Retiros parciales, depósitos y custodia segura del efectivo

Concepto: retiros parciales (drop), depósitos y custodia segura

Un retiro parcial (también llamado drop) es la extracción controlada de excedentes de efectivo desde la gaveta o punto de cobro hacia un contenedor más seguro (caja fuerte, buzón de drops o bolsa de seguridad), sin esperar al cierre. Su objetivo es reducir el riesgo (robos, extravíos, errores por exceso de efectivo) y mantener un límite máximo de efectivo disponible en la gaveta.

El depósito es la preparación formal del efectivo (y, cuando aplique, comprobantes) para su entrega a transporte de valores o banco, siguiendo un proceso estandarizado de conteo, empaque, sellado y registro. La custodia abarca las medidas físicas y administrativas para proteger el efectivo desde que se retira de la gaveta hasta que se confirma su recepción.

Cuándo realizar retiros parciales (drop)

1) Límite de efectivo en gaveta (umbral)

Defina un límite máximo de efectivo permitido en la gaveta. Cuando el efectivo supere ese umbral, se ejecuta un drop. El umbral depende del riesgo y del volumen de ventas.

• Ejemplo: Umbral de $5,000. Si la gaveta llega a $5,800, se retiran $800 (o el excedente definido) para volver al nivel objetivo.
• Recomendación operativa: Establezca también un nivel objetivo (p. ej., $3,000) para que el drop no sea demasiado frecuente por montos pequeños.

2) Frecuencia por horario (rutina)

Además del umbral, programe drops en horarios de mayor afluencia o riesgo.

• En horas pico: cada 60–120 minutos.
• En horarios de baja afluencia: cada 2–4 horas.
• Antes de cambios de turno o pausas del cajero: un drop preventivo.

3) Eventos que disparan un drop

• Ingreso de billetes de alta denominación que elevan el saldo rápidamente.
• Acumulación de efectivo por promociones o días de pago.
• Incidencias de seguridad en la zona (alertas internas).
• Operación con personal nuevo (para reducir exposición y errores).

Responsables y segregación de funciones

Para minimizar riesgo y errores, defina roles claros:

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• Cajero: solicita el drop y prepara el efectivo a retirar (sin abandonar su puesto si la política lo prohíbe).
• Supervisor/Encargado: autoriza el drop, realiza o supervisa el conteo y valida el registro.
• Custodio interno / Seguridad: traslada el efectivo al punto seguro (si aplica).

Regla recomendada: el mismo colaborador no debe autorizar, contar y transportar sin una segunda verificación. Si por tamaño de operación no es posible, compense con controles: cámara, bitácora, folios, y conteo doble.

Guía paso a paso: retiro parcial (drop) con doble conteo y folio

Paso 1: Activar el drop

• Verifique que el efectivo en gaveta excede el umbral o que corresponde por horario.
• Notifique al supervisor según el canal definido (intercom, sistema, señal acordada).
• Evite anunciar montos en voz alta y mantenga discreción.

Paso 2: Preparar el efectivo a retirar

• Separe el monto a retirar por denominación (billetes y monedas).
• Conserve en gaveta el efectivo necesario para dar cambio (según política interna).
• Incluya solo efectivo: no mezcle vales, tickets o comprobantes salvo que su procedimiento lo requiera explícitamente.

Paso 3: Primer conteo (cajero)

• Cuente por denominación y registre cantidades.
• Si usa contadora, haga verificación manual por muestreo (p. ej., 10 billetes por fajo).
• Coloque el efectivo en una bandeja o sobre temporal mientras llega el supervisor.

Paso 4: Segundo conteo (supervisor) y validación

• El supervisor realiza un conteo independiente por denominación.
• Si hay diferencia, se repite el conteo completo y se corrige antes de sellar.
• Ambos confirman el total y firman/validan en el formato.

Paso 5: Registro en formato con folio

Use un Formato de Retiro Parcial con folio consecutivo (preimpreso o digital con folio automático). Campos mínimos sugeridos:

• Folio
• Fecha y hora
• Sucursal / Punto de cobro / No. de caja
• Nombre y firma/usuario del cajero
• Nombre y firma/usuario del supervisor
• Detalle por denominación (cantidad x valor)
• Total retirado
• Motivo (umbral, horario, preventivo, incidencia)
• Destino (buzón, caja fuerte, bolsa No. ___)
• Observaciones (p. ej., billete dañado, conteo repetido)

Ejemplo de estructura (para adaptar a su operación):

Folio: RP-000184  Fecha/Hora: 2026-02-04 14:35  Caja: 03  Sucursal: Centro  Destino: Buzón Drop #2  Bolsa: BS-77102  Motivo: Umbral>$5,000  Denominaciones: $500 x 6 = 3,000 | $200 x 4 = 800 | $100 x 2 = 200 | Monedas = 50  Total: 4,050  Cajero: ______  Supervisor: ______  Obs: Conteo repetido (ok)

Paso 6: Sellado y resguardo inmediato

• Coloque el efectivo en bolsa de seguridad o sobre con sello inviolable.
• Registre el número de bolsa/sello en el formato.
• Deposite en buzón/caja fuerte de inmediato. Evite “guardarlo un momento” en cajones o áreas abiertas.

Preparación de depósito: conteo, fajos, comprobantes y sellado

Objetivo del procedimiento

Preparar un depósito debe permitir que cualquier tercero (tesorería, transporte, banco) pueda verificar el contenido con trazabilidad: qué se depositó, quién lo preparó, cuándo, en qué empaque y bajo qué custodia.

Guía paso a paso: preparación del depósito

Paso 1: Reunir drops y efectivo destinado a depósito

• Recupere las bolsas/sobres de drops desde el contenedor seguro según política (idealmente con dos personas).
• Verifique integridad: sello intacto, número de bolsa legible, sin señales de manipulación.
• Ordene por folio y por número de bolsa para facilitar rastreo.

Paso 2: Conteo por denominación (controlado)

• Cuente billetes por denominación y luego monedas (o use contadora con validación).
• Registre el desglose en una Hoja de Depósito o en el sistema.
• Si el efectivo proviene de múltiples drops, conserve el vínculo: folio de drop ↔ bolsa ↔ depósito.

Paso 3: Armado de fajos

• Forme fajos uniformes por denominación (p. ej., 100 billetes por fajo o el estándar interno).
• Use bandas/fajas y marque internamente (sin texto visible externo si la política lo requiere).
• Separe billetes deteriorados o sospechosos según procedimiento interno (no los mezcle sin registro).

Paso 4: Inclusión de comprobantes y documentación

Incluya dentro del sobre/bolsa de depósito (o en un compartimento/documento adjunto) los soportes definidos por su operación:

• Hoja/boleta de depósito con total y desglose por denominación.
• Relación de folios de drops incluidos.
• Identificación de sucursal, fecha y turno (en documento interno, no en el exterior de la bolsa si eso incrementa riesgo).

Paso 5: Sellado del depósito

• Use bolsa de depósito con sello inviolable y número único.
• Verifique que el cierre quede completamente adherido y sin arrugas.
• Registre: número de bolsa, hora de sellado, responsable que selló y verificador.

Paso 6: Registro y trazabilidad (cadena de custodia)

Implemente una cadena de custodia simple y auditable: cada traspaso del depósito debe quedar registrado.

Regla: sin registro, el depósito no debe moverse.

Medidas de seguridad: traslado interno, almacenamiento temporal y control de accesos

Traslado interno (del punto de cobro al contenedor seguro)

• Planifique rutas internas discretas y variables (cuando sea posible).
• Evite horarios predecibles si el riesgo es alto.
• No traslade efectivo visible: siempre en bolsa/sobre opaco y sellado.
• Si hay escolta interna, defina punto de encuentro fuera de la vista del público.
• Prohíba el uso de teléfonos durante el traslado (reduce distracciones y riesgos).

Almacenamiento temporal (antes del depósito/banco)

• Use caja fuerte o buzón con acceso restringido; evite “cajones bajo llave” como sustituto.
• Separe depósitos por fecha/turno en compartimentos o contenedores internos.
• Establezca una ventana máxima de permanencia (p. ej., no más de 24 horas sin entrega, según política y normativa local).
• Revise integridad de sellos al inicio y fin de cada turno responsable.

Control de accesos

• Acceso por roles: solo personal autorizado (lista nominal vigente).
• Doble control para aperturas: dos llaves, clave + llave, o dos usuarios (según infraestructura).
• Bitácora obligatoria: cada apertura/cierre del contenedor seguro debe registrarse con fecha/hora y motivo.
• Cámaras enfocadas a la zona de resguardo (sin capturar información sensible de clientes).

Manejo de incidencias: qué hacer y cómo documentar

1) Sobre/bolsa abierta o sello violado

• Detenga el proceso: no mezcle ese contenido con otros depósitos.
• Notifique a supervisor/gerencia y, si aplica, a seguridad.
• Documente: número de bolsa, folios asociados, hora de detección, condición del sello, responsables presentes.
• Realice conteo en presencia de dos personas y registre el resultado.
• Reempaque en nueva bolsa con nuevo número, dejando evidencia del cambio en la bitácora.

2) Diferencias en depósito (faltante/sobrante)

• Verifique primero errores comunes: denominación mal registrada, fajo incompleto, monedas no incluidas, duplicidad de conteo.
• Reconteo completo por segunda persona y conciliación contra folios de drop incluidos.
• Si persiste: levante un Acta de Incidencia con monto, evidencia (fotos internas si la política lo permite), responsables y acciones.
• No “ajuste” con efectivo de otra caja o de otro día: mantenga trazabilidad por evento.

3) Pérdida de soportes (hoja de depósito, relación de folios, comprobantes)

• Genere reposición inmediata desde el sistema o reimpresión, marcando como reposición y referenciando el original perdido.
• Registre en bitácora: qué documento faltó, quién lo detectó, cuándo y cómo se repuso.
• Refuerce control: checklist antes de sellar (documentos dentro + número de bolsa registrado).

4) Error de folio o salto de consecutivo

• No reutilice folios ni “corrija” borrando.
• Anule el folio con motivo (p. ej., “error de captura”) y conserve el registro.
• Use el siguiente folio consecutivo y deje referencia cruzada.

Checklist operativo rápido (para imprimir o convertir en tarjeta de puesto)

• Drop: ¿se superó umbral o corresponde por horario?
• ¿Conteo por denominación realizado dos veces?
• ¿Formato con folio completo y firmado/validado?
• ¿Bolsa/sello inviolable colocado y número registrado?
• ¿Depósito: fajos armados, documentación incluida, sellado correcto?
• ¿Cadena de custodia registrada en cada traspaso?
• ¿Incidencias documentadas y el efectivo aislado si hubo anomalías?