Qué significa “calcular” en Excel para la vida real
En Excel, calcular es transformar datos (números, fechas, textos) en resultados útiles mediante fórmulas. Una fórmula siempre empieza con = y puede combinar referencias a celdas (por ejemplo, A2), operadores (como +, -, *, /) y funciones (como SUMA o SI). La ventaja para tareas cotidianas es que, cuando cambias un dato (precio, fecha, cantidad), el resultado se actualiza automáticamente.
Reglas rápidas que evitan errores comunes
- Orden de operaciones: primero paréntesis, luego multiplicación/división, después suma/resta. Ejemplo: =(B2*C2)+D2.
- Referencias relativas vs. absolutas: al copiar una fórmula hacia abajo, A2 cambia a A3 (relativa). Si necesitas fijar una celda, usa $: $F$1 no cambia al copiar.
- Separadores: según tu configuración regional, los argumentos pueden separarse con ; (común en español) o con ,. En este capítulo se usa ;.
- Evita “números como texto”: si una celda está alineada a la izquierda y no suma, puede estar como texto. Convierte a número (por ejemplo, con VALOR o revisando el formato).
Fórmulas esenciales para gastos, compras y presupuestos
1) SUMA: totalizar una lista de importes
Útil para sumar gastos del mes, compras del súper o pagos recurrentes.
Ejemplo: en la columna C tienes importes (C2:C31). En C32 quieres el total.
=SUMA(C2:C31)Tip práctico: si agregas filas con nuevos gastos, considera sumar un rango más amplio (por ejemplo C2:C200) o convertir tu lista en Tabla y sumar la columna completa.
2) PROMEDIO: gasto medio o consumo promedio
Sirve para saber cuánto gastas en promedio por semana o cuánto consumes de un servicio.
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=PROMEDIO(C2:C31)3) MIN y MAX: detectar extremos
Para identificar el gasto más alto del mes o el día con mayor consumo.
=MAX(C2:C31)=MIN(C2:C31)4) SUMAR.SI: sumar solo lo que cumpla una condición
Cuando registras gastos por categoría (por ejemplo, “Transporte”, “Comida”, “Hogar”), puedes sumar solo una categoría.
Ejemplo: Categoría en B2:B200 e Importe en C2:C200. Total de “Transporte”:
=SUMAR.SI(B2:B200;"Transporte";C2:C200)Variación: si en E2 tienes la categoría elegida (por ejemplo, “Transporte”), usa:
=SUMAR.SI(B2:B200;E2;C2:C200)5) SUMAR.SI.CONJUNTO: sumar con varias condiciones
Ideal para sumar por categoría y además por mes, tienda o método de pago.
Ejemplo: Fecha en A2:A200, Categoría en B2:B200, Importe en C2:C200. Quieres sumar “Comida” solo en enero de 2026. Coloca en G1 la fecha inicio (01/01/2026) y en G2 la fecha fin (31/01/2026):
=SUMAR.SI.CONJUNTO(C2:C200;B2:B200;"Comida";A2:A200;">="&G1;A2:A200;"<="&G2)Fórmulas para decisiones: descuentos, impuestos y reglas
6) SI: aplicar una regla “si pasa esto, entonces aquello”
La función SI te permite automatizar decisiones típicas: aplicar descuento, marcar “OK” si se cumple un objetivo, o clasificar un gasto.
Ejemplo: si el total de compra (D2) es mayor o igual a 50, aplica 10% de descuento; si no, no hay descuento.
=SI(D2>=50;D2*0,10;0)Ejemplo: etiqueta “Alerta” si un gasto (C2) supera 100.
=SI(C2>100;"Alerta";"Normal")7) SI.ERROR: mostrar algo limpio cuando hay error
Muy útil cuando divides, buscas datos o haces cálculos que pueden fallar. En vez de ver #¡DIV/0! o #N/A, puedes mostrar 0 o un texto.
Ejemplo: precio unitario = total / cantidad. Si cantidad está vacía o es 0, muestra 0.
=SI.ERROR(D2/E2;0)8) REDONDEAR: evitar decimales “raros” en dinero
En finanzas personales conviene redondear a 2 decimales.
=REDONDEAR(C2;2)Ejemplo: calcular IVA (21%) y redondear:
=REDONDEAR(C2*0,21;2)Fechas para la vida diaria: vencimientos, días restantes y control mensual
9) HOY y AHORA: fecha y hora actuales
Sirven para cálculos dinámicos como “días hasta el vencimiento”.
=HOY()=AHORA()10) DIAS: cuántos días faltan o han pasado
Ejemplo: si la fecha de vencimiento está en B2, calcula días restantes:
=DIAS(B2;HOY())Si el resultado es negativo, el vencimiento ya pasó.
11) FIN.MES: cerrar meses y calcular fechas de corte
Útil para presupuestos mensuales, pagos y periodos. Devuelve el último día del mes, moviéndote N meses.
Ejemplo: con una fecha en A2, obtener el último día del mes actual:
=FIN.MES(A2;0)Ejemplo: último día del mes siguiente:
=FIN.MES(A2;1)Texto útil: limpiar datos y armar descripciones automáticas
12) CONCAT y UNIRCADENAS: combinar texto para etiquetas
Para crear descripciones como “Comida - 15/01 - $23,50” a partir de celdas.
Ejemplo: Categoría en B2, Fecha en A2, Importe en C2:
=CONCAT(B2;" - ";TEXTO(A2;"dd/mm");" - $";TEXTO(C2;"0,00"))Si tu Excel tiene UNIRCADENAS, puedes usarla para unir con delimitador.
13) IZQUIERDA, DERECHA, EXTRAE: cortar partes de un texto
Útil cuando importas movimientos bancarios con códigos y necesitas separar información.
Ejemplo: si en A2 tienes “SUPERMERCADO-1234”, obtener “SUPERMERCADO” (hasta el guion) puede requerir combinar con HALLAR, pero para casos simples:
=IZQUIERDA(A2;11)Ejemplo: últimos 4 caracteres:
=DERECHA(A2;4)Ejemplo: extraer 3 caracteres desde la posición 5:
=EXTRAE(A2;5;3)14) ESPACIOS: limpiar dobles espacios
Cuando copias datos desde WhatsApp, PDFs o webs, suelen venir con espacios extra.
=ESPACIOS(A2)Búsqueda de datos: traer información sin copiar y pegar
15) BUSCARX: obtener un dato asociado (si está disponible)
Ideal para listas como “Producto → Precio”, “Persona → Teléfono”, “Servicio → Tarifa”.
Ejemplo: en H2 escribes un producto. En una tabla, Productos en A2:A100 y Precios en B2:B100. Traer el precio:
=BUSCARX(H2;A2:A100;B2:B100;"No encontrado")Tip: BUSCARX es más flexible que BUSCARV y permite buscar a la izquierda o devolver valores por defecto.
16) BUSCARV: alternativa clásica
Si no tienes BUSCARX, BUSCARV funciona cuando la columna de búsqueda está a la izquierda del dato a devolver.
=BUSCARV(H2;A2:B100;2;FALSO)El 2 indica que devuelve la segunda columna del rango A2:B100. FALSO exige coincidencia exacta.
Guía práctica paso a paso: mini-sistema de gastos con fórmulas esenciales
Objetivo: registrar gastos y obtener (1) total del mes, (2) total por categoría, (3) alerta de gasto alto, (4) días hasta vencimiento (si aplica).
Paso 1: crea una tabla simple de registro
En una hoja, crea encabezados en la fila 1:
- A1: Fecha
- B1: Categoría
- C1: Importe
- D1: Vence (opcional)
- E1: Alerta
Rellena algunas filas de ejemplo (A2:C6) con fechas, categorías e importes.
Paso 2: total del periodo
En C8 escribe “Total” y en D8 calcula el total de importes (ajusta el rango a tus filas):
=SUMA(C2:C200)Paso 3: total por categoría seleccionable
En G1 escribe “Categoría a sumar” y en G2 escribe una categoría (por ejemplo, “Comida”). En H1 escribe “Total categoría” y en H2:
=SUMAR.SI(B2:B200;G2;C2:C200)Paso 4: marcar gastos altos con SI
En E2 (y copia hacia abajo), marca “Alerta” si el importe supera 100:
=SI(C2>100;"Alerta";"")Si quieres que el umbral sea editable, pon el límite en J1 (por ejemplo 100) y usa:
=SI(C2>$J$1;"Alerta";"")Paso 5: días hasta vencimiento (si registras vencimientos)
En F1 escribe “Días para vencer”. En F2 calcula los días entre la fecha de vencimiento (D2) y hoy. Si D2 está vacío, evita error:
=SI(D2="";"";DIAS(D2;HOY()))Si quieres mostrar 0 en lugar de vacío cuando no hay vencimiento:
=SI.ERROR(DIAS(D2;HOY());0)Paso 6: redondeo para importes calculados
Si en algún punto calculas impuestos o descuentos, redondea a 2 decimales. Por ejemplo, descuento del 10% en I2:
=REDONDEAR(C2*0,10;2)Checklist de fórmulas esenciales (para memorizar)
- Totales: SUMA, SUMAR.SI, SUMAR.SI.CONJUNTO
- Decisiones: SI, SI.ERROR
- Control de dinero: REDONDEAR, MAX, MIN, PROMEDIO
- Fechas: HOY, AHORA, DIAS, FIN.MES
- Texto: CONCAT, TEXTO, ESPACIOS, IZQUIERDA, DERECHA, EXTRAE
- Búsqueda: BUSCARX (o BUSCARV)
