Flujos de trabajo colaborativos: de la creación del archivo a la entrega final en OneDrive y SharePoint

Qué es un flujo de trabajo colaborativo “de extremo a extremo”

Un flujo de trabajo colaborativo de extremo a extremo es una forma repetible de llevar un archivo desde su creación hasta su entrega final, asegurando que: (a) el documento esté en el lugar correcto (personal vs. equipo), (b) cada persona participe con el rol adecuado (autor, revisor, aprobador), (c) la revisión quede registrada (comentarios y cambios), (d) exista control sobre qué versión es la válida y (e) el entregable final se publique o comparta sin exponer información innecesaria.

En este capítulo vas a integrar lo ya aprendido en un proceso completo, con tres casos prácticos (Word, Excel y PowerPoint) y un checklist de calidad para evaluar si el flujo está bien implementado.

Mapa del proceso: de borrador a entregable

Decidir la ubicación: OneDrive vs. SharePoint (regla práctica)

Regla de decisión rápida

• Empieza en OneDrive si el archivo está en fase de borrador personal, aún no es “del equipo”, o necesita preparación antes de involucrar a más personas.
• Pasa a SharePoint cuando el archivo ya forma parte del trabajo del equipo/proyecto, debe quedar accesible aunque el autor no esté, o requiere un lugar “oficial” para su ciclo de vida.

Señales de que ya debe estar en SharePoint

• Hay más de un revisor recurrente (no puntual).
• El documento se convertirá en referencia para otros (plantilla, informe final, acta, presupuesto aprobado).
• Debe mantenerse junto a otros archivos del proyecto (evidencias, anexos, presentaciones).
• La continuidad del archivo no puede depender de una sola persona.

Guía paso a paso (plantilla aplicable a cualquier archivo)

Paso 1: Crear el archivo con una convención mínima

Antes de compartir, define un nombre que ayude a identificar contenido, fecha o periodo y estado. Ejemplo de patrón:

[Proyecto]_[Tipo]_[Periodo]_[Estado]_[vX]
Ejemplo: Ventas_Informe_Q1_Borrador_v1

Evita nombres como Documento final finalísimo. En su lugar, usa el estado (Borrador/Revisión/Aprobado) y deja que el historial de versiones haga el resto.

Paso 2: Colocar el archivo en el lugar correcto

• Si está en OneDrive y ya pasa a trabajo de equipo, muévelo a la biblioteca del sitio del proyecto/equipo en SharePoint.
• Si aún es personal, mantenlo en OneDrive y comparte solo con quienes deban revisar puntualmente.

Paso 3: Definir roles y permisos (matriz simple)

Define el mínimo necesario: si alguien solo debe validar, normalmente no necesita editar.

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Paso 4: Trabajar en coautoría con reglas de convivencia

• Acuerda una “zona” de trabajo si el documento es grande (por secciones o pestañas).
• Usa comentarios para pedir cambios en lugar de reescribir el trabajo de otra persona sin avisar.
• Si hay decisiones, deja rastro: comentario resuelto con la decisión o nota breve en el propio documento (según el tipo de archivo).

Paso 5: Revisar con comentarios (ciclo de revisión)

Usa un ciclo repetible:

• Revisor: agrega comentarios accionables (qué cambiar y por qué).
• Autor: responde o aplica cambios y marca comentarios como resueltos.
• Aprobador: revisa el estado final y confirma aprobación (por comentario o canal acordado).

Convierte comentarios vagos en accionables. Ejemplo:

• No accionable: “Revisar esta parte”.
• Accionable: “Actualizar cifra de margen a 18% según cierre de enero y citar fuente (archivo X)”.

Paso 6: Controlar versiones con un “hito” de entrega

Además del historial automático, define hitos humanos:

• Versión para revisión: cuando el autor considera que el borrador está listo para feedback.
• Versión candidata: cuando se han resuelto comentarios principales.
• Versión aprobada: cuando el aprobador confirma.

En la práctica, esto puede reflejarse en el nombre del archivo (Estado) o en una carpeta/ubicación de “Aprobados”, según el método de tu equipo.

Paso 7: Publicar/entregar el archivo final

• Comparte el entregable final con el público correcto (interno/externo) y con el permiso mínimo.
• Si el archivo es referencia oficial, publícalo en la ubicación del equipo (SharePoint) para que sea encontrable y no dependa del OneDrive de una persona.
• Si necesitas “congelar” el contenido, considera exportar a PDF para la entrega, manteniendo el original editable como fuente.

Caso práctico 1: Informe en Word (Autor–Revisor–Aprobador)

Escenario

Debes entregar un informe mensual. El autor redacta, un revisor valida datos y redacción, y un aprobador (jefatura) da el visto bueno.

Pasos recomendados

1. Autor: crea el archivo en OneDrive como borrador inicial con estructura (portada, resumen, hallazgos, recomendaciones).

2. Autor: cuando el contenido ya está “presentable”, mueve el archivo a SharePoint del equipo (biblioteca del proyecto) para que el informe quede en el repositorio oficial.

3. Autor: comparte con el Revisor con permiso de edición si debe corregir directamente; si solo debe comentar, comparte en solo lectura y pide comentarios.

4. Revisor: agrega comentarios específicos por sección (datos, tono, coherencia). Si hay cambios críticos, menciona al autor en el comentario para asegurar seguimiento.

5. Autor: aplica cambios, responde comentarios complejos y marca como resueltos los que ya se atendieron.

6. Autor: prepara “versión candidata” (estado en nombre o en ubicación acordada) y solicita revisión final al Aprobador.

7. Aprobador: revisa en modo lectura, deja comentarios de aprobación o ajustes. Si aprueba, deja constancia: comentario “Aprobado para envío” o equivalente.

8. Autor: genera el entregable final (por ejemplo PDF) y lo comparte con el público objetivo con permisos mínimos.

Buenas prácticas específicas para Word

• Usa estilos (Título 1, Título 2) para que el documento sea navegable y consistente.
• Si hay muchas revisiones, agrupa comentarios por tema (Datos / Redacción / Formato) para priorizar.

Caso práctico 2: Presupuesto en Excel (control y trazabilidad)

Escenario

Un presupuesto requiere control estricto: el autor arma el modelo, revisores validan supuestos y el aprobador confirma cifras finales.

Pasos recomendados

1. Autor: crea el archivo y define pestañas claras: Supuestos, Ingresos, Costos, Resumen.

2. Autor: ubica el archivo en SharePoint si será el presupuesto oficial del equipo (recomendado), para que el acceso y continuidad no dependan de una persona.

3. Autor: comparte con Revisores con edición solo si realmente necesitan ajustar números; si no, lectura + comentarios.

4. Revisores: comentan en celdas clave (supuestos, tasas, fuentes). Evita comentarios genéricos; referencia la celda y el criterio.

5. Autor: aplica cambios y registra decisiones importantes en la pestaña Supuestos (por ejemplo, “Tipo de cambio usado: X, fuente: Y, fecha: Z”).

6. Aprobador: valida el Resumen y confirma que los supuestos estén documentados.

7. Autor: publica el entregable final (por ejemplo PDF del resumen o Excel en solo lectura) según la necesidad del receptor.

Buenas prácticas específicas para Excel

• Protege la claridad: separa entradas (supuestos) de cálculos y de salidas (resumen).
• Si varias personas editan, acuerda “zonas” por pestaña o bloque para evitar conflictos.

Caso práctico 3: Presentación en PowerPoint (de borrador a versión de exposición)

Escenario

Una presentación para cliente interno/externo: el autor arma narrativa, revisores ajustan contenido y el aprobador valida el mensaje final.

Pasos recomendados

1. Autor: crea un borrador con estructura: objetivo, contexto, propuesta, próximos pasos. Mantén diseño simple al inicio.

2. Autor: cuando ya hay una narrativa, mueve a SharePoint del proyecto para revisión del equipo.

3. Revisores: comentan por diapositiva (mensaje, datos, claridad). Si proponen reordenar, que indiquen el orden sugerido.

4. Autor: integra cambios y prepara una “versión de ensayo” (lista para practicar).

5. Aprobador: revisa la versión de ensayo y valida: mensaje, cifras, riesgos, y llamada a la acción.

6. Autor: genera “versión de exposición” (final) y comparte con permisos mínimos. Si se enviará fuera, considera PDF para evitar cambios no controlados.

Buenas prácticas específicas para PowerPoint

• Una idea por diapositiva: facilita la revisión y reduce comentarios contradictorios.
• Si hay datos, enlaza o referencia la fuente (por ejemplo, “Datos: Presupuesto_Q1_Aprobado”).

Checklist de calidad del flujo (criterios verificables)

1) Trazabilidad de cambios

• Las decisiones clave quedaron reflejadas (comentarios resueltos, notas en supuestos, o registro acordado).
• Se puede identificar qué cambió y cuándo sin depender de mensajes sueltos.
• Existe un hito claro de “versión aprobada” (por estado, ubicación o confirmación del aprobador).

2) Accesos mínimos necesarios

• Solo edita quien necesita editar; validadores suelen estar en lectura.
• No hay enlaces abiertos “para cualquiera” si no es imprescindible.
• Los externos (si aplica) reciben solo el entregable, no el repositorio completo.

3) Estructura ordenada

• El archivo está en la biblioteca/carpeta correcta del equipo (no “perdido” en ubicaciones personales cuando ya es oficial).
• Nombre consistente con proyecto, tipo, periodo y estado.
• Materiales relacionados (anexos, fuentes, presentaciones) están juntos y son fáciles de encontrar.

4) Capacidad de recuperación ante errores

• Se puede volver a una versión anterior si algo se rompe o se borra contenido.
• El entregable final está separado del borrador (por estado, ubicación o formato de entrega como PDF).
• El archivo no depende de una sola persona para su acceso o continuidad cuando ya es del equipo.