Microcopy raramente nasce “pronto” na primeira versão. Ele é resultado de um processo de trabalho com times de produto que envolve alinhamento (briefing), ciclos curtos de refinamento (iteração) e um caminho claro de validação (aprovação). Quando esse processo é bem desenhado, o texto deixa de ser um detalhe de última hora e passa a ser uma entrega previsível, rastreável e integrada ao fluxo de design e desenvolvimento.
Neste capítulo, o foco é o processo: como organizar a colaboração entre Product, Design, Research, Data, Legal/Compliance, Engenharia e Conteúdo para produzir microcopy com qualidade, dentro do prazo e com menos retrabalho.
O que significa “processo de trabalho” para microcopy
Processo de trabalho é o conjunto de acordos práticos que define: quando o texto entra no projeto, quais informações o time precisa para escrever, como as versões são revisadas, como decisões são registradas e quem aprova o quê. Em microcopy, isso é especialmente importante porque:
- O texto depende de regras do produto (limites, estados, permissões, exceções).
- O texto é afetado por decisões de UX (fluxos, telas, componentes, hierarquia).
- O texto pode ter impacto legal (consentimento, termos, promessas, preços).
- O texto precisa ser implementável (limites de caracteres, responsividade, i18n).
Um bom processo evita dois problemas comuns: (1) “manda um textinho” sem contexto e (2) “aprovou no Figma, mas no produto ficou diferente”.
Papéis e responsabilidades (quem faz o quê)
Antes do passo a passo, vale explicitar responsabilidades típicas. Nem todo time terá todas as funções, mas os papéis existem mesmo que acumulados por alguém.
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Product Manager (PM)
- Define objetivo do fluxo e critérios de sucesso.
- Esclarece regras de negócio e prioridades.
- Alinha trade-offs (prazo vs. escopo vs. risco).
Product Designer (PD/UX)
- Define o fluxo, componentes e estados.
- Garante consistência do layout e comportamento.
- Integra o texto ao design (espaço, hierarquia, responsividade).
UX Writer/Content Designer (Conteúdo)
- Produz e mantém o microcopy do fluxo.
- Propõe alternativas, documenta decisões e racional.
- Coordena revisão linguística e padronização.
Research (UX Research)
- Ajuda a validar entendimento, expectativas e fricções.
- Recomenda métodos rápidos (teste de 5 segundos, árvore, entrevistas curtas).
Engenharia
- Confirma viabilidade técnica e estados reais do sistema.
- Aponta restrições (limites, fallback, i18n, logs).
- Implementa strings e garante que o texto exibido é o aprovado.
Data/Analytics
- Define eventos e métricas do fluxo (conversão, abandono, erros).
- Ajuda a medir impacto de mudanças de texto.
Legal/Compliance (quando aplicável)
- Valida promessas, termos, consentimentos e riscos regulatórios.
- Define linguagem obrigatória e o que não pode ser dito.
O ponto central: microcopy é uma entrega compartilhada. Conteúdo escreve, mas não “dono” do fluxo; Produto decide objetivo; Design decide estrutura; Engenharia decide implementação; Legal decide risco.
Briefing: o insumo mínimo para escrever sem adivinhar
Briefing é o momento de transformar um pedido genérico (“preciso de texto para essa tela”) em um problema bem definido. Um briefing bom reduz idas e vindas e acelera a primeira versão.
Checklist de briefing (o que pedir antes de escrever)
- Objetivo do usuário: o que a pessoa quer fazer aqui?
- Objetivo do negócio: o que o produto precisa que aconteça?
- Contexto de entrada: de onde o usuário vem (tela anterior, campanha, notificação)?
- Critério de sucesso: como saber que deu certo (evento, conversão, redução de tickets)?
- Regras de negócio: limites, elegibilidade, prazos, taxas, condições.
- Estados do sistema: sucesso, falha, carregando, indisponível, sem permissão.
- Restrições de UI: componentes, limites de caracteres, variações mobile/desktop.
- Riscos e aprovações: precisa de Legal? Segurança? Marca?
- Prazo e marcos: quando precisa da primeira versão e quando congela para desenvolvimento.
- Referências: telas similares, padrões internos, decisões anteriores.
Modelo de briefing (copiável)
Projeto/Fluxo: [nome do fluxo ou épico] Objetivo do usuário: [ ] Objetivo do negócio: [ ] Onde aparece: [telas/URLs/feature flags] Público/segmento: [novos, recorrentes, B2B, etc.] Regras de negócio: [limites, elegibilidade, prazos] Estados necessários: [sucesso, erro X, erro Y, loading, vazio] Restrições de UI: [componentes, limites, i18n] Métricas: [eventos, conversão, abandono, tickets] Riscos/validações: [Legal, Compliance, Marca] Prazos: [primeira versão, revisão, handoff] Responsáveis: [PM, Design, Conteúdo, Eng] Links: [Figma, PRD, docs, tickets]Esse modelo evita que o texto seja feito “no escuro”. Se alguma informação não existir ainda, isso vira uma pendência explícita, não uma suposição silenciosa.
Passo a passo prático: do briefing ao texto em produção
1) Kickoff de conteúdo (15–30 min)
Reúna PM, Design e Conteúdo (e Eng se o fluxo for complexo). O objetivo é sair com: escopo do texto, estados necessários e critérios de aprovação.
- Confirme quais telas/estados entram nesta entrega.
- Liste decisões em aberto (ex.: “qual é o limite de tentativas?”).
- Defina o formato de entrega (strings em planilha, no Figma, no repositório).
Saída esperada: briefing preenchido e um “mapa de estados” mínimo.
2) Mapeamento de pontos de texto (inventário rápido)
Antes de escrever, faça um inventário do que precisa de microcopy. Isso evita esquecer estados e reduz bugs de conteúdo.
- Títulos e descrições
- Rótulos e ajudas
- CTAs e links
- Mensagens de validação
- Mensagens de erro por causa (quando aplicável)
- Mensagens de sucesso/feedback
- Textos de carregamento/indisponibilidade
- Tooltips, modais e confirmações
Se o time usa componentes, associe cada texto a um componente (ex.: modal de confirmação, toast, banner). Isso facilita reaproveitamento e consistência.
3) Primeira versão: escrever para o fluxo real (não para a tela isolada)
Produza a V1 considerando o caminho completo: entrada, ação, retorno do sistema e próximos passos. A V1 deve ser “implementável”: com limites de caracteres quando necessário e com variações por estado.
Uma prática útil é escrever em duas camadas:
- Camada de UI: o texto final que aparece.
- Camada de notas: intenção, condição de exibição, variáveis dinâmicas.
[UI] Botão: 
