28. Comment utiliser la fonction de comparaison de documents dans Word
La fonction de comparaison de documents dans Microsoft Word est un outil utile qui permet aux utilisateurs de comparer deux versions du même document pour voir quelles modifications ont été apportées. Cette fonction est particulièrement utile pour ceux qui travaillent avec des documents volumineux et complexes, dans lesquels les modifications peuvent être facilement perdues ou oubliées. Dans ce guide, nous expliquerons comment utiliser la fonction de comparaison de documents dans Word, des bases aux niveaux avancés.
Pour commencer, ouvrez Word et cliquez sur l'onglet « Révision » dans le menu supérieur. Cliquez ensuite sur « Comparer » dans le groupe « Comparer ». Ici, vous verrez deux options : « Comparer » et « Combiner ». L'option "Comparer" vous permet de comparer deux versions d'un document, tandis que l'option "Combiner" vous permet de combiner les avis de plusieurs personnes en un seul document.
Commençons par l'option "Comparer". Lorsque vous cliquez sur "Comparer", une nouvelle fenêtre s'ouvrira. Ici, vous devez sélectionner les deux documents que vous souhaitez comparer. Dans le champ « Document original », sélectionnez la version originale de votre document. Dans le champ « Document révisé », sélectionnez la nouvelle version de votre document. Après avoir sélectionné les documents, cliquez sur "OK" pour lancer la comparaison.
Word va maintenant ouvrir une nouvelle fenêtre avec les résultats de la comparaison. Sur la gauche, vous verrez un volet de révision qui montre toutes les modifications que vous avez apportées. Les modifications sont classées en « Insertions et suppressions », « Commentaires », « Formatage » et « Déplacements ». Vous pouvez cliquer sur chaque catégorie pour voir les changements spécifiques. Sur la droite, vous verrez une version combinée de votre document avec toutes les modifications mises en évidence.
Parlons maintenant de l'option "Combiner". Cette option est utile lorsque plusieurs personnes révisent un document et que vous souhaitez combiner toutes les révisions en un seul document. Pour utiliser cette option, cliquez sur "Combiner" dans le menu "Comparer". Tout comme l'option « Comparer », vous devez sélectionner les documents que vous souhaitez combiner. Dans le champ "Document original", sélectionnez le document original. Dans le champ « Document révisé », sélectionnez les documents révisés. Vous pouvez sélectionner plusieurs documents révisés en cliquant sur le bouton « Ajouter ». Après avoir sélectionné les documents, cliquez sur "OK" pour combiner les documents.
Word va maintenant ouvrir une nouvelle fenêtre avec le document combiné. Ici, vous verrez tous les avis rédigés par toutes les personnes. Les avis sont mis en évidence avec des couleurs différentes pour chaque personne. Vous pouvez examiner chaque modification et décider de l'accepter ou de la rejeter. Pour accepter ou refuser une modification, cliquez avec le bouton droit sur la modification et sélectionnez « Accepter » ou « Rejeter ».
De plus, vous pouvez utiliser l'option « Afficher pour révision » pour contrôler les types de modifications que vous souhaitez voir. Par exemple, si vous souhaitez uniquement voir les insertions et les suppressions, vous pouvez désélectionner les autres options. Cela peut être utile lorsque vous disposez d'un document comportant de nombreuses modifications et que vous souhaitez vous concentrer sur un type de modification spécifique.
En résumé, la fonction de comparaison de documents dans Word est un outil puissant qui peut vous aider à gérer et à réviser les modifications apportées à vos documents. Avec cette fonction, vous pouvez facilement comparer deux versions d'un document, combiner les avis de plusieurs personnes en un seul document et contrôler les types de modifications que vous souhaitez voir. Par conséquent, si vous travaillez avec des documents volumineux et complexes, cela vaut vraiment la peine d'apprendre à utiliser cette fonction.
Répondez maintenant à l’exercice sur le contenu :
Quelle est la principale différence entre les options « Comparer » et « Combiner » dans la fonction de comparaison de documents de Microsoft Word ?
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