Captura y registro fiable de compromisos en la agenda del secretariado

Método de captura única (inbox única) para no perder compromisos

La captura y registro fiable consiste en asegurar que cualquier solicitud que implique tiempo, lugar, participantes o preparación quede registrada una sola vez en un punto de entrada controlado (inbox única) y, desde ahí, se transforme en un evento/tarea con datos completos. El objetivo es evitar pérdidas por mensajes dispersos, llamadas sin nota o “te lo dije por chat”.

Principio operativo: una sola puerta de entrada

• Todo entra por un único sistema: una bandeja de captura (digital) y un soporte de respaldo para lo urgente (nota rápida) que se vuelca al sistema en minutos.
• Nada se agenda “de memoria”: si no está capturado, no existe.
• Una solicitud = un registro: se evita duplicar en varios sitios; si llega por varios canales, se consolida en el mismo registro.

Canales de entrada y cómo estandarizarlos

En secretariado, las solicitudes llegan por múltiples vías. La estandarización define qué se hace con cada canal para que todos terminen en la inbox única.

Consejo práctico: define una frase estándar para el equipo: “Para agendarlo, envíame: objetivo, participantes, duración, ventana de fecha y modalidad. Si falta algo, te lo confirmo por escrito.”

Guía paso a paso: de la solicitud al registro confiable

Paso 1: Capturar (sin decidir demasiado)

Captura la solicitud en la inbox única con lo que haya disponible, sin intentar “completarlo mentalmente”. Si es una llamada, registra en una nota estructurada; si es chat, transfiere el mensaje clave.

Paso 2: Completar datos mínimos (triage)

Antes de bloquear tiempo en la agenda, verifica los datos obligatorios. Si faltan, pasa al paso 3 (aclaración).

Continúa en nuestra aplicación.

• Escuche el audio con la pantalla apagada.
• Obtenga un certificado al finalizar.
• ¡Más de 5000 cursos para que explores!

O continúa leyendo más abajo...

Descargar la aplicación

Paso 3: Aclarar y convertir en accionable

Transforma frases ambiguas (“cuando puedas”, “una reunión rápida”, “la semana que viene”) en información operativa mediante preguntas cerradas y opciones. Siempre que sea posible, confirma por escrito (correo o mensaje) lo acordado.

Paso 4: Registrar con plantilla y reglas de nombre/etiquetas

Crea el evento con un nombre consistente, categoría, prioridad y estado. Adjunta enlaces, documentos o contexto relevante.

Paso 5: Confirmar y dejar trazabilidad

Envía confirmación al solicitante y/o participantes con los datos clave. Si el canal original fue llamada o conversación informal, la confirmación escrita evita malentendidos.

Paso 6: Revisar coherencia (conflictos, husos, desplazamientos)

Comprueba solapes, tiempos de traslado, buffers y husos horarios. Ajusta o propone alternativas antes de confirmar definitivamente.

Plantillas de registro: datos obligatorios, opcionales, prioridad y estado

Plantilla base para eventos (reuniones, citas, viajes)

Usa una plantilla estándar para que el registro sea completo y comparable. Puedes implementarla como formulario, nota tipo o campos en tu herramienta de calendario.

Niveles de prioridad (simple y aplicable)

• Alta: compromisos con cliente, dirección, plazos legales, viajes inminentes, reuniones con impacto en entregables.
• Media: coordinación interna relevante, revisiones periódicas, reuniones de seguimiento.
• Baja: recordatorios informativos, eventos opcionales, “si hay hueco” (no se bloquea sin confirmación).

Estados recomendados para control y trazabilidad

• Capturado: existe registro, faltan datos.
• Pendiente de aclaración: se enviaron preguntas, esperando respuesta.
• Propuesto: hay opciones de fecha/hora enviadas.
• Pendiente de confirmación: fecha/hora definida, falta OK final.
• Confirmado: listo, invitaciones enviadas.
• Reprogramación solicitada: cambio en curso.
• Cancelado: no se realizará (mantener motivo en notas).

Reglas para nombrar eventos y etiquetar categorías

Regla de oro: el título debe entenderse sin abrir el detalle

Un buen nombre permite identificar quién, qué y para qué en una línea. Evita títulos genéricos como “Reunión”, “Llamada” o “Tema pendiente”.

Formato de nombrado recomendado

Usa un patrón consistente. Ejemplos:

• INTERNO | Equipo Ventas | Seguimiento pipeline semanal
• CLIENTE | Acme | Negociación condiciones contrato
• ENTREGABLE | Informe Q1 | Revisión final con Dirección
• VIAJE | Madrid | Visita planta + reunión proveedor
• PERSONAL (aut.) | Médico | Cita 30 min

Categorías (taxonomía mínima y estable)

Define categorías fijas para filtrar, reportar y priorizar. Propuesta:

• Reuniones internas
• Clientes
• Entregables (revisiones, hitos, entregas)
• Viajes (traslados, check-in, tiempos de aeropuerto)
• Asuntos personales autorizados (solo si la política lo permite)

Regla práctica: si un evento afecta a un entregable, etiqueta como Entregables aunque sea reunión; y añade en el título el contexto (p. ej., “Revisión informe Q1”).

De solicitud ambigua a información accionable: preguntas de aclaración y confirmación escrita

Preguntas de aclaración (checklist rápido)

• Objetivo: “¿Qué decisión o resultado se busca?”
• Participantes: “¿Quién debe estar sí o sí? ¿Alguien opcional?”
• Duración: “¿30, 45 o 60 minutos?”
• Ventana: “¿Qué días/horas te sirven? Dame 2–3 opciones.”
• Modalidad y lugar: “¿Presencial o videollamada? Si presencial, ¿qué sede/sala?”
• Material previo: “¿Hay documento a revisar antes?”
• Prioridad y fecha límite: “¿Debe ocurrir antes de qué fecha?”
• Zona horaria: “¿Confirmamos en CET o en la hora local del cliente?”

Plantillas de mensajes para aclarar (listas para copiar)

Por correo (faltan datos):

Asunto: Datos para agendar [tema]  Para poder agendarlo, ¿me confirmas por favor?:  1) Objetivo/resultado esperado  2) Participantes (internos/externos)  3) Duración (30/45/60 min)  4) Ventana de fecha y horario (2–3 opciones)  5) Modalidad y ubicación/enlace  En cuanto lo tenga, envío invitación con la confirmación.  Gracias,

Por chat (rápido y cerrado):

Para agendar: ¿30 o 45 min? ¿Hoy 16:00 o mañana 10:30? ¿Presencial (sede X) o videollamada?

Confirmación por escrito (evita “malentendidos”)

Cuando ya tienes los datos mínimos, envía un resumen breve:

Confirmo: [Título] el [fecha] de [hora inicio] a [hora fin] ([zona horaria]), modalidad [presencial/videollamada], [ubicación/enlace]. Participantes: [lista]. Objetivo: [1 línea].

Casos prácticos (con resolución)

Caso 1: Reunión con cliente sin duración

Solicitud recibida (correo): “¿Podemos reunirnos con Acme el jueves para ver la propuesta?”

Problema: falta duración, hora, modalidad, participantes y objetivo concreto.

Acción (captura): crear registro en estado Capturado con título provisional CLIENTE | Acme | Revisión propuesta y fecha tentativa “jueves (por confirmar)”.

Aclaración (correo):

Para agendar con Acme el jueves, ¿me confirmas?:  - Duración: ¿30 o 45 min?  - Ventana horaria: ¿mañana o tarde? (2 opciones)  - Modalidad: ¿videollamada o presencial?  - Participantes internos: ¿quiénes deben estar?  - Objetivo: ¿revisión general o decisión sobre versión final?

Registro final (ejemplo):

• Título: CLIENTE | Acme | Decisión versión final propuesta
• Duración: 45 min
• Modalidad: Videollamada
• Prioridad: Alta
• Estado: Pendiente de confirmación → Confirmado

Caso 2: Cita recurrente (seguimiento semanal)

Solicitud (chat): “Agendemos un seguimiento semanal con Operaciones.”

Riesgos: recurrencia mal configurada, excepciones (festivos), participantes variables, falta de agenda.

Preguntas clave:

• “¿Qué día y hora fija?”
• “¿Duración?”
• “¿Hasta cuándo? (fecha fin o ‘sin fecha fin’ con revisión trimestral)”
• “¿Agenda estándar? (puntos fijos)”

Registro recomendado:

• Título: INTERNO | Operaciones | Seguimiento semanal (bloque)
• Recurrencia: semanal, martes 09:00–09:30, fin: 2026-06-30 (revisión)
• Categoría: Reuniones internas
• Notas: “Agenda: incidencias, riesgos, próximos hitos. Enviar puntos 24h antes.”
• Estado: Confirmado

Control adicional: si hay semanas con excepción, registra la excepción como modificación puntual y deja nota del motivo.

Caso 3: Cambio de sede (misma reunión, distinta ubicación)

Solicitud (llamada): “La reunión de mañana ya no es en la sede A, es en la sede B.”

Riesgos: participantes no informados, tiempos de traslado insuficientes, sala incorrecta.

Acción inmediata:

• Actualizar ubicación con dirección completa y sala.
• Revisar buffers (traslado) y posibles solapes.
• Enviar confirmación por escrito a todos los asistentes.

Mensaje de confirmación (correo):

Actualización de ubicación: la reunión [título] de mañana [hora] será en [Sede B, dirección, sala]. El resto se mantiene igual. Por favor, confirmad recepción.

Registro: mantener el mismo evento (no crear uno nuevo) para conservar trazabilidad; anotar en “Notas” el motivo del cambio y quién lo solicitó.

Caso 4: Doble huso horario (coordinación internacional)

Solicitud (correo): “Reunión con el equipo de México el lunes a las 10.”

Ambigüedad crítica: ¿10:00 de qué zona horaria?

Preguntas y confirmación:

• “¿Confirmamos 10:00 hora CDMX (GMT-6) o 10:00 hora local nuestra (CET)?”
• “En la invitación pondré la zona horaria del organizador y verificaré la conversión.”

Registro correcto (ejemplo):

• Título: CLIENTE | Equipo MX | Seguimiento implementación
• Hora: 10:00 CDMX (la herramienta convertirá a CET automáticamente)
• Zona horaria: CDMX
• Notas: “Confirmado por escrito: 10:00 CDMX.”

Control adicional: si hay participantes en una tercera zona, añade en la descripción una línea con equivalencias (sin depender de memoria), por ejemplo: “10:00 CDMX = 17:00 CET”.