Calc para cálculo básico, tablas y organización de datos

¿Qué es Calc y para qué sirve en el trabajo diario?

LibreOffice Calc es una hoja de cálculo: una herramienta para organizar datos en filas y columnas, realizar cálculos con fórmulas y analizar información con tablas, filtros y gráficos. Es especialmente útil cuando necesitas: sumar gastos, controlar inventarios, registrar asistencia, comparar presupuestos o consolidar datos de varias fuentes.

Cómo pensar una hoja de cálculo: datos, estructura y resultados

En Calc conviene separar mentalmente tres capas:

• Datos: lo que escribes o importas (fechas, nombres, cantidades, precios).
• Estructura: cómo organizas (encabezados, formato de tabla, validaciones, filtros).
• Resultados: lo que Calc calcula (totales, promedios, resúmenes, gráficos).

Esta separación evita errores comunes como mezclar texto con números, dejar columnas sin encabezado o escribir totales “a mano” en lugar de usar fórmulas.

Conceptos básicos imprescindibles

Celdas, rangos y referencias

Una celda es la intersección de una columna (A, B, C…) y una fila (1, 2, 3…). Por ejemplo, B2. Un rango es un bloque de celdas, por ejemplo A2:A10 o A2:D10.

Cuando escribes fórmulas, Calc usa referencias a celdas. Hay tres tipos:

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• Relativa (A2): cambia al copiar la fórmula.
• Absoluta ($A$2): no cambia al copiar.
• Mixta ($A2 o A$2): fija solo columna o solo fila.

Ejemplo típico: si un impuesto está en la celda E1, conviene referenciarlo como $E$1 para que no se mueva al copiar fórmulas hacia abajo.

Tipos de datos y formato (para evitar errores)

Calc distingue entre números, texto y fechas. Un error frecuente es que un número quede como texto (por ejemplo, “1.200” con separadores no compatibles con tu configuración regional). Para revisar, selecciona una celda y mira la barra de estado o el formato aplicado.

• Números: permiten cálculos.
• Texto: no se suma ni se promedia (aunque “parezca” número).
• Fechas: internamente son números; permiten ordenar y calcular diferencias de días.

Guía práctica: crear una tabla de gastos con totales y control

Vas a construir una hoja típica de control mensual con cálculos básicos, formato de tabla, validación y filtros.

Paso 1: crear la estructura de columnas

En la fila 1 escribe estos encabezados:

• A1: Fecha
• B1: Categoría
• C1: Concepto
• D1: Importe
• E1: IVA
• F1: Total

Recomendación: selecciona la fila 1 y aplica negrita y un color de fondo suave para distinguir encabezados.

Paso 2: dar formato correcto a fechas y moneda

• Selecciona la columna A y aplica formato de Fecha.
• Selecciona las columnas D, E y F y aplica formato de Moneda.

Esto no solo “embellece”: reduce errores al ordenar y al sumar.

Paso 3: introducir datos de ejemplo

Rellena algunas filas (por ejemplo, de la 2 a la 6):

• A2: 05/01/2026, B2: Alimentación, C2: Supermercado, D2: 45,90
• A3: 06/01/2026, B3: Transporte, C3: Metro, D3: 12,00
• A4: 07/01/2026, B4: Hogar, C4: Limpieza, D4: 9,50
• A5: 08/01/2026, B5: Ocio, C5: Cine, D5: 18,00
• A6: 09/01/2026, B6: Alimentación, C6: Panadería, D6: 6,20

Paso 4: calcular IVA y total con fórmulas

Define un porcentaje de IVA en una celda fija para reutilizarlo. Por ejemplo:

• H1: IVA%
• H2: 0,21

Ahora crea las fórmulas:

• En E2 (IVA): escribe =D2*$H$2
• En F2 (Total): escribe =D2+E2

Luego copia E2 y F2 hacia abajo (arrastrando el controlador de relleno). Observa que $H$2 no cambia gracias a la referencia absoluta.

Paso 5: totales, promedio y conteo

Debajo de tu tabla (por ejemplo, en la fila 8), crea un pequeño resumen:

• E8: Total gastos (sin IVA)
• F8: =SUMA(D2:D6)
• E9: Total IVA
• F9: =SUMA(E2:E6)
• E10: Total con IVA
• F10: =SUMA(F2:F6)
• E11: Promedio por gasto
• F11: =PROMEDIO(F2:F6)
• E12: Número de registros
• F12: =CONTARA(A2:A6)

Si tu lista crece, ajusta los rangos (por ejemplo, D2:D100). Más adelante puedes automatizarlo con rangos dinámicos o tablas, pero para cálculo básico esto es suficiente y claro.

Organización de datos: ordenar, filtrar y “congelar” encabezados

Ordenar sin romper la tabla

Para ordenar correctamente, selecciona cualquier celda dentro del bloque de datos y usa la opción de Ordenar. Asegúrate de indicar que tu rango tiene encabezados para que Calc no mezcle la fila 1 con los datos.

Ejemplo: ordenar por Categoría y luego por Fecha para ver los gastos agrupados.

Filtrar para ver solo lo necesario

Activa el Autofiltro en la fila de encabezados y filtra, por ejemplo, solo la categoría “Alimentación”. Esto es ideal para responder preguntas rápidas sin crear hojas nuevas.

Congelar la fila de encabezados

Cuando la lista crece, es fácil perder los encabezados al desplazarte. Congela la fila superior para que siempre se vea mientras bajas por la hoja. Esto mejora la lectura y reduce errores al editar.

Buenas prácticas para tablas “limpias” y reutilizables

Reglas simples de diseño

• Una fila = un registro (un gasto, un producto, una persona).
• Una columna = un campo (fecha, categoría, importe).
• Evita celdas combinadas dentro de la tabla: dificultan ordenar y filtrar.
• No dejes filas/columnas vacías dentro del bloque de datos si vas a usar filtros o gráficos.

Validación de datos para evitar entradas incorrectas

Para que “Categoría” no se escriba cada vez diferente (por ejemplo, “Alimentacion”, “Alimentación”, “alim.”), crea una lista controlada:

• En una zona auxiliar (por ejemplo, J2:J6) escribe las categorías permitidas: Alimentación, Transporte, Hogar, Ocio, Salud.
• Selecciona el rango B2:B100 (o el que uses).
• Aplica Validación para permitir solo valores de una lista, apuntando al rango J2:J6.

Resultado: en la columna Categoría tendrás un desplegable y datos consistentes para filtrar y resumir.

Fórmulas básicas que más se usan (con ejemplos)

SUMA, PROMEDIO, MIN, MAX

• =SUMA(D2:D100) suma importes.
• =PROMEDIO(F2:F100) calcula el promedio.
• =MIN(F2:F100) obtiene el menor total.
• =MAX(F2:F100) obtiene el mayor total.

SI (condiciones) para clasificar o controlar

Ejemplo: marcar gastos “Altos” si superan 50:

• G1: Alerta
• G2: =SI(F2>50;"Alto";"Normal")

Luego copia hacia abajo. Esto sirve para controles rápidos sin revisar fila por fila.

CONTAR, CONTARA y CONTAR.SI

• =CONTAR(D2:D100) cuenta celdas numéricas.
• =CONTARA(C2:C100) cuenta celdas no vacías.
• =CONTAR.SI(B2:B100;"Alimentación") cuenta registros de una categoría.

Formato condicional: resaltar automáticamente lo importante

El formato condicional cambia el aspecto de una celda si cumple una regla. Es útil para detectar valores fuera de rango.

Ejemplo práctico: resaltar gastos mayores a 50

• Selecciona F2:F100.
• Crea una regla de formato condicional: “El valor de la celda es mayor que 50”.
• Elige un estilo (por ejemplo, fondo claro y texto en negrita).

Así, al agregar nuevos gastos, el resaltado se aplica automáticamente.

Impresión y presentación básica de la hoja (sin complicaciones)

Si necesitas entregar la tabla:

• Configura el área de impresión para incluir encabezados y resumen.
• Activa la repetición de la fila de encabezados en cada página si la tabla ocupa varias hojas.
• Ajusta el escalado para que quepa en una página de ancho cuando sea necesario.

Esto evita recortes y hace que la hoja sea legible en PDF o papel.

Ejercicio guiado: inventario simple con cálculo de stock

Objetivo

Crear una tabla de inventario con entradas, salidas y stock final calculado.

Estructura

Encabezados:

• A1: Código
• B1: Producto
• C1: Entrada
• D1: Salida
• E1: Stock

Fórmulas

En E2 escribe:

=C2-D2

Copia hacia abajo. Si quieres evitar stock negativo, usa:

=SI(C2-D2<0;0;C2-D2)

Control rápido con filtro

Activa el autofiltro y filtra Stock = 0 para ver qué productos necesitan reposición.