Control visual con formato condicional y validación

Qué es el formato condicional (y por qué te ahorra decisiones)

El formato condicional cambia automáticamente el aspecto de una celda (color, iconos, negrita, relleno) cuando se cumple una regla. En la vida real sirve para que Excel “te avise” visualmente sin que tengas que revisar fila por fila: vencimientos, presupuestos que se pasan, hábitos incompletos, tareas atrasadas o valores fuera de rango.

Piensa en dos capas: datos (lo que escribes) y señales visuales (lo que Excel resalta). La clave es definir reglas simples, coherentes y fáciles de mantener.

Casos típicos

• Semáforo de estado: verde si está hecho, amarillo si está en curso, rojo si está atrasado.
• Alertas por fecha: resaltar lo que vence hoy o en los próximos 3 días.
• Control de presupuesto: marcar gastos que superan un límite.
• Calidad de datos: resaltar celdas vacías donde debería haber información.

Guía práctica: tablero de tareas con alertas por estado y vencimiento

Ejemplo de tabla (puedes adaptarla a tu lista real):

Columna A: Tarea | B: Categoría | C: Fecha límite | D: Estado | E: Prioridad

Estados sugeridos: Pendiente, En curso, Hecho. Prioridad: Alta, Media, Baja.

Paso 1: resaltar tareas atrasadas (fecha límite pasada y no hechas)

Objetivo: si la fecha límite ya pasó y el estado no es “Hecho”, que se vea en rojo.

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• Selecciona el rango de filas de tu tabla (por ejemplo, desde A2 hasta E200).
• Ve a Inicio > Formato condicional > Nueva regla.
• Elige “Usar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato”.
• Escribe una fórmula como esta (ajusta letras de columna según tu tabla):

=Y($C2<HOY();$D2<>"Hecho";$C2<>"")

• Haz clic en Formato y elige relleno rojo claro (y texto oscuro para legibilidad).
• Acepta.

Notas útiles: $C2 fija la columna C pero permite que cambie la fila; así la regla se aplica correctamente a cada registro. Se incluye $C2<>"" para evitar marcar filas sin fecha.

Paso 2: resaltar lo que vence pronto (próximos 3 días) y aún no está hecho

Objetivo: aviso amarillo para lo que requiere atención inmediata.

• Con el mismo rango seleccionado, crea otra regla con fórmula.
• Usa:

=Y($C2>=HOY();$C2<=HOY()+3;$D2<>"Hecho")

• Formato: relleno amarillo suave.

Consejo: si quieres “vence hoy” con un color distinto, crea una regla adicional con =$C2=HOY() y ponla con mayor prioridad.

Paso 3: colorear por estado (pendiente/en curso/hecho)

Objetivo: que el estado se entienda de un vistazo, incluso sin leer.

• Selecciona solo la columna de Estado (por ejemplo, D2:D200).
• Crea tres reglas del tipo “Formato de celdas que contengan” o con fórmula:

• Hecho (verde):

=$D2="Hecho"

• En curso (azul o naranja suave):

=$D2="En curso"

• Pendiente (gris suave):

=$D2="Pendiente"

Importante: si ya tienes reglas de “atrasado” y “vence pronto” aplicadas a toda la fila, decide qué debe “ganar”. Normalmente: Atrasado > Vence pronto > Estado. Esto se ajusta en Inicio > Formato condicional > Administrar reglas, reordenando y, si hace falta, activando “Detener si es verdadero” en las reglas más críticas.

Formato condicional para control de presupuesto (sin complicarte)

Ejemplo de columnas:

A: Concepto | B: Presupuesto | C: Gasto real | D: Diferencia

En D2 puedes tener la diferencia (si ya la calculas en tu archivo, úsala tal cual):

=C2-B2

Regla 1: te pasaste del presupuesto

• Selecciona C2:C200 (o la columna donde está el gasto real).
• Nueva regla con fórmula:

=$C2>$B2

• Formato: rojo claro.

Regla 2: estás cerca del límite (por ejemplo, 80% o más)

• Nueva regla con fórmula:

=$C2>=0,8*$B2

• Formato: amarillo.

Si tu Excel usa punto decimal en lugar de coma, escribe 0.8.

Qué es la validación de datos (y cómo evita errores antes de que ocurran)

La validación de datos limita lo que se puede escribir en una celda: lista desplegable, número dentro de un rango, fecha válida, longitud de texto, etc. A diferencia del formato condicional (que “señala”), la validación previene entradas incorrectas. Juntas, forman un control visual y funcional: validación para evitar errores + formato condicional para detectar prioridades.

Cuándo usarla

• Estados y categorías repetitivas (listas).
• Fechas límite (solo fechas).
• Importes (solo números, sin negativos si no corresponden).
• Campos obligatorios (evitar celdas vacías).

Guía práctica: listas desplegables para Estado y Prioridad

Paso 1: crea el origen de la lista (recomendado)

En un área auxiliar (por ejemplo, en otra hoja llamada “Listas” o a la derecha de tu tabla), escribe:

G1: Estados | G2: Pendiente | G3: En curso | G4: Hecho

H1: Prioridad | H2: Alta | H3: Media | H4: Baja

Esto facilita cambios futuros (si agregas “Bloqueada”, por ejemplo).

Paso 2: aplica validación en la columna Estado

• Selecciona el rango de Estado (por ejemplo, D2:D200).
• Ve a Datos > Validación de datos.
• En Permitir, elige Lista.
• En Origen, selecciona las celdas donde están los estados (por ejemplo, =Listas!$G$2:$G$4).
• Acepta.

Resultado: aparece un desplegable y se reduce el riesgo de escribir “Hehco” o variantes que rompen tus reglas.

Paso 3: aplica validación en la columna Prioridad

• Selecciona E2:E200.
• Datos > Validación de datos > Lista.
• Origen: =Listas!$H$2:$H$4.

Guía práctica: validar fechas e importes (reglas simples que funcionan)

Validar que la fecha límite sea una fecha real (y opcionalmente no sea pasada)

• Selecciona la columna de Fecha límite (por ejemplo, C2:C200).
• Datos > Validación de datos.
• En Permitir, elige Fecha.
• En Datos, elige mayor o igual que.
• En Fecha de inicio, escribe =HOY() si quieres impedir fechas pasadas.

Si necesitas permitir fechas pasadas (por registro histórico), usa “cualquier fecha” y apóyate en formato condicional para alertas.

Validar importes: solo números y sin negativos

• Selecciona el rango de importes (por ejemplo, C2:C200 en una tabla de gastos).
• Datos > Validación de datos.
• Permitir: Decimal (o Entero si no hay centavos).
• Datos: mayor o igual que.
• Mínimo: 0.

Combinar validación + formato condicional para “campos obligatorios”

Hay dos enfoques: impedir que se deje vacío (validación) y, además, resaltar visualmente lo que falta (formato condicional). Esto es útil cuando estás capturando datos rápido.

Opción A: impedir celdas vacías (validación personalizada)

• Selecciona el rango obligatorio (por ejemplo, A2:A200 para “Tarea”).
• Datos > Validación de datos.
• Permitir: Personalizada.
• Fórmula:

=A2<>""

• En la pestaña Mensaje de error, escribe algo claro como: “Este campo es obligatorio”.

Opción B: resaltar vacíos (formato condicional)

• Selecciona el mismo rango.
• Inicio > Formato condicional > Nueva regla > Usar una fórmula.
• Fórmula:

=A2=""

• Formato: relleno rosa claro o borde rojo.

Tip: si el campo puede estar vacío mientras la fila no se use, puedes condicionar el resaltado a que haya algo en otra columna. Ejemplo: resaltar “Fecha límite” vacía solo si hay una tarea escrita:

=Y($A2<>"";$C2="")

Errores comunes y cómo evitarlos (para que no se rompan tus reglas)

• Aplicar reglas a rangos inconsistentes: si la regla es para toda la fila, selecciona todas las columnas de la tabla antes de crearla.
• Olvidar los signos $: usa $ para fijar columnas cuando la fórmula se copia por el rango (por ejemplo, $C2, $D2).
• Demasiados colores: define un código simple (rojo=urgente, amarillo=atención, verde=ok) y repítelo.
• Listas escritas “a mano”: usa validación con lista para evitar variaciones de texto que impiden que el formato condicional detecte estados.
• Reglas en conflicto: revisa el orden en Administrar reglas y prioriza las alertas críticas.