Búsqueda y cruce de información para ahorrar tiempo

Qué significa “buscar y cruzar información” en Excel

En la vida real, muchas veces tienes datos repartidos en varias tablas: una lista de compras con códigos, un registro de gastos con categorías, un listado de contactos con correos, o un inventario con precios. “Buscar y cruzar información” significa tomar un dato de una tabla (por ejemplo, un código o un nombre) y traer automáticamente información relacionada desde otra tabla (por ejemplo, el precio, la categoría, el teléfono o el proveedor). Esto ahorra tiempo porque evita copiar y pegar, reduce errores y mantiene todo actualizado cuando cambian los datos de origen.

Ejemplos cotidianos donde esto te ahorra minutos (y dolores de cabeza):

• Gastos: escribir “Supermercado” y que Excel complete la categoría “Alimentación” y el método de pago habitual.
• Compras: introducir un “SKU” y que aparezcan el nombre del producto y su precio.
• Contactos: escribir un nombre y traer teléfono, email y ciudad.
• Rutinas: elegir una tarea y que se rellenen duración estimada y prioridad.

La idea clave: una “clave” que conecte tablas

Para cruzar información necesitas una columna que exista en ambas tablas y que identifique cada registro. A esa columna se le suele llamar “clave”. En un escenario real puede ser:

• Un código único (ID, SKU, Nº de cliente).
• Un nombre (siempre que sea consistente y sin duplicados).
• Una combinación de campos (por ejemplo, “Fecha + Concepto” si no hay ID, aunque es menos robusto).

Cuanto más única y estable sea la clave, más confiable será el cruce. Si puedes elegir, usa códigos o IDs.

Herramientas principales para buscar y cruzar

BUSCARX (recomendado si tu Excel lo incluye)

BUSCARX permite buscar un valor en una columna y devolver el dato correspondiente de otra columna. Es flexible, legible y maneja mejor los casos de “no encontrado”.

Continúa en nuestra aplicación.

Podrás escuchar el audiolibro con la pantalla apagada, recibir un certificado gratuito para este curso y además tener acceso a otros 5.000 cursos online gratuitos.

O continúa leyendo más abajo...

Descargar la aplicación

=BUSCARX(valor_buscado; rango_busqueda; rango_resultado; "si_no"; 0)

• 0 indica coincidencia exacta (lo más común en datos cotidianos).
• "si_no" te permite mostrar un texto útil en vez de un error.

BUSCARV (útil si trabajas con versiones antiguas)

BUSCARV busca en la primera columna de una tabla y devuelve un valor de una columna a la derecha. Es menos flexible, pero sigue siendo común.

=BUSCARV(valor_buscado; tabla; num_columna; FALSO)

Usa FALSO para coincidencia exacta.

ÍNDICE + COINCIDIR (alternativa potente)

Esta combinación permite buscar en cualquier dirección (no solo a la derecha) y es compatible con muchas versiones.

=INDICE(rango_resultado; COINCIDIR(valor_buscado; rango_busqueda; 0))

Power Query (cuando el cruce es “de verdad” y repetitivo)

Si cada semana importas movimientos bancarios, listados de pedidos o datos de varias fuentes, Power Query te permite “combinar” tablas (merge) y automatizar el cruce con actualizaciones. Es ideal cuando el volumen crece o el proceso se repite.

Guía práctica paso a paso: cruzar gastos con una tabla de categorías

Objetivo: en una tabla de gastos, escribir un “Comercio” y que Excel complete automáticamente la “Categoría” y el “Tipo” (Fijo/Variable) desde una tabla maestra.

Paso 1: crea (o identifica) tu tabla maestra

Tabla “Maestra_Comercios” con estas columnas:

• Comercio (clave): por ejemplo, “Mercadona”, “Spotify”, “Iberdrola”.
• Categoría: “Alimentación”, “Suscripciones”, “Hogar”.
• Tipo: “Variable” o “Fijo”.

Recomendación práctica: evita variaciones (“Spotify AB” vs “Spotify”) y decide un nombre estándar. Si tu banco trae nombres largos, puedes crear una columna “Comercio_normalizado” y usar esa como clave.

Paso 2: prepara tu tabla de gastos

Tabla “Gastos” con columnas típicas:

• Fecha
• Comercio (lo que escribirás o lo que importas)
• Importe
• Categoría (se rellenará sola)
• Tipo (se rellenará solo)

Paso 3: trae la Categoría con BUSCARX

En la columna Categoría de la tabla “Gastos”, usa:

=BUSCARX([@Comercio]; Maestra_Comercios[Comercio]; Maestra_Comercios[Categoría]; "Sin asignar"; 0)

Qué hace: busca el comercio de esa fila en la tabla maestra y devuelve la categoría. Si no lo encuentra, muestra “Sin asignar” para que lo revises.

Paso 4: trae el Tipo (Fijo/Variable) con otra búsqueda

=BUSCARX([@Comercio]; Maestra_Comercios[Comercio]; Maestra_Comercios[Tipo]; "Revisar"; 0)

Consejo: usa mensajes distintos (“Sin asignar”, “Revisar”) para identificar rápidamente qué falta completar.

Paso 5: controla duplicados y errores comunes

Dos problemas típicos al cruzar datos:

• Duplicados en la clave: si “Spotify” aparece dos veces en la tabla maestra con categorías distintas, el resultado puede ser incorrecto o ambiguo. Solución: mantén una única fila por clave.
• Espacios y diferencias de escritura: “Mercadona ” (con espacio al final) no es igual a “Mercadona”. Solución: estandariza el texto o crea una columna de apoyo con limpieza.

Si necesitas limpiar el texto antes de buscar, puedes crear una columna auxiliar “Comercio_limpio” en ambas tablas usando:

=ESPACIOS(LIMPIAR([@Comercio]))

Luego, busca usando esa columna limpia como clave.

Guía práctica: cruce por dos criterios (cuando una sola clave no basta)

Hay casos reales donde el mismo “Concepto” cambia según el contexto. Por ejemplo, “Amazon” puede ser “Compras” o “Suscripciones” según el tipo de cargo, o un “Centro” puede tener el mismo nombre en ciudades distintas. Para estos casos, puedes buscar usando dos criterios creando una clave compuesta.

Opción A: clave compuesta en una columna auxiliar (simple y robusta)

En ambas tablas, crea una columna “Clave” concatenando dos campos, por ejemplo:

=[@Comercio] & "|" & [@MétodoPago]

Luego usa BUSCARX con esa clave:

=BUSCARX([@Clave]; Maestra[Clave]; Maestra[Categoría]; "Sin asignar"; 0)

Opción B: BUSCARX con criterio múltiple (si tu Excel lo soporta bien)

Puedes construir un criterio lógico multiplicando condiciones (TRUE/FALSE) y buscando el 1. Ejemplo conceptual:

=BUSCARX(1; (Gastos[@Comercio]=Maestra[Comercio])*(Gastos[@MétodoPago]=Maestra[MétodoPago]); Maestra[Categoría]; "Sin asignar")

Esta técnica es potente, pero suele ser más difícil de mantener. Para uso cotidiano, la clave compuesta suele ser más clara.

Validación de datos: selecciona en vez de escribir (y reduce fallos)

Una forma muy práctica de ahorrar tiempo es evitar teclear la clave. Si eliges “Comercio” desde una lista, reduces errores de escritura y el cruce funciona mejor.

Cómo hacerlo (paso a paso)

• Crea una lista con los comercios únicos (por ejemplo, la columna Maestra_Comercios[Comercio]).
• Aplica Validación de datos en la columna “Comercio” de tu tabla de gastos para que sea una lista desplegable.
• Al seleccionar un comercio, las columnas “Categoría” y “Tipo” se completan con BUSCARX.

Resultado: menos errores, más velocidad y datos más consistentes.

Cuando conviene Power Query: combinar tablas y actualizar en un clic

Si recibes datos externos (extractos bancarios, CSV de compras, exportaciones de apps) y siempre haces el mismo cruce, Power Query te permite automatizarlo. La lógica es: importar tabla A (movimientos), importar tabla B (maestra), combinarlas por la clave, expandir columnas necesarias y actualizar cuando entren datos nuevos.

Flujo típico (sin entrar en menús específicos)

• Importas la tabla de movimientos.
• Importas la tabla maestra (categorías, comercios, productos).
• Haces una combinación por la columna clave.
• Expandes las columnas que quieres traer (Categoría, Tipo, etc.).
• Cargas el resultado a Excel y, cuando haya nuevos datos, actualizas.

Esto es especialmente útil si el cruce involucra miles de filas o si la fuente cambia cada semana.

Checklist rápido para que el cruce funcione siempre

• Define una clave única y consistente.
• Evita duplicados en la tabla maestra.
• Usa coincidencia exacta (0 o FALSO según la función).
• Incluye un valor “si no encuentra” para detectar faltantes.
• Normaliza textos (ESPACIOS y LIMPIAR) si importas datos de otras fuentes.
• Si el proceso se repite con archivos externos, considera Power Query.