Priorización y toma de decisiones en la agenda y compromisos

Criterios para priorizar solicitudes y resolver conflictos de calendario

Priorizar en agenda no es “decidir rápido”, sino decidir con criterios consistentes y comunicables. El objetivo es proteger el tiempo del ejecutivo y, a la vez, mantener el flujo de trabajo con reglas claras para todos los interlocutores.

1) Urgencia vs. impacto (no son lo mismo)

Urgencia se relaciona con el tiempo disponible antes de que ocurra un evento o venza un plazo. Impacto se relaciona con el valor o riesgo para el negocio si se atiende (o no) la solicitud.

• Alta urgencia + alto impacto: priorizar y asegurar hueco (o reconfigurar agenda).
• Alta urgencia + bajo impacto: buscar alternativa rápida (delegar, respuesta por escrito, llamada corta).
• Baja urgencia + alto impacto: planificar con antelación, reservar ventana crítica, preparar materiales.
• Baja urgencia + bajo impacto: agrupar, posponer o rechazar con cortesía.

Ejemplo práctico: “Reunión hoy 17:00 para revisar una propuesta” puede ser urgente, pero si no hay decisión hoy y el impacto es bajo, conviene proponer alternativa (mañana 09:00) o pedir agenda previa para confirmar necesidad real.

2) Dependencias y secuencia lógica

Una reunión puede ser “importante” pero inútil si falta una dependencia: documento, aprobación, datos, presencia de un decisor o entrega previa.

• Identifica entradas (qué debe existir antes) y salidas (qué se decide/produce).
• Si falta una entrada crítica, la prioridad baja o se transforma en “reunión de preparación”.

Checklist rápido de dependencias:

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• ¿Hay objetivo y decisión esperada?
• ¿Están los participantes clave confirmados?
• ¿Existe material previo (brief, informe, propuesta)?
• ¿Hay un hito posterior que dependa de esta reunión?

3) Ventanas críticas

Son periodos donde el coste de mover algo es alto (cierre mensual, auditoría, comité, negociación, viaje, presentación). En ventanas críticas, la agenda debe ser más “rígida” y las excepciones más justificadas.

• Define ventanas críticas recurrentes (p. ej., últimos 3 días del mes).
• Bloquea tiempo de preparación antes de eventos clave (p. ej., 60–120 min previos).

4) SLA internos (acuerdos de nivel de servicio)

Un SLA interno es un compromiso de tiempos de respuesta y atención entre áreas (por ejemplo, “solicitudes del Comité de Dirección se confirman en 4 horas”). Ayuda a priorizar sin personalizar decisiones.

• Ejemplos de SLA: confirmación de reunión, respuesta a invitaciones, revisión de agenda previa, tiempos de reprogramación.
• Úsalos como argumento neutral: “Para solicitudes con menos de 24 h aplicamos la regla de última hora; necesito agenda y objetivo para confirmarlo”.

5) Preferencias del ejecutivo (criterios no negociables)

Las preferencias convierten la priorización en un sistema estable: horarios de mayor energía, aversión a reuniones consecutivas, límites de duración, tipos de reuniones que prefiere asíncronas, etc.

• Documenta preferencias en una “ficha de agenda” (privada del secretariado).
• Traduce preferencias a reglas operativas: “No más de 3 reuniones seguidas”, “bloque de concentración diario”, “viernes tarde solo urgencias”.

Matriz práctica de decisión: aceptar, proponer alternativa, delegar o rechazar

Usa esta matriz cuando llegue una solicitud nueva o aparezca un conflicto. La clave es decidir acción y mensaje en el mismo momento.

Guía paso a paso para usar la matriz en 2–5 minutos

1. Clasifica la solicitud en urgencia e impacto (alto/medio/bajo). Si dudas, pregunta: “¿Qué pasa si lo vemos mañana?” y “¿Qué decisión se toma?”.

2. Valida dependencias: ¿hay agenda previa, participantes clave y material mínimo?

3. Comprueba restricciones: horarios protegidos, concentración, ventanas críticas, viajes, límites de reuniones consecutivas.

4. Elige acción: aceptar / alternativa / delegar / rechazar.

5. Define el mensaje con un tono neutral: criterio + propuesta + siguiente paso.

6. Registra el acuerdo: quién pidió, qué se decidió, y cualquier condición (p. ej., “confirmado sujeto a recibir agenda antes de X hora”).

Políticas de agenda: reglas claras que evitan conflictos

Las políticas funcionan como “constitución” de la agenda. Reducen negociaciones repetidas y protegen el foco del ejecutivo.

1) Horarios protegidos

• Bloques no negociables: p. ej., preparación de comité, revisión de KPIs, 1:1 con directos.
• Regla: solo se mueven por impacto alto y con aprobación explícita del ejecutivo (o criterio predefinido).
• Implementación: marca como “ocupado” y define quién puede ver detalles.

2) Horas de concentración (deep work)

• Define 1–2 bloques diarios o alternos (p. ej., 09:00–11:00).
• Regla de excepción: solo urgencias reales o temas de decisión crítica.
• Alternativa: “ventanas de reuniones” (p. ej., 11:30–13:30 y 15:30–17:30).

3) Tiempos de respuesta (SLA de agenda)

• Invitaciones estándar: respuesta en 24 h laborables.
• Solicitudes de dirección/cliente clave: respuesta en 4–8 h.
• Última hora (menos de 24 h): respuesta en 1–2 h, condicionada a agenda previa.

Consejo operativo: publica (internamente) una versión simple: “Para reuniones, por favor enviar objetivo, duración y agenda. Las solicitudes con menos de 24 h requieren justificación y agenda previa”.

4) Reglas para reuniones de última hora

• Requisito mínimo: objetivo + decisión esperada + duración + participantes.
• Formato preferente: 10–15 min (llamada) o actualización por escrito.
• Regla de sustitución: si entra una última hora, debe reemplazar algo de menor impacto (no “apilar” sin criterio).
• Regla de preparación: si no hay material, se agenda “pre-brief” de 10 min o se pospone.

5) Criterios de escalamiento

Escalar significa pedir decisión al ejecutivo (o a un superior) cuando el coste de decidir tú es alto.

• Escala si: afecta a un cliente estratégico, implica riesgo legal/reputacional, mueve un horario protegido, o hay conflicto entre dos prioridades altas.
• Escala con opciones, no con preguntas abiertas: “Opción A/B/C + recomendación”.

Plantilla de escalamiento (mensaje interno al ejecutivo) 1) Contexto: quién solicita y para qué 2) Urgencia/impacto: por qué importa 3) Conflicto: qué desplaza o qué bloquea 4) Opciones: A) aceptar (mover X) B) alternativa (proponer Y) C) delegar a Z 5) Recomendación: la opción sugerida y motivo

Guiones de comunicación profesional (negociación y expectativas)

Los guiones deben sonar naturales, pero tener estructura: criterio (regla), empatía (reconocer necesidad), propuesta (alternativas), siguiente paso (qué necesitas).

1) Negociar cambio de fecha/hora por conflicto

Opción formal (correo):

Asunto: Reprogramación de [Reunión/tema] Hola [Nombre], gracias por la invitación. En ese horario el ejecutivo tiene un compromiso previamente confirmado. Para avanzar, propongo estas alternativas: - [Día] [Hora] (30 min) - [Día] [Hora] (30 min) Si necesitáis mantener la fecha, indicad por favor el objetivo y la decisión esperada para valorar un ajuste excepcional. Quedo atento/a. Saludos, [Tu nombre]

Opción breve (chat):

En esa franja ya hay un compromiso. ¿Os encaja [hora A] o [hora B]? Si es crítico hoy, pasadme objetivo + decisión y lo reviso.

2) Pedir agenda previa y materiales (sin fricción)

Para confirmarlo, ¿me compartís por favor: 1) objetivo, 2) puntos a tratar (agenda), 3) decisión esperada y 4) material de referencia? Con eso aseguro el tiempo adecuado y que el ejecutivo llegue preparado.

Variante cuando falta claridad:

¿Qué necesitáis exactamente del ejecutivo: decisión, validación o solo información? Según eso, lo agendo como reunión, llamada corta o respuesta por escrito.

3) Gestionar expectativas con interlocutores internos (pares y otras áreas)

Para organizar prioridades esta semana, estamos aplicando: 1) horarios protegidos por cierres y 2) reuniones con agenda previa. Si me indicáis urgencia (fecha límite) e impacto (qué se decide), os propongo el mejor hueco disponible.

4) Gestionar expectativas con interlocutores externos (clientes, proveedores, partners)

Gracias por su propuesta. Para asegurar que la reunión sea productiva, ¿podría compartirnos el objetivo y los puntos a tratar? Con esa información le confirmo una franja en las próximas 48 horas o le propongo alternativas cercanas.

5) Rechazar con cortesía (manteniendo la relación)

Gracias por considerarlo. En este momento no podremos priorizar una reunión sobre este tema. Si nos envía un resumen de 5–10 líneas con la solicitud y el resultado esperado, lo revisamos y, si procede, agendamos en la próxima ventana disponible.

6) Delegar sin “pasar el problema”

Para resolverlo más rápido, este punto lo gestiona [Nombre/Equipo]. Os pongo en copia para que coordinéis directamente. Si aparece un bloqueo o se requiere decisión del ejecutivo, lo escalamos con un resumen y opciones.

Mini-casos para practicar la priorización

Caso A: Solicitud urgente sin información

Situación: “¿Podemos vernos hoy 18:00? Es importante.”

• Aplicación: urgencia alta, impacto desconocido, dependencias faltantes.
• Decisión: proponer alternativa + pedir agenda previa.
• Guion: “Para confirmarlo hoy necesito objetivo y decisión esperada. Si os encaja, puedo ofrecer 15 min mañana 09:15; si es crítico hoy, enviad agenda y lo reviso.”

Caso B: Conflicto entre dos reuniones de alto impacto

Situación: Comité interno vs. llamada con cliente estratégico, misma franja.

• Aplicación: ambos alto impacto; revisa ventanas críticas y posibilidad de delegar.
• Decisión: escalar con opciones: mover comité (si hay quorum alternativo) o delegar presencia en comité y mantener cliente.
• Mensaje al ejecutivo (resumen): opciones A/B con recomendación basada en riesgo/relación comercial.

Caso C: Reunión operativa que puede resolverse sin el ejecutivo

Situación: “Revisión de estado semanal” solicitada por un área.

• Aplicación: impacto medio, repetitiva, posible asíncrona.
• Decisión: delegar o convertir a actualización por escrito + reunión mensual.
• Guion: “Para optimizar agenda, ¿podemos hacerlo por reporte semanal y dejamos una reunión mensual para decisiones? Si surge bloqueo, agendamos 15 min ad hoc.”