Por qué empezar por objetivo, audiencia y mensaje central
Antes de redactar, conviene definir tres piezas que funcionan como “brújula” del texto: el objetivo (qué quieres lograr), la audiencia (quién leerá y en qué contexto) y el mensaje central (la idea principal que debe quedar clara). Cuando estas tres piezas están alineadas, el texto sale más directo, más breve y con menos idas y vueltas.
Objetivo: qué acción o decisión buscas
Qué es
El objetivo es el resultado observable que esperas tras la lectura. No es “informar” en general, sino algo verificable: que aprueben, respondan, decidan, prioricen, corrijan, reserven, firmen o cambien un comportamiento.
Cómo se formula
- En una frase con verbo de acción: “Conseguir que Finanzas apruebe el presupuesto X”.
- Con un criterio de éxito: “Que confirmen asistencia antes del jueves 12:00”.
- Con un alcance: qué incluye y qué no incluye (para evitar expectativas erróneas).
Ejemplos de objetivos bien definidos
- “Lograr que el cliente elija entre la opción A o B hoy.”
- “Pedir a Soporte que priorice el ticket #1842 y confirme ETA.”
- “Informar el cambio de proceso y conseguir que el equipo lo aplique desde el lunes.”
Audiencia: quién lee y qué le importa
Qué es
La audiencia es la persona (o grupo) que recibirá el texto, con su nivel de conocimiento, intereses, responsabilidades y limitaciones. La misma información cambia mucho si se dirige a un director, a un cliente, a un compañero o a un equipo técnico.
Variables prácticas para perfilar la audiencia
- Rol y poder de decisión: ¿decide, recomienda, ejecuta o solo necesita estar al tanto?
- Conocimiento previo: ¿maneja la jerga? ¿necesita contexto mínimo?
- Intereses y métricas: tiempo, coste, riesgo, calidad, reputación, cumplimiento.
- Canal y momento: correo, chat, informe; urgencia; si lo leerá en móvil.
- Sensibilidad: temas delicados, conflictos, cambios, errores.
Ejemplo: mismo tema, audiencias distintas
Tema: retraso en entrega.
- Para un cliente: foco en impacto, plan y compromiso. “Se retrasa 48h; entregamos el viernes 16:00; mitigación: X; alternativa: Y.”
- Para un equipo interno: foco en causa y acciones. “Bloqueo en integración; necesitamos revisión de API; responsables; fecha de desbloqueo.”
- Para dirección: foco en riesgo y decisión. “Riesgo de incumplimiento; opciones A/B; coste/impacto; recomendación.”
Mensaje central: la idea que debe quedar
Qué es
El mensaje central es la frase que resume lo esencial: lo que quieres que el lector recuerde y pueda repetir. Si el lector solo leyera una línea, debería ser esa. El mensaje central conecta el objetivo con lo que a la audiencia le importa.
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Características de un buen mensaje central
- Es específico: evita generalidades.
- Es único: una idea principal, no una lista.
- Es accionable: sugiere qué hacer o decidir.
- Es relevante para la audiencia: habla en términos de impacto, beneficio o riesgo.
Ejemplos de mensajes centrales
- “Necesito tu aprobación del presupuesto de 12.500€ hoy para iniciar el proyecto el lunes.”
- “Proponemos cambiar a la opción B porque reduce el riesgo de caída y mantiene el plazo.”
- “Desde el 1 de marzo el proceso de altas se hará en el formulario único; evita duplicados y acelera la validación.”
Guía práctica paso a paso (plantilla de 10 minutos)
Paso 1: escribe el objetivo en formato ‘verbo + resultado + plazo’
Completa: “Quiero que [persona/área] [verbo de acción] [resultado] antes de [fecha/hora].”
Ejemplo: “Quiero que Compras apruebe la orden de compra #5521 antes del miércoles 13:00.”
Paso 2: define la audiencia principal y la secundaria
Identifica quién debe actuar (principal) y quién solo necesita contexto (secundaria en copia). Esto evita correos con demasiados destinatarios y mensajes diluidos.
- Audiencia principal: quien decide o ejecuta.
- Audiencia secundaria: quien debe estar informado o aportar datos.
Ejemplo: Principal: Responsable de Compras. Secundaria: Finanzas (en copia) para visibilidad.
Paso 3: anota 3 cosas que le importan a esa audiencia
Responde rápido:
- ¿Qué riesgo quiere evitar?
- ¿Qué métrica le importa (tiempo/coste/calidad/cumplimiento)?
- ¿Qué objeción probable tendrá?
Ejemplo: Riesgo: gasto no justificado. Métrica: presupuesto mensual. Objeción: falta de comparativa de proveedores.
Paso 4: redacta el mensaje central en una sola frase
Usa esta estructura: “[Situación] + [lo que pides/decisión] + [por qué importa] + [plazo].”
Ejemplo: “Para mantener el inicio del proyecto el lunes, necesito tu aprobación de la OC #5521 hoy 18:00; adjunto comparativa de 3 proveedores para justificar el coste.”
Paso 5: verifica alineación con un checklist rápido
- ¿El objetivo se entiende sin leer el resto?
- ¿La audiencia principal puede actuar con la información incluida?
- ¿El mensaje central menciona impacto relevante para esa audiencia?
- ¿Hay un plazo o siguiente paso claro?
- ¿Hay algo que sobra porque no ayuda al objetivo?
Cómo convertir estas definiciones en estructura de texto
Mapa mínimo de contenido
- Primera línea: mensaje central.
- Luego: 2–4 datos de soporte (hechos, cifras, contexto mínimo).
- Después: lo que necesitas del lector (acción/decisión) y el plazo.
- Opcional: alternativas, riesgos, adjuntos o enlaces.
Ejemplo completo (correo breve)
Mensaje central (primera línea): “Necesito tu aprobación de la OC #5521 hoy 18:00 para iniciar el proyecto el lunes sin retrasos.”
Soporte: “Importe: 12.500€. Comparativa de 3 proveedores adjunta. La opción recomendada es Proveedor B por mejor SLA y menor riesgo de retraso.”
Acción: “¿Puedes responder ‘Aprobado’ o indicar ajustes antes de las 18:00?”
Errores frecuentes y cómo corregirlos
Objetivo demasiado amplio
- Señal: “Te escribo para comentar…”
- Corrección: cambia a una petición/decisión concreta con plazo.
Audiencia mal elegida
- Señal: pides aprobación a quien no decide o saturas con copias.
- Corrección: identifica decisor y ejecutor; el resto, solo si aporta o necesita visibilidad.
Mensaje central enterrado
- Señal: el lector debe leer todo para entender qué quieres.
- Corrección: coloca la frase central al inicio y reduce el contexto a lo mínimo.
Mensaje central con varias ideas
- Señal: “Necesito A, B, C y además…”
- Corrección: elige una prioridad; lo demás pasa a “pendientes” o a un segundo mensaje.
