Como usar este capítulo: casos de uso completos (copiar, colar e adaptar)
Este capítulo reúne templates prontos para produtividade pessoal. Cada caso de uso inclui: objetivo, prompt inicial, resposta esperada, variações e ajustes e como adaptar à sua realidade sem expor dados sensíveis. A ideia é você substituir os campos entre colchetes e manter o restante do prompt estável.
Regras rápidas de privacidade e clareza (aplique em todos os templates)
- Troque dados pessoais por placeholders: [NOME], [EMPRESA], [CLIENTE], [VALOR], [CIDADE], [DATA].
- Remova identificadores: e-mails, telefones, números de contrato, links internos, nomes de projetos confidenciais.
- Forneça apenas o necessário: objetivo, público, tom, prazo, e os fatos indispensáveis.
- Peça para sinalizar lacunas: inclua uma linha solicitando “liste o que falta para finalizar”.
- Defina formato de saída: e-mail com assunto + corpo, tabela, checklist, bullets, etc.
Caso 1: Redação de e-mail profissional (pedido, atualização ou alinhamento)
Objetivo
Gerar um e-mail claro e profissional, com tom adequado, objetivo explícito e chamada para ação (CTA), reduzindo idas e vindas.
Prompt inicial (template)
Escreva um e-mail profissional em português (Brasil) com tom [formal/neutro/amigável], objetivo: [o que você quer que a pessoa faça]. Público: [cargo/área]. Contexto: [2–5 fatos]. Restrições: máximo de [X] palavras, sem jargões, com CTA claro e prazo. Inclua: 1) assunto, 2) saudação, 3) contexto em 2 frases, 4) pedido em bullets, 5) fechamento cordial. Se faltar informação, liste no final “Perguntas para eu responder”. Dados: Remetente: [NOME], Destinatário: [NOME], Empresa: [EMPRESA].Resposta esperada (exemplo de estrutura)
- Assunto: curto e específico.
- Saudação: “Olá, [Nome], tudo bem?” (ou formal).
- Contexto: 1–2 frases com o motivo do contato.
- Pedido: bullets com itens acionáveis.
- Prazo/CTA: “Você consegue me confirmar até [data]?”
- Fechamento: assinatura com [NOME].
- Perguntas para eu responder: lista de lacunas (se houver).
Variações e ajustes
- Follow-up: “Reescreva como follow-up curto (até 80 palavras), mantendo educação e reforçando o prazo.”
- Negociação: “Inclua 2 alternativas de data/escopo e peça confirmação de preferência.”
- Resposta a cliente insatisfeito: “Tom empático, assuma responsabilidade pelo próximo passo, sem admitir culpa legal; inclua plano de ação.”
- Versão bilíngue: “Crie versão em inglês logo abaixo, mantendo o mesmo conteúdo.”
Passo a passo prático
- Escreva em uma linha o resultado desejado (ex.: “confirmar reunião”, “aprovar documento”).
- Liste fatos (não opiniões) que o destinatário precisa para agir.
- Defina tom e limite de tamanho.
- Copie o template e preencha os colchetes.
- Revise: o e-mail tem um pedido único e claro? O prazo está explícito?
Caso 2: Resumo executivo de texto (relatório, artigo, reunião)
Objetivo
Transformar um texto longo em um resumo executivo acionável, destacando decisões, riscos e próximos passos.
Prompt inicial (template)
Resuma o texto abaixo em formato de resumo executivo para [público: diretoria/gestão/time]. Saída em português (Brasil) com: 1) Contexto (1–2 linhas), 2) Principais pontos (5 bullets), 3) Impactos/implicações (3 bullets), 4) Riscos e dependências (3 bullets), 5) Recomendações (3 bullets), 6) Próximos passos (checklist com responsáveis genéricos: [ÁREA]/[PAPEL]). Limite: até [X] palavras. Se houver números, preserve-os. Se houver ambiguidades, liste “Pontos a confirmar”. Texto: [cole aqui]Resposta esperada
Um bloco curto com seções nomeadas, bullets objetivos e um checklist final. Deve evitar reescrever tudo: o foco é decisão e ação.
Variações e ajustes
- Resumo para e-mail: “Converta o resumo executivo em e-mail de 120–180 palavras com CTA.”
- Resumo para apresentação: “Reescreva em 6 slides: título + 3 bullets por slide.”
- Resumo comparativo: “Crie duas versões: uma para leigos e outra técnica.”
- Extração de decisões: “Liste apenas decisões tomadas, pendências e donos.”
Como adaptar mantendo privacidade
- Substitua nomes de pessoas por funções: [GERENTE], [ANALISTA].
- Troque nomes de clientes por [CLIENTE A], [CLIENTE B].
- Se o texto for sensível, cole apenas trechos essenciais e descreva o restante em alto nível.
Caso 3: Criação de checklist de tarefa (execução sem esquecer etapas)
Objetivo
Gerar um checklist operacional com etapas, critérios de pronto e pontos de verificação, para reduzir erros e retrabalho.
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Prompt inicial (template)
Crie um checklist detalhado para executar a tarefa: [tarefa]. Contexto: [onde/para quem/qual ferramenta]. Restrições: tempo disponível [X], nível de experiência [iniciante/intermediário]. Formato: 1) Pré-requisitos, 2) Passo a passo numerado, 3) Checklist de qualidade (critérios de pronto), 4) Erros comuns e como evitar, 5) Estimativa de tempo por etapa. Se faltar informação, faça até 5 perguntas objetivas antes de finalizar.Resposta esperada
- Pré-requisitos claros (acessos, arquivos, dados).
- Passos numerados com verbos de ação.
- Critérios de pronto verificáveis (ex.: “arquivo exportado em PDF e nomeado padrão”).
- Erros comuns (ex.: “esquecer anexos”, “versão errada”).
- Estimativa de tempo por etapa.
Variações e ajustes
- Checklist mínimo: “Reduza para 8–12 itens essenciais.”
- Checklist com validação: “Inclua pontos de aprovação: ‘revisado por [PAPEL]’.”
- Checklist recorrente: “Adapte para rotina semanal com campos de data e status.”
Passo a passo prático
- Defina a tarefa com verbo + objeto (ex.: “Preparar relatório mensal”).
- Indique o resultado final esperado (ex.: “PDF enviado até dia 3”).
- Informe restrições reais (tempo, ferramentas, padrão).
- Peça critérios de pronto para evitar checklist “bonito” e pouco útil.
Caso 4: Priorização de atividades (quando tudo parece urgente)
Objetivo
Ordenar tarefas com base em impacto, urgência, esforço e dependências, gerando um plano executável para o dia/semana.
Prompt inicial (template)
Ajude-me a priorizar as atividades abaixo para o período [hoje/esta semana]. Para cada item, avalie: Impacto (1–5), Urgência (1–5), Esforço (1–5), Risco de atraso (1–5), Dependências. Depois, gere: 1) ranking final, 2) plano de execução em blocos de tempo, 3) o que devo adiar/delegar, 4) 3 perguntas de clarificação se necessário. Restrições: tenho [X] horas/dia, reuniões fixas: [liste]. Tarefas: [lista com 1 linha por tarefa + prazo + contexto]Resposta esperada
Uma tabela de pontuação por tarefa, seguida de um ranking e um plano de agenda realista (com buffers). Deve explicitar por que algo ficou no topo (ex.: alto impacto e prazo curto).
Variações e ajustes
- Foco em metas: “Reordene priorizando a meta [meta], mesmo que algumas urgências caiam.”
- Energia e contexto: “Considere meu pico de energia [manhã/tarde] e agrupe tarefas por contexto (ex.: ‘computador’, ‘ligações’).”
- Limite WIP: “Limite a no máximo 3 tarefas em andamento; sugira o que pausar.”
Como adaptar à sua realidade
- Se você não tiver números, use rótulos: alto/médio/baixo e peça para converter em escala.
- Inclua restrições reais (janelas de foco, dependências externas, SLA).
- Se houver tarefas confidenciais, descreva por categoria: “Análise financeira [Projeto X]” vira “Análise financeira [PROJETO]”.
Caso 5: Elaboração de pauta e ata de reunião (objetividade e rastreabilidade)
Objetivo
Criar uma pauta que conduza a decisões e uma ata que registre decisões, responsáveis e prazos de forma rastreável.
Prompt inicial para pauta (template)
Crie uma pauta de reunião de [duração] para o objetivo: [objetivo]. Participantes: [papéis/áreas]. Contexto: [2–4 linhas]. Inclua: 1) preparação prévia (o que ler/tra zer), 2) tópicos com tempo por item, 3) perguntas-chave para decisão, 4) decisões esperadas, 5) riscos/assuntos fora de escopo. Formato em tabela.Resposta esperada (pauta em tabela)
| Tempo | Tópico | Objetivo | Pré-leitura/insumos | Decisão esperada |
|---|---|---|---|---|
| 5 min | Abertura e objetivo | Alinhar resultado | — | Confirmar agenda |
Prompt inicial para ata (template)
Com base nas notas abaixo, gere uma ata objetiva. Formato: 1) resumo (3 bullets), 2) decisões (lista), 3) ações (tabela com Ação, Responsável [papel], Prazo, Status), 4) pendências e riscos, 5) próximos checkpoints. Mantenha linguagem neutra e sem opiniões. Se houver itens ambíguos, marque como “A confirmar”. Notas: [cole aqui]Variações e ajustes
- Ata para e-mail: “Converta a ata em e-mail com bullets e tabela de ações.”
- Reunião recorrente: “Inclua seção ‘itens carregados da semana anterior’ e ‘novos itens’.”
- Reunião de alinhamento rápido: “Crie versão de 1 página: decisões + ações apenas.”
Passo a passo prático
- Antes da reunião: preencha objetivo, decisões esperadas e pré-leituras.
- Durante: registre notas em tópicos curtos (não frases longas).
- Depois: cole as notas no template de ata e revise responsáveis/prazos.
Caso 6: Comparação de opções em tabela (escolha com critérios)
Objetivo
Comparar alternativas de forma transparente, com critérios ponderados, prós/contras e recomendação justificada.
Prompt inicial (template)
Compare as opções abaixo e recomende a melhor para o cenário: [cenário]. Opções: [Opção A], [Opção B], [Opção C]. Critérios (com pesos que somam 100): [Critério 1 - peso], [Critério 2 - peso], [Critério 3 - peso]... Para cada opção, atribua nota 1–5 por critério e justifique em 1 frase. Saída: 1) tabela com notas, 2) cálculo do score ponderado, 3) prós/contras por opção, 4) recomendação final, 5) “o que eu preciso confirmar” (perguntas). Restrições: considere [orçamento], [prazo], [restrições técnicas/legais].Resposta esperada (tabela de decisão)
| Critério (peso) | Opção A | Opção B | Opção C |
|---|---|---|---|
| Custo (30) | 4 (justificativa) | 2 (justificativa) | 3 (justificativa) |
| Prazo (40) | 3 | 5 | 4 |
| Risco (30) | 4 | 3 | 2 |
| Score ponderado | X | Y | Z |
Variações e ajustes
- Sem pesos: “Sugira pesos com base no cenário e explique em 3 bullets.”
- Decisão em grupo: “Crie uma versão para workshop: perguntas, critérios e espaço para notas do time.”
- Análise de sensibilidade: “Mostre como a recomendação muda se o peso de [critério] variar de X a Y.”
Como adaptar mantendo clareza
- Defina critérios observáveis (ex.: “tempo de implementação”, “custo mensal”, “curva de aprendizado”).
- Se você não tiver dados, peça ao assistente para listar “dados mínimos” necessários e estimar faixas (com ressalvas).
- Evite critérios duplicados (ex.: “prazo” e “velocidade” ao mesmo tempo).
Biblioteca de ajustes rápidos (para qualquer template)
Para reduzir tamanho
Reescreva mantendo apenas o essencial, em até [X] palavras, sem perder o CTA e os próximos passos.Para aumentar precisão
Antes de responder, faça até 5 perguntas objetivas para eliminar ambiguidades. Depois entregue a versão final.Para padronizar formato
Entregue a saída exatamente neste formato: [cole um mini-modelo com headings/bullets/tabela].Para revisar qualidade
Revise sua própria resposta e aponte: 1) trechos vagos, 2) suposições feitas, 3) o que falta para ficar pronto para envio/uso.Como transformar templates em um “prompt pessoal” reutilizável
Para reutilizar, crie um bloco fixo com seus padrões e só altere os campos variáveis. Exemplo de cabeçalho que você pode colar antes de qualquer caso:
Preferências: linguagem PT-BR, tom [neutro], objetividade, sem jargões, use bullets quando possível. Sempre inclua: próximos passos e perguntas pendentes (se houver). Privacidade: use placeholders para nomes e dados sensíveis.
