.

Para reportar una incidencia de entrega

• Incidencia: pedido [N°]. Estado: [no entregado/dañado/faltante]. Motivo informado: [motivo]. Acción solicitada: [reintento/devolución/nota de crédito].
• Cliente reporta faltante: se entregaron [X] de [Y]. Solicito revisión de picking/packing y evidencia (foto, control de bultos).
• Dirección incompleta para pedido [N°]. Falta: [dato]. ¿Podés confirmar con el cliente antes del reintento?

Para coordinar cross-docking / ventanas

• Confirmo ventana de recepción: [día/hora]. Mercadería destinada a cross-docking para [cliente/zona].
• Por favor enviar ASN/aviso de envío con detalle de bultos y SKUs antes de la llegada.

Para alinear lead time y fechas comprometidas

• Lead time acordado: [X] días. Fecha estimada de disponibilidad: [fecha]. ¿Confirmás?
• Hubo desvío de lead time: esperado [X], real [Y]. Causa: [causa]. Nueva fecha: [fecha].

Para gestionar quiebre de stock / backorder

• Tenemos quiebre de stock en SKU [código]. Disponible: [0/X]. Opciones: entrega parcial hoy + saldo el [fecha] / sustituto [SKU] / cancelación del saldo.
• Queda en backorder: [cantidad] del SKU [código]. Fecha estimada de cumplimiento: [fecha].

Para pedir datos mínimos de despacho

• Para despachar necesito: cantidad de bultos, peso/medidas, dirección completa, contacto y horario de recepción.
• Confirmame si el envío va paletizado (sí/no) y si requiere turno de entrega.