Calc con fórmulas esenciales y equivalencias con Excel

Qué cambia (y qué no) al pasar de Excel a Calc

Calc y Excel comparten la misma lógica: una hoja con celdas donde escribes valores, texto y fórmulas. La diferencia práctica para quien migra suele estar en los nombres de algunas funciones, el separador de argumentos (coma o punto y coma según configuración regional) y algunas funciones específicas. En Calc, las fórmulas empiezan con = igual que en Excel, y puedes combinar funciones, referencias de celdas y operadores.

Separador de argumentos: coma vs punto y coma

En muchas configuraciones en español, Calc usa ; para separar argumentos: =SUMA(A1;A10). Si tu configuración usa coma, verás =SUMA(A1,A10). Si copias fórmulas desde Internet y no funcionan, revisa este detalle.

Referencias de celdas y rangos (igual que en Excel)

• Relativas: A2 cambia al copiar la fórmula.
• Absolutas: $A$2 no cambia al copiar.
• Mixtas: $A2 o A$2 fija solo columna o fila.
• Rangos: A2:A20.

Ejemplo típico: si en B2 quieres calcular el IVA del valor en A2, usa =A2*0,21 (o 0.21). Al copiar hacia abajo, Calc ajusta A2 a A3, A4, etc.

Fórmulas esenciales en Calc (con equivalencias con Excel)

Estas funciones cubren la mayoría de tareas de oficina: sumar, contar, promediar, condicionar resultados, buscar datos y manejar errores.

1) SUMA, PROMEDIO, MIN, MAX

Sirven para agregaciones rápidas.

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• SUMA: =SUMA(C2:C100)
• PROMEDIO: =PROMEDIO(C2:C100)
• MIN: =MIN(C2:C100)
• MAX: =MAX(C2:C100)

Equivalencia con Excel: mismos nombres en español y mismo uso.

2) CONTAR, CONTARA y CONTAR.SI

• CONTAR cuenta números: =CONTAR(A2:A100)
• CONTARA cuenta celdas no vacías: =CONTARA(A2:A100)
• CONTAR.SI cuenta con criterio: =CONTAR.SI(B2:B100;"Pagado")

Equivalencia con Excel: mismos nombres en español. En criterios de texto, usa comillas.

3) SI (y combinaciones con Y / O)

La función SI devuelve un valor si se cumple una condición y otro si no.

• Ejemplo simple: =SI(D2>=1000;"Descuento";"Sin descuento")
• Con Y: =SI(Y(C2>=18;E2="España");"OK";"Revisar")
• Con O: =SI(O(F2="Alta";F2="Urgente");"Prioridad";"Normal")

Equivalencia con Excel: mismos nombres en español.

4) SUMAR.SI y SUMAR.SI.CONJUNTO

Sumas condicionadas: muy útiles para reportes sin tablas dinámicas.

• SUMAR.SI (un criterio): =SUMAR.SI(B2:B100;"Madrid";C2:C100)
• SUMAR.SI.CONJUNTO (varios criterios): =SUMAR.SI.CONJUNTO(C2:C100;B2:B100;"Madrid";D2:D100;">=2026-01-01")

Equivalencia con Excel: mismos nombres en español; revisa el separador de argumentos.

5) Redondeo: REDONDEAR, REDONDEAR.MAS, REDONDEAR.MENOS

• =REDONDEAR(A2;2) para 2 decimales
• =REDONDEAR.MAS(A2;0) para redondear hacia arriba a entero
• =REDONDEAR.MENOS(A2;0) para redondear hacia abajo a entero

Equivalencia con Excel: mismos nombres en español.

6) Texto: CONCATENAR / CONCAT y funciones de limpieza

Para unir campos (por ejemplo, nombre y apellido) y limpiar datos importados.

• Unir con espacio: =A2&" "&B2
• CONCATENAR: =CONCATENAR(A2;" ";B2)
• ESPACIOS (quita espacios repetidos): =ESPACIOS(A2)
• IZQUIERDA / DERECHA / EXTRAE: =IZQUIERDA(A2;3), =DERECHA(A2;4), =EXTRAE(A2;2;5)

Equivalencia con Excel: muy similar. En Excel moderno existe CONCAT y UNIRCADENAS; en Calc suele funcionar bien el operador & y CONCATENAR.

7) Fechas: HOY, AHORA, AÑO, MES, DIA

• Fecha actual: =HOY()
• Fecha y hora: =AHORA()
• Partes de una fecha en A2: =AÑO(A2), =MES(A2), =DIA(A2)

Equivalencia con Excel: mismos nombres en español.

8) Manejo de errores: SI.ERROR (y alternativa)

Cuando una fórmula puede dar error (por ejemplo, división por cero), conviene mostrar un valor limpio.

• Ejemplo: =SI.ERROR(A2/B2;0)

Equivalencia con Excel: en Excel existe SI.ERROR. En Calc también suele estar disponible; si tu versión no la tuviera, una alternativa es comprobar el divisor: =SI(B2=0;0;A2/B2).

Búsquedas y equivalencias clave: BUSCARV, INDICE+COINCIDIR y XLOOKUP

Las búsquedas son el punto donde más se nota la migración, porque Excel ha popularizado funciones nuevas (como XLOOKUP) y Calc puede variar según versión. Aun así, puedes resolver lo esencial con funciones clásicas.

BUSCARV (VLOOKUP) en Calc

Sirve para buscar un valor en la primera columna de un rango y devolver un dato de otra columna.

Ejemplo: tienes una tabla de productos en H2:J20: columna H = Código, I = Producto, J = Precio. En A2 tienes un código y quieres el precio:

=BUSCARV(A2;$H$2:$J$20;3;0)

• 3 indica la columna dentro del rango (H=1, I=2, J=3).
• 0 (o FALSO) fuerza coincidencia exacta.

Equivalencia con Excel: BUSCARV funciona igual. Limitación compartida: busca solo hacia la derecha (no puede devolver una columna a la izquierda del valor buscado).

INDICE + COINCIDIR (más flexible que BUSCARV)

Esta combinación permite buscar en cualquier dirección y es una alternativa robusta para migración.

Mismo ejemplo: quieres devolver el precio (columna J) buscando el código en H:

=INDICE($J$2:$J$20;COINCIDIR(A2;$H$2:$H$20;0))

Equivalencia con Excel: idéntica. Es una de las fórmulas más portables entre suites.

BUSCARX (XLOOKUP) y alternativas

Excel moderno usa BUSCARX/XLOOKUP. En Calc, dependiendo de la versión, puede existir o no. Si no está disponible, usa INDICE+COINCIDIR para cubrir la mayoría de casos de BUSCARX.

• Equivalencia práctica: BUSCARX(valor; rango_busqueda; rango_resultado; [si_no]; [modo_coincidencia]) → INDICE(rango_resultado; COINCIDIR(valor; rango_busqueda; 0))

Guía práctica paso a paso: mini-sistema de ventas con fórmulas esenciales

Vas a construir un ejemplo típico de oficina: una hoja de ventas que calcula importes, aplica descuentos, trae precios desde una tabla y resume totales por estado.

Paso 1: prepara la tabla de ventas

En una hoja, crea estas columnas desde A1:

• A: Fecha
• B: Código
• C: Unidades
• D: Precio
• E: Importe
• F: Descuento
• G: Total
• H: Estado

Rellena algunas filas (por ejemplo, desde la fila 2) con fechas, códigos, unidades y estado (Pagado/Pendiente). Deja Precio, Importe, Descuento y Total para fórmulas.

Paso 2: crea una tabla de productos para buscar precios

En otra zona (por ejemplo, J1:L1) crea:

• J: Código
• K: Producto
• L: Precio

Rellena varios productos. Ejemplo: P001, P002… con precios.

Paso 3: traer el precio automáticamente (BUSCARV o INDICE+COINCIDIR)

En D2 (Precio), usa una de estas opciones:

• Con BUSCARV:

  =BUSCARV(B2;$J$2:$L$20;3;0)

• Con INDICE+COINCIDIR:

  =INDICE($L$2:$L$20;COINCIDIR(B2;$J$2:$J$20;0))

Copia la fórmula hacia abajo.

Paso 4: calcular el importe

En E2 (Importe):

=C2*D2

Copia hacia abajo.

Paso 5: aplicar un descuento condicional con SI

Regla de ejemplo: si el importe es mayor o igual a 500, descuento del 5%; si no, 0.

En F2 (Descuento):

=SI(E2>=500;E2*0,05;0)

Copia hacia abajo.

Paso 6: total final y redondeo

En G2 (Total):

=REDONDEAR(E2-F2;2)

Copia hacia abajo.

Paso 7: resumen por estado con SUMAR.SI

En una zona de resumen, escribe:

• N2: Pagado
• N3: Pendiente

En O2 (Total pagado):

=SUMAR.SI($H$2:$H$100;N2;$G$2:$G$100)

En O3 (Total pendiente):

=SUMAR.SI($H$2:$H$100;N3;$G$2:$G$100)

Paso 8: evitar errores cuando falte un código

Si en B2 hay un código que no existe en la tabla de productos, la búsqueda dará error. Para mostrar un texto claro:

• Con SI.ERROR:

  =SI.ERROR(BUSCARV(B2;$J$2:$L$20;3;0);"No existe")

• Alternativa sin SI.ERROR:

  =SI(CONTAR.SI($J$2:$J$20;B2)=0;"No existe";BUSCARV(B2;$J$2:$L$20;3;0))

Equivalencias rápidas: traducción mental de Excel a Calc

Usa esta lista como mapa cuando migres hojas:

• SUM, AVERAGE, MIN, MAX → SUMA, PROMEDIO, MIN, MAX
• IF, AND, OR → SI, Y, O
• COUNT, COUNTA → CONTAR, CONTARA
• COUNTIF, SUMIF → CONTAR.SI, SUMAR.SI
• SUMIFS → SUMAR.SI.CONJUNTO
• VLOOKUP → BUSCARV
• INDEX + MATCH → INDICE + COINCIDIR
• IFERROR → SI.ERROR (o SI con comprobación)
• Concatenation → & o CONCATENAR

Buenas prácticas para que las fórmulas sean portables y fáciles de mantener

• Fija rangos con $ cuando copies fórmulas (por ejemplo, $J$2:$L$20).
• Evita “números mágicos”: si el IVA cambia, es mejor tenerlo en una celda (por ejemplo, M1=0,21) y usar =A2*$M$1.
• Usa nombres claros en celdas de parámetros (por ejemplo, una celda “Descuento” con 0,05) y referencia absoluta.
• Comprueba el tipo de dato: si un “número” está como texto, las búsquedas y cálculos pueden fallar. Revisa el formato de celda y limpia espacios con ESPACIOS().
• Controla errores en búsquedas y divisiones para que los reportes no se llenen de #N/D o #DIV/0!.