Dos flujos que viajan juntos (pero no son lo mismo)
En una operación logística de punta a punta ocurren dos flujos en paralelo:
- Flujo físico: movimiento y transformación de materiales/productos (preparación, carga, transporte, recepción, almacenamiento, entrega).
- Flujo de información: creación y actualización de órdenes, confirmaciones, documentos, estados y trazabilidad (qué se pidió, cuánto, a dónde, cuándo, bajo qué condiciones y qué ocurrió realmente).
Una forma simple de verlo: el flujo físico es “lo que se mueve”; el flujo de información es “lo que se sabe y se registra” sobre ese movimiento. Cuando ambos flujos están sincronizados, la operación es predecible y auditable. Cuando se desalinean, aparecen demoras, reprocesos, reclamos y costos ocultos.
Por qué la información gobierna el movimiento físico
En logística, el producto no debería moverse “porque sí”: se mueve porque existe una instrucción válida y verificable. La información gobierna el flujo físico por tres razones prácticas:
- Autoriza: una orden habilita preparar, despachar o recibir (sin orden, el movimiento puede ser no trazable o no facturable).
- Especifica: define qué mover (SKU), cuánto, desde/hacia dónde, cuándo, cómo (condiciones, embalaje, temperatura, incoterms/servicio, etc.).
- Permite control: con estados y evidencias (confirmaciones, POD, registros) se puede medir cumplimiento, investigar incidentes y conciliar pagos.
Ejemplo: si el sistema indica “entregar 10 unidades en Calle 123, CP 1000”, el depósito prepara 10, el transportista planifica ruta a esa dirección y el cliente espera 10. Si el dato correcto era “Calle 132” o “12 unidades”, el flujo físico ejecutará algo coherente con la información… pero incorrecto para el negocio.
Errores típicos de sincronización (y cómo se generan)
1) Datos maestros incorrectos
Los datos maestros son la “verdad base” que se reutiliza: productos (SKU, peso, dimensiones), clientes (direcciones, ventanas horarias), proveedores, unidades de medida, condiciones de entrega, etc. Errores comunes:
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- SKU mal parametrizado (unidad de medida equivocada: caja vs unidad) → se prepara cantidad incorrecta.
- Peso/volumen incorrecto → mala planificación de carga, tarifas erróneas, incumplimiento de capacidad.
- Lead time o calendario incorrecto → promesas de entrega imposibles.
2) Direcciones incompletas o ambiguas
Una dirección “casi correcta” suele fallar en el último kilómetro. Problemas típicos:
- Falta de piso/departamento, referencia de acceso, barrio, código postal.
- Nombre del destinatario distinto al que recibe (seguridad/portería no entrega).
- Sin ventana horaria o restricciones (solo recepción de 9 a 12, requiere turno, etc.).
3) Faltas de confirmación (o confirmaciones tardías)
La operación necesita “eventos” para avanzar. Si no se confirman, el sistema y las personas quedan desalineados:
- Despacho no confirmado → el cliente reclama “no salió”, aunque físicamente ya esté en ruta.
- Recepción no registrada → inventario en sistema no coincide con el real.
- Entrega sin POD → no hay evidencia para facturar, cobrar o cerrar un reclamo.
Documentos y registros habituales (qué prueban y para qué sirven)
Según el tipo de operación y país, los nombres varían, pero la lógica es similar: cada documento/registro es una evidencia mínima que conecta información con movimiento físico.
| Documento/registro | Qué es | Qué “prueba” o habilita | Momento típico |
|---|---|---|---|
| Orden de compra (OC / PO) | Solicitud formal de compra al proveedor | Autoriza suministro; fija precio, cantidad, condiciones | Antes de preparar/embarcar |
| Remito / Albarán | Documento de entrega de mercadería (detalle de bultos/ítems) | Qué se despachó físicamente | En despacho y entrega/recepción |
| Factura | Documento comercial de cobro | Base para pago/cobro; suele requerir evidencia de entrega/recepción | Tras despacho o entrega (según acuerdo) |
| Guía de transporte | Documento de traslado (interno o regulatorio según contexto) | Que la carga está habilitada para circular; identifica envío | Antes/durante transporte |
| POD (Proof of Delivery) / Comprobante de entrega | Firma, sello, foto o confirmación digital de recepción | Que el destinatario recibió (y cuándo, y en qué condición) | En la entrega |
| Registro de recepción | Asiento en sistema/planilla del ingreso (cantidad, calidad, lote/serie) | Actualiza inventario; habilita conciliación con OC/remito | Al recibir en depósito/cliente |
Nota práctica: en operaciones modernas, varios de estos elementos pueden ser digitales (eventos en un WMS/TMS/ERP, escaneos, ePOD). Lo importante es que exista una evidencia trazable, con fecha/hora y responsable.
Secuencia práctica “del pedido a la entrega”: hitos, responsables y evidencias mínimas
La siguiente secuencia sirve como checklist operativo. Adáptala a tu realidad (venta B2B/B2C, entrega directa, cross-dock, etc.), pero mantén la lógica: cada movimiento físico debe tener un evento de información asociado.
Hito 1: Creación del pedido / requerimiento
- Responsable: Comercial/Compras/Cliente (según el caso).
- Flujo de información: alta del pedido con SKU, cantidades, dirección, fecha requerida, condiciones.
- Evidencia mínima: pedido en sistema (ID único) o documento formal (OC si aplica).
- Control rápido: validar dirección completa y unidad de medida (unidad/caja/pallet).
Hito 2: Validación y promesa (confirmación de disponibilidad/fecha)
- Responsable: Planificación/Atención al cliente/Operaciones.
- Flujo de información: confirmación de fecha de despacho/entrega; asignación de stock o capacidad.
- Evidencia mínima: estado “confirmado” + fecha prometida (ATP/CTP o regla acordada).
- Error típico: prometer sin stock real o sin capacidad de transporte.
Hito 3: Preparación (picking/packing) y documentación de salida
- Responsable: Depósito/Operación.
- Flujo físico: recolección, verificación, embalaje, armado de bultos/pallets.
- Flujo de información: lista de picking, confirmación de picking, generación de remito/albarán y etiquetas (si aplica).
- Evidencia mínima: remito/albarán asociado al pedido + confirmación de cantidades preparadas.
- Control rápido: escaneo SKU/lote/serie si corresponde; conteo por bulto.
Hito 4: Despacho y handoff al transporte
- Responsable: Depósito + Transportista.
- Flujo físico: carga del vehículo, salida.
- Flujo de información: guía de transporte/manifest; evento “despachado” con fecha/hora; asignación de tracking.
- Evidencia mínima: registro de salida (gate out) + identificación del envío (número de guía o tracking).
- Error típico: mercadería sale sin registrar → inventario y estado quedan atrasados.
Hito 5: Transporte y eventos de trazabilidad
- Responsable: Transportista/Control de tráfico.
- Flujo físico: traslado, consolidación/desconsolidación si aplica.
- Flujo de información: estados (en tránsito, en distribución, en punto de entrega), incidencias (demora, dirección inválida).
- Evidencia mínima: eventos con fecha/hora; motivo estandarizado de incidencia.
- Control rápido: si hay incidencia, disparar acción (reprogramar, corregir dirección, contactar receptor) antes de un segundo intento fallido.
Hito 6: Entrega y comprobante (POD)
- Responsable: Transportista + Receptor.
- Flujo físico: entrega de bultos/mercadería.
- Flujo de información: captura de POD (firma/sello/foto/OTP), estado “entregado”, observaciones (daño, faltante, rechazo).
- Evidencia mínima: POD vinculado al número de envío/pedido + fecha/hora + nombre de quien recibe.
- Error típico: POD ilegible o sin identificación → reclamos difíciles de resolver.
Hito 7: Recepción/conciliación (cuando el destino es un depósito o cliente B2B)
- Responsable: Depósito receptor/Cliente.
- Flujo físico: descarga, conteo, inspección (cantidad/calidad), ingreso a stock.
- Flujo de información: registro de recepción; conciliación contra OC y remito (3-way match: OC–remito–factura, si aplica).
- Evidencia mínima: registro de recepción con diferencias documentadas (faltantes, sobrantes, daños).
- Control rápido: si hay diferencia, generar incidencia formal con fotos y referencia a bultos/lotes.
Checklist de sincronización: preguntas que evitan el 80% de los problemas
- Identidad: ¿pedido, remito, guía y POD comparten un identificador común (o están correctamente vinculados)?
- Dirección: ¿incluye código postal, referencias, contacto y restricciones de entrega?
- Cantidad y unidad: ¿la unidad de medida es consistente (unidad/caja/pallet) en todos los documentos?
- Estados: ¿cada hito físico tiene su evento de información (preparado, despachado, en tránsito, entregado, recibido)?
- Evidencias: ¿existe un POD/registro de recepción legible y recuperable?
