Preparação de relatórios no LibreOffice Calc: layout, impressão e exportação

Objetivo desta etapa: transformar a planilha em um relatório pronto para envio

Nesta fase, o foco deixa de ser “analisar na tela” e passa a ser “entregar com aparência consistente”. Preparar um relatório no LibreOffice Calc envolve controlar exatamente o que será impresso/exportado, como o conteúdo se distribui nas páginas e quais informações fixas (título, período, data, paginação) acompanham o documento. Os principais recursos são: área de impressão, estilos de página, cabeçalho/rodapé, repetição de linhas de título, margens, orientação, escala, quebras de página e visualização de impressão.

Configuração de página: base para consistência

Onde configurar

As opções de layout e impressão ficam principalmente em Formatar ▸ Página... (estilo de página) e em Planilha ▸ Intervalos de impressão. A visualização e ajustes finos podem ser feitos em Arquivo ▸ Visualizar impressão.

Orientação, tamanho do papel e margens

Use quando você precisa garantir que o relatório “encaixa” e mantém leitura confortável.

• Orientação: em Formatar ▸ Página... ▸ Página, escolha Retrato (mais comum para relatórios) ou Paisagem (melhor para tabelas largas).
• Tamanho do papel: selecione o padrão do seu público (ex.: A4). Evita cortes inesperados ao imprimir ou gerar PDF.
• Margens: em Formatar ▸ Página... ▸ Página, ajuste margens superior/inferior/laterais. Margens muito pequenas podem “comer” conteúdo em impressoras; margens muito grandes reduzem área útil.

Definir escala e “caber em uma folha”

Quando a tabela é maior do que a página, você pode reduzir proporcionalmente ou forçar o encaixe em um número específico de páginas.

• Abra Formatar ▸ Página... ▸ Planilha.
• Em Escala, escolha uma estratégia:
• Reduzir/Ampliar: define um percentual fixo (ex.: 90%). Útil quando você sabe o quanto pode reduzir sem perder legibilidade.
• Ajustar intervalo(s) de impressão à largura/altura: para “caber em uma folha”. Exemplo prático: definir Largura = 1 e Altura = 1 força tudo a caber em uma página (use com cuidado para não ficar ilegível). Uma alternativa comum é Largura = 1 e Altura = 0 (ou “automático”), para caber na largura e quebrar em várias páginas na altura.

Boa prática: priorize legibilidade. Se o ajuste para 1x1 deixar fontes minúsculas, prefira paisagem, margens menores moderadas, ou dividir o relatório em seções/páginas.

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Área de impressão: imprimir apenas o que interessa

Conceito

A área de impressão define o intervalo exato que será impresso/exportado. Sem isso, o Calc pode incluir colunas/linhas vazias ou elementos fora do relatório.

Passo a passo: definir e limpar área de impressão

• Selecione o intervalo do relatório (por exemplo, de A1 até H45).
• Vá em Planilha ▸ Intervalos de impressão ▸ Definir.
• Para remover: Planilha ▸ Intervalos de impressão ▸ Remover.
• Para ajustar depois: selecione novo intervalo e use Definir novamente.

Intervalos múltiplos (quando faz sentido)

Se você precisa imprimir duas áreas separadas (ex.: resumo em cima e uma tabela em outra região), é possível definir intervalos de impressão múltiplos. Em geral, para relatórios mensais, é mais previsível manter uma área contínua e organizar o layout para impressão.

Linhas de título repetidas: cabeçalho da tabela em todas as páginas

Conceito

Em tabelas que ocupam mais de uma página, repetir as linhas de título evita que páginas intermediárias fiquem “sem contexto” (o leitor não sabe o que cada coluna significa).

Passo a passo: repetir linhas (e colunas) na impressão

• Vá em Formatar ▸ Intervalos de impressão ▸ Editar... (em algumas versões pode aparecer como Planilha ▸ Intervalos de impressão ▸ Editar...).
• Em Linhas a repetir, selecione a(s) linha(s) do cabeçalho (ex.: $1:$2 se você tem duas linhas de título).
• Opcional: em Colunas a repetir, defina a primeira coluna (ex.: $A:$A) se ela for um identificador importante e a tabela for muito larga.

Dica: se o relatório tem um título grande na linha 1 e o cabeçalho da tabela começa na linha 3, repita apenas as linhas do cabeçalho da tabela (ex.: $3:$3), e mantenha o título como parte do cabeçalho/rodapé ou em uma área separada.

Cabeçalho e rodapé: data, nome do relatório e paginação

Conceito

Cabeçalho e rodapé são áreas fixas em todas as páginas, ideais para: nome do relatório, período, data de emissão, autor/setor e numeração de páginas.

Passo a passo: ativar e configurar

• Acesse Formatar ▸ Página... ▸ Cabeçalho e marque Ativar cabeçalho.
• Faça o mesmo em Rodapé se necessário.
• Clique em Editar... para abrir o editor com três áreas: esquerda, centro e direita.

Inserir data e nome do relatório

No editor de cabeçalho/rodapé, você pode inserir campos automáticos (que se atualizam) e texto fixo.

• Nome do relatório (texto fixo): digite, por exemplo, Relatório Mensal de Vendas.
• Data (campo): use a opção de inserir Data (campo) no editor. Se quiser data e hora, insira ambos.
• Nome do arquivo (campo): útil para rastreabilidade, mas use com cuidado se o PDF será enviado externamente.
• Página X de Y: insira Página e Número de páginas (campos). Exemplo de composição no rodapé direito: Página + campo Página + de + campo Número de páginas.

Exemplo de layout recomendado:

• Cabeçalho esquerdo: Relatório Mensal de Vendas
• Cabeçalho direito: Emitido em: + campo Data
• Rodapé esquerdo: Período: + texto do mês/ano (ou referência a uma célula, se preferir)
• Rodapé direito: Página X de Y

Quebras de página e controle de paginação

Conceito

Quebras de página determinam onde uma página termina e a próxima começa. O Calc cria quebras automáticas com base no papel, margens e escala, mas você pode inserir quebras manuais para evitar que uma tabela seja cortada em pontos ruins (por exemplo, no meio de um grupo).

Visualizar e ajustar quebras

• Use Exibir ▸ Visualização de quebra de página (ou modo equivalente) para ver linhas de quebra.
• Arraste as linhas de quebra (quando disponível) para ajustar a distribuição.

Inserir e remover quebra manual

• Para inserir: selecione a linha abaixo de onde quer quebrar (ou a coluna à direita) e use Inserir ▸ Quebra manual (linha/coluna).
• Para remover: posicione-se na quebra e use a opção de remover quebra manual (menu equivalente).

Boa prática: evite que o cabeçalho da tabela fique sozinho no final de uma página. Se isso acontecer, ajuste a quebra manual ou a escala para “puxar” uma linha a mais para a página anterior.

Visualizar impressão: checagem final antes de exportar

O que conferir

• Se a área de impressão está correta (sem colunas vazias extras).
• Se os títulos repetidos aparecem em todas as páginas.
• Se a escala não compromete a leitura (tamanho de fonte e espaçamento).
• Se gráficos não foram cortados e mantêm proporção.
• Se cabeçalho/rodapé estão alinhados e sem sobreposição com o conteúdo.

Passo a passo: usar a visualização

• Abra Arquivo ▸ Visualizar impressão.
• Navegue pelas páginas e identifique cortes ruins.
• Volte para a planilha e ajuste: escala, margens, área de impressão ou quebras manuais.

Exportação para PDF com qualidade

Conceito

Exportar para PDF é o formato mais comum para envio, pois preserva layout, fontes e paginação. A qualidade depende de configurações como compressão de imagens, resolução e inclusão de metadados.

Passo a passo: exportar corretamente

• Confirme a visualização em Arquivo ▸ Visualizar impressão.
• Vá em Arquivo ▸ Exportar como ▸ Exportar como PDF... (ou Arquivo ▸ Exportar como PDF...).
• Na janela de PDF, ajuste:
• Intervalo: exportar apenas a(s) planilha(s) ou páginas necessárias (evita mandar abas internas).
• Imagens: se houver gráficos com imagens, evite compressão agressiva. Prefira qualidade alta quando o PDF será lido/impresso.
• Resolução: se disponível, use uma resolução adequada para impressão (ex.: 300 DPI) quando o relatório for impresso; para envio por e-mail e leitura em tela, uma resolução intermediária pode reduzir tamanho sem perder legibilidade.
• PDF/A (se disponível): útil quando você precisa de arquivamento e maior compatibilidade, mas pode aumentar tamanho.

Dica: após exportar, abra o PDF e confira: nitidez dos gráficos, alinhamento de tabelas, paginação e se o conteúdo não foi reescalado de forma inesperada.

Projeto aplicado: relatório mensal pronto para envio (resumo + tabela filtrada + gráficos)

Cenário

Você vai montar um relatório mensal com três blocos na mesma planilha (ou em páginas sequenciais): (1) cabeçalho do relatório e resumo, (2) tabela filtrada do mês, (3) gráficos principais. O objetivo é gerar um PDF consistente e legível, com paginação e títulos repetidos.

Estrutura sugerida do relatório

• Bloco 1 (topo): Nome do relatório, período (mês/ano), indicadores de resumo (ex.: total, média, quantidade).
• Bloco 2 (meio): Tabela filtrada apenas do mês (com cabeçalho claro).
• Bloco 3 (final): 1 a 2 gráficos (ex.: evolução diária/semanal e distribuição por categoria).

Passo a passo: preparar para impressão

1. Defina o período visível: deixe na área do relatório apenas os dados do mês (por filtro já aplicado anteriormente). Garanta que a tabela exibida é exatamente o que deve ir para o PDF.
2. Organize a paginação por blocos: decida se o relatório será 1 página (resumo + tabela curta + 1 gráfico) ou 2–3 páginas (mais comum). Se necessário, reposicione gráficos para não serem cortados.
3. Defina a área de impressão: selecione do canto superior esquerdo do relatório até o final do último gráfico e use Planilha ▸ Intervalos de impressão ▸ Definir.
4. Configure orientação e margens: em Formatar ▸ Página..., escolha Paisagem se a tabela for larga; ajuste margens para equilibrar espaço e leitura.
5. Repita o cabeçalho da tabela: em Editar intervalos de impressão, defina Linhas a repetir como a linha do cabeçalho da tabela (ex.: $6:$6, conforme seu layout).
6. Insira cabeçalho/rodapé: ative e edite para incluir Relatório Mensal, Período, Data e Página X de Y. Mantenha padrão para todos os meses.
7. Ajuste escala: em Formatar ▸ Página... ▸ Planilha, use Ajustar à largura = 1 para evitar colunas “quebrando” horizontalmente. Se ficar pequeno, aumente a fonte do relatório e reduza a quantidade de colunas exibidas (somente as essenciais) ou mude para paisagem.
8. Controle quebras: use visualização de quebra de página e insira quebras manuais para separar: Página 1 (resumo), Página 2 (tabela), Página 3 (gráficos), se fizer sentido para seu caso.
9. Cheque em Visualizar impressão: confirme títulos repetidos, cortes de gráficos, alinhamento e espaços em branco excessivos.
10. Exporte para PDF: Arquivo ▸ Exportar como PDF..., selecione apenas a planilha do relatório e use qualidade adequada (evite compressão forte se houver gráficos detalhados).

Checklist de consistência e legibilidade (antes de enviar)

• O PDF abre com o nome do relatório e período visíveis no cabeçalho/rodapé.
• A tabela tem cabeçalho repetido em todas as páginas onde aparece.
• Não há colunas/linhas vazias impressas fora do relatório (área de impressão correta).
• Os gráficos estão inteiros, com eixos e legendas legíveis.
• A paginação está correta (Página X de Y).
• A escala não deixou o texto pequeno demais; se necessário, ajuste para caber na largura e permitir mais páginas na altura.