Diverses connaissances et compétences sont importantes pour l’exécution efficace de l’activité de secrétariat exécutif. En outre, des facteurs tels que la loyauté, la confidentialité, la responsabilité et l’éthique sont des exigences essentielles.
Secrétariat de direction et déontologie
L’auteur et secrétaire de direction équatorienne Blanca Iturralde affirme qu’un véritable professionnel du secrétariat de direction, dans n’importe quel domaine de connaissance, en plus des connaissances théoriques et techniques acquises, ne peut être considéré comme tel, que dans la mesure où il se développe en tant qu’individu à part entière, et utilise également les ressources indispensables de connaissances basées sur des valeurs éthiques fondamentales telles que : l’honnêteté, la justice, l’équité, la loyauté et le respect de la confiance accordée par le prestataire de services. Il s’agit d’exercer un haut niveau de responsabilité.
Les principes éthiques que les professionnels du secrétariat de direction doivent connaître et avoir doivent valoriser la loyauté envers l’entreprise, les administrateurs, les collaborateurs et même envers eux-mêmes, ajoute Blanca Iturralde.
Le profil du professionnel du secrétariat de direction
Luciana Marson, auteure brésilienne et spécialiste du secrétariat de direction, décrit le profil du professionnel qui, selon elle, doit avoir des caractéristiques remarquables, comme une bonne formation, l’éthique, l’engagement au travail, la présentation personnelle, la patience, la bonne humeur, la capacité à travail sous pression, gestion des conflits, organisation, bonne aisance verbale, flexibilité, maturité émotionnelle, dynamisme et excellente maîtrise de la micro-informatique. Les professionnels doivent toujours se tenir au courant, que ce soit par le biais de livres, de sites Web et de magazines ou par le biais de cours, conclut Luciana Marson.
Le dirigeant angolais Lanvu Anael, également spécialiste du secrétariat de direction, affirme que le professionnel du secrétariat de direction doit avoir des connaissances, des compétences, une attitude, savoir parler, écrire, maîtriser les langues étrangères et des compétences en secrétariat. Lanvu Anael ajoute que le professionnel est l’image de l’institution et le lien entre le responsable de l’entreprise, les collègues et le public.
L’assistant de direction professionnel complète les sens de la vue et de l’ouïe du PDG, explique le cadre indien Anant Goenka. « L’assistante de direction doit être approfondie sur les principes fondamentaux de la gestion d’une entreprise. Et comme la courbe d’apprentissage est
extrêmement élevé, il est souvent un tremplin vers de plus grandes responsabilités », conclut Anant Goenka.
Les activités du secrétariat de direction professionnel
Consuelo Fradique, consultante brésilienne en ressources humaines, précise : « La secrétaire de direction professionnelle n’assure plus seulement des tâches d’appui, mais de complément d’activités. Il est un élément stratégique, car il agit en tant que gestionnaire de l’information de l’entreprise et de son exécutif. Il doit être quelqu’un qui se déplace facilement dans tous les secteurs de l’organisation et sait déléguer les responsabilités aux bonnes personnes. Ce sont des professionnels qui travaillent avec la direction, le conseil d’administration, la vice-présidence et la présidence des entreprises.
La coach exécutive brésilienne Eva Hirsch ajoute : « Il faut comprendre que déléguer des tâches ne signifie pas les lâcher, mais renoncer aux détails. En d’autres termes, vous déléguez la tâche, pas la responsabilité.
Pour Paulo Eduardo Lacerda, professeur brésilien d’administration, avec la mondialisation économique, les affaires d’un pays à l’autre, d’une région à l’autre, tous ces changements dans les relations du marché mondial ont obligé les professionnels à jouer des rôles différents et, par conséquent, de nouvelles compétences, telles que que la connaissance de différentes langues, le savoir-être et le conseil de qualité aux dirigeants. “Très différent du stéréotype de la secrétaire qui prend la dictée, tape et reçoit des visiteurs”, explique le professeur Paulo Lacerda.
L’Angolais Egas Moniz, mentor et formateur de secrétariat de direction, déclare : « Certains auteurs pensent que le métier de secrétariat a beaucoup évolué au fil du temps. En fait, ce qui s’est passé n’est que la reconnaissance et la matérialisation des différents niveaux de secrétariat, c’est-à-dire qu’il n’y a que la possibilité d’une progression de carrière. Même parce que les tâches des secrétaires juniors restent les traditionnelles… »
De réceptionniste à secrétaire de direction
La politologue et auteure suédoise Maja Stilling raconte comment elle est passée en peu de temps de réceptionniste à secrétaire de direction de la société Plantagon.
Plantagon est une entreprise suédoise qui travaille avec la culture de l’agriculture dans des serres en milieu urbain.
En juin 2012, Maja est diplômée en sciences politiques et en sociologie du Kenyon College de Gambier, Ohio, aux États-Unis. Rapidement, environ deux mois plus tard, elle est embauchée comme réceptionniste par Plantagon à Stockholm, en Suède. Puis, à peine deux mois plus tard, Maja Stilling est devenue secrétaire de direction pour travailler directement avec le PDG de l’entreprise.
Maja pense avoir obtenu ce poste grâce à la vaste expérience internationale qu’elle a acquise grâce à ses études et ses voyages. Comme l’entreprise travaille beaucoup à l’international, ses compétences en anglais ont été un facteur d’une grande importance. Le fait
que Maja ait trouvé amusant d’apprendre aurait également été important.
Maja Stilling ne pense pas qu’elle aurait été convoquée pour une entrevue si ce n’était de son éducation et de sa formation universitaires internationales. Alors que l’entretien d’embauche s’est ensuite davantage concentré sur les compétences non techniques, elle pense que les mérites formels étaient essentiels pour passer à l’étape suivante.
En plus du poste de réceptionniste chez Plantagon, Maja a également postulé pour différents postes dans d’autres entreprises et a inclus son CV dans la base de données de certaines sociétés de recrutement.
Pour Maja Stilling, les entretiens d’embauche peuvent rendre les candidats très nerveux. Sur ce, elle pense que la lettre de motivation personnelle est très importante et un bon complément au CV, car elle donne au candidat la possibilité de se décrire de sa propre voix, sans être en position de pression.
Du secrétariat de direction à d’autres fonctions
Le professionnel peut souhaiter rester longtemps dans le poste de secrétariat de direction. En effet, certains professionnels préfèrent rester dans l’activité et avoir une longévité dans le poste.
D’autres, cependant, préfèrent chercher de nouveaux postes après un certain temps. Et il y a aussi des opportunités pour cela.
Concernant les postes de secrétariat de direction, Dipak Gupta, un cadre indien, estime qu’ils sont très stimulants et offrent une grande visibilité aux jeunes talents dans les grandes organisations.
Selon l’exécutif indien Rajeev Dubey, le poste de secrétaire de direction est un excellent terrain d’entraînement pour les professionnels, mais la plupart des entreprises les font basculer vers un poste à la chaîne après deux ou trois ans.
Valoriser le secrétariat de direction
Ken Blanchard, auteur américain, consultant en affaires et conférencier, pense que certains cadres ne réalisent pas que les assistants professionnels sont leurs partenaires. Ils sont une extension des cadres et leur donnent la capacité de faire beaucoup plus.
Ana Paula Marques, spécialiste du secrétariat de direction, auteure et dirigeante portugaise, souligne l’importance du secrétariat de direction dans les entreprises. “Avec l’évolution des temps et les exigences du marché du travail, le professionnel du secrétariat s’est vu confier de nouvelles tâches, a accru ses responsabilités au sein de l’entreprise, est devenu un professionnel capable de penser stratégiquement et non seulement de respecter les ordres et les demandes des managers. .”
