Qué significa “claridad y precisión” en la práctica
Claridad es que la otra persona entienda tu mensaje a la primera lectura. Precisión es que no tenga que adivinar detalles (qué, quién, cuándo, cuánto, dónde, con qué criterio). En textos laborales, la claridad suele mejorar cuando reduces la complejidad de las frases y pones el foco en acciones observables: lo que se hará, quién lo hará y para cuándo.
Señales de que tu texto no está siendo claro
- Usas frases largas con varias ideas unidas por “y”, “además”, “por lo cual”, “en ese sentido”.
- Abundan sustantivos abstractos: “gestión”, “implementación”, “optimización”, “alineamiento”, sin decir qué se hará exactamente.
- Hay verbos débiles o vagos: “revisar”, “ver”, “coordinar”, “gestionar”, sin resultado esperado.
- Faltan datos concretos: fecha, responsable, alcance, criterio de éxito.
- El lector podría responder con: “¿Qué necesitas de mí exactamente?”
Principios para escribir frases simples
1) Una idea principal por frase
Si una frase contiene más de una acción o más de un “pero”, divídela. Esto reduce errores de interpretación y facilita que el lector ejecute.
Antes: “Revisé el documento y, si te parece, podríamos ajustar la sección 3 porque está un poco extensa y además faltan algunos datos.”
Después: “Revisé el documento. Propongo ajustar la sección 3: está extensa y faltan datos.”
2) Sujeto + verbo + complemento (en ese orden)
Coloca primero quién actúa, luego qué hace y luego el detalle. Evita empezar con rodeos (“En relación con…”, “Con respecto a…”) si no aportan información.
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Antes: “En relación con el informe, se realizará una actualización.”
Después: “Yo actualizaré el informe.”
3) Verbos de acción y resultados observables
Prefiere verbos que indiquen un resultado verificable: “enviar”, “aprobar”, “publicar”, “confirmar”, “agendar”, “adjuntar”, “corregir”, “firmar”, “pagar”, “entregar”. Si usas un verbo amplio (“revisar”), añade el resultado esperado (“y confirmar cambios”).
Vago: “Revisemos el contrato.”
Preciso: “Revisa el contrato y confirma si apruebas la cláusula 4.”
4) Evita nominalizaciones (sustantivos que esconden acciones)
Una nominalización convierte un verbo en sustantivo y suele inflar la frase: “realizar una revisión” en lugar de “revisar”. Cambiarlo a verbo acorta y aclara.
- “Hacer una evaluación” → “Evaluar”
- “Llevar a cabo la implementación” → “Implementar”
- “Dar seguimiento” → “Hacer seguimiento” o “Verificar avances” (según el caso)
5) Reduce “muletillas” y relleno
Elimina expresiones que no cambian el significado: “en realidad”, “básicamente”, “de alguna manera”, “en cierto modo”, “a nivel de”.
Antes: “Básicamente, a nivel de logística, en realidad necesitamos coordinar el envío.”
Después: “Necesitamos coordinar el envío.”
Enfoque en acciones: cómo convertir texto en instrucciones ejecutables
La fórmula mínima de una acción clara
Para que una frase sea accionable, intenta incluir estos elementos (no siempre todos, pero sí los críticos):
- Acción (verbo): qué debe ocurrir.
- Responsable: quién lo hace.
- Plazo: para cuándo.
- Entregable: qué se entrega (archivo, respuesta, decisión, reunión).
- Criterio: cómo sabremos que está bien (formato, alcance, aprobación).
Ejemplo completo: “María, envía el borrador en PDF hoy a las 17:00. Incluye la tabla de costos y la sección de riesgos.”
Acciones vs. intenciones
Una intención expresa deseo; una acción indica ejecución. Cambia “queremos/sería bueno/sería ideal” por un pedido concreto.
Intención: “Sería ideal mejorar la respuesta al cliente.”
Acción: “Desde mañana, responde los tickets en menos de 4 horas hábiles. Si necesitas información, etiqueta a Soporte.”
Guía práctica paso a paso para reescribir con claridad y precisión
Paso 1: Subraya el verbo principal de cada frase
Si no encuentras un verbo claro, probablemente hay nominalizaciones o frases demasiado abstractas.
Texto: “Se hará una coordinación para la actualización del archivo.”
Verbo oculto: coordinar / actualizar
Paso 2: Identifica la acción real y conviértela en verbo
Transforma sustantivos en verbos y elimina “se realizará/se procederá”.
Reescritura: “Coordina la actualización del archivo.”
Paso 3: Asigna responsable explícito
Evita el impersonal cuando importa saber quién actúa. Si no puedes asignarlo, el texto no está listo para enviarse.
Antes: “Se enviará la propuesta.”
Después: “Yo enviaré la propuesta.” / “Equipo Comercial: envíen la propuesta.”
Paso 4: Añade plazo y entregable
Concreta “cuándo” y “qué exactamente”.
Antes: “Envíame lo de la presentación cuando puedas.”
Después: “Envíame la presentación en PPT antes del jueves 12:00.”
Paso 5: Divide frases con más de una instrucción
Si hay dos acciones distintas, sepáralas en dos frases o en una lista.
Antes: “Revisa el informe y ajusta el gráfico y avísame si falta algo para enviarlo.”
Después (lista):
- “Revisa el informe.”
- “Ajusta el gráfico 2 (escala y etiquetas).”
- “Confirma si está listo para enviarlo.”
Paso 6: Reemplaza verbos vagos por verbos verificables
Haz que la acción pueda comprobarse.
- “Coordinar” → “Agendar reunión” / “Confirmar disponibilidad” / “Enviar invitación”
- “Gestionar” → “Solicitar” / “Aprobar” / “Registrar” / “Pagar”
- “Ver” → “Revisar y aprobar” / “Revisar y corregir”
Paso 7: Revisa ambigüedades típicas
Busca palabras que generan interpretaciones diferentes y acláralas con datos.
- “Pronto” → “hoy 16:00” / “mañana antes de las 11:00”
- “Lo antes posible” → “en las próximas 2 horas” / “hoy antes del cierre”
- “El archivo” → “el Excel ‘Costos_Q1.xlsx’”
- “La propuesta” → “la propuesta comercial versión 2”
- “Actualizar” → “cambiar cifras de enero y actualizar el gráfico 1”
Paso 8: Comprueba la lectura en 10 segundos
Lee tu texto y responde sin pensar demasiado:
- ¿Qué acción se espera?
- ¿Quién la hace?
- ¿Para cuándo?
- ¿Qué entregable debe quedar?
Si alguna respuesta no está en el texto, añade una frase corta o una viñeta.
Ejemplos de reescritura (antes → después)
Ejemplo 1: Pedido por correo
Antes: “Hola, quería ver si es posible que me apoyes con el tema del reporte, ya que lo necesitamos para la reunión y sería bueno tenerlo con tiempo.”
Después: “Hola, ¿puedes enviar el reporte en Excel hoy antes de las 15:00? Lo usamos en la reunión de las 16:00.”
Ejemplo 2: Mensaje interno
Antes: “Estamos en proceso de revisión de los pendientes y cualquier cosa les avisamos.”
Después: “Hoy reviso los pendientes y te confirmo el estado a las 18:00.”
Ejemplo 3: Solicitud con criterios
Antes: “Por favor, ajusta el documento para que quede mejor.”
Después: “Por favor, ajusta el documento así: 1) reduce la introducción a 5 líneas; 2) agrega una tabla con costos; 3) corrige los títulos para que coincidan con el índice.”
Ejemplo 4: Evitar pasiva e impersonal
Antes: “Se estará compartiendo el acceso a la carpeta.”
Después: “TI compartirá el acceso a la carpeta hoy a las 14:00.”
Plantillas breves para escribir acciones claras
Plantilla 1: Pedido directo
[Nombre], [verbo de acción] [entregable] antes de [fecha/hora]. [Detalle clave o criterio].Plantilla 2: Confirmación de siguiente paso
Yo [verbo] [entregable] para [fecha/hora]. Si necesitas algo adicional, dímelo antes de [límite].Plantilla 3: Lista de tareas
Para hoy: - [acción 1] (responsable) - [acción 2] (responsable) - [acción 3] (responsable) Plazo: [hora].
