Por que usar estruturas reutilizáveis
Estruturas de prompt são “moldes” que você reaproveita para pedir respostas com menos variação e menos retrabalho. Em produtividade pessoal, isso reduz o tempo gasto explicando o pedido, facilita delegar tarefas ao assistente e aumenta a previsibilidade do resultado (principalmente quando você repete o mesmo tipo de solicitação: planejamento semanal, revisão de texto, comparação de opções, criação de rotinas, etc.).
A ideia central é: em vez de escrever um prompt do zero, você escolhe um formato adequado ao tipo de saída desejada e preenche campos. A seguir, você verá quatro formatos práticos: briefing, checklist, tabela e passo a passo. Para cada um: template, exemplo preenchido e um erro comum.
1) Briefing: quando você quer uma entrega completa e bem direcionada
Quando usar (produtividade pessoal)
- Quando você precisa de um “pacote” de entrega: plano, texto, roteiro, e-mail, agenda, proposta, resumo executivo.
- Quando há público e tom específicos (ex.: e-mail para gestor, mensagem para cliente, roteiro para reunião).
- Quando você quer reduzir idas e vindas: o briefing antecipa perguntas que o assistente faria.
Template de briefing (copiar e preencher)
BRIEFING
1) Contexto: (situação atual, restrições práticas, informações relevantes)
2) Objetivo: (resultado final mensurável)
3) Público: (para quem é, nível de conhecimento, expectativas)
4) Tom/estilo: (ex.: direto, cordial, técnico, persuasivo)
5) Entregáveis: (o que exatamente deve ser entregue + formato)
6) Critérios de aceitação: (como vou considerar “pronto”)
7) Insumos: (dados, links, notas, rascunhos)
8) Perguntas antes de começar: (se faltar algo, pergunte X e Y)
Exemplo preenchido
BRIEFING
1) Contexto: Vou conduzir uma reunião de 30 min com meu time para alinhar prioridades da semana. Temos 5 projetos em andamento e estamos atrasados no Projeto B.
2) Objetivo: Sair da reunião com 3 prioridades claras, responsáveis e próximos passos até sexta.
3) Público: Time de 6 pessoas (2 devs, 1 design, 1 dados, 1 CS, 1 PM). Todos já conhecem os projetos.
4) Tom/estilo: Objetivo, colaborativo, sem cobrança agressiva.
5) Entregáveis: (a) pauta em tópicos com tempos sugeridos; (b) script curto de abertura (30–45s); (c) quadro de decisões a registrar (campos).
6) Critérios de aceitação: Pauta cabe em 1 página, inclui tempo por bloco e perguntas-chave. Script não passa de 80 palavras.
7) Insumos: Projetos: A (ok), B (atrasado por dependência externa), C (em validação), D (aguardando design), E (backlog).
8) Perguntas antes de começar: Se precisar, pergunte quais são as dependências do Projeto B e quem é o dono de cada projeto.
Erro comum (e como corrigir)
Erro: briefing com “Objetivo” genérico e “Entregáveis” vagos, por exemplo: “Quero melhorar a reunião. Faça uma pauta boa.” Isso gera respostas longas, pouco acionáveis e difíceis de aplicar.
Correção: transforme em objetivo observável e entregáveis com formato: “pauta com tempos + perguntas-chave + quadro de decisões”. Se você não sabe o formato, peça opções: “Sugira 2 formatos de pauta e recomende um”.
2) Checklist: quando você quer verificação e consistência (sem esquecer etapas)
Quando usar (produtividade pessoal)
- Para revisão: e-mails importantes, relatórios, apresentações, posts, currículo.
- Para rotinas repetitivas: fechamento semanal, preparação de reunião, publicação de conteúdo.
- Para garantir conformidade com regras internas (ex.: “não esquecer anexos”, “confirmar datas”).
Template de checklist (copiar e preencher)
CHECKLIST DE (tarefa)
Objetivo da verificação: (o que a checklist garante)
Escopo: (o que está dentro/fora)
Itens verificáveis (marcar como OK / Ajustar / N/A):
1) ...
2) ...
3) ...
Saída desejada: (ex.: lista de ajustes priorizados + versão revisada)
Exemplo preenchido
CHECKLIST DE REVISÃO DE E-MAIL PARA DIRETORIA
Objetivo da verificação: garantir clareza, concisão e ausência de riscos (promessas vagas, dados sem fonte).
Escopo: revisar apenas o texto do e-mail (não criar novos números).
Itens verificáveis (OK / Ajustar / N/A):
1) Assunto descreve o pedido em até 8 palavras.
2) Primeira frase diz o objetivo do e-mail.
3) Pedido explícito (o que preciso da diretoria) em 1 frase.
4) Datas e prazos estão claros e consistentes.
5) Números citados têm origem indicada (ou são removidos).
6) Tom respeitoso e direto (sem jargão desnecessário).
7) Texto total < 180 palavras.
Saída desejada: (a) checklist preenchida; (b) lista de ajustes em ordem de impacto; (c) versão revisada do e-mail.
Erro comum (e como corrigir)
Erro: checklist com itens subjetivos demais (“ficar melhor”, “soar profissional”) ou itens que não podem ser verificados. Isso vira opinião e não controle de qualidade.
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Correção: reescreva itens como critérios observáveis: limite de palavras, presença de pedido explícito, consistência de datas, estrutura (objetivo → contexto → pedido → próximos passos).
3) Tabela: quando você precisa comparar, decidir ou organizar informações
Quando usar (produtividade pessoal)
- Comparar opções: ferramentas, fornecedores, cursos, rotas de viagem, propostas.
- Decidir prioridades: tarefas vs. impacto/esforço/risco.
- Organizar informação para leitura rápida: plano de estudos, calendário, backlog.
Template de tabela (copiar e preencher)
TABELA DE (tema)
Objetivo da tabela: (comparar/decidir/organizar)
Linhas (itens a comparar): (A, B, C...)
Colunas (critérios):
- Critério 1 (definição curta)
- Critério 2 (definição curta)
- Critério 3 (definição curta)
Escala (se aplicável): (ex.: 1–5, baixo/médio/alto)
Saída: (tabela + recomendação + justificativa)
Exemplo preenchido
TABELA DE PRIORIZAÇÃO DE TAREFAS DA SEMANA
Objetivo da tabela: decidir o que entra no meu foco de 3 prioridades.
Linhas (itens a comparar):
1) Preparar apresentação do Projeto B
2) Revisar orçamento do trimestre
3) Marcar 1:1 com equipe
4) Organizar inbox e pendências
Colunas (critérios):
- Impacto (1–5): contribuição para metas da semana
- Urgência (1–5): prazo e consequências do atraso
- Esforço (1–5): tempo/energia estimados
- Dependências (texto curto): alguém/alguma coisa necessária
- Próximo passo (ação de 15 min)
Escala: 1 baixo, 5 alto
Saída: tabela + top 3 prioridades + sequência sugerida
Exemplo de saída esperada (modelo):
| Tarefa | Impacto (1–5) | Urgência (1–5) | Esforço (1–5) | Dependências | Próximo passo (15 min) |
|---|---|---|---|---|---|
| Preparar apresentação do Projeto B | 5 | 5 | 4 | Dados finais do time de dados | Listar tópicos e pedir dados faltantes |
| Revisar orçamento do trimestre | 4 | 3 | 3 | Planilha atualizada | Reunir versões e marcar divergências |
| Marcar 1:1 com equipe | 3 | 2 | 2 | Agenda do time | Enviar enquete de horários |
| Organizar inbox e pendências | 2 | 2 | 2 | Nenhuma | Aplicar triagem em 20 e-mails |
Erro comum (e como corrigir)
Erro: pedir “faça uma tabela comparando X e Y” sem definir colunas, escala e objetivo. O resultado costuma vir com colunas arbitrárias, critérios repetidos ou sem utilidade para decisão.
Correção: declare: (1) objetivo (comparar ou decidir), (2) critérios com definição curta, (3) escala (quando houver nota) e (4) o tipo de recomendação desejada (“recomende uma opção e explique em 3 bullets”).
4) Passo a passo: quando você quer execução guiada e acionável
Quando usar (produtividade pessoal)
- Para transformar um objetivo em plano executável: estudo, projeto pessoal, organização financeira, rotina de exercícios.
- Para tarefas com dependências: preparar uma entrega, organizar um evento, migrar arquivos, montar um portfólio.
- Quando você quer reduzir procrastinação: passos pequenos, com duração e critérios de pronto.
Template de passo a passo (copiar e preencher)
PLANO PASSO A PASSO
Meta: (resultado final)
Prazo: (data)
Tempo disponível: (por dia/semana)
Recursos: (ferramentas, materiais, pessoas)
Restrições: (o que não pode acontecer)
Formato do plano:
- Etapas numeradas
- Para cada etapa: objetivo, ação, duração estimada, saída/critério de pronto
- Dependências e riscos (se houver)
- Checklist final de validação
Exemplo preenchido
PLANO PASSO A PASSO
Meta: entregar um relatório de 2 páginas com status do Projeto B + próximos passos.
Prazo: amanhã 17:00
Tempo disponível: hoje 2h (19:00–21:00) e amanhã 1h (16:00–17:00)
Recursos: notas do projeto, planilha de tarefas, mensagens do time
Restrições: não inventar números; usar linguagem objetiva; máximo 2 páginas
Formato do plano:
- Etapas numeradas
- Para cada etapa: objetivo, ação, duração estimada, saída/critério de pronto
- Dependências e riscos
- Checklist final
Exemplo de saída esperada (modelo):
Objetivo: definir estrutura do relatório. Ação: criar um esqueleto com seções: Contexto (3 linhas), Status atual, Bloqueios, Próximos passos, Decisões necessárias. Duração: 15 min. Pronto quando: documento com títulos e bullets vazios.
Objetivo: preencher status sem lacunas críticas. Ação: extrair do backlog: entregas concluídas, em andamento e atrasadas; listar 3 evidências (links/IDs) para cada ponto importante. Duração: 45 min. Pronto quando: cada seção tem bullets com referência.
Objetivo: mapear bloqueios e dependências. Ação: listar bloqueios, dono, data esperada e plano B. Duração: 20 min. Pronto quando: cada bloqueio tem responsável e próxima ação.
Objetivo: propor próximos passos e decisões. Ação: escrever 5 próximos passos em formato “verbo + objeto + dono + data”; listar 2–3 decisões necessárias com opções. Duração: 25 min. Pronto quando: próximos passos cabem em 8–10 linhas.
Objetivo: revisão final e corte de excesso. Ação: reduzir redundâncias, garantir 2 páginas, checar consistência de datas. Duração: 15 min. Pronto quando: documento final em 2 páginas, sem frases vagas.
Erro comum (e como corrigir)
Erro: pedir “me dê um passo a passo” sem informar prazo, tempo disponível e critério de pronto. O assistente tende a gerar um plano genérico, longo e difícil de executar.
Correção: inclua pelo menos: prazo, tempo disponível, recursos e “pronto quando”. Se você quer execução imediata, peça “próxima ação de 10–15 minutos” para iniciar.
Como escolher a estrutura certa (guia rápido)
| Situação | Estrutura recomendada | Por quê | Dica de produtividade |
|---|---|---|---|
| Preciso de uma entrega completa (texto/plano/roteiro) com direcionamento | Briefing | Alinha intenção e formato de saída | Salve 2–3 briefings padrão (reunião, e-mail, plano semanal) |
| Quero revisar e garantir que nada foi esquecido | Checklist | Transforma qualidade em itens verificáveis | Use checklist curta (7–12 itens) para não virar burocracia |
| Preciso comparar opções ou priorizar tarefas | Tabela | Organiza critérios e facilita decisão | Defina colunas antes; peça recomendação com justificativa curta |
| Quero executar algo com clareza e ritmo | Passo a passo | Quebra em ações com duração e “pronto quando” | Peça sempre “próxima ação de 15 min” para começar hoje |
Biblioteca pessoal de templates (como reutilizar sem reescrever)
Estratégia prática
- Crie um “kit” de 1 template por estrutura (briefing, checklist, tabela, passo a passo) e mantenha em notas fixas.
- Padronize campos que você sempre esquece: prazo, público, entregáveis, escala, critério de pronto.
- Use placeholders como [PRAZO], [PÚBLICO], [FORMATO] para preencher rápido.
- Peça ao assistente para devolver o template preenchido antes da entrega final quando o tema for sensível: “Primeiro, devolva o briefing preenchido com suposições; depois gere a entrega”.
Mini-templates prontos (para colar em qualquer prompt)
- Briefing rápido (5 linhas): Contexto | Objetivo | Público | Tom | Entregáveis.
- Checklist rápido: Gere 10 itens verificáveis + marque riscos + sugira 3 ajustes prioritários.
- Tabela rápida: Itens (linhas) + 4 critérios (colunas) + escala + recomendação final.
- Passo a passo rápido: Etapas numeradas + duração + “pronto quando” + próxima ação de 15 min.
